CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN DUY TU BẢO TRÌ ĐƯỜNG BỘ 1.1 Khái niệm, đặc điểm dự án và quản lý dự án duy tu bảo trì đường bộ 1.1 Khái niệm về dự án và quản lý án Theo định nghĩa của tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn ISO, trong tiêu chuẩn ISO 9000:2000 và theo tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN ISO 9000:2000) thì dự án được định nghĩa như sau: Dự án là một quá trình đơn nhất, gồm một tập hợp các hoạt động có phối hợp và kiểm soát, có thời hạn bắt đầu và kết thúc, được tiến hành để đạt được mục tiêu phù hợp với các yêu cầu quy định, bao gồm cả các ràng buộc về thời gian, chi phí và nguồn nhân lực. Như vậy có nhiều cách hiểu khác nhau về dự án, nhưng các dự án có nhiều đặc điểm chung như: - Các dự án đều được thực hiện bởi con người; - Bị ràng buộc bởi các nguồn lực hạn chế: con người, tài nguyên; - Được hoạch định, được thực hiện và được kiểm soát. Quản lý dự án là sự vận dụng lý luận, phương pháp, quan điểm có tính hệ thống để tiến hành quản lý có hiệu quả toàn bộ các công việc liên quan tới dự án dưới sự ràng buộc về nguồn lực có hạn. Để thực hiện mục tiêu dự án, các nhà đầu tư dự án phải lên kế hoạch tổ chức, chỉ đạo, phối hợp, điều hành, khống chế và đánh giá toàn bộ quá trình từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc dự án.
Bất kỳ một dự án nào cũng trải qua một số giai đoạn phát triển nhất định. Để đưa dự án qua các giai đoạn đó, đương nhiên ta phải bằng cách này hoặc cách khác, quản lý được nó (dự án). Quản lý dự án thực chất là quá trình lập kế hoạch điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, tỏng phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm, dịch vụ bằng phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép. Quản lý dự án là một quá trình hoạch định (Planning), tổ chức (Organizing), lãnh đạo (Leading/Directing) và kiểm soát (Controlling) các công việc và nguồn lực để hoàn thành các mục tiêu đã định.
Quản lý dự án là việc áp dụng những kiến thức, kỹ năng, 4 Luan van phương tiện và kỹ thuật trong quá trình hoạt động của dự án để đáp ứng được những nhu cầu và mong đợi của người hùn vốn cho dự án. Trong thực tế quản lý dự án luôn gặp vấn đề gay cấn vì những lý do về quy mô của dự án, thời gian hoàn thành, chi phí và chất lượng, những điều này làm cho ngườn hùn vốn khi thì vui mừng, khi thì thấp thỏm lo âu và thậm chí là thất vọng. Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án thể hiện ở chỗ các công việc phải được hoàn thành theo yêu cầu, đảm bảo chất lượng, trong phạm vi chi phí được duyệt, đúng thời gian và giữ cho phạm vi dự án không bị thay đổi. Theo Thông tư số 52/2013/TT-BGTVT ngày 12 tháng 12 năm 2013 có nêu: Bảo trì công trình đường bộ là tập hợp các công việc nhằm bảo đảm và duy trì sự làm việc bình thường, an toàn của công trình theo quy định của thiết kế trong suốt quá trình khai thác, sử dụng.2 Đặc điểm của dự án và công tác quản lý dự án Quản lý dự án có đặc điểm là tổ chức dự án là một tổ chức tạm thời, được hình thành để phục vụ dự án trong một thời gian hữu hạn.
Trong thời gian tồn tại đó, nhà quản lý dự án thường hoạt động độc lập với phòng ban chức năng. Sau khi kết thúc dự án cần tiến hành phân công lại lao động, bố trí lại máy móc thiết bị. Nhìn chung các dự án có chung các đặc điểm như sau: 1. Dự án có mục tiêu, kết quả rõ ràng: Tất cả các dự án thành công đều phải có mục tiêu, kết quả được xác định rõ ràng như xây dựng một toà nhà chung cư, một hệ thống mạng cơ quan, một hệ thống mạng cáp truyền hình,… Mỗi dự án bao gồm tập hợp các nhiệm vụ cần thực hiện, mỗi nhiệm vụ cụ thể khi thực hiện sẽ thu được kết quả độc lập và tập hợp các kết quả đó tạo thành kết quả chung của dự án.
Các kết quả có thể theo dõi, đánh giá bằng hệ thống các tiêu chí rõ ràng. Nói cách khác, dự án bao gồm nhiều hợp phần khác nhau được quản lý, thực hiện trên cơ sở đảm bảo thống nhất các chỉ tiêu về thời gian, nguồn lực (chi phí) và chất lượng. Thời gian tồn tại của dự án có tính hữu hạn, dự án có tính ràng buộc về chi phí và nguồn lực. Giống như các thực thể sống, dự án cũng trải qua các giai đoạn: hình thành, phát triển và kết thúc.
Nó không kéo dài mãi mãi. Khi dự án kết thúc, kết quả dự án 5 Luan van được chuyển giao, đưa vào khai thác sử dụng, tổ chức dự án giải thể. Mỗi dự án đều dùng một lượng nguồn lực nhất định để thực hiện. Nó bao gồm nhân lực (giám đốc dự án, thành viên dự án), vật lực (thiết bị, nguyên liệu) và tài lực.
