MỞ ĐẦU TỔNG QUAN VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS Mã bài: MĐ 13 – 01. Trong bài này chúng tôi trình bày một cách tổng quan về cơ sở dữ liệu Microsoft Access, Các vấn đề chính sẽ được đề cập: Cách vào môi trường của Access Các thao tác trên tệp tin CSDL Access. Các khái niệm cơ bản Một số thao tác trên cửa sổ DATABASE Hiệu chỉnh CSDL Mục tiêu: - Biết được xuất xứ phần mềm acces, khả năng của access, vì sao phải dùng access - Khởi động và thoát được access - Hiểu được các khái niệm cơ bản về hệ quản trị CSDL - Thao tác được trên cửa sổ database - Hiệu chỉnh được cơ sở dữ liệu NỘI DUNG CHÍNH 1. Giới thiệu chung về MICROSOFT ACCESS.
Mục tiêu: - Nắm được những hiểu biết chung về Microsoft Access 1.1 Quá trình phát triển Microsoft Access là một Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu (QTCSDL) tương tác người sử dụng chạy trong môi trường Windows. Microsoft Access cho chúng ta một công cụ hiệu lực và đầy sức mạnh trong công tác tổ chức, tìm kiếm và biểu diễn thông tin.2 Ứng dụng trong thực tế Microsoft Access cho ta các khả năng thao tác dữ liệu, khả năng liên kết và công cụ truy vấn mạnh mẽ giúp quá trình tìm kiếm thông tin nhanh. Người sử dụng có thể chỉ dùng một truy vấn để làm việc với các dạng cơ sở dữ liệu khác nhau. Ngoài ra, có thể thay đổi truy vấn bất kỳ lúc nào và xem nhiều cách hiển thị dữ liệu khác nhau chỉ cần động tác nhấp chuột.
Microsoft Access và khả năng kết xuất dữ liệu cho phép người sử dụng thiết kế Giáo trình: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Trang 5 Tài liệu lưu hành nội bộ - Biện soạn: Lê Thị Thu Hương - Khoa CNTT - Trường Cao nghề Hà Nam những biểu mẫu và báo cáo phức tạp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý, có thể vận động dữ liệu và kết hợp các biểu mẫu va báo cáo trong một tài liệu và trình bày kết quả theo dạng thức chuyên nghiệp.3 Đặc trưng của Access Microsoft Access là một công cụ đầy năng lực để nâng cao hiệu suất công việc. Bằng cách dùng các Wizard của MS Access và các lệnh có sẵn (macro) ta có thể dễ dàng tự động hóa công việc mà không cần lập trình. Đối với những nhu cầu quản lý cao, Access đưa ra ngôn ngữ lập trình Access Basic (Visual Basic For application) một ngôn ngữ lập trình mạnh trên CSDL. Khởi động và thoát khỏi ACCESS Mục tiêu: - Biết được cách khởi động và thoát khỏi Access 2.
Khởi động ACCESS. Chọn nút Start trên thanh Taskbar Chọn Programs Chọn Microsoft OFFICE Chọn Microsoft ACCESS Khung hội thoại Microsoft ACCESS gồm: Blank Database… : Tạo CSDL trống. Form Existing file… : Mở một CSDL có sẵn. … Thoát khỏi chương trình ACCESS Chọn File/Exit hoặc nhấn tổ hợp phím ALT+F4 Giáo trình: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Trang 6 Tài liệu lưu hành nội bộ - Biện soạn: Lê Thị Thu Hương - Khoa CNTT - Trường Cao nghề Hà Nam 2.
Sử dụng thanh thực đơn 2. Tạo một tập tin CSDL Thực hiện các thao tác sau: Chọn File/New hoặc chọn biểu tượng New trên thanh công cụ Chọn Database, chọn OK Trong mục Save in: Chọn thư mục cần chứa tên tập tin. File name: Chọn tên tập tin cần tạo (Phần mở rộng mặc định là MDB) 2. Mở một CSDL đã tồn tại trên đĩa Chọn File/Open database (Hoặc click biểu tượng Open) Trong mục Look in : Chọn thư mục cần chứa tên tập tin cần mở.
