Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức xác định giá trị tài liệu Chương 2: Thực trạng tổ chức xác định giá trị tài liệu của Học viện Cảnh sát nhân dân Chương 3: Đề xuất một số giải pháp nhằm thực hiện tổ chức xác định giá trị tài liệu của Học viện Cảnh sát nhân dân. 8 Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU 1. Cơ sở lý luận về tổ chức xác định giá trị tài liệu 1. Một số khái niệm cơ bản 1.
Khái niệm tổ chức “Tổ chức” là môt thuật ngữ được sử dụng rất linh hoạt, được hiểu ở rất nhiều góc độ khác nhau: dưới góc độ là một danh từ, “Tổ chức” có thể được hiểu là một hệ thống trong đó có nhiều người cùng làm việc vì mục đích chung; dưới góc độ là một động từ, “Tổ chức” được hiểu là việc thực hiện các hoạt động để có thể xác định nên cơ cấu cũng như công việc phù hợp với từng nhóm người cụ thể và giao phó những điều đó cho một người với quyền hạn và trách nhiệm cao nhất để thực hiện các công việc trên. Về bản chất “Tổ chức” là tập hợp của rất nhiều người, cùng thực hiện những công việc nhằm hướng tới sự hiệu quả cũng như hoàn thành được các mục tiêu chung đặt ra trước đó. Theo Từ điển Tiếng việt: “Tổ chức là sự sắp xếp, bố trí các mối quan hệ với các bộ phận với nhau. Tổ chức là một tổ hợp các thành phần có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, cùng nhau hỗ trợ và thúc đẩy lẫn nhau nhằm thực hiện nhiệm vụ chung.
Tổ chức bao giờ cũng hoạt động trong một môi trường nhất định và chịu sự tác động của môi trường đó”. [33] Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam xuất bản năm 2005: “Tổ chức là hình thức tập hợp, liên kết các thành viên trong xã hội nhằm đáp ứng yêu cầu, nguyện vọng lợi ích của các thành viên, cùng nhau hành động vì mục đích chung” [32] Từ các định nghĩa về tổ chức nói trên, có thể đi đến hiểu một cách thống nhất về “Tổ chức” như sau: “Tổ chức là việc sắp xếp, bố trí các thành viên trong một tập thể thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng chung nhất định để cùng thực hiện những mục tiêu cụ thể”. Khái niệm giá trị của tài liệu Khi xem xét giá trị của tài liệu, các nhà Lưu trữ học thường đánh giá ở hai khía cạnh, đó là: mức độ đáp ứng thông tin của tài liệu và tần suất khai thác, sử dụng tài liệu của người nghiên cứu. Tùy thuộc vào mục đích sử dụng, lĩnh vực hoạt 9 động, thơi gian sử dụng,.
mỗi tài liệu sẽ có giá trị khác nhau. Tuy nhiên, trong thực tiễn công tác lưu trữ, giá trị của tài liệu được chia làm hai nhóm chính: giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử. Giá trị thực tiễn của tài liệu là việc sử dụng các thông tin của tài liệu để giải quyết các công việc đang được thực hiện ở hiện tại liên quan đến các lĩnh vực hoạt động của xã hội, như: hoạt động quản lý, kinh tế - chính trị, quốc phóng - an ninh, văn hóa - giáo dục, khoa học - kỹ thuật,. Giá trị thực tiễn của tài liệu còn được hiểu là giá trị hiện hành, không chỉ được tính ở giai đoạn văn thư (là nơi tài liệu bắt đầu được sản sinh ra), mà nó còn xuyên suốt trong thời gian tài liệu đó được đưa vào bảo quản trong Lưu trữ cơ quan sau khi công việc kết thúc theo quy định của Luật Lưu trữ , vẫn được đưa ra phục vụ các hoạt động thực tiễn của cơ quan, tổ chức.
Giá trị lịch sử của tài liệu bắt đấu khi tài liệu đã hết thời gian bảo quản tại Lưu trữ cơ quan được đưa vào bảo quản tại các Lưu trữ lịch sử, nội dung tài liệu được sử dụng để nghiên cứu quá khứ, nghiên cứu lịch sử. Giá trị lịch sử của tài liệu còn được thể hiện ở các yếu tố hình thức bên ngoài của tài liệu, như: ngôn ngữ thể hiện, chất liệu làm nên tài liệu hay hình thức trình bày của tài liệu,. Khái niệm xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu là việc nghiên cứu tài liệu trên cơ sở các tiêu chuẩn giá trị của chúng nhằm mục đích xác định thời hạn bảo quản tài liệu và lựa chọn chúng để bảo quản trong các lưu trữ thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 nêu rõ: Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
Khái niệm tổ chức xác định giá trị tài liệu Hiện nay, chưa có khái niệm về tổ chức xác định giá trị tài liệu, nhưng từ hai định nghĩa “tổ chức” và “xác định giá trị tài liệu” ở trên, tác giả đưa ra khái niệm “tổ chức xác định giá trị tài liệu” như sau: “Tổ chức XĐGTTL là việc thực hiện các liên quan đến hoạt động quản lý và thực hiện nghiệp vụ XĐGTTL nhằm lực chọn tài liệu có giá trị, xác định thời hạn bảo quản phù hợp, đưa váo bảo quản tại các lưu trữ và loại ra các tài liệu hết giá trị để tiêu hủy theo quy định của nhà nước”. Mục đích, ý nghĩa, yêu cầu, mục tiêu của tổ chức xác định giá trị tài liệu 1. Mục đích của tổ chức xác định giá trị tài liệu - Tối ưu hóa số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong các cơ quan, tổ chức. - Giải phóng kho tàng, trang thiết bị, kinh phí bảo quản tài liệu.
