Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Đề tài "Hệ quản trị cơ sở dữ liệu bán hàng Công ty Nhật An" được thực hiện bởi nhóm sinh viên lớp 10DH_CNTT2 (Khoa Hệ thống Thông tin và Viễn thám, Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường TP.HCM) dưới sự hướng dẫn của ThS. Đinh Thị Hồng Loan. Nghiên cứu xuất phát từ nhu cầu thực tiễn trong công tác quản lý và vận hành dữ liệu của Công ty Cổ phần Nhật An Group.

Công ty Nhật An được thành lập từ năm 2005, tiền thân là Công ty TNHH Phát triển Thương mại và Dịch vụ Nhật An. Đến năm 2015, doanh nghiệp chuyển mình thành mô hình tập đoàn đa ngành hoạt động trong 5 lĩnh vực chính:

  • Cho thuê văn phòng;
  • Dịch vụ vệ sinh công nghiệp;
  • Thiết kế, sản xuất và thi công nhà thép tiền chế;
  • Trang trí nội thất;
  • Thương mại quốc tế.

Cùng với sự phát triển quy mô, khối lượng thông tin cần xử lý tăng lên nhanh chóng. Phương thức quản lý dữ liệu truyền thống theo tệp tin riêng lẻ, giấy tờ sổ sách hoặc phần mềm bảng tính Excel bộc lộ nhiều hạn chế: dữ liệu thiếu tính đồng bộ, trùng lặp thông tin, lãng phí tài nguyên lưu trữ, tiềm ẩn nguy cơ mất mát dữ liệu và khó khăn trong việc tra cứu, trích xuất báo cáo kịp thời phục vụ điều hành. Do đó, việc xây dựng và triển khai một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ chuyên biệt phục vụ nghiệp vụ bán hàng và quản lý khách hàng là nhiệm vụ cấp thiết.

Nhiệm vụ và mục tiêu nghiên cứu của đề tài bao gồm 4 nội dung cụ thể:

  1. Trình bày quy trình thiết kế cơ sở dữ liệu, các dạng chuẩn hóa, mô hình thực thể liên kết (ERD) và phương pháp chuyển đổi từ sơ đồ thực thể liên kết sang mô hình dữ liệu quan hệ.
  2. Khảo sát, thu thập và phân tích dữ liệu bán hàng, thông tin khách hàng tại Công ty Nhật An để xây dựng mô hình ERD, chuyển đổi sang mô hình quan hệ và chuẩn hóa dữ liệu nhằm loại bỏ dư thừa.
  3. Cài đặt, thiết lập cấu trúc cơ sở dữ liệu trên hệ quản trị Microsoft SQL Server, bao gồm xây dựng các bảng, ràng buộc toàn vẹn, khung nhìn (View), thủ tục lưu trữ (Stored Procedure) và Trigger kiểm soát nghiệp vụ.
  4. Đề xuất phương thức thu thập, lưu trữ dữ liệu, kiến trúc các phân hệ chức năng phần mềm và các giải pháp kỹ thuật nhằm tối ưu hóa công tác quản trị cơ sở dữ liệu tại doanh nghiệp.

Đối tượng nghiên cứu là Công ty Cổ phần Nhật An Group; phạm vi nghiên cứu tập trung vào quy trình nghiệp vụ bán hàng, quản lý hợp đồng, hóa đơn và cung cấp các sản phẩm - dịch vụ của doanh nghiệp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đề tài sử dụng khung lý thuyết nền tảng về khoa học dữ liệu và hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDBMS):

