CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP VÀ ĐỀ TÀI ĐƯỢC CHỌN 1. Giới thiệu tổng quan về cơ quan thực tập - Tên cơ quan thực tập: Công ty TNHH Huy Thành. - Ngày cấp giấy phép: 25/02/2000 theo Quyết Định số 15/2006/QĐ- BTC. - Ngày hoạt động: 31/03/2000 (Đã hoạt động được 17 năm).
- Địa chỉ: Số 57 tổ 19, phường Sông Hiến, thành phố Cao Bằng, Tỉnh Cao Bằng. - Lĩnh vực hoạt động: + Cung cấp các loại cửa tự động, cửa nhôm kính cao cấp, cửa nhựa cao cấp cho các nhà máy trong khu công nghiệp tại Việt Nam. + Máy đẩy thuỷ lực, bản lề sàn, Kẹp kính được nhập khẩu từ các nước Nhật Bản, Singapore, Hàn Quốc… + Máy gia công nhôm ATECH (Thổ Nhĩ Kỳ), mũi phay, lưỡi cắt… + Kính phản quan, Kính lưới thép… 1. Quá trình hoạt động + Năm 2006, Công ty TNHH Huy Thành đã hoàn xây dựng quy trình quản lý đạt ISO 9001-2000.
+ Năm 2008, Công ty TNHH Huy Thành đã đầu tư máy phay CNC 5 trục nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất và chế tạo mẫu cho các thiết kế mới. 7 + Công ty Cổ phần Vani được thành lập năm 2008 chuyên kinh doanh thương mại các sản phẩm khóa và phụ kiện, đưa các sản phẩm với chất lượng tốt nhất vào thị trường Việt Nam. + Năm 2012, chính thức ra mắt Showroom đầu tiên tại Hà Nội. + năm 2013 đã thành lập 2 Showroom tại Bắc Giang và TP Hồ Chí Minh nhằm mở rộng kênh phân phối và phục vụ tốt hơn người tiêu dùng.
+ Bước đầu đưa ra các giải pháp Smarthome, tư vấn những thiết kế kiến trúc thông minh hơn với những thiết kế xanh, thân thiện với môi trường. Tổ chức công ty Hình 1.1: Tổ chức công ty - Giám đốc: là người nắm giữ quyền hành cao nhất, chịu trách nhiệm với toàn bộ nhân viên, khách hàng cũng như các cơ quan quản lý chức năng. Luôn quản lý và điều hành công ty theo đúng chính sách, kế hoạch và chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất của công ty đối với Nhà nước. Giám đốc sẽ sử dụng phương pháp hợp lí để 8 hướng sự phát triển của công ty đạt hiệu quả cao nhất và đồng thời cũng đảm bảo 3 mục tiêu chính: + Lợi nhuận Nhà nước.
+ Lợi ích Công ty. + Lợi ích người lao động. - Phó Giám đốc: được quyết định bổ nhiệm và miễn nhiệm từ cấp trên, được đề nghị từ Giám đốc. Là người trợ thủ đắc lực nhất của Giám đốc và được phân công phụ trách những lĩnh vực công tác cụ thể trong Công ty theo quy chế nội bộ của Công ty.
- Phòng Tổ chức hành chính: + Bộ phận tổ chức cán bộ và chế độ: chịu trách nhiệm trong việc đăng ký kinh doanh xây dựng quy hoạch cũng như tăng cường đào tạo các cán bộ, công nhân viên để đảm bảo trước mắt và lâu dài. Hướng dẫn kiểm tra thực hiện tốt các chính sách và chế độ của Nhà nước, điều lệ được quy định tại Công ty. Trực tiếp quản lý và giải quyết khâu lao động, tiền lương, tiền thưởng, chế độ bảo hiểm… + Bộ phận hành chính quản trị: phụ trách công quản lý, hành chính, các trang thiết bị hành chính công tác hỗ trợ, khu làm việc, pháp chế của công ty. - Phòng Kế toán tài chính: + Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty để xây dựng kế hoạch thu chi tài chính và hướng dẫn các nhà máy xây dựng kế hoạch thu chi tài chính.