File name: Chọn tên tập tin cần mở. Các thành phần cơ bản của một tập tin CSDL ACCESS Một tập tin CSDL ACCESS gồm có 6 thành phần cơ bản sau: Bảng (Tables) : Là nơi chứa dữ liệu Truy vấn (Queries) : Truy vấn thông tin dựa trên một hoặc nhiều bảng. Biểu mẫu (Forms) : Các biểu mẫu dùng để nhập dữ liệu hoặc hiển thị dữ liệu. Báo cáo (Reports) : Dùng để in ấn.
Pages (Trang) : Tạo trang dữ liệu. Macros (Tập lệnh) : Thực hiện các tập lệnh. Modules (Đơn thể) : Dùng để lập trình Access Basic Giáo trình: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Trang 7 Tài liệu lưu hành nội bộ - Biện soạn: Lê Thị Thu Hương - Khoa CNTT - Trường Cao nghề Hà Nam 3. Các khái niệm cơ bản.
Mục tiêu: - Hiểu được các khái niện cơ bản về Microsoft Access 3. Cơ sở dữ liệu (CSDL): Được sử dụng như một công cụ để lưu trữ và diễn giải các trường thuộc tính của mẩu tin. Loại lưu trữ dữ liệu thường được gọi là bảng Table. Ngoài các bảng dữ liệu còn có nhiều khái niệm khác tương quan với Table như dữ liệu (DATA), ràng buộc (CONSTRAINT), chi mục (INDEXS), tiêu chuẩn (RULES), (TRIGGER) và các thủ tục (STORED PROCEDURE).
Trong CSDL Microsoft ACCESS ngoài bảng dữ liệu còn có các đối tượng khác như truy vấn (QUERY), biểu mẫu (FORM), báo cáo (REPORT), MACRO… 3. Bảng, trường dữ liệu và khoá chính: Khoá chính là một hoặc nhiều trường xác định duy nhất một bản ghi. Trường (Field) thể hiện thông tin một thuộc tính của một đối tượng nào đó. Bảng là nơi chứa dữ liệu về một đối tượng thông tin nào đó như SINH VIÊN, HÓA ĐƠN,.
Câu truy vấn ACCESS dùng quan hệ để đảm bảo những ràng buộc toàn vẹn giữa các bảng liên quan trong các phép thêm, sửa, xoá mẫu tin. Biểu mẫu (Form) Bao gồm: Biểu tượng, menu, chức năng, mục, nút,…nói chung là tất cả các đối tượng hiển thị trên các cửa sổ.5 Macro Macro là tập hợp cá hành động (action) để thực hiện nhiều thao tác cùng một lúc giúp ta thực hiện tự động các công việc xử lý dữ liệu. Ta có thể tạo một macro để mở một Table, Query, Form, Report. Có thể tạo một macro thông báo kèm theo tiếng bíp bíp để gây sự chú ý.6 Báo biểu (Report) Với Microsoft Office Access 2007 bạn có thể tạo ra nhiềuloại báo cáo khác nhau, từ đơn giản đến phức tạp.
Đầu tiênhãy ghĩ về báo cáo dùng để hiển thị những bản ghi từ nguồndữ liệu. Cho dù là báo cáo với một danh sách đơn giản, hoặc báo cáo nhóm chỉ tiêu doanh thu theo vùng miền, thì việcđầu tiên bạn Giáo trình: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Trang 8 Tài liệu lưu hành nội bộ - Biện soạn: Lê Thị Thu Hương - Khoa CNTT - Trường Cao nghề Hà Nam nên quan tâm là những trường chứa dữ liệu nàocần hiển thị lên báo cáo, và những bảng hay Query nào chứa chúng 4. Một số thao tác trên cửa sổ DATABASE. Mục tiêu: - Biết được một số thao tác trên cửa sổ của Database 4.
