MỞ ĐẦU: KHỞI ĐẦU VỚI ACCESS Giới thiệu: Microsoft Access là phần mềm ứng dụng được tích hợp trong bộ Office của hãng Microsoft, trong phần khởi đầu với access gồm các nội dung: - Các khái niệm về cơ sở dữ liệu (CSDL), hệ quản trị CSDL - Bảng biểu, dòng, cột - Các thành phần trên giao diện của access - Thao tác tạo CSDL, mở CSDL Mục tiêu: Nắm được ứng dụng của access, cài đặt được bộ phần mềm Access, thực hiện các thao tác trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu access Nội dung chính: 1. Định nghĩa phần mềm cơ sở dữ liệu: Nguồn gốc của mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ đầu tiên là do tiến sĩ E.Codd thiết kế, đã được công bố rộng rãi trên tạp chí vào tháng 07/1970 với bài " Mô hình dữ liệu quan hệ cho các ngân hàng dữ liệu lớn". Theo mô hình này, các dữ liệu sẽ được lưu vào máy tính dưới dạng các bảng hai chiều gọi là các quan hệ và giữa các bảng sẽ có các mối quan hệ được định nghĩa, nhằm phản ánh mối liên kết thật sự của các đối tượng dữ liệu ở bên ngoài thế giới thật. Trong mô hình này có một số các khái niệm cơ bản sau: Bảng (Table): Gồm nhiều dòng và nhiều cột.
Trong một bảng phải có ít nhất là một cột. Cột (Column) hay trƣờng (Field): Nằm trong bảng - Trong một bảng không thể có hai cột trùng tên nhau. - Trên mỗi cột chỉ lưu một loại dữ liệu. - Thứ tự trước sau của các cột trong bảng là không quan trọng.
Các thuộc tính cơ sở của một trường là: - Tên trường (Field name): MaHV, HoTen, Phai, Ngaysinh. - Kiểu dữ liệu (Data Type): Text, Number, Yes/No, Date/Time. Dòng (Row) hay mẫu tin (Record): Nằm trong bảng - Trong một bảng không thể có hai dòng trùng lặp nhau về thông tin. - Thứ tự trước sau của các dòng trong bảng là không quan trọng.
Khóa chính (Primary Key): Là một hay nhiều trường trong một bảng mà dựa vào các trường này ta có thể xác định được mẫu tin (xác định được các trường còn lại). - Khóa chính bắt buộc phải có dữ liệu (không để trống). - Khóa chính là duy nhất không được trùng lặp (Tính duy nhất của dữ liệu). 5 Khóa ngoại (Foreign Key): là một hay nhiều trường trong một bảng mà các trường này là khóa chính của một bảng khác.
- Dữ liệu tại các cột này bắt buộc phải tồn tại trong một bảng khác (Tính tồn tại dữ liệu). - Khố ngoại dùng để thiết lập quan hệ với các bảng khác. - Là tập hợp những số liệu, những dữ liệu liên quan đến chủ đề chúng ta cần quản lý, khai thác nào đó. Ví dụ: các hóa đơn bán hàng, danh mục khách hàng, các phiếu nhập xuất, các chứng từ kế toán… là dữ liệu của CSDL về Kế toán.
- Được tổ chức lưu trữ trên máy tính theo mô hình nhất định Nhằm thực hiện tối ưu ba thao tác sau: - Mô tả dữ liệu (tạo dữ liệu). - Cập nhật, thêm, xóa dữ liệu. - Tìm kiếm và truy vấn dữ liệu. Thí dụ : Để lưu trữ và quản lý thông tin các sinh viên ta tổ chức các bảng sau: - Bảng môn học : Lưu trữ thông tin về các môn học.
