Chương 1: Tổng quan + Chương 2: Cơ sở lý thuyết + Chương 3: Thiết kế cơ sở dữ liệu + Chương 4: Ứng dụng 14 | P a g e CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1 Mô tả hệ thống Quy trình bán hàng của công ty bắt đầu bằng việc nhận đơn hàng từ phía khách hàng nhận đơn đặt hàng từ khách hàng bằng điện thoại, trực tiếp, fax, e-mail , tiếp nhận thông tin về khách hàng, sản phẩm đặt hàng, và lưu trữ vào kho đơn đặt hàng, hẹn ngày đàm phán giữa hai bên. Để đảm bảo cho quan hệ mua bán hàng diễn ra được chắc chắn (nhất là đối với một số mặt hàng có giá trị và kỹ thuật cao) người mua cần phải đặt cọc trước một khoản tiền nhất định và gửi đến công ty theo quy ước của cả hai bên. Người mua hàng có thể mua hàng ngay mà không cần thông qua đơn đặt hàng. Nhân viên bán hàng phải luôn luôn xem xét tình trạng hàng hóa trong kho để đáp ứng những thông tin cần thiết khi tiếp nhận đơn đặt hàng.
Sau khi tiếp nhận đơn đặt hàng nhân viên có nhiệm vụ phải gom đơn đặt hàng trong ngày và kiểm tra tính hợp pháp của đơn đặt hàng. Hàng ngày nhân viên bán hàng phải xử lý những đơn đặt hàng đã đến hẹn .Nếu không có khách hàng (người đại diện) thì thực hiện việc tạm xóa đơn đặt hàng, và thực hiện loại bỏ hoàn toàn sau đó nếu đơn đặt hàng đó không có giá trị. Nếu có thì xử lý giống như với khách hàng thỏa thuận trực tiếp không thông qua việc đặt hàng: tiến hành thỏa thuận ngay và lập hóa đơn nếu có sự đồng ý của hai bên đồng thời thỏa thuận phương thức thanh toán phương thức thanh toán được áp dụng ở hai dạng: thanh toán ngay hoặc cho nợ có thỏa thuận. sau đó gửi hóa đơn đến kho để xuất hàng đồng tiến hành ký kết việc giao hàng và thanh toán (trừ đi số tiền khách được đặt cọc đối với đơn đặt hàng).
Việc ký kết phải được tiến hành bởi: người bán hàng(người lập hóa đơn ), người giao hàng, người phụ trách kinh doanh và khách hàng. Đi kèm với hóa đơn bán hàng là phiếu bảo hành đối với sản phẩm đem bán. Nhân viên phải viết phiếu bảo hành cho sản phẩm đó và giao cho khách hàng có sự ký kết của hai bên và vào sổ lưu. 15 | P a g e Sau khi bán hàng nhân viên phải tổng hợp thông tin và gửi lên phòng phụ trách kinh doanh của công ty do phòng kinh doanh của công ty phải thu thập các thông tin để kiểm tra và chuyển cho bộ phận admin dể admin cập nhật dữ liệu lên website đòng thời đánh giá tình hình kinh doanh chung của toàn công ty (Mô tả hệ thống quản lý bán hàng, 2015).
Những yêu cầu đối với hệ thông tin (Mô tả hệ thống quản lý bán hàng, 2015): - Tiếp nhận các đơn đặt hàng, đặt cọc và cho tất cả các đơn đó vào sổ lưu - Tiếp nhận các hóa đơn bán hàng và lưu lại - Làm phiếu bảo hành cho tất cả các mặt hàng và lưu vào sổ - Tính toán tiền bán hàng, tiền nợ - Theo dõi tình trạng của hàng hóa trong kho - In báo cáo hàng ngày Nghiệp vụ 1: Quy trình quản lý và nhập kho mỹ phẩm Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập mỹ phẩm Bộ phận đề xuất khi có yêu cầu nhập liệu phục vụ cho hoạt động doanh nghiệp cần thông báo với các phòng ban khác như: kế toán, kho, phòng kế hoạch vật tư,… để kịp thời bố trí nhân sự và cập nhật thông tin Bước 2: Kiểm tra hàng và đối chiếu Thủ kho căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc phiếu đề nghị mua hàng ban đầu, tiến hành đối chiếu với số lượng nguyên vật liệu nhập vào, đồng thời kiểm tra về chất lượng của chúng. Nếu có hỏng hoặc kém chất lượng cần báo ngay cho nhà cung cấp để kịp thời khắc phục. Sau đó nhận từ nhà cung cấp hóa đơn (phiếu giao nhận) của mặt hàng. Bước 3: Lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho thường do thủ kho đảm nhận.
