mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp. Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nhân viên, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết phân tích công việc. Mục đích - Phân tích công việc cung cấp các thông tin về yêu cầu, đặc điểm của công việc, làm cơ sở cho việc xây dựng cho bản mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc. -Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê các quyền hạn trách nhiệm khi thực hiện công việc, các mối quan hệ trong báo cáo thực hiện công việc, các điều kiện làm việc, trách 8 nhiệm thanh tra, giám sát các tiêu chuẩn cần đạt được trong quá trình thực hiện công việc.
- Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản tóm tắt những yêu cầu về phẩm chất cá nhân, những nét tiêu biểu và đặc điểm về trình độ học vấn, năng lực, nguyện vọng, sở thích….của người thực hiện công việc. - Bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc được sử dụng làm thông tin cơ sở cho việc tuyển lựa, chọn lọc và đào tạo nhân viên, đánh giá thực hiện công việc và trả công lao động. Nội dung của phân tích công việc Nội dung, trình tự thực hiện phân tích công việc thường không giống nhau trong các doanh nghiệp. Quá trình thực hiện phân tích công việc gồm 6 bước: - Bước 1: Xác định mục đích sử dụng các thông tin phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích công việc hợp lí nhất.
- Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản trên cơ sở của sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu, sơ đồ quy trình công nghệ và bản mô tả công việc cũ nếu có. - Bước 3: Chọn lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc, nhất là khi cần phân tích các công việc tương tự nhau. - Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tuỳ theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập; tuỳ theo dạng hoạt động và khả năng tài chính, có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp thu thập thông tin như:quan sát, bấm giờ chụp ảnh, phỏng vấn, bảng câu hỏi.
- Bước 5: Kiểm tra, xác minh, lại tính chính xác của thông tin Những thông tin thu thập để phân tích công việc (thực hiện trong bước 4) cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác, đầy đủ bằng chính các nhân viên, công nhân thực 9 hiện công việc và các viên giám sát tình hình thực hiện công việc đó. - Bước 6: Xây dựng bảng mô tả công việc và bản mô tả tiêu chuẩn công việc. Phân tích công việc là quá trình xác định, xem xét, khảo sát những nhiệm vụ và những hành vi có liên quan đến một công việc cụ thể. Phân tích công việc thường được sử dụng để xây dựng chức năng nhiệm vụ và yêu cầu về trình độ kỹ thuật của công việc làm cơ sở cho công tác tuyển mộ, tuyển chọn, đào tạo.
Các tư liệu và thông tin thu thập được trong quá trình phân tích công việc sẽ được hệ thống hóa và trình bày dưới dạng các bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.1: Sơ đồ phân tích công việc - Bản mô tả công việc: Là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc. Bản mô tả công việc thường bao gồm 3 nội dung: 10 + Phần xác định công việc: Tên công việc (chức danh công việc), tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số người lãnh đạo dưới quyền, mức lương… + Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: bao gồm các câu mô tả chính xác, nêu rõ người lao động phải làm gì, thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm như thế nào, tại sao phải thực hiện những nhiệm vụ đó. + Các điều kiện làm việc: bao gồm các điều kiện về môi trường vật chất (các máy móc, công cụ, trang bị cần phải sử dụng), thời gian làm việc, điều kiện vệ sinh, an toàn lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ công việc và các điều kiện khác có liên quan. Bản mô tả công việc giúp cho chúng ta hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.
Không có một hình thức cụ thể thống nhất nào cho bản mô tả công việc mà các tổ chức khác nhau sẽ sử dụng các hình thức khác nhau để mô tả công việc. - Bản tiêu chuẩn công việc: là văn bản liệt kê tất cả các yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực hiện công việc. Do các công việc rất đa dạng nên các yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực hiện công việc cũng rất đa dạng. Những yếu tố chính thường đề cập đến trong bản tiêu chuẩn công việc là: + Trình độ văn hóa, chuyên môn, trình độ ngoại ngữ có liên quan đến công việc.
+ Kinh nghiệm công tác. + Các kỹ năng làm việc với người khác, với máy móc thiết bị và thông tin, dữ liệu. + Các phẩm chất cá nhân cần thiết để đảm bảo thực hiện công việc thành công như tính trung thực, khả năng hòa đồng với mọi người, tham vọng, sở thích… + Các đặc điểm cá nhân. Bản tiêu chuẩn công việc giúp tổ chức hiểu cần nhân viên như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất.
Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc Phân tích công việc là một quá trình thu thập các thông tin. Để thu thập các tư liệu đó một cách chính xác, đáp ứng được mục tiêu nghiên cứu thì có thể sử dụng các phương pháp thu thập thông tin. Tuy nhiên không có phương pháp nào có ưu điểm tuyệt đối, cần phải sử dụng kết hợp các phương pháp tùy theo đối tượng cụ thể và điều kiện cho phép của doanh nghiệp để có kết quả tốt nhất. Phương pháp 1: Phương pháp quan sát Đây là phương pháp mà người thu thập thông tin sẽ quan sát và ghi chép lại tất cả những hoạt động mà người lao động phải thực hiện, những hoạt động, nhiệm vụ đó được thực hiện như thế nào, các điều kiện để thực hiện công việc, các máy móc, dụng cụ, nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình làm việc và mối quan hệ trong quá trình thực hiện công việc.
- Phương pháp này chỉ có hiệu quả đối với những công việc có thể đo lường, dễ quan sát thấy, những công việc không mang tính chất tình huống, những công việc đòi hỏi kỹ năng bằng tay, chân như công việc của công nhân sản xuất trực tiếp. - Phương pháp quan sát có nhược điểm là không áp dụng được cho công việc của lao động gián tiếp, những công việc mang tính chất tình huống, những công việc chủ yếu liên quan đến các hoạt động trí não. Do vậy, không phải lúc nào ta cũng có thể áp dụng phương pháp này cho mọi công việc cần phân tích công việc. Phương pháp 2: Ghi chép các sự kiện quan trọng Theo phương pháp này, người thu thập thông tin sẽ ghi chép lại các hoạt động của những người lao động xuất sắc (những người lao động có hiệu quả) và những người lao động không có hiệu quả, thông qua đó để khái quát và phân loại các đặc trưng chung và các đòi hỏi của công việc cần mô tả.
- Phương pháp này cho ta thấy tính linh động trong hành vi thực hiện của những người lao động khác nhau, thích hợp cho việc mô tả công việc và xây dựng các tiêu chuẩn 12 thực hiện công việc. - Tuy nhiên, phương pháp này đòi hỏi tốn nhiều thời gian để quan sát và không cho phép tổ chức thấy được hành vi thực hiện của những người lao động có hiệu quả trung bình. Phương pháp 3: Nhật ký công việc Đây là phương pháp mà người lao động sẽ tự ghi chép lại các hoạt động của mình, các trách nhiệm, quyền hạn, nhiệm vụ và môi trường điều kiện làm việc. Phương pháp này thích hợp cho những công việc có chu trình làm việc ngắn, trạng thái làm việc ổn định, không thay đổi nhiều.
Tuy nhiên độ chính xác của thông tin không cao vì đôi khi người lao động không hiểu rõ những nhiệm vụ họ đang thực hiện, và việc ghi chép bị gián đoạn do tính chất công việc. Phương pháp 4: Phương pháp phỏng vấn Là cuộc trao đổi trực tiếp giữa người lao động với người thu thập thông tin. Nó có thể được trực tiếp với từng cá nhân người lao động hoặc với nhóm người lao động và thông qua cuộc phỏng vấn người lao động sẽ cho biết nhiệm vụ, trách nhiệm mà họ phải thực hiện tại vị trí họ đang đảm nhiệm. Các thông tin được ghi lại theo mẫu được thiết kế sẵn.
Phương pháp này cho phép tổ chức có thể thu thập thông tin đối với công việc không có điều kiện quan sát được như công việc của lao động quản lý, lao động trí óc….Tuy nhiên, đôi khi những thông tin mà người lao động cung cấp bị sai lệch và người phỏng vấn cũng mất nhiều thời gian để thu thập thông tin. Phương pháp 5: Sử dụng các Bảng hỏi được thiết kế sẵn (phiếu điều tra) Bảng hỏi là một văn bản trong đó liệt kê các câu hỏi về chức danh công việc, phòng ban nơi tiến hành công việc, nhiệm vụ, yêu cầu của công việc, các hành vi và các kỹ năng cũng như các điều kiện có liên quan đến thực hiện công việc. Mỗi một mục đều đưa ra các phương án trả lời theo các giác độ: Có thực hiện được hay không? Tầm quan trọng, mức độ phức tạp, thời gian thực hiện, và các quan hệ đối với sự thực hiện 13 công việc. Phương pháp này sẽ giúp cho người điều tra dễ dàng thu thập, cập nhật thông tin vì thông tin trong bảng hỏi đã được lượng hóa, do đó có thể xử lý thông tin với khối lượng lớn.
Tuy nhiên việc thiết kế bảng hỏi mất nhiều thời gian và chi phí. Người nghiên cứu không được trực tiếp tiếp xúc với đối tượng nghiên cứu nên dễ gây tình trạng hiểu lầm các câu hỏi. Đây là phương pháp hiện nay đang được áp dụng nhiều, và có hiệu quả trong việc thu thập thông tin. Phương pháp 6: Hội thảo chuyên gia.