- Giảm các chi phí không cần thiết, tập trung các nguồn lực cho các hoạt động khác. Ý nghĩa của tổ chức xác định giá trị tài liệu - Tổ chức XĐGTTL giúp cho việc quản lý chặt chẽ các tài liệu lưu trữ thông qua hoàn thiện thành phần hồ sơ, tài liệu đưa vào lưu trữ trong hệ thống các kho lưu trữ, loại hủy các hồ sơ, tài liệu, không phù hợp, không còn giá trị lưu trữ, khắc phục tình trạng tài liệu bị bó gói, tích đống giúp tiết kiệm diện tích kho tàng, phương tiện bảo quản và kinh phí cho cơ quan, tổ chức lưu trữ. - Tổ chức xác định giá trị tài liệu sẽ lựa chọn được được các tài liệu có giá trị đích thực vào các lưu trữ và loại bỏ khỏi lưu trữ những tài liệu không có giá trị hoặc đã hết giá trị. Yêu cầu của tổ chức xác định giá trị tài liệu - Công tác tổ chức XĐGTTL phải đảm bảo tính khách quan nghĩa là khi xem xét quyết định lựa chọn các hồ sơ, tài liệu đưa vào lưu trữ, hoặc loại hủy các tài liệu hết giá trị, các cán bộ lưu trữ phải đánh giá trên nhiều yếu tố khác nhau chứ không được dựa vào quyết định của một cá nhân nào đó.
- Tổ chức XĐGTTL phải bảo đảm tính chính xác: Tổ chức XĐGTTL bao gồm một loạt các hoạt động liên quan trực tiếp đến việc sống còn của tài liệu, do đó tổ chức XĐGTTL phải đảm bảo tính chính xác cao để lựa chọn được nhưng tài liệu có giá trị đưa vào lưu giữ và bảo quan và ngược lại loại hủy các tài liệu đã hết giá trị để giải phòng diện tích kho chứa, phòng bảo quản từ đó làm giảm chi phí cho cơ quan, đơn vị. - Tổ chức XĐGTTL phải thận trọng: Tổ chức XĐGTTL liên quan trực tiếp đến nguồn tài liệu của mỗi cơ quan, đơn vị, nên khi đưa ra một quyết định liên quan 11 đến tài liệu, nhất là việc loại hủy, phải hết sức thận trọng, tránh tình trạng nóng vội để đến khi muốn sửa sai, lúc đó đã quá muộn. - Tổ chức XĐGTTL phải đúng quy định: Tổ chức XĐGTTL là một trong các hoạt động nghiệp vụ của CTLT, mà CTLT là một hoạt động của quản lý nhà nước, được quản lý chặt chẽ bằng một hệ thống văn bản từ Trung ương đến các cơ sở. Do đó, tổ chức XĐGTTL cùng phải được thực hiện đúng quy trình theo luật định.
Nội dung của tổ chức xác định giá trị tài liệu Thực hiện nội dung tổ chức xác định giá trị tài liệu, tác giả tiếp cận ở hai góc độ là hoạt động quản lý chung và tổ chức thực hiện nghiệp vụ XĐGTTL. Hoạt động quản lý XĐGTTL Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào khi được sinh ra muốn tồn tại và phát triển đều phải đề ra mục tiêu và thực hiện thành công các mục tiêu đó. Muốn thực hiện thành công thì cần phải có hoạt động quản lý nhằm thiết lập các quy tắc chung mang tính bắt buộc và điều phối các nguồn lực sẵn có nhằm đạt được mục tiêu đã định trước. Tổ chức XĐGTTL là một trong các hoạt động của CTLT, do vậy hoạt động quản lý ở đây bao trùm cho cả CTLT, bao gồm các hoạt động như xây dựng, ban hành văn bản về CTLT; Bố trí nguồn nhân lực; Đầu tư hệ thống cơ sở vật chất phù hợp và kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện.
Xây dựng, ban hành hệ thống văn bản quy định về CTLT nói chung và các văn bản hướng dẫn chi tiết, cụ thể hóa về thực hiện các hoạt động XĐGTTL CTLT là một trong các hoạt động quản lý của bộ máy nhà nước, được nhà nước quy định bằng một hệ thống văn bản cụ thể, thống nhất. Các tổ chức lưu trữ phải dựa trên những hướng dẫn đó để xây dựng, ban hành văn bản thực hiện CTLT phù hợp với điều kiện của đơn vị mình công tác. Việc thực hiện XĐGTTL phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức của mỗi cơ quan, tổ chức, nên các đơn vị có thể dựa trên các văn bản hướng dẫn của Nhà nước, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư – Lưu trữ, các bộ ban ngành trực thuộc để xây dựng, ban hành các văn bản hướng dẫn thực hiện tổ chức XĐGTTL phù hợp với tổ chức của đơn vị để hoạt động được diễn ra thông suốt và đạt hiệu quả cao nhất. Bố trí nguồn nhân lực: Tổ chức XĐGTTL gồm nhiều nội dung khác nhau cùng nằm trong hoạt động nghiệp vụ XĐGTTL có liên quan và có quan hệ mật thiết với nhau, kết quả của giai đoạn trước là tiền đề cho giai đoạn sau.