Tên Môn Mã Môn Cơ sở dữ liệu 01 Vật lý đại cương 02 Kỹ thuật đồ họa 03 Q - Bảng Sinh viên : Lưu trữ thông tin của các sinh viên : mã số, họ U tên,ngày sinh … A N Mã số Họ tên Ngày sinh Thông tin khác H Doøng A01 Công Danh 15/08/1978 EÄ Q A02 Thành Đạt 20/05/1980 U Cột A N H M số Điểm Mã môn EÄ A01 6.00 03 6 + Bảng điểm : Lưu trữ điểm thi của từng môn học các sinh viên. Một Số Thuật Ngữ Khái niệm về hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ: là hệ thống các chương trình hỗ trợ các tác vụ quản lý, khai thác dữ liệu theo mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ. Microsoft Access cũng là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL) giúp cho người sử dụng quản lý, bảo trì và khai thác cơ sở dữ liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng. So với một số HQTCSDL khác thì Access có một số ưu điểm vượt trội hơn, như sau: - Hỗ trợ cơ chế tự động kiểm tra khóa chính, phụ thuộc tồn tại, miền giá trị.
- Có các công cụ trình thông minh (Wizard) cho phép người sử dụng thiết kế các đối tượng một cách nhanh chóng. - Với công cụ truy vấn bằng ví dụ QBE (Query By Example) sẽ hỗ trợ người sử dụng thực hiện các truy vấn mà không cần quan tâm đến cú pháp câu lệnh truy vấn (SQL). - Kiểu trường đối tượng liên kết nhúng OLE (Object Linking and Embeding) cho phép lưu trữ các dữ liệu khác như: hình ảnh, âm thanh, đoạn phim. - Dữ liệu được lưu trọn gói trong một tập tin (*.
- Hỗ trợ mạnh cho môi trường mạng, nhiều người dùng. - Có khả năng trao đổi dữ liệu qua lại với nhiều ứng dụng khác. Khởi Động Với Access Và Thoát khỏi Access *Khởi động Microsoft Access: - Cách 1 : Start\Programs\ Microsoft Office\ Microsoft Access 2010 - Cách 2 : Nhấp đúp chuột vào biểu tượng Màn hình Microsoft Access vừa khởi động: Tạo mới tập tin Access Sau khi khởi động xong chương trình Access, trong cửa sổ Microsoft Access thực hiện tạo mới tệp Access theo trình tự sau: Click chọn Blank Database Click chọn vào biểu trượng Folder xuất hiện hộp thoại Chọn thư mục lưu chương trình tại hộp Save in Đặt tên tệp chương trình trong hộp File Name OK 7 Tạo một CSDL mới (trắng) Click chọn Create xuất hiện cửa sổ Database. Đây chính là cửa sổ quan trọng của Access để thực hiện các thao tác với cơ sở dữ liệu.
* Nếu đang ở trong cửa sổ Database muốn tạo tệp Access mới thì Click chọn vào nút Office Button New xuất hiện cửa sổ Microsoft Access thực hiện hai bước tạo tệp mới như trên. Table (Bảng): Là thành phần cơ bản của CSDL trong Access. Đây chính là nơi chứa dữ liệu, mọi dữ liệu đều được lưu trữ tại đây dưới dạng các bảng, bao gồm nhiều dòng (mẫu tin – Record) và nhiều cột (trường – Field). Query (Truy vấn) : Tạo công cụ dùng để truy vấn thông tin và thực hiện các thao tác cập nhật dữ liệu (sửa, xóa, thêm) trên một hoặc nhiều bảng.
Form (Biểu mẫu) : dùng để thiết kế màn hình nhập liệu, cập nhật hoặc xem dữ liệu lưu trong các bảng một cách nhanh chống, chính xác và hiệu quả hơn. Report (Báo cáo): cho phép người sử dụng tạo các kết xuất từ dữ liệu lưu trong các bảng thành các báo cáo theo một khuôn dạng cho trước sau đó hiển thị ra màn hình hoặc ra máy in. Macro (Tập lệnh): Là công cụ cung cấp cho người sử dụng tạo ra các hành động đơn giản mà không cần quan tâm đến các câu lệnh lập trình. Module (Bộ mã lệnh): dùng để viết các thủ tục hoặc các hàm tự tạo bằng ngôn ngữ lập trình Visual Basic.Thoát khỏi Access * Đóng cơ sở dữ liệu đang làm việc: Click vào nút lệnh Office Button Close Database * Thoát khỏi môi trường Access: Click vào nút lệnh Office Button Exit Access Hoặc: Click vào biểu tượng (Close) ở góc trên bên phải màn hình Bài Tập 1/ Hãy cho biết nguồn gốc của mô hình dữ liệu quan hệ 2/ Trình bày đặc điểm của Bảng (Table), Dòng (Row), cột (Column).
