CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH.1 Quá trình phát triển nghiên cứu về kiểm soát chi phí dự án đầu tư xây dựng công trình trên Thế giới và Việt Nam.1 Kiểm soát chi phí dự án đầu tư xây dựng công trình trên Thế Giới Trong cơ chế thị trường hiện nay thì trên Thế giới thay vì việc phải quản lý chi phí theo mệnh lệnh của các cơ quan hành chính Nhà nước là một đội ngũ các tổ chức tư vấn quản lý chi phí, các kỹ sư định giá có đủ điều kiện năng lực để kiểm soát giúp chủ đầu tư. Ở các nước khác nhau, việc thực hiện cơ chế quản lý chi phí ở các cấp độ khác nhau dưới hình thức quản lý gián tiếp thông qua quy chuẩn, tiêu chuẩn, chính sách Nhà nước… là chủ yếu. Nhà nước lấy hiệu quả của dự án là mục tiêu quản lý. Nói như vậy không có nghĩa là Nhà nước “không can dự” mà Nhà nước thực hiện quản lý thông qua cơ chế thị trường.
Có thể nêu ra dưới đây một số ví dụ mang tính chất điển hình của phương thức quản lý này. Ở Mỹ, các định mức, tiêu chuẩn do các Công ty tư vấn có danh tiếng biên soạn, cung cấp cho thị trường tham khảo. Việc tính giá xây dựng công trình do công ty định giá chuyên nghiệp đảm nhận. Ở Anh lĩnh vực tư vấn quản lý chi phí rất phát triển, trong đó phải kể đến tập đoàn DAVIS LANGDON & SEAH lớn nhất thế giới về quản lý chi phí/tiên lượng dự toán với hơn 3000nhân viên, hoạt động trên 85 quốc gia.
Ở Việt Nam DAVIS LANGDON & SEAH Việt Nam đã có 10 năm hoạt động lĩnh vực kiểm soát chi phí ở Việt Nam. Những dự án lớn như: VTV Centre, khách sạn Horison - Hà Nội, International Financial Tower - Hồ Chí Minh cao 300m… đều do DAVIS LANGDON & SEAH Việt Nam thực hiện… Trung Quốc thì đặc biệt coi trọng quản lý chi phí ngay từ khâu dự án. Nguyên tắc xác định và khống chế chi phí trong suốt quá trình xây dựng theo phương châm: “Lượng thống nhất - Giá chỉ đạo - Phí canh tranh”. Hiện Trung Quốc vẫn đang thực hiện cơ 4 chế kết hợp giám sát nhà nước giai đoạn lập dự án và giám sát xã hội giai đoạn thực hiện đầu tư.
Kiểm soát chi phí một dự án đầu tư xây dựng công trình là một quá trình liên tục từ khi hình thành ý tưởng dự án thực hiện dự án đến khi kết thúc đưa dự án vào khai thác sử dụng.2 Nghiên cứu quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng ở Việt Nam Do tính chất và đặc thù của sản phẩm xây dựng ở Việt Nam, chi phí xây dựng được hình thành và chính xác hoá dẫn đến theo từng bước thiết kế: tương ứng với thiết kế cơ sở là sơ bộ tổng mức đầu tư, với thiết kế kỹ thuật là tổng dự toán, với bản vẽ thiết kế thi công là dự toán công trình. Theo nguyên lý đó thì giá trị tổng mức đầu tư, tổng dự toán phải lớn hơn dự toán và giá trị quyết toán công trình. Để đạt được các mục tiêu, Nhà nước đang ban hành các văn bản quy phạm pháp luật trong đó quy định trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền hạn của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền kể cả các chủ đầu tư, tổ chức tư vấn và nhà thầu. Mặc dù các quy định của pháp luật hết sức chặt chẽ và cụ thể, song hiệu quả của công việc đạt được không cao.
Tình trạng xin cho nhằm điều chỉnh lại tổng dự toán, tổng mức đầu tư diễn ra phổ biến ở hầu hết các dự án sử dụng vốn Nhà nước. Nguyên nhân thì có nhiều: Ngoài các nguyên nhân do yếu tố khách quan như chưa tính đúng, tính đủ, chưa lường trước được sự biến động của giá cả thị trường về vật liệu, nhân công hoặc Nhà nước thường xuyên bổ sung các cơ chế chính sách… còn có một nguyên nhân chính rất quan trọng là năng lực quản lý của chủ đầu tư.2 Khái niệm kiểm soát chi phí dự án đầu tư xây dựng công trình 1.1 Khái niệm dự án, dự án đầu tư xây dựng công trình Dự án là tập hợp các đề xuất để thực hiện một phần hay toàn bộ công việc nhằm đạt được mục tiêu hay yêu cầu nào đó trong một thời gian nhất định dựa trên nguồn vốn xác định. [1] Dự án đầu tư xây dựng (dự án ĐTXD) là tập hợp các đề xuất có liên quan đến việc sử dụng vốn để tiến hành hoạt động xây dựng để xây dựng mới, sửa chữa, cải tạo công 5 trình xây dựng nhằm phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phẩm, dịch vụ trong thời hạn và chi phí xác định. Ở giai đoạn chuẩn bị dự án đầu tư xây dựng, dự án được thể hiện thông qua Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi đầu tư xây dựng, Báo cáo nghiên cứu khả thi đầu tư xây dựng hoặc Báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng.2 Khái niệm chi phí dự án đầu tư xây dựng Chi phí dự án đầu tư xây dựng là toàn bộ chi phí cần thiết để xây dựng mới hoặc sửa chữa, cải tạo, mở rộng công trình xây dựng.