  • Khái niệm dữ liệu và thông tin: Định nghĩa, phân loại dữ liệu (dữ liệu có cấu trúc, phi cấu trúc, bán cấu trúc; dữ liệu định tính và định lượng) và vai trò của thông tin trong quản trị doanh nghiệp.
  • Mô hình dữ liệu: Tổng quan lịch sử phát triển của các mô hình cơ sở dữ liệu từ mô hình phân cấp (Hierarchical model), mô hình mạng (Network model), mô hình hướng đối tượng (Object-Oriented model) đến mô hình dữ liệu quan hệ (Relational model) dựa trên đại số quan hệ và lý thuyết tập hợp của E. F. Codd.
  • Lý thuyết chuẩn hóa và toàn vẹn dữ liệu: Các khái niệm thực thể, thuộc tính, khóa chính (Primary Key), khóa ngoại (Foreign Key), các mức chuẩn hóa dữ liệu nhằm loại bỏ dị thường cập nhật và dư thừa dữ liệu.
  • Khảo sát các hệ quản trị cơ sở dữ liệu phổ biến: Đánh giá kiến trúc, ưu nhược điểm của MySQL, Microsoft SQL Server, IBM DB2 và Oracle Database.

Phương pháp nghiên cứu được nhóm tác giả áp dụng gồm:

  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Tổng hợp lý thuyết cơ sở dữ liệu và kỹ thuật lập trình cơ sở dữ liệu trên hệ quản trị MS SQL Server từ các giáo trình và tài liệu chuyên ngành.
  • Phương pháp khảo sát và phân tích thực trạng: Khảo sát cơ cấu tổ chức, quy trình bán hàng và hiện trạng xử lý thông tin tại Công ty Nhật An để xác định các yêu cầu chức năng và phi chức năng.
  • Phương pháp mô hình hóa và thiết kế hệ thống: Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng, thiết kế mô hình thực thể liên kết (ERD), chuyển đổi thành lược đồ quan hệ và chuẩn hóa các quan hệ.
  • Phương pháp thực nghiệm kỹ thuật: Viết mã lệnh T-SQL cài đặt cơ sở dữ liệu, tạo bảng, thiết lập ràng buộc toàn vẹn, viết các hàm/khung nhìn thống kê, thủ tục thêm/xóa/sửa và trigger xử lý nghiệp vụ trên môi trường MS SQL Server.

Nguồn dữ liệu nghiên cứu dựa trên quy trình tác nghiệp thực tế, danh mục sản phẩm, cấu trúc hợp đồng, hóa đơn và thông tin khách hàng tại Công ty Nhật An.

Thiết kế và triển khai hệ thống cơ sở dữ liệu

1. Phân cấp chức năng hệ thống

Hệ thống quản lý bán hàng của doanh nghiệp được phân tích thành 3 khối chức năng cơ bản:

  • Cập nhật thông tin: Nhập mới, chỉnh sửa thông tin khách hàng, người liên hệ, nhân viên phụ trách (Sale), hợp đồng giao dịch, hóa đơn và sản phẩm dịch vụ.
  • Tìm kiếm thông tin: Tra cứu thông tin theo mã khách hàng, nhân viên giao dịch, mã hợp đồng và công ty con trực thuộc.
  • Báo cáo - Thống kê: Kết xuất báo cáo số lượng khách hàng giao dịch theo các mốc thời gian (ngày, tuần, tháng, quý, năm), thống kê giao dịch theo nhân viên sale phục vụ đánh giá khen thưởng, thống kê khách hàng mua hàng nhiều nhất và sản phẩm dịch vụ được sử dụng nhiều nhất.

2. Mô hình thực thể và cấu trúc các bảng dữ liệu

Sau quá trình chuẩn hóa, cơ sở dữ liệu bao gồm 10 bảng (thực thể quan hệ) với các thuộc tính và khóa chính, khóa ngoại như sau:

Tên bảng Tên viết tắt Khóa chính (PK) Khóa ngoại (FK) Chức năng lưu trữ
Khách hàng KHACHHANG MAKH MALH Lưu trữ thông tin định danh, địa chỉ, liên hệ của khách hàng
Người liên hệ LIENHE MALH Không có Lưu trữ thông tin người đại diện liên hệ phía khách hàng
Nhân viên Sale NVSALE MANV Không có Thông tin nhân viên kinh doanh phụ trách giao dịch
Sản phẩm dịch vụ SPDV MASP MALVKD, MACTYCON Danh mục sản phẩm, dịch vụ và đơn giá
Lĩnh vực kinh doanh LINHVUCKD MALVKD Không có Phân loại lĩnh vực kinh doanh của tập đoàn
Công ty con CTYCON MACTYCON Không có Danh sách các công ty con thuộc tập đoàn
Đội ngũ thi công DOINGU NHOMTRUONG MACTYCON Quản lý đội ngũ phụ trách triển khai dự án
Hợp đồng HOPDONG MAHOPDONG MAKH Thông tin hợp đồng kinh tế ký kết với khách hàng
Hóa đơn HOADON MAHOADON MAKH, MAHOPDONG, MANV Ghi nhận giao dịch bán hàng và tiến độ thực hiện
Chi tiết hóa đơn CTHOADON ID MAKH, MASP Chi tiết số tài khoản, phương thức thanh toán, giá tiền