Sản phẩm, kết quả của dự án mang tính mới, đặc thù: Khác với các quá trình sản xuất liên tục có tính dây chuyền, lặp đi lặp lại, kết quả của dự án không phải là sản phẩm sản xuất hàng loạt mà có tính mới, đặc thù thể hiện sức sáng tạo của con người. Do đó, sản phẩm và dịch vụ thu được từ dự án là duy nhất, hầu như khác biệt so với các sản phẩm cùng loại. Tuy nhiên, trong nhiều dự án, tính duy nhất thường khó nhận ra. Vì vậy, mỗi dự án cần phải tạo ra những giá trị mới chẳng hạn thiết kế khác nhau, môi trường triển khai khác nhau, đối tượng sử dụng khác nhau … Từ đó cho thấy nếu 2 dự án hoàn toàn giống nhau và không tạo được giá trị nào mới, nó thể hiện có sự đầu tư trùng lặp, gây lãng phí, đây là tình trạng phổ biến của các dự án nói chung, dự án Công nghệ thông tin nói riêng.
Dự án liên quan đến nhiều bên, tính trình tự trong quá trình thực hiện dự án. Dự án nào cũng có sự tham gia của nhiều bên hữu quan như nhà bảo trợ (chủ đầu tư), khách hàng (đơn vị thụ hưởng), các nhà tư vấn, nhà thầu (đơn vị thi công, xây dựng) và trong nhiều trường hợp có cả cơ quan quản lý nhà nước đối với các dự án sử dụng nguồn vốn có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước. Tuỳ theo tính chất của dự án và yêu cầu của nhà bảo trợ mà sự tham gia của các thành phần trên có sự khác nhau. Để thực hiện thành công mục tiêu của dự án, các nhà quản lý dự án cần duy trì thường xuyên mối quan hệ với các bộ phận quản lý khác.
Mỗi dự án đều là một nhiệm vụ có tính trình tự và giai đoạn. Đây là sự khác biệt lớn nhất giữa dự án với nhiệm vụ công việc mang tính trùng lặp. Mỗi dự án nên căn cứ vào điều kiện cụ thể để tiến hành quản lý hệ thống và việc thực hiện dự án phải có tính trình tự và giai đoạn. Dự án thường mang tính không chắc chắn: Hầu hết các dự án đòi hỏi phải sử dụng lượng tiền vốn, vật liệu và lao động với quy mô rất lớn trong một khoảng thời gian giới hạn.
Đặc biệt đối với các dự án công nghệ thông tin, nơi mà công nghệ thay đổi cứ sau 18 tháng, thời gian đầu tư và vận hành kéo dài thường xuất hiện nguy cơ rủi ro 6 Luan van rất cao. Vì thế trước khi thực hiện dự án cần phân tích đầy đủ các nhân tố bên trong và bên ngoài mà chắc chắn sẽ ảnh hưởng tới dự án. Trong quá trình thực hiện mục tiêu dự án cũng cần tiến hành quản lý có hiệu quả nhằm tránh những sai sót xảy ra. Môi trường tổ chức, thực hiện dự án phức tạp và năng động: Quan hệ giữa các dự án trong một tổ chức là quan hệ chia sẻ cùng một nguồn lực như đội ngũ nhân viên làm công tác thiết kế hệ thống, lập trình, kiểm định chất lượng, đào tạo, chuyển giao công nghệ,… Đồng thời, lại có thể cạnh tranh lẫn nhau về cả tiền vốn, thiết bị.
Từ đó, có thể thấy rằng, môi trường quản lý dự án có nhiều mối quan hệ phức tạp nhưng hết sức năng động.2 Vai trò của công tác quản lý dự án Quản lý dự án là lập kế hoạch, tổ chức và quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra. Mục tiêu cơ bản của việc quản lý dự án thể hiện ở chỗ các công việc phải được hoàn thành theo yêu cầu và bảo đảm chất lượng, trong phạm vi chi phí được duyệt, đúng thời gian và giữ cho phạm vi dự án không thay đổi. Với những đặc điểm của quản lý đầu tư xây dựng nói chung thì vai trò của công tác quản lý dự án thể hiện qua các nội dung sau: Một là, quản lý dự án liên kết tất cả các hoạt động, các công việc của dự án. Trong quá trình quản lý dự án thường phải lập kế hoạch dự án, đó là một trong những chức năng quan trọng nhất của công tác quản lý dự án.
Công tác lập kế hoạch bao gồm nhiều nội dung, từ việc lập kế hoạch tổng thể dự án đến kế hoạch chi tiết, từ kế hoạch huy động vốn, phân phối vốn và các nguồn lực cần thiết cho dự án đến kế hoạch quản lý chi phí, quản lý tiến độ,. từ kế hoạch triển khai thực hiện dự án đến kế hoạch hậu dự án. Do đó, tất cả các hoạt động, các công việc của dự án đều được thể hiện, sắp xếp trong bảng kế hoạch, chúng sẽ có mối liên hệ mật thiết với nhau. Hai là, quản lý dự án tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa nhóm quản lý dự án với khách hàng và các nhà cung cấp đầu vào cho dự án.
Ba là, quản lý dự tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của 7 Luan van các thành viên trong nhóm của dự án.