Nó được biểu thị qua chỉ tiêu tổng mức đầu tư của dự án ở giai đoạn lập dự án đầu tư xây dựng, dự toán xây dựng ở giai đoạn thực hiện dự án đầu tư xây dựng công trình, giá trị thanh toán, quyết toán vốn đầu tư khi kết thúc xây dựng đưa công trình vào khai thác sử dụng. Chi phí đầu tư xây dựng được lập theo từng công trình cụ thể, phù hợp với giai đoạn đầu tư xây dựng, các bước thiết kế và các quy định của Nhà nước.3 Quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình: Quản lý chi phí đầu tư xây dựng bao gồm: Tổng mức đầu tư; dự toán xây dựng; định mức và giá xây dựng; điều kiện năng lực; quyền và trách nhiệm của người quyết định đầu tư, chủ đầu tư, nhà thầu trong quản lý chi phí đầu tư xây dựng; thanh toán, quyết toán vốn đầu tư xây dựng sử dụng vốn nhà nước, theo quy định hiện hành. Đối với các công trình sử dụng nguồn vốn ODA, nếu Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên có những quy định về quản lý chi phí đầu tư xây dựng khác với quy định của Nghị định 32/2015/NĐ-CP ngày 25/03/2015 thì thực hiện theo các quy định tại Điều ước quốc tế đó.4 Kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng công trình Kiểm soát chi phí là hoạt động quản lý thường xuyên liên tục trong suốt quá trình đầu tư xây dựng từ khi lập dự án, thực hiện dự án đến khi kết thúc, đưa dự án vào khai thác sử dụng nhưng không phá vỡ hạn mức chi phí đã được xác định để đảm bảo cho dự án có hiệu quả, đem lại lợi ích cho chủ đầu tư. [3] 6 Kiểm soát chi phí xây dựng được hiểu là điều khiển việc hình thành chi phí, giá xây dựng công trình sao cho không phá vỡ hạn mức đã được xác định trong từng giai đoạn, nó là việc làm thường xuyên, liên tục điều chỉnh những phát sinh trong suốt quá trình quản lý dự án nhằm bảo đảm cho dự án đạt được hiệu quả kinh tế đầu tư, lợi ích xã hội được xác định.
Kiểm soát chi phí là quá trình kiểm soát chi tiêu trong giới hạn ngân sách bằng việc giám sát và đánh giá việc thực hiện chi phí. KSCP là việc giúp dự án được thực hiện trong phạm vi ngân sách đã có và lưu ý đúng lúc vào các vấn đề về mặt chi phí có thể xảy ra nhằm có các biện pháp giải quyết hay giảm thiểu chi phí. KSCP kỹ thuật được sử dụng để giám sát chi phí cho dự án từ giai đoạn ý tưởng đến giai đoạn quyết toán. Con người, thông qua phương pháp kiểm soát chi phí thực hiện giám sát sự hình thành chi phí, chi tiêu chi phí trong suốt quá trình đầu tư xây dựng công trình và đưa ra các giải pháp cần thực hiện nhằm bảo đảm chi phí đầu tư xây dựng công trình nằm trong ngân sách đã được chấp thuận (bằng việc bảo đảm ngân sách công trình đạt được các mục tiêu hiệu quả như dự tính).3 Đặc điểm về kiểm soát chi phí trong quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình.
Nội dung kiểm soát chi phí ở mỗi giai đoạn phụ thuộc vào tính chất giai đoạn và nội dung hình thành chi phí.1 Kiểm soát chi phí ở giai đoạn thực hiện đầu tư Phải hiểu giai đoạn thực hiện đầu tư là giai đoạn thi công xây dựng. Đây là giai đoạn thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của dự án. Việc kiểm soát chi phí trong giai đoạn này là một phần quan trọng trong toàn bộ quá trình khống chế chi phí của dự án. Để thực hiện tốt việc kiểm soát chi phí ở giai đoạn này, trước hết phải nhận biết được các yếu tố có ảnh hưởng tăng hoặc giảm đến chi phí như thế nào.
Có thể liệt kê ra một số yếu tố chủ yếu như sau: 7 - Những thay đổi thiết kế: bao gồm thay đổi theo yêu cầu của chủ đầu tư, thay đổi do bổ sung điều chỉnh cho hợp lý của nhà thiết kế có sự chấp thuận của chủ đầu tư; - Chất lượng của hồ sơ đấu thầu hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu; - Những vấn đề liên quan đến điều chỉnh giá xây dựng: giá vật liệu, nhân công, máy thi công; cơ chế chính sách…; - Mức độ kiểm soát hợp đồng đối với nhà thầu xây dựng: kiểm soát khối lượng, đơn giá, các điều kiện thanh toán và các điều kiện kác của hợp đồng; - Tiến độ thanh toán: kiểm soát việc thanh toán kịp thời, đúng giá trị khối lượng công việc đã hoàn thành…; - Kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện: xem xét có hay không việc thông đồng, mắc ngọăc giữa các bên về khối lượng, chất lượng, giá cả…; - Và những nội dung khác có liên quan.2 Kiểm soát chi phí ở giai đoạn thực hiện dự án Bao gồm rất nhiều nội dung công việc. trong phạm vi luận văn chỉ xin giới thiệu một số nội dung chủ yếu: Một là kiểm soát chi phí thông qua phân tích ảnh hưởng của thiết kế đến chi phí. Không chế chi phí trong mối quan hệ với yếu tố thiết kế là việc phân tích, đánh giá những nhân tố của thiết kế có ảnh hưởng đến chi phí trong đầu tư xây dựng.