3. Ràng buộc toàn vẹn và quy tắc nghiệp vụ

Hệ thống thiết lập các ràng buộc dữ liệu chặt chẽ bằng ngôn ngữ DDL:

  • Ràng buộc giá trị số dương: CHECK (MAKH >= 1), CHECK (MALH >= 1), CHECK (MAHOPDONG >= 1), CHECK (GIATIEN > 0).
  • Ràng buộc định dạng chuỗi: CHECK (LEN(SDT) >= 10 AND LEN(SDT) <= 13) đối với số điện thoại trong các bảng KHACHHANG, LIENHE, NVSALE.
  • Ràng buộc tính duy nhất: UNIQUE cho các trường SDT và EMAIL.
  • Ràng buộc phương thức thanh toán: CHECK (PHUONGTHUCTHANHTOAN = N'TIEN MAT' OR PHUONGTHUCTHANHTOAN = N'CHUYEN KHOAN').

4. Xây dựng View, Stored Procedure và Trigger trên SQL Server

Nhóm tác giả đã lập trình các đối tượng cơ sở dữ liệu nâng cao nhằm phục vụ khai thác thông tin:

  • Khung nhìn (View):
    • viewSPDV: Liệt kê mã và tên các sản phẩm, dịch vụ hiện có.
    • viewKHACHHANG_DICHVU: Thống kê khách hàng cùng sản phẩm/dịch vụ họ đã đặt mua.
    • viewLVKD: Liệt kê các lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty.
    • viewTOPSPDV: Thống kê sản phẩm/dịch vụ được khách hàng sử dụng nhiều nhất (TOP 1 WITH TIES).
    • viewTOPKH: Thống kê khách hàng có số lượng đơn hàng lớn nhất (TOP 1 WITH TIES).
  • Thủ tục lưu trữ (Stored Procedure):
    • ADD_KH: Thêm mới khách hàng, có kiểm tra trùng mã khách hàng, trùng email và tính hợp lệ của số điện thoại trước khi thực hiện INSERT.
    • DELETE_KH: Xóa khách hàng với điều kiện kiểm tra mã khách hàng chưa phát sinh dữ liệu liên kết trong bảng HOPDONG và HOADON.
    • UPDATE_KH: Cập nhật thông tin chi tiết của khách hàng dựa trên mã khách hàng.
  • Trigger kiểm soát logic thời gian (TG_ADD_HOADON):
    • Tự động kích hoạt khi thêm mới bản ghi vào bảng HOADON.
    • Kiểm tra điều kiện logic: NGAYDATHANG phải lớn hơn hoặc bằng thời gian ký kết hợp đồng (THOIGIAN trong HOPDONG) và NGAYTHUCHIEN phải sau NGAYDATHANG. Nếu vi phạm, hệ thống in thông báo lỗi và gọi lệnh ROLLBACK TRANSACTION.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận

Chương 1 hệ thống hóa cơ sở lý thuyết về dữ liệu, thông tin và hệ quản trị cơ sở dữ liệu:

  • Phân tích các thuộc tính đặc trưng của cơ sở dữ liệu: tính tổ chức, tính toàn vẹn, tính an toàn, tính phân tán, khả năng mở rộng, tính linh hoạt và khả năng tích hợp.
  • Phân loại cơ sở dữ liệu theo mô hình tổ chức (cơ sở dữ liệu tệp, phân cấp, quan hệ), theo đặc tính sử dụng (CSDL hoạt động, kho dữ liệu Data Warehouse, CSDL ngữ nghĩa) và theo mô hình triển khai (tập trung, phân tán, tập trung có bản sao).
  • Trình bày kiến trúc và so sánh các hệ quản trị CSDL quan hệ phổ biến: MySQL (mã nguồn mở, đa nền tảng), Oracle (bảo mật cao, xử lý dữ liệu lớn), IBM DB2 (chuyên dụng cho máy chủ doanh nghiệp) và Microsoft SQL Server (tích hợp môi trường Windows, dễ quản trị, khả năng mở rộng linh hoạt).
  • Làm rõ cấu trúc mô hình dữ liệu quan hệ, các khái niệm lược đồ quan hệ, miền giá trị của thuộc tính, định nghĩa khóa chính và khóa ngoại trong việc thiết lập mối quan hệ giữa các thực thể dữ liệu.

Chương 2: Phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu

Chương 2 tập trung khảo sát hiện trạng doanh nghiệp và tiến hành thiết kế hệ thống dữ liệu cho Công ty Nhật An:

  • Thông tin doanh nghiệp: Nhật An Group ghi nhận kết quả kinh doanh năm 2022 với doanh thu đạt 5.000 tỷ đồng (tăng 20% so với năm 2021) và lợi nhuận sau thuế đạt 1.000 tỷ đồng (tăng 30% so với năm 2021). Cơ cấu quản trị được chia làm 3 cấp: Hội đồng quản trị (cấp cao nhất), Ban điều hành (cấp trung gian), các phòng ban chức năng cùng các công ty con/thành viên (cấp cơ sở).
  • Phân tích thực trạng quản lý bán hàng: Bộ phận bán hàng chia thành 3 đơn vị: Phòng Kinh doanh, Phòng Chăm sóc khách hàng và Phòng Kế hoạch bán hàng. Quy trình xử lý dữ liệu hiện hữu bộc lộ nhược điểm: chưa có bộ phận chuyên trách phân tích dữ liệu bán hàng, công tác đào tạo nhân viên và đánh giá hiệu quả bán hàng chưa được chuẩn hóa theo dữ liệu định lượng.
  • Xây dựng mô hình ERD và chuẩn hóa quan hệ: Xác định các tập thực thể và mối quan hệ thực tế giữa khách hàng, người liên hệ, nhân viên sale, hợp đồng, hóa đơn, sản phẩm dịch vụ, lĩnh vực kinh doanh, công ty con và đội ngũ thi công. Tiến hành chuẩn hóa dữ liệu đạt dạng chuẩn quan hệ nhằm triệt tiêu dư thừa và bất nhất quán dữ liệu.
  • Thiết lập bảng đặc tả thuộc tính: Xây dựng từ điển dữ liệu chi tiết cho từng bảng, định nghĩa rõ kiểu dữ liệu (INT, NVARCHAR, VARCHAR, DATETIME, DECIMAL), độ dài thuộc tính, các ràng buộc PRIMARY KEY, FOREIGN KEY, NOT NULL, DEFAULT, CHECK và UNIQUE.

Chương 3: Cài đặt thiết kế trên SQL Server

Chương 3 trình bày toàn bộ quá trình hiện thực hóa thiết kế cơ sở dữ liệu trên hệ quản trị Microsoft SQL Server:

  • Khởi tạo cơ sở dữ liệu vật lý mang tên QuanLyBanHangNhatAn.
  • Cài đặt hệ thống bảng dữ liệu thông qua các tập lệnh DDL (CREATE TABLE, ALTER TABLE) và thiết lập mối quan hệ tham chiếu khóa ngoại giữa các bảng.
  • Tạo lập sơ đồ liên kết cơ sở dữ liệu (Database Diagram) trực quan hóa cấu trúc liên kết đa bảng.
  • Viết mã nguồn tạo 5 đối tượng View phục vụ truy vấn danh mục và thống kê top khách hàng, sản phẩm có doanh số cao.
  • Xây dựng 3 thủ tục lưu trữ mẫu (ADD_KH, DELETE_KH, UPDATE_KH) có tích hợp cơ chế bẫy lỗi và kiểm tra ràng buộc trước khi thay đổi dữ liệu.
  • Viết mã Trigger TG_ADD_HOADON bảo đảm tính hợp lý của dữ liệu thời gian trong quy trình ký hợp đồng - đặt hàng - thực hiện dịch vụ.

