CHƯƠNG 1:CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HỆ THỐNG BÁN HÀNG 1. Khái niệm về hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển Hệ thống bán hàng là bộ phận kinh doanh chủ yếu của công ty.Có thể hiểu hệ thống bán hàng là mạng lưới các thành viên hoạt động trong tất cả các khâu phục vụ cho bán hàng bao gồm từ khâu mua hàng, vận chuyển, lưu kho cho đến xuất kho,bán hàng, dịch vụ kèm theo sau bán hàng. Mô hình tổ chức và hoạt động của hệ thống bán hàng .1: mô hình tổ chức và hoạt động của hệ thống bán hàng) Các bộ phận trong hệ thống bán hàng: Quản trị hệ thống: Bao quát toàn bộ hệ thống bán hàng từ khâu mua hàng, tạo nguồn cho tới dịch vụ hậu mãi, thực hiện xây dựng, tổ chức, quản lý hệ thống bán hàng, liên tục đánh giá và điều chỉnh hệ thống bán hàng nhằm thích ứng tốt nhất với các thay đổi trên trị trường, để hệ thống bán hàng đạt được hiệu quả tối ưu nhất. Mua hàng: Bao gồm cả mua ngoài và lưu chuyển nội bộ giữa các thành viên trong doanh nghiệp.
Mua hàng phải đảm bảo mua đủ số lượng hàng cũng như chất lượng hàng với chi phí thấp nhất và mức độ tin cậy cao nhất. Vận chuyển :Vận chuyển về kho và vận chuyển từ kho đến nơi bán, chở hàng giao tận nhà cho khách hàng. Yêu cầu của khâu này là đảm bảo thời gian nhanh nhất mà vẫn đảm bảo hàng hóa nguyên vẹn cũng như chi phí không phát sinh. Lưu kho : Bảo quản hàng hóa, quản lý hàng hóa, công tác nhập kho, xuất kho, đảm bảo hàng hóa được bảo quản trong tình trạng tốt, được kiểm kê đầy đủ c 4 không sai sót, mất mát.
Bán hàng : Bao gồm cả bán buôn và bán lẻ. Đối với bán buôn có bán cho các cửa hàng bán lẻ, bán cho đại lý, chi nhánh, bán cho bên ngoài. Đối với bán lẻ xây dựng hệ thống cửa hàng bán lẻ, siêu thị.Đây là khâu có sự tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, do vậy cần được hết sức chú trọng xây dựng và hoàn thiện tạo ra bộ mặt cho toàn hệ thống. Dịch vụ sau bán hàng : bao gồm các hoạt động giao hàng, lắp đặt, bảo hành.
Nhằm đảm bảo tốt nhất quyền lợi cho khách hàng, tạo dựng uy tín cho công ty, đem lại niềm tin cho khách hàng. Vai trò của hệ thông bán hàng. Có thể nói rằng : “Vai trò cuả hệ thống bán hàng là giúp bán được hàng”. Bán hàng có một ý nghĩa hết sức quan trọng đối với nền kinh tế quốc dân, với các doanh nghiệp, đặc biệt là với công ty.
-Với nền kinh tế quốc dân: +Bán hàng là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng, là nơi gặp gỡ giữa cung và cầu. Giúp cho nhà sản xuất bán được hàng một cách dễ dàng và người tiêu dùng cũng mua được hàng dễ dàng hơn với nhiều sự lựa chọn hơn do đó mà có được sự tiêu dùng hiệu quả hơn, mua được hàng hoá tốt hơn với giá thành thấp hơn. Phải có hoạt động bán hàng thì hàng hóa sản xuất ra mới đến được tay người tiêu dùng. + Góp phần cân đối giữa sản xuất và tiêu dùng, cân đối giữa cung và cầu, tạo ra tính ổn định của thị trường, tính cân đối của nền kinh tế quốc dân.
Thông qua hoạt động bán hàng người sản xuất có thể tìm hiểu nắm được nhu cầu tiêu dùng tức là nắm được lượng cầu để điều chỉnh cung cho cân đối với cầu. + Bán hàng còn tạo ra việc làm và tạo thêm thu nhập cho người lao động góp phần nâng cao đời sống xã hội, đồng thời từ đó lại có thể làm tăng sức mua của xã hội. Đối với các cơ quan nhà nước thông qua việc bán hàng họ có thể xác định được cung và cầu trên thị trường, qua đó có thể đưa ra các chính sách thích hợp để điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh, điều chỉnh tiêu dùng, tác động đến nền kinh tế. -Với công ty: + Thứ nhất bán hàng là chức năng cơ bản của công ty, và thực tế đã chứng minh c 5 rằng : Bán hàng có ý nghĩa sống còn đối với công ty.
công ty được thành lập hầu như là nhằm mục đích mua bán hàng hóa, cần phải bán được hàng. Bán hàng là hoạt động trực tiếp để lưu thông hàng hóa, để phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng, cân đối giữa cung và cầu bình ổn giá cả thị trường. Mà lưu thông hàng hóa cũng chính là chức năng cơ bản của công ty. + Thứ hai bán hàng là cơ sở để công ty thực hiện mục tiêu kinh doanh của mình.
Bán được hàng mới thu hồi được vốn, công ty mới có lợi nhuận. Từ đó công ty có thể tái sản xuất, mở rộng quy mô sản xuất, mở rộng quy mô thị trường. công ty có thể thực hiện các mục đích kinh doanh trong ngắn hạn cũng như trong dài hạn đó là mục tiêu tăng lợi nhuận, mục tiêu tăng thị phần, mục tiêu xây dựng uy tín, phát triển thương hiệu… Ngày nay thị trường luôn biến động và có sự cạnh tranh ngày càng gay gắt, vì vậy bán được hàng công ty có thể thực hiện mục tiêu cạnh tranh để công ty có thể tồn tại và phát triển trên thị trường. + Thứ ba bán hàng là công cụ cạnh tranh của các công ty, ngăn cản sự xâm nhập của đối thủ cạnh tranh vào thị trường, gắn kết công ty và khách hàng và chiếm lĩnh thị trường ngày càng rộng hơn.
Nhờ đội ngũ bán hàng, công ty có được thông tin trực tiếp từ khách hàng, từ đó đáp ứng tốt hơn mong muốn của họ cũng như xây dựng được mối quan hệ hai chiều bền vững hơn với các khách hàng của mình. + Ngoài ra bán hàng là cơ sở để đánh giá kết quả kinh doanh của công ty, thể hiện sự cố gắng hay trình độ của công ty. Tất cả các hoạt động của công ty có hiệu quả hay không suy cho cùng đều thể hiện ở doanh số bán hàng có cao hay không, có tăng trưởng nhiều không, có đem lại lợi nhuận lớn hay không. Đó là mục tiêu tiên quyết, là lý do để một công ty được thành lập.
Nội dung của quản trị hệ thống bán hàng. Quản trị hệ thống bán hàng là hoạt động bao trùm toàn bộ hệ thống bán hàng, quản trị hệ thống bán hàng bao gồm ba nội dung chính : Xây dựng hệ thống phân phối bán hàng; Tổ chức và quản lý hệ thống bán hàng; Kiểm tra, đánh giá hệ thống bán hàng. Muốn phát huy hết hiệu quả của hệ thống bán hàng, đòi hỏi công tác quản trị hệ thống bán hàng phải chú ý cả ba khâu của quá trình quản trị kể trên.Dưới đây chúng ta xem xét từng nội dung trong quản trị hệ thống bán hàng. Xây dựng hệ thống bán hàng.
Quản trị hệ thống bán hàng trước hết phải xây dựng hệ thống bán hàng. Phải có hệ thống bán hàng trước rồi mới có thể tổ chức, quản lý cũng như kiểm tra đánh giá nó. Có thể hiểu xây dựng hệ thống phân phối bán hàng tức là thiết kế và tạo lập mạng lưới phân phối bán hàng và mạng lưới các thành viên thực hiện các công việc hỗ trợ cho phân phối bán hàng.Đây là công việc đòi hỏi khá nhiều thời gian, nhưng là công việc đầu tiên của quản trị hệ thống bán hàng. Xây dựng hệ thống phân phối bán hàng phải thực hiện nhiều bước, bao gồm các bước chính như sau: Nhận dạng nhu cầu cần thiết phải xây dựng hệ thống phân phối bán hàng.
Nhu cầu thị trường luôn luôn là xuất phát điểm của mọi hoạt động kinh doanh. Một khi trên thị trường xuất hiện nhu cầu mua hàng thì doanh nghiệp mới có thể bắt tay vào xây dựng hệ thống bán hàng. Hệ thống bán hàng được tổ chức ra cũng là nhằm đáp ứng nhu cầu mua sắm của người tiêu dùng mà thôi. Xác định và phối hợp các mục tiêu cần đạt của hệ thống phân phối bán hàng, doanh số, lợi nhuận hay bước đầu tạo dựng thương hiệu.
Mục tiêu của hệ thống phân phối bán hàng sẽ quyết định cấu trúc của hệ thống và cách thức lựa chọn thành viên cho hệ thống. Phân loại các công việc trong hệ thống phân phối bán hàng, bao gồm vận chuyển, lưu kho, bảo quản, bán hàng, dịch vụ sau bán hàng, từ đó xây dựng mối quan hệ giữa các thành viên cùng làm một loại công việc và làm các công việc khác nhau trong cùng chuỗi cung ứng, nhằm xây dựng mối quan hệ, tạo sự phối hợp với nhau như thế nào cho hợp lý nhất. Đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến cấu trúc của hệ thống phân phối bán hàng. Chọn cấu trúc thích hợp nhất cho hệ thống phân phối bán hàng của doanh nghiệp, trung hòa được các yếu tố ảnh hưởng đó, triệt tiêu đi các ảnh hưởng có hại.Phát triển hệ thống phân phối bán hàng, xây dựng hệ thống kho bãi, hệ thống cửa hàng, thiết lập tuyến vận chuyển, bước đầu khoanh vùng thị trường chiếm lĩnh.
Lựa chọn các mối quan hệ tối ưu trong hệ thống phân phối bán hàng và xây dựng chúng. Có thể là quan hệ theo chiểu ngang giữa các thành viên cùng làm một loại công việc hoặc quan hệ theo chiều dọc giữa những thành viên làm những công việc khác nhau có thể phối hợp với nhau. c 7 Lựa chọn các thành viên sẽ tham gia vào hệ thống phân phối bán hàng. Lựa chọn thành viên và phân bổ thành viên thích hợp cho từng loại hình công việc, và thích ứng với toàn bộ hệ thống phân phối bán hàng nói chung.
Quá trình lựa chọn thành viên cho hệ thống phân phối bán hàng bao gồm ba bước cơ bản sau: Tìm kiếm các thành viên có khả năng. Đánh giá khả năng phù hợp với hệ thống của các thành viên bằng các tiêu chuẩn lựa chọn.Bảo đảm các thành viên này trong tương lai chắc chắn sẽ tham gia vào hệ thống phân phối bán hàng. Xây dựng hệ thống phân phối bán hàng là bước đầu tiên cơ bản và cần thiết của công tác quản trị hệ thống bán hàng, do đó cần phải thực hiện thật tốt nội dung này. Để làm tốt công tác xây dựng hệ thống phân phối bán hàng lại cần thực hiện chính xác và theo một trình tự thích hợp các bước trong quy trình trên.