Phiếu nhập kho gồm 3 liên, có chữ ký xác nhận của thủ kho và bên giao hàng (hoặc có thêm kế toán). Một liên thủ kho lưu lại, một liên do kế toán giữ và liên cuối cùng đưa lại cho người giao hàng. Bước 4: Hoàn thành nhập kho 16 | P a g e Thủ kho bắt đầu tiến hành nhập kho nguyên vật liệu, sắp xếp vào các khu vực phù hợp sao cho hợp lý và thuận tiện khi lấy nguyên vật liệu, sau đó ghi nhận thông tin vào thẻ kho. Tất cả thông tin của hàng hóa sau đó cần cập nhật ngay vào hệ thống quản lý kho hàng (excel hoặc phần mềm quản lý).
1: Sơ đồ nghiệp vụ 1 Nghiệp vụ 2: Quy trình quản lý và xuất kho mỹ phẩm Khi nhận được yêu cầu mỹ phẩm xuất ra khỏi kho, kế toán kho tiến hành kiểm tra tồn kho. Nếu hàng thiếu cần thông báo ngay lại với đơn vị đề xuất. Nếu hàng đầy đủ thì bắt đầu thực hiện xuất kho thủ kho sẽ tạo phiếu xuất kho với số lượng các loại mỹ phẩm theo yêu cầu. Phiếu xuất kho được lập dựa trên thông tin đơn hàng mà khách yêu cầu.
Sau khi phiếu xuất kho được duyệt, Thủ kho dựa vào thông tin trên phiếu để lấy chính xác những sản phẩm, nguyên vật liệu mà người mua cần và tiến hành xuất hàng cho người nhận. Cập nhật thẻ kho và lưu chứng từ.1 Tổng quan về SQL 2.1 Giới thiệu - SQL Server là một hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database Management System (RDBMS)) sử dụng Transact - SQL để trao đổi dữ liệu giữa Client computer và SQL Server computer. 17 | P a g e - SQL Server 2000 được tối ưu để có thể chạy trên môi trường cơ sở dữ liệu rất lớn (Very Large Database Environment) lên đến Tera-Byte và có thể phục vụ cùng lúc cho hàng ngàn user. - SQL là viết tắt của Structure Query Language - ngôn ngữ hỏi có cấu trúc, nó là một hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu nhiều người dùng kiểu Client Server.
Đây là một hệ thống cơ ban dùng lưu trữ dữ liệu cho hầu hết các ứng dụng lớn hiện nay. Và được sử dụng ở nhiều lĩnh vực. Hầu hết các ngôn ngữ bậc cao đều có trình hỗ trợ SQL như Visual Basic, Oracle, visual C.2 Các thành phần SQL Các thành cơ bản trong SQL Server gồm có: Reporting Services, Database Engine, Integration Services, Notification Services, Full Text Search Service,…Tất cả kết hợp với nhau tạo thành một giải pháp hoàn chỉnh giúp cho việc phân tích và lưu trữ dữ liệu trở nên dễ dàng hơn. - Database Engine: Đây là một engine có khả năng chứa dữ liệu ở các quy mô dưới dạng support và table.