Tạo một đối tượng mới Trong cửa sổ Database, chọn tab chứa đối tượng cần tạo (Bảng, Truy vấn, Biểu mẫu, Báo cáo,.) hoặc thực hiện lệnh: View/D atabase Object - Table/Query/Form/ReportPages/Macros/Modules Chọn nút New. Thực hiện một đối tượng trong CSDL Trong cửa sổ Database, chọn tab cần thực hiện. Cửa sổ Database liệt kê tên các đối tượng có sẵn, chọn tên đối tượng cần mở. Sửa đổi một đối tượng có sẵn trong CSDL Trong cửa sổ Database, chọn tab cần thực hiện.
Cửa sổ Database liệt kê tên các đối tượng có sẵn, chọn tên đối tượng cần mở, Chọn nút Design. Hiệu chỉnh Cơ sở dữ liệu Mục tiêu: - Biết được các cách hiểu chỉnh cơ sở dữ liệu Nội dung chính: Field Size Quy định kích thước của trường và tùy thuộc vào từng kiểu dữ liệu Kiểu Text: Chúng ta quy định độ dài tối đa của chuỗi. Kiểu Number: Có thể chọn một trong các loại sau: Byte: 0.797x10308 (Tối đa 15 số lẻ) Decimal Places Quy định số chữ số thập phân ( Chỉ sử dụng trong kiểu Single và Double) Đối với kiểu Currency mặc định decimal places là 2 Giáo trình: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Trang 9 Tài liệu lưu hành nội bộ - Biện soạn: Lê Thị Thu Hương - Khoa CNTT - Trường Cao nghề Hà Nam Format Quy định dạng hiển thị dữ liệu, tùy thuộc vào từng kiểu dữ liệu. Kiểu chuỗi: Gồm 3 phần <Phần 1>;<Phần 2>;<Phần 3> Trong đó: <Phần 1>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp có chứa văn bản.
<Phần 2>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp không chứa văn bản. <Phần 3>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp null Các ký tự dùng để định dạng chuỗi Ký tự Tác dụng @ Chuỗi ký tự > Đổi tất cả ký tự nhập vào thành in hoa < Đổi tất cả ký tự nhập vào thành in thường “Chuỗi ký tự “ Chuỗi ký tự giữa 2 dấu nháy \<ký tự> Ký tự nằm sau dấu \ [black] [White] [red] Hoặc [<số>] Màu Trong đó 0<=số<=56 Ví dụ Cách định dạng Dữ Hiển thị liệu @@@-@@@@ 12345 123-456 6 abc-def > Tinho abcdef TINHOC < c TINHOC Tinhoc @; Chuỗi bất Hiển thị chuỗi ”Không có”; kỳ Không có ”Không biết” Chuỗi Không biết rỗng Giáo trình: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Giá trị trống Trang 10 (Null) Tài liệu lưu hành nội bộ - Biện soạn: Lê Thị Thu Hương - Khoa CNTT - Trường Cao nghề Hà Nam Kiểu Number Định dạng do ACCESS cung cấp Dạng Dữ liệu Hiển thị General Number 1234.23E+03 Định dạng do người sử dụng <Phần 1>;<Phần 2>;<Phần 3>;<Phần 4> <Phần 1>:Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp số dương. <Phần 2>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp số âm. <Phần 3>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp số bằng zero.
<Phần 4>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp null. Các ký tự định dạng Ký tự Tác dụng .(Period) Dấu chấm thập phân ,(comma) Dấu phân cách ngàn 0 Ký tự số (0-9) # Ký tự số hoặc khoảng trắng $ Dấu $ % Phần trăm Ví dụ Định dạng Hiển thị Giáo trình: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Trang 11 Tài liệu lưu hành nội bộ - Biện soạn: Lê Thị Thu Hương - Khoa CNTT - Trường Cao nghề Hà Nam Số dương hiển thị bình thường 0;(0);;”Null” Số âm được bao giữa 2 dấu ngoặc Số zero bị bỏ trống Hiển thị dấu Null hiện chữ+Null phía trước nếu số dương +0.0 Hiển thị dấu - phía trước nếu số âm Hiển thị 0.