Chương 4: Các đề xuất về việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý bán hàng Công ty Nhật An

Chương 4 đưa ra các khuyến nghị ứng dụng và mở rộng hệ thống:

  • Phương thức thu thập dữ liệu khách hàng: Đề xuất tiếp cận đa kênh (trực tiếp, phiếu điều tra, website, email, điện thoại) và nhấn mạnh nguyên tắc xem cơ sở dữ liệu khách hàng là tài sản chung của doanh nghiệp, tránh rủi ro thất thoát thông tin khi nhân sự biến động.
  • Đề xuất kiến trúc phần mềm quản lý khách hàng: Gợi ý xây dựng phần mềm với 6 phân hệ (module) chính:
    1. Phân hệ Hệ thống: Đăng nhập, đăng xuất, đổi mật khẩu, thoát hệ thống.
    2. Phân hệ Khách hàng: Quản lý thông tin (tạo mới, sửa chữa, sao lưu, khôi phục); tìm kiếm (theo khu vực, ngành nghề, nhân viên giao dịch, đối tượng); quản trị phân quyền; thống kê báo cáo theo thời gian và nhân viên.
    3. Phân hệ Công cụ: Tích hợp Excel, Word, máy tính tính toán.
    4. Phân hệ Trợ giúp: Giải đáp câu hỏi thường gặp, tài liệu nội bộ, quy trình làm việc.
    5. Phân hệ Quản trị & Bảo trì: Lập kế hoạch sao lưu định kỳ, tối ưu hóa câu truy vấn.
    6. Phân hệ Mở rộng & Tích hợp: Dự kiến mở rộng thêm bảng Khuyến mãi, Vận chuyển; tích hợp hệ thống CSDL với các giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP và CRM.
  • Kiến nghị nguồn lực triển khai: Doanh nghiệp cần ưu tiên phân bổ ngân sách tài chính, đầu tư hạ tầng máy chủ, tổ chức đào tạo nhân lực tiếp nhận công nghệ và thiết lập kênh phản hồi định kỳ giữa người dùng nội bộ với đội ngũ kỹ thuật.

Kết quả và đóng góp

Nghiên cứu mang lại các kết quả cụ thể:

  • Hoàn thiện mô hình dữ liệu quan hệ gồm 10 thực thể chuẩn hóa, giải quyết bài toán quản lý thông tin bán hàng đa ngành tại Công ty Nhật An.
  • Triển khai thành công tập lệnh cơ sở dữ liệu trên MS SQL Server, đảm bảo toàn vẹn dữ liệu thông qua các ràng buộc khóa, miền giá trị, các View thống kê tự động và Trigger kiểm soát logic nghiệp vụ thời gian giao dịch.
  • Cung cấp mô hình phân rã chức năng và thiết kế khung kiến trúc 6 module cho phần mềm quản lý khách hàng trong tương lai.
  • Đưa ra bức tranh định lượng về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp (doanh thu năm 2022 đạt 5.000 tỷ đồng, lợi nhuận sau thuế đạt 1.000 tỷ đồng) làm cơ sở chứng minh tính cấp thiết của việc hiện đại hóa hệ thống quản lý dữ liệu.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Đề tài mới dừng lại ở mức độ thiết kế, cài đặt và kiểm thử cơ sở dữ liệu ở tầng backend (trên hệ quản trị MS SQL Server); chưa xây dựng hoàn chỉnh giao diện ứng dụng phía người dùng cuối (Frontend GUI) cũng như chưa tích hợp các dịch vụ kết nối trực tiếp với các nền tảng ứng dụng web hay di động.
  • Hướng phát triển: Xây dựng giao diện ứng dụng quản trị hoàn chỉnh bằng các ngôn ngữ lập trình (như PHP, Java, Python); bổ sung các bảng dữ liệu quản lý khuyến mãi, đơn vị vận chuyển; kết nối cơ sở dữ liệu bán hàng với hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP) và hệ thống quản trị quan hệ khách hàng (CRM).