3/ Trình bày thao tác tạo mới CSDL, mở một CSDL đã có. 9 CHƢƠNG 1 LÀM VIỆC VỚI BẢNG Giới thiệu: Trước khi thực hiện công việc quản lý theo một chủ đề nào đó thì việc đầu tiên là thiết kế được mô hình quan hệ dữ liệu và thực hiện việc thiết kế bảng và tạo mối liên kết dữ liệu. Mục tiêu: Hiểu khái niệm bảng dữ liệu; Tạo lập được bảng; Thiết lập được các trường, thuộc tính; Thao tác được với dữ liệu trong datasheet view. Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính Nội dung chính: 1.Các khái niệm cơ bản: Sau khi đã phân tích và thiết kế một ứng dụng tin học thì bước đầu tiên khi bắt tay vào công việc cài đặt một ứng dụng là người lập trình phải tạo ra tất cả cấu trúc các bảng được chứa trong tập tin cơ sở dữ liệu Access đã được định nghĩa trong phần thiết kế để lưu trữ các thông tin dữ liệu mà ứng dụng sẽ quản lý.
-Bảng: là một bảng hai chiều dùng lưu trữ thông tin dữ liệu trong Access, bảng có cấu trúc gồm nhiều cột và dòng. -Cột (Field hoặc là trƣờng): Trong cùng một cột của bảng, chỉ cho phép chứa duy nhất một loại dữ liệu chẳng hạn như số, văn bản, ngày, logic… Một số các đặc trƣng cơ bản của một cột gồm: -Tên cột ( Field Name) -Loại dữ liệu mà cột sẽ lưu trữ ( Data type) -Chiều dài tối đa của dữ liệu được lưu trữ trên một cột (Field Size) -Giá trị mặc định ban đầu của cột (Default Value) -Dữ liệu tại cột có cho phép rỗng không … Dòng ( đƣợc gọi là Record hay mẫu tin): là tập hợp của 1 hoặc nhiều field mà dữ liệu trên đó duy nhất không trùng lắp. *Khóa chính( Primary key) của bảng: là tập hợp một hoặc nhiều cột mà dữ liệu trên đó là duy nhất không trùng lắp và không được phép rỗng trong một bảng. *Khóa ngoại ( Foreign key) của bảng: bản thân của khóa ngoại là khóa ngoại của bảng này nhưng là nó là khóa chính của bảng khác, trong1 table có thể có nhiều khóa ngoại.
Tạo lập bảng: * Các bƣớc tạo cấu trúc bảng: Chọn trên thanh menu Create\biểu tượng Màn Hình Thiết Kế Table Như Sau: + Cột Field Name để đặt tên cột (bắt buộc phải nhập). + Cột Data Type để chọn kiểu số liệu (bắt buộc chọn). + Cột Discription mô tả công dụng hay ý nghĩa của cột (phần này không bắt buộc). + Thuộc tính Field Properties * Một Số Nguyên Tắc Khi Nhập Cột Field Name : + Tên có chiều dài tối đa 64 ký tự.
+ Tên không được bắt đầu bằng khoảng trắng. + Trong một Table không có 2 tên trùng nhau. + Tên không chứa một số ký tự đặc biệt (trong bảng mã ASCII từ 0 - -> 21). + Tên có thể bao gồm những chữ cái, chữ số, khoảng trắng và số ký tự đặc biệt ngoại trừ : dấu chấm(.), dấu chấm cảm(!), ( [ ]).
* Một Số Kiểu Th ng Dụng Trong Data Type : + Text : Chứa ký tự bất kỳ, chiều dài tối đa là 256 ký tự. + Memo : Bất kỳ nội dung gì, có tối đa 64. + Number : Chứa trị số. + Date/Time : Chứa ngày hoặc giờ.