+ Mở sổ, bảng biểu đảm bảo cho việc hạch toán được chính xác quản lý TSCĐ, vốn, thực hiện tốt việc giao dịch với ngân hàng, các đối tác kinh doanh, thu chi tài chính, thanh toán, thống kê… 9 + Phân tích hoạt động kinh tế của công ty, tham gia quản lý các quỹ Công ty có kế hoạch thường xuyên thu hồi nợ tồn đọng, thanh toán nợ vay, tham mưu cho giám đốc điều hoà vốn, đảm bảo phục vụ kịp thời cho sản xuất. - Phòng Kinh doanh: Làm nhiệm vụ quyết định các kế hoạch về kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, về vốn. Ngoài ra, phòng kinh doanh còn có nhiệm vụ tiếp nhận các hợp đồng về sản xuất. Thực trạng tin học hoá - Về phần mềm: Hiện nay Công ty TNHH Huy Thành còn hoạt động rất nhiều công tác bằng phương pháp thủ công như quản lý, bán hàng do chưa có kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin cụ thể và thiết thực vào các quy trình quản lý.
Điều này mang đến những bất cập như công việc trở nên nặng nề, cồng kềnh và không có sự khoa học dẫn đến việc dễ nhầm lẫn. Mặc dù đã cố gắng để khắc phục các điểm yếu đó nhưng do đó là khó khăn của việc quản lý thủ công nên cũng không mang lại nhiều hiệu quả. Để khắc phục một cách triệt để các khó khăn đó, công ty cần phải xây dựng một hệ thống bán hàng có khoa học, áp dụng các tiến bộ của khoa học công nghệ ngày nay. - Về con người: + Tầm hiểu biết tin học còn thiếu sót.
+ Chưa được thực hành thường xuyên dẫn đến việc lúng túng và khó khăn khi tiếp cận phần mềm. + Phần lớn đều là những người ở độ tuổi trung niên dẫn đến việc khó đào tạo. - Về trang thiết bị: + Vẫn còn khá thô sơ và cần được cải tiến. + Công ty vẫn chưa chú trọng đầu tư về trang thiết bị.
Cách tiếp cận thông tin của Công ty và lý do chọn đề tài Hiện nay khách hàng chỉ có thể tiếp cận thông tin của Công ty thông qua các phương tiện đại chúng như quảng cáo, tivi hay báo chí. Để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng cũng như tăng thêm lợi nhuận của Công ty thì việc có một trang web riêng có tích hợp thanh toán điện tử sẽ là một giải pháp rất phù hợp và hữu ích cho Công ty hiện tại. Theo sự khảo sát của hãng nghiên cứu thị trường EuroMonitor, số lượng người sử dụng Internet ở Việt Nam đang tăng nhanh, chỉ trong vòng năm năm (2011- 2015) đã tăng từ 28 triệu lên 43 triệu người. Đây sẽ là điều kiện quan trọng để ngành thương mại điện tử phát triển trong thời gian tới.
Nếu xét theo tỷ trọng so với thương mại truyền thống (bán hàng qua siêu thị, cửa hàng bán lẻ, chợ…) thì thương mại điện tử chỉ mới đạt 0,25%, giá trị hàng hóa vào khoảng 154 triệu đô la Mỹ. Theo EuroMonitor, tỷ trọng này sẽ thay đổi và tăng mạnh lên gấp ba lần (khoảng 0,71%) trong năm nay với 900 triệu đô la. Việc có website riêng cho Công ty đem lại rất nhiều lợi ích như: - Quảng cáo không giới hạn: Thay vì tốn rất nhiều chi phí vào việc quảng cáo trên đài báo hay truyền hình, Công ty sẽ được chú ý đến với 150 triệu người truy cập internet thường xuyên. Công ty sẽ nhanh chóng được biết đến mà không mất nhiều chi phí cho việc đó, khách hàng có thể truy cập thông tin về Công ty bất cứ lúc nào và bất cứ nơi đâu chỉ với một chiếc máy tính hoặc di động có kết nối internet.