Giá trị tham khảo

Báo cáo đề tài là tài liệu tham khảo hữu ích cho sinh viên ngành Công nghệ thông tin, Hệ thống thông tin quản lý và Kỹ thuật phần mềm trong việc thực hiện đồ án môn học Cơ sở dữ liệu và Hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Cụ thể, tài liệu cung cấp quy trình mẫu từ phân tích bài toán thực tế, thiết kế sơ đồ thực thể liên kết (ERD), chuẩn hóa quan hệ đến mã lệnh T-SQL cài đặt bảng, khóa, View, Stored Procedure và Trigger có giá trị ứng dụng trực tiếp.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Nhật An Group hoạt động trong các lĩnh vực kinh doanh chính nào? Doanh nghiệp hoạt động trong 5 lĩnh vực chính gồm: Cho thuê văn phòng; Dịch vụ vệ sinh công nghiệp; Thiết kế, sản xuất và thi công nhà thép tiền chế; Trang trí nội thất; Thương mại quốc tế.

2. Ràng buộc nghiệp vụ trong Trigger TG_ADD_HOADON kiểm soát những điều kiện gì? Trigger kiểm tra tính hợp lệ về mốc thời gian: Ngày đặt hàng (NGAYDATHANG) phải sau thời gian ký kết hợp đồng (THOIGIAN trong HOPDONG) và Ngày thực hiện (NGAYTHUCHIEN) phải sau Ngày đặt hàng. Nếu vi phạm, giao dịch bị hủy thông qua lệnh ROLLBACK TRANSACTION.

3. Cơ sở dữ liệu của đề tài gồm những bảng dữ liệu chính nào? Hệ thống gồm 10 bảng: KHACHHANG (Khách hàng), LIENHE (Người liên hệ), NVSALE (Nhân viên kinh doanh), SPDV (Sản phẩm dịch vụ), LINHVUCKD (Lĩnh vực kinh doanh), CTYCON (Công ty con), DOINGU (Đội ngũ thi công), HOPDONG (Hợp đồng), HOADON (Hóa đơn) và CTHOADON (Chi tiết hóa đơn).

4. Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2022 của Nhật An Group được nhóm tác giả ghi nhận như thế nào? Năm 2022, Nhật An Group đạt doanh thu 5.000 tỷ đồng (tăng 20% so với năm 2021) và lợi nhuận sau thuế đạt 1.000 tỷ đồng (tăng 30% so với năm 2021).

5. Nhóm nghiên cứu đề xuất xây dựng phần mềm quản lý khách hàng gồm những phân hệ nào? Phần mềm được đề xuất thiết kế theo 6 phân hệ: Hệ thống (đăng nhập, phân quyền), Khách hàng (cập nhật, tra cứu, báo cáo), Công cụ (liên kết Excel, Word, máy tính tính toán), Trợ giúp (hướng dẫn sử dụng), Quản trị - bảo trì và Mở rộng - tích hợp hệ thống.

Kết luận

Đề tài "Hệ quản trị cơ sở dữ liệu bán hàng Công ty Nhật An" đã hoàn thành việc khảo sát thực trạng quản lý bán hàng tại một doanh nghiệp đa ngành và đề xuất mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ hoàn chỉnh. Nghiên cứu thực hiện đầy đủ quy trình từ xây dựng lược đồ ERD, chuẩn hóa quan hệ đến cài đặt thực tế trên Microsoft SQL Server với hệ thống ràng buộc toàn vẹn, khung nhìn báo cáo, thủ tục lưu trữ và trigger xử lý logic giao dịch. Đây là tài liệu mang tính ứng dụng cao, hỗ trợ chuẩn hóa quy trình quản trị dữ liệu và cung cấp nền tảng kỹ thuật cho việc xây dựng phần mềm quản trị bán hàng tại doanh nghiệp.