Ngoài ra, nó còn có khả năng tự điều chỉnh ví dụ: trả lại tài nguyên cho hệ điều hành khi một user log off và sử dụng thêm các tài nguyên của máy khi cần. - Integration Services: là tập hợp các đối tượng lập trình và các công cụ đồ họa cho việc sao chép, di chuyển và chuyển đổi dữ liệu. Khi bạn làm việc trong một công ty lớn thì dữ liệu được lưu trữ ở nhiều nơi khác nhau như được chứa trong: Oracle, SQL Server, DB2, Microsoft Access, … và bạn chắc chắn sẽ có nhu cầu di chuyển dữ liệu giữa các server này. Ngoài ra, bạn còn muốn định dạng dữ liệu trước khi lưu vào database.
Chắc chắn Integration Services sẽ giúp bạn giải quyết được công việc này dễ dàng. - Analysis Services: Đây là một dịch vụ phân tích dữ liệu rất hay của Microsoft. Dữ liệu khi được lưu trữ vào trong database mà bạn không thể lấy được những thông tin bổ ích thì coi như không có ý nghĩa gì. Chính vì thế, công cụ này ra đời giúp bạn 18 | P a g e trong việc phân tích dữ liệu một cách hiệu quả và dễ dàng bằng cách dùng kỹ thuật khai thác dữ liệu – Datamining và khái niệm hình khối nhiều chiều – Multi Dimendion cubes.
- Notification Services: Dịch vụ thông báo này là nền tảng cho sự phát triển và triển khai các ứng dụng soạn và gửi thông báo. Ngoài ra, dịch vụ này còn có chức năng gửi thông báo theo dịch thời đến hàng ngàn người dăng ký sử dụng trên nhiều loại thiết bị khác nhau. - Reporting Services: là một công cụ tạo, quản lý và triển khai báo cáo bao gồm: server và client. Ngoài ra, nó còn là nền tảng cho việc phát triển và xây dựng các ứng dụng báo cáo.
- Full Text Search Service: là một thành phần đặc biệt trong việc truy vấn và đánh chỉ mục dữ liệu văn bản không cấu trúc được lưu trữ trong các cơ sở dữ liệu SQL Server. - Service Broker: là một môi trường lập trình cho việc tạo ra các ứng dụng trong việc nhảy qua các Instance.3 Các tính năng và công cụ của SQL - Hỗ trợ trong việc triển khai CSDL phân tán và phát triển ứng dụng trên Internet - Cho phép kết nối với nhiều ngôn ngữ lập trình khác dùng xây dựng các ứng dụng đặc thù(Visual Basic, C, C#, ASP,ASP.NET,XML,…) - Sử dụng câu lệnh truy vấn dữ liệu Transaction – SQL(Access là SQL ,Oracle là PL/SQL) - Hỗ trợ mô hình Client/Server - Dễ cài đặt, thích hợp trên hệ điều hành Windows 2.4 Một số phiên bản SQL Server 1.3 Ưu điểm - Có thể cài nhiều phiên bản MS SQL khác nhau trên cùng một máy tính. - Duy trì riêng biệt các môi trường sản xuất, phát triển, thử nghiệm. - Giảm thiểu các vấn đề tạm thời trên cơ sở dữ liệu.
- Tách biệt các đặc quyền bảo mật. - Duy trì máy chủ dự phòng.4 Nhược điểm - SQL Server chỉ chạy trên hệ điều hành Windows. - Cần thanh toán phí license để chạy nhiều CSDL (database) CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 3.1 Mô hình dữ liệu mức quan niệm 3.1 Các tập thực thể - Mỗi thực thể chuyển thành một quan hệ cùng tên và danh sách thuộc tính. - Thuộc tính khóa trở thành khóa chính của quan hệ.2 Xây dựng mô hình thực thể kết hợp 20 | P a g e Tên quan hệ: KHACH HANG Bảng 3.
1: Bảng Khách hàng Tên thuộc Tên kiểu Độ dài Ràng buộc Chú thích tính dữ liệu MaKH nvarchar 4 PK Mã khách hàng TenKH nvarchar 30 Tên khách hàng DiaChi nvarchar 50 Địa chỉ Ngaysinh datetime Ngày sinh SoDT nvarchar 15 Số điện thoại Tên quan hệ : NHAN VIEN Bảng 3.