Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt và áp lực cắt giảm chi phí, việc ứng dụng hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) trở thành yếu tố then chốt giúp các doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) tại TP. Hồ Chí Minh nâng cao hiệu quả quản lý và ra quyết định. Theo thống kê, các DNNVV chiếm tới 98% tổng số doanh nghiệp tại Việt Nam, đóng góp khoảng 50% GDP và tạo ra 60% việc làm toàn xã hội. Tuy nhiên, chỉ khoảng 20% hệ thống thông tin được ứng dụng thành công, cho thấy tính hữu hiệu của HTTTKT vẫn còn nhiều hạn chế. Nghiên cứu này nhằm nhận diện và đo lường mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến tính hữu hiệu của HTTTKT tại các DNNVV trên địa bàn TP. HCM trong giai đoạn từ tháng 06/2019 đến tháng 02/2020.

Mục tiêu cụ thể của nghiên cứu bao gồm: (1) xác định các nhân tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của HTTTKT; (2) đánh giá mức độ tác động của từng nhân tố; (3) kiểm tra sự khác biệt về tính hữu hiệu giữa các nhóm doanh nghiệp theo lĩnh vực hoạt động và nguồn vốn; (4) đề xuất giải pháp nâng cao tính hữu hiệu của HTTTKT phù hợp với đặc thù các DNNVV. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực đầu tư vào hệ thống thông tin, giảm thiểu lãng phí và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên ba lý thuyết nền tảng chính:

  1. Lý thuyết ngẫu nhiên (Contingency Theory): Giải thích sự phù hợp giữa các yếu tố môi trường, tổ chức và thiết kế hệ thống thông tin kế toán. Môi trường năng động, sự phân quyền, sự khác biệt và tích hợp trong tổ chức ảnh hưởng đến cách thức xây dựng HTTTKT hữu hiệu.

  2. Mô hình hệ thống thông tin thành công của DeLone và McLean (1992): Đề xuất sáu yếu tố đánh giá thành công hệ thống thông tin gồm chất lượng hệ thống, chất lượng thông tin, việc sử dụng, sự thỏa mãn người dùng, ảnh hưởng đến cá nhân và tổ chức. Nghiên cứu tập trung vào chất lượng hệ thống, chất lượng thông tin và ảnh hưởng đến người dùng để đánh giá tính hữu hiệu của HTTTKT.

  3. Chu trình phát triển hệ thống thông tin (Romney và Steinbart, 2017): Mô tả các bước phát triển hệ thống và vai trò của các đối tượng tham gia như nhà quản lý, người dùng, chuyên gia bên ngoài, nhóm phát triển dự án, nhà phân tích hệ thống và lập trình viên. Lý thuyết này hỗ trợ phân tích tác động của các nhân tố liên quan đến sự tham gia và cam kết trong quá trình phát triển HTTTKT.

Các khái niệm chính trong nghiên cứu gồm: tính hữu hiệu của HTTTKT (dựa trên chất lượng thông tin, chất lượng hệ thống và ảnh hưởng đến người dùng), sự tham gia của nhà quản lý, kiến thức về HTTTKT của nhà quản lý, sự tham gia của người dùng, sự tham gia của chuyên gia bên ngoài và chất lượng dữ liệu.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định lượng với cỡ mẫu hơn 200 người sử dụng HTTTKT tại các DNNVV ở TP. HCM. Phương pháp chọn mẫu là phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên có chủ đích nhằm đảm bảo tính đại diện cho các nhóm doanh nghiệp theo lĩnh vực và quy mô vốn. Dữ liệu được thu thập thông qua bảng câu hỏi khảo sát sử dụng thang đo Likert 5 cấp độ.

Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng phần mềm SPSS với các bước: kiểm định độ tin cậy thang đo bằng hệ số Cronbach alpha, phân tích nhân tố khám phá (EFA) để xác định cấu trúc thang đo, phân tích tương quan và hồi quy tuyến tính bội để đánh giá mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến tính hữu hiệu của HTTTKT, đồng thời kiểm định sự khác biệt về tính hữu hiệu giữa các nhóm doanh nghiệp bằng phân tích phương sai ANOVA.

Timeline nghiên cứu kéo dài từ tháng 06/2019 đến tháng 02/2020, bao gồm các giai đoạn tổng quan tài liệu, thiết kế bảng hỏi, thu thập dữ liệu, phân tích và báo cáo kết quả.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Ảnh hưởng của sự tham gia của nhà quản lý: Kết quả hồi quy cho thấy sự tham gia của nhà quản lý có ảnh hưởng tích cực và mạnh mẽ đến tính hữu hiệu của HTTTKT với hệ số beta đạt khoảng 0.35 (p < 0.01). Điều này khẳng định vai trò quan trọng của cam kết và hỗ trợ từ nhà quản lý trong việc đảm bảo nguồn lực và định hướng phát triển hệ thống.

  2. Kiến thức về HTTTKT của nhà quản lý: Nhân tố này cũng có ảnh hưởng đáng kể với hệ số beta khoảng 0.28 (p < 0.05), cho thấy nhà quản lý có kiến thức chuyên môn về HTTTKT sẽ góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng và phát huy tính hữu hiệu của hệ thống.

  3. Sự tham gia của người dùng: Tác động của sự tham gia người dùng được xác định rõ ràng với hệ số beta 0.22 (p < 0.05), phản ánh việc người dùng tích cực tham gia vào quá trình phát triển và vận hành hệ thống sẽ giúp hệ thống phù hợp hơn với nhu cầu thực tế, từ đó nâng cao tính hữu hiệu.

  4. Sự tham gia của chuyên gia bên ngoài: Nhân tố này có ảnh hưởng vừa phải với hệ số beta 0.18 (p < 0.1), cho thấy vai trò hỗ trợ tư vấn và kỹ thuật từ các chuyên gia bên ngoài góp phần cải thiện chất lượng và tính hữu hiệu của HTTTKT.

  5. Chất lượng dữ liệu: Đây là nhân tố có ảnh hưởng rõ rệt nhất với hệ số beta 0.40 (p < 0.01), minh chứng cho việc dữ liệu chính xác, đầy đủ và kịp thời là nền tảng quan trọng để hệ thống thông tin kế toán phát huy hiệu quả.

Phân tích ANOVA cho thấy có sự khác biệt có ý nghĩa thống kê về tính hữu hiệu của HTTTKT giữa các nhóm doanh nghiệp theo lĩnh vực hoạt động (p < 0.05) và theo nguồn vốn (p < 0.05), trong đó doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ và có nguồn vốn lớn hơn có mức độ hữu hiệu cao hơn.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân của các phát hiện trên có thể giải thích do nhà quản lý là người quyết định phân bổ nguồn lực và định hướng chiến lược, do đó sự tham gia và kiến thức của họ ảnh hưởng trực tiếp đến việc xây dựng và vận hành HTTTKT. Sự tham gia của người dùng giúp hệ thống được thiết kế phù hợp với quy trình công việc thực tế, giảm thiểu sai sót và tăng tính chấp nhận. Chuyên gia bên ngoài cung cấp kiến thức chuyên môn và hỗ trợ kỹ thuật, đặc biệt quan trọng với các DNNVV thiếu nguồn lực nội bộ.

Chất lượng dữ liệu được xem là yếu tố then chốt vì thông tin đầu ra chính xác và kịp thời mới giúp nhà quản lý ra quyết định hiệu quả. Kết quả này phù hợp với các nghiên cứu trước đây và mô hình hệ thống thông tin thành công của DeLone và McLean.

Sự khác biệt về tính hữu hiệu giữa các nhóm doanh nghiệp phản ánh đặc điểm hoạt động và khả năng đầu tư khác nhau, từ đó ảnh hưởng đến việc áp dụng và phát huy HTTTKT. Các biểu đồ phân tích hồi quy và ANOVA có thể minh họa rõ ràng mức độ ảnh hưởng và sự khác biệt này.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường sự tham gia và cam kết của nhà quản lý: Các DNNVV cần nâng cao nhận thức và kiến thức của nhà quản lý về HTTTKT, đồng thời khuyến khích họ tham gia trực tiếp vào quá trình phát triển và vận hành hệ thống. Mục tiêu là tăng tỷ lệ cam kết quản lý lên ít nhất 80% trong vòng 12 tháng tới. Chủ thể thực hiện: Ban lãnh đạo doanh nghiệp và các tổ chức đào tạo.

  2. Đào tạo và nâng cao năng lực người dùng: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về sử dụng HTTTKT cho nhân viên nhằm tăng sự tham gia và hiệu quả sử dụng hệ thống. Mục tiêu đạt 90% người dùng được đào tạo trong 6 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng nhân sự và nhà cung cấp phần mềm.

  3. Hợp tác chặt chẽ với chuyên gia bên ngoài: Các doanh nghiệp nên xây dựng mối quan hệ bền vững với các chuyên gia tư vấn và nhà cung cấp dịch vụ để nhận được hỗ trợ kỹ thuật và tư vấn phù hợp. Mục tiêu thiết lập ít nhất một hợp đồng tư vấn dài hạn trong 1 năm. Chủ thể thực hiện: Ban quản lý doanh nghiệp.

  4. Nâng cao chất lượng dữ liệu đầu vào: Xây dựng quy trình kiểm soát và chuẩn hóa dữ liệu, áp dụng các công cụ tự động hóa để đảm bảo tính chính xác và kịp thời của dữ liệu. Mục tiêu giảm tỷ lệ lỗi dữ liệu xuống dưới 5% trong 9 tháng. Chủ thể thực hiện: Bộ phận kế toán và công nghệ thông tin.

Các giải pháp trên cần được triển khai đồng bộ và có sự giám sát chặt chẽ để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả trong thực tế.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Nhà quản lý doanh nghiệp nhỏ và vừa: Giúp hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hệ thống thông tin kế toán, từ đó đưa ra quyết định đầu tư và quản lý phù hợp.

  2. Chuyên gia tư vấn và phát triển phần mềm kế toán: Cung cấp cơ sở khoa học để thiết kế các giải pháp phù hợp với đặc thù DNNVV, nâng cao tính hữu hiệu của sản phẩm.

  3. Nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành kế toán, quản trị kinh doanh: Là tài liệu tham khảo quý giá về mô hình nghiên cứu, phương pháp phân tích và kết quả thực nghiệm trong lĩnh vực HTTTKT.

  4. Cơ quan quản lý nhà nước và tổ chức hỗ trợ doanh nghiệp: Hỗ trợ xây dựng chính sách và chương trình đào tạo, tư vấn nhằm thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin trong các DNNVV.

Mỗi nhóm đối tượng có thể áp dụng kết quả nghiên cứu để cải thiện hiệu quả hoạt động, nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tính hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán là gì?
    Tính hữu hiệu được hiểu là mức độ mà hệ thống thông tin kế toán đáp ứng được nhu cầu thông tin, hỗ trợ ra quyết định và nâng cao hiệu quả công việc của người dùng. Ví dụ, hệ thống giúp giảm 20% thời gian xử lý báo cáo tài chính.

  2. Những nhân tố nào ảnh hưởng mạnh nhất đến tính hữu hiệu của HTTTKT?
    Chất lượng dữ liệu và sự tham gia của nhà quản lý được xác định là hai nhân tố có ảnh hưởng lớn nhất, với mức độ tác động lần lượt khoảng 40% và 35% theo kết quả hồi quy.

  3. Tại sao sự tham gia của người dùng lại quan trọng?
    Người dùng tham gia giúp hệ thống được thiết kế phù hợp với quy trình thực tế, giảm sai sót và tăng tính chấp nhận, từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng hệ thống.

  4. Làm thế nào để nâng cao chất lượng dữ liệu trong HTTTKT?
    Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm soát dữ liệu, đào tạo nhân viên và áp dụng công nghệ tự động hóa để đảm bảo dữ liệu chính xác, đầy đủ và kịp thời.

  5. Có sự khác biệt về tính hữu hiệu của HTTTKT giữa các loại doanh nghiệp không?
    Có, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ và có nguồn vốn lớn hơn thường có tính hữu hiệu cao hơn do khả năng đầu tư và áp dụng công nghệ tốt hơn.

Kết luận

  • Nghiên cứu đã xác định năm nhân tố chính ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của HTTTKT tại các DNNVV TP. HCM: sự tham gia của nhà quản lý, kiến thức về HTTTKT của nhà quản lý, sự tham gia của người dùng, sự tham gia của chuyên gia bên ngoài và chất lượng dữ liệu.
  • Chất lượng dữ liệu và sự tham gia của nhà quản lý là hai nhân tố có ảnh hưởng mạnh nhất.
  • Có sự khác biệt về tính hữu hiệu của HTTTKT giữa các nhóm doanh nghiệp theo lĩnh vực và nguồn vốn.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao tính hữu hiệu của HTTTKT trong các DNNVV trong vòng 6-12 tháng tới.
  • Khuyến nghị các nghiên cứu tiếp theo mở rộng phạm vi và áp dụng phương pháp chọn mẫu đa dạng hơn để tăng tính khái quát của kết quả.

Để nâng cao hiệu quả quản lý và cạnh tranh, các DNNVV cần chủ động áp dụng các giải pháp được đề xuất và tiếp tục nghiên cứu, cải tiến HTTTKT phù hợp với đặc thù doanh nghiệp.