CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ TRI THỨC Quản trị tri thức (Knowledge management), mặc dù là một khái niệm xuất hiện từ lâu, nhưng lại là một triết lý kinh doanh tương đối mới. Mục tiêu của quản trị tri thức là nhận định, nắm bắt, lưu trữ, duy trì và cung cấp tri thức hữu ích dưới dạng có ý nghĩa cho bất kì ai cần nó, bất cứ nơi nào và bất cứ lúc nào trong một tổ chức. Mọi người làm việc cùng nhau và làm việc theo nhóm tạo ra sự phức tạp trong các quyết định vì chuyên môn mỗi người là khác nhau.
Việc đưa ra quyết định ngày càng gặp khó khăn, làm tăng nhu cầu họp và làm việc nhóm, vì vậy quản trị tri thức ngày càng đóng vai trò quan trọng.1 Các khái niệm Tri thức Tri thức khác biệt so với dữ liệu và thông tin (Hình 2. Dữ liệu là những sự kiện chưa được xử lý như số liệu, hình ảnh, văn bản, âm thanh… có được từ các quan sát hoặc đo lường. Thông tin là dữ liệu được xử lý và tổ chức thành những dạng hoặc cấu trúc phù hợp cho việc sử dụng của con người. Tri thức thường được định nghĩa là sự hiểu biết (nhận thức) về thông tin, nghĩa là thông tin theo ngữ cảnh, có liên quan và có khả năng hành động.
Ví dụ: • Bản đồ cung cấp chỉ dẫn lái xe chi tiết từ vị trí A sang một vị trí B khác A có thể được coi là dữ liệu. • Một thông báo giao thông theo từng phút cho biết một tuyến đường cần đi qua để đến B có sự suy giảm lưu lượng do có công trường xây dựng được coi là thông tin. • Khi đó, sự nhận thức về một tuyến đường thay thế được coi là tri thức. Trong trường hợp này, bản đồ được coi là dữ liệu vì nó không chứa thông tin có ảnh hưởng đến thời gian và điều kiện lái xe từ A đến B.
Tuy nhiên, các điều kiện hiện tại về tuyến đường chính là thông tin hữu ích nếu biết vận dụng tri thức để tránh ra khu vực xây dựng. Từ đó có thể thấy tri thức có các yếu tố kinh nghiệm và tính ứng biến để phân biệt nó với thông tin trong một bối cảnh nhất định. Có tri thức có nghĩa rằng nó có thể được sử dụng để giải quyết vấn đề, trong khi có thông tin không mang ý nghĩa tương tự. Khả năng hành động là một phần không thể thiếu của tri thức.
Ví dụ: hai người trong cùng một bối cảnh có cùng thông tin chưa chắc đã có cùng khả năng sử dụng thông tin thành công. Do đó, sự khác biệt trong 1 khả năng của con người giúp gia tăng thêm giá trị. Sự khác biệt về khả năng có thể là do kinh nghiệm khác nhau, đào tạo khác nhau, quan điểm khác nhau và các yếu tố khác.1: Mối quan hệ giữ Dữ liệu, Thông tin và Tri thức Tri thức có một số đặc trưng sau: • Lợi ích phi thường và giúp gia tăng lợi nhuận: Tri thức không phải đối tượng bị mất đi. Khi tri thức được sử dụng, tri thức không bị giảm (hay cạn kiệt), thay vào đó, tri thức được tăng lên (hoặc cải thiện).
Người dùng có thể bổ sung tri thức, do đó giúp gia tăng giá trị của tri thức. Lợi ích của tri thức chỉ thu được nếu nó được áp dụng. • Sự phân mảnh và cần được làm mới: Khi tri thức phát triển, nó phân nhánh và phân mảnh. Tri thức có tính linh động vì nó chính là “thông tin trong hành động”.
Các giá trị của tri thức có thể thay đổi theo thời gian. Do đó, một tổ chức phải liên tục làm mới cơ sở tri thức của mình để duy trì nó như một nguồn lợi thế cạnh tranh. • Giá trị không chắc chắn: Tri thức được phát triển thông qua quá trình học tập, có thể khó chuyển giao, nắm bắt và phân phối tri thức, phụ thuộc vào trí nhớ, kinh nghiệm quá khứ, chuyên môn và cơ chế chuyển giao tri thức. • Tri thức giúp học tập tốt hơn, nó tạo điều kiện cho sự hiệu quả và sáng tạo, việc tạo ra và sử dụng tri thức được nâng cao cùng với công nghệ.
2 Tri thức hiện và tri thức ẩn Có 2 loại tri thức là: • Tri thức hiện • Tri thức ẩn Khái niệm về sự khác biệt giữa tri thức hiện và tri thức ẩn lần đầu được đưa ra vào năm bởi Michael Polanyi vào năm 1958. • Tri thức hiện: tri thức được hệ thống hóa và số hóa trong sách, tài liệu, báo cáo, bản ghi nhớ… Tri thức được xác định rõ ràng, chia sẻ và sử dụng một cách dễ dàng. • Tri thức ẩn: tri thức được lưu trong tâm trí con người thông qua kinh nghiệm làm việc: trí tuệ hay kinh nghiệm cá nhân (theo từng ngữ cảnh cụ thể). Dĩ nhiên, tri thức ẩn khó trích xuất và hệ thống hóa hơn.
Tri thức ẩn bao gồm những hiểu biết sâu sắc và trực giác. Sự khác nhau của tri thức hiện và tri thức ẩn: Tri thức hiện Tri thức ẩn Có tính khách quan, kĩ thuật và Có tính chủ quan dựa theo nhận hợp lý. thức, trải nghiệm. Không có cấu trúc rõ ràng.
Không phụ thuộc vào ngữ cảnh. Phụ thuộc vào ngữ cảnh cụ thể. Dễ dàng ghi lại và mã hóa. Khó nắm bắt và mã hóa.
Dễ dàng chia sẻ. Khó chia sẻ. Dễ dàng chuyển giao/dạy/học. Khó chuyển giao/dạy/học.
Tồn tại với khối lượng lớn. Tồn tại với khối lượng nhỏ hơn tri thức hiện nhiều lần.1: Sự khác nhau giữa tri thức hiện và tri thức ẩn Quản trị tri thức Trong lịch sử, các hệ thống thông tin quản lý tập trung vào việc nắm bắt, lưu trữ, quản lý và báo cáo tri thức hiện. Ngày nay, các tổ chức nhận ra sự cần thiết phải tích hợp cả hai loại tri thức trong các hệ thống thