CHƯƠNG 1 - TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 1.1 Tổng quan về dự án 1.1 Khái niệm dự án Theo định nghĩa chung nhất, dự án (Project) là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cần phải được thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực riêng và theo một kế hoạch tiến độ nhằm tạo ra một thực thể mới. Như vậy dự án không chỉ là một ý định phác thảo mà có tính cụ thể và mục tiêu xác định. Dự án không phải là một nghiên cứu trừu tượng mà tạo nên một thực thể mới. Trên phương diện quản lý, dự án là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất.
Mọi dự án đều có điểm bắt đầu và điểm kết thúc xác định. Dự án kết thúc khi mục tiêu của dự án đã đạt được hoặc dự án bị loại bỏ. Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất của dự án là sản phẩm hoặc khác biệt so với những sản phẩm tương tự đã có hoặc dự án khác.2 Một số nét đặc trưng cơ bản của dự án Dự án có mục đích, kết quả xác định. Tất cả các dự án đều phải có kết quả được xác định rõ.
Kết quả này có thể là một tòa biệt thự, mộ khu nghỉ mát…Mỗi dự án lại bao gồm một tập hợp nhiều nhiệm vụ cần được thực hiện. Mỗi nhiệm vụ cụ thể lại có một kết quả riêng, độc lập. Tập hợp các kết quả cụ thể của các nhiệm vụ hình thành nên kết quả chung của dự án. Nói cách khác, dự án là một hệ thống phức tạp, được phân chia thành nhiều bộ phận, phân hệ khác nhau để thực hiện và quản lý nhưng đều phải thống nhất đảm bảo các mục tiêu chung về thời gian, chi phí và hoàn thành với chất lượng cao.
Dự án có chu kỳ phát triển riêng và có thời gian tồn tại hữu hạn. Dự án là một sự sang tạo. Giống như một thực thể sống, dự án cũng trải qua các giai đoạn: hình thành, phát triển, có thời điểm bắt đầu và kết thúc… Dự án không Giảng viên hướng dẫn 13 TS. Đặng Vũ Tùng Luận văn thạc sỹ Khoa Kinh tế và Quản lý kéo dài mãi mãi.
Khi dự án kết thúc, kết quả dự án được chuyển giao cho bộ phận quản lý vận hành, nhóm quản trị dự án giải tán. Sản phẩm của dự án mạng tính chất đơn chiếc, độc đáo. Khác với quá trình sản xuất liên tục và gián đoạn, kết quả của dự án không phải là sản phẩm sản xuất hàng loạt, mà có tính khác biệt cao. Sản phẩm và dịch vụ do dự án đem lại là duy nhất và không lặp lại.
Tuy nhiên ở nhiều dự án có tính duy nhất ít rõ ràng và bị che đậy bởi tính tương tự giữa chúng, nhưng chắc chắn là chúng vẫn có thiết kế khác nhau, vị trí khác nhau, khách hàng khác nhau…Điều ấy cũng tạo nên nét duy nhất, độc đáo, mới lạ của dự án. Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các bộ phận quản lý chức năng với quản lý dự án. Dự án nào cũng có sự tham gia của nhiều bên hữu quan như chủ đầu tư, người hưởng thụ dự án, các nhà tư vấn, nhà thầu, các cơ quan quản lý nhà nước. Tùy theo tính chất của dự án và yêu cầu của chủ đầu tư mà sự tham gia của các thành phần trên cũng khác nhau.
Giữa các bộ phận quản lý chức năng và bộ phận quản lý dự án thường xuyên có quan hệ với nhau và cùng phối hợp thực hiện nhiệm vụ nhưng mức độ tham gia của các bộ phận không giống nhau. Để thực hiện thành công mục tiêu của dự án. Các nhà quản lý dự án cần duy trì thường xuyên mối quan hệ với các bộ phận quản lý khác. Quan hệ giữa các dự án là quan hệ chia nhau cùng một nguồn lực khan hiếm của tổ chức.
Dự án “cạnh tranh” lẫn nhau và với các hoạt động tổ chức sản xuất khác về tiền vốn, nhân lực, thiết bị…Trong quản lý, nhiều trường hợp các thành viên ban quản lý dự án lại có “hai thủ trưởng” nên không biết thực hiện mệnh lệnh của cấp trên trực tiếp nào nếu hai lệnh lại mâu thuẫn nhau. Do đó, môi trường quản lý dự án có nhiều quan hệ phức tạp nhưng năng động và gọi là môi trường hoạt động “va chạm”. Giảng viên hướng dẫn 14 TS. Đặng Vũ Tùng Luận văn thạc sỹ Khoa Kinh tế và Quản lý Tính chất bất định và độ rủi ro cao.
Hầu hết các dự án đòi hỏi quy mô tiền vốn, vật tư và lao động rất lớn để thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Mặt khác, thời gian đầu tư và vận hành kéo dai nên các dự án đầu tư phát triển thường có độ rủi ro cao. Dự án khác khác với chương trình và nhiệm vụ. Dự án là một quá trình gồm nhiều công tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau, được thực hiện nhằm đạt mục tiêu đã đề ra, trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách.
Chương trình (Program) là một kế hoạch dài hạn, tổng hợp được thực hiện trên một phạm vi không gian rộng lớn, thời gian dài, nguồn lực lớn và bao gồm nhiều dự án nhằm đạt được những mục tiêu kinh tế xã hội quan trọng của vùng, ngành hay kinh tế. Nhiệm vụ (Task) là nỗ lực ngắn hạn trong một vài tuần hoặc vài tháng được thực hiện bởi một tổ chức nào đó. Tổ chức này có thể kết hợp thực hiện các nhiệm vụ khác để thực hiện dự án.2 Khái niệm quản lý dự án 1.1 Định nghĩa quản lý dự án Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng nhưng phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép. Quản lý dự án bao gồm ba giai đoạn chủ yếu.
Đó là việc lập kế hoạch, điều phối thực hiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí và thực hiện giám sát các công việc dự án nhằm đạt được những mục tiêu xác định. Lập kế hoạch: Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định công việc, dự tính nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một Giảng viên hướng dẫn 15 TS. Đặng Vũ Tùng Luận văn thạc sỹ Khoa Kinh tế và Quản lý kế hoạch hành động thống nhất, theo trình tự logic, có thể biểu diễn dưới dạng các sơ đồ hệ thống hoặc theo các phương pháp lập kế hoạch truyền thống. Điều phối thực hiện dự án: Đây là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm tiền vốn, lao động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý tiến độ thời gian.
Giai đoạn này chi tiết hóa thời gian, lập lịch trình cho từng công việc và toàn bộ dự án ( khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc), trên cơ sở đó, bố trí tiền vốn, nhân lực và thiết bị phù hợp. Giám sát: là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình thực hiện, báo cáo hiện trạng và đề xuất biện pháp giải quyết những vướng mắc trong quá trình thực hiện. Cùng với hoạt động giám sát, công tác đánh giá dự án giữa kỳ và cuối kỳ cũng được thực hiện nhằm tổng kết rút kinh nghiệm, kiến nghị các pha sau của dự án.1: Chu trình quản lý dự án Lập kế hoạch Thiết lập mục tiêu Dự tính nguồn lực Xây dựng kế Giám sát Điều phối thực hiện Đo lường kết quả Bố trí tiến độ thời gian. So sánh với mục tiêu Phân phối nguồn lực Báo cáo Phối hợp các nguồn lực Giảng viên hướng dẫn 16 TS.
Đặng Vũ Tùng Luận văn thạc sỹ Khoa Kinh tế và Quản lý Các giai đoạn của quá trình quản lý dự án hình thành một chu trình năng động từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát, sau đó phản hồi cho việc tái lập kế hoạch dự án. Mục tiêu của quản lý dự án: Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án nói chung là hoàn thành các công việc của dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo tiến độ thời gian cho phép. Về mặt toán học, ba mục tiêu này liên quan chặt chẽ với nhau và có thể biểu diễn bằng công thức sáu: C = F(P,T,S) Trong đó: C: Chi phí P: Mức độ hoàn thành công việc T: Yếu tố thời gian S: Phạm vi dự án. Chi phí của dự án là một hàm của P, T và S.
Chi phí của dự án tăng lên khi chất lượng hoàn thiện công việc tốt hơn, thời gian kéo dài thêm và phạm vi của dự án được mở rộng. Ba yếu tố thời gian, chi phí và mức độ hoàn thiện công việc có mức độ quan hệ chặt chẽ với nhau. Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kỳ đối với cùng một dự án, nhưng nói chung, đạt được kết quả tốt đối với mục tiêu này thường phải “hy sinh” một hoặc hai mục tiêu kia. Trong quá trình quản lý dự án thường diễn ra hoạt động đánh đổi mục tiêu.
Đánh đổi mục tiêu dự án là việc “hy sinh” một mục tiêu nào đó để thực hiện tốt hơn mục tiêu kia trong điều kiện thời gian và không gian cho phép, nhằm thực hiện tốt nhất tất cả các mục tiêu dài hạn của quá trình quản lý dự án. Nếu công việc của dự án diến ra theo đúng kế hoạch thì không phải đánh đổi mục tiêu. Tuy nhiên kế hoạch thực thi công việc dự án thường có những thay đổi do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan Giảng viên hướng dẫn 17 TS. Đặng Vũ Tùng Luận văn thạc sỹ Khoa Kinh tế và Quản lý khác nhau nên đánh đổi là một kỹ năng quan trọng của nhà quản lý dự án.
Việc đánh đổi mục tiêu diễn ra trong suốt quá trình quản lý dự án, có thể một mục tiêu nào đó trở thành yếu tổ quản lý nhất cần phải tuân thủ, trong khi các mục tiêu khác có thể thay đổi, do đó, việc đánh đổi mục tiêu đều có ảnh hưởng đến kết quả thực hiện các mục tiêu khác. Đánh đổi mục tiêu phải luôn dựa trên các điều kiện hay các ràng buộc nhất định.