- Cơ hội liên kết và hợp tác kinh doanh trên mạng rất lớn: Website sẽ đóng vai trò như một tấm danh thiếp mà công ty có thể dùng ở bất cứ đâu trên thế giới để khuếch trương việc làm ăn. - Website cho phép dễ dàng có thông tin phản hồi từ phía khách hàng: Khách hàng có thể điền vào mẫu phản hồi thiết kế đơn giản và nói cho công ty biết điều họ nghĩ về sản phẩm và dịch vụ của công ty. Website cho phép trả lời ngay lập tức các câu hỏi khách hàng hay thắc mắc. - Việc kinh doanh sẽ mở cửa 24/7: Điều này có nghĩa là công ty 11 không phải đóng cửa vào ngày lễ tết hay ngày giáng sinh… Khi một ai đó muốn biết về thời gian, địa điểm, phương hướng, hay bất cứ thông tin nào về công ty, họ có thể nhận được những thông tin ngay mà hoàn toàn không làm phiền đến công ty.
- Chi phí nhân viên thấp: Khi có một website, công ty có thể chào bán sản phẩm dịch vụ của mình mà không cần thuê thêm nhân công. Công ty sẽ không phải tiêu thêm một khoản tiền nào vào việc bồi thường cũng như bảo hiểm cho nhân viên mới mà vẫn duy trì được doanh số bán hàng và dịch vụ. - Tạo một hình ảnh về một công ty được tổ chức tốt: Internet là phương tiện hữu hiệu nhất để công ty có thể tạo lập bất kỳ hình ảnh nào về mình theo ý muốn. Tất cả đều nằm trong tay công ty, chỉ cần thiết kế một website chuyên nghiệp, thêm nội dung giúp đỡ khách hàng và ngay lập tức công ty bắt đầu có hình ảnh của mình.
- Tiết kiệm được bưu phí và chi phí in ấn: Hãy nghĩ xem công ty sẽ phải gửi bao nhiêu tấm card cho khách hàng biết về việc bán hàng của mình. Tất cả có thể được giảm thiểu bằng cách đưa các thông tin bán hàng vào website và mỗi khi khách hàng tới thăm, công ty có thể thu thập địa chỉ email của họ, giữ liên hệ với họ về những sự kiện đặc biệt trong gian hàng của mình thông qua email. - Cải tiến hệ thống liên lạc: công ty có thể liên hệ với nhân viên, nhà cung cấp của mình thông qua websie. Mọi thay đổi đều có hiệu lực ngay khi công ty gửi cho họ trên website, và bất kì ai cũng xem được thông tin cập nhật mà không phải liên lạc trực tiếp.
- Dịch vụ khách hàng hoàn hảo: Đây là niềm mơ ước của bất kỳ doanh nghiệp nào. Các chủ doanh nghiệp không muốn tốn thời gian vào việc giải thích cho khách hàng cách sử dụng sản phẩm, cách lắp đặt, xử lý sự cố, lau chùi, di chuyển, đổi sản phẩm hay bất kì điều gì phải làm đối với sản phẩm đã được mua. Với một website, chỉ cần đưa ra tất cả các tình huống, tạo câu hỏi và trả lời sẵn, khách hàng có thể tìm kiếm mỗi thông tin hỗ trợ mà không cần phải làm phiền ai. Phạm vi nghiên cứu Hệ thống website cho Công ty TNHH Huy Thành về cơ bản là quảng bá 12 và bán sản phẩm của công ty.
Người dùng có thể biết được các thông tin về sản phẩm và đặt hàng trên mạng. Ngoài ra khách hàng có thể xem các tin tức về công ty, tin tức về tuyển dụng, thư giãn…. và gửi phản hồi cho công ty. Người quản trị sẽ dựa vào phiếu nhập hàng, đơn hàng… và yêu cầu của giám đốc để quản trị sản phẩm ,tin tức cũng như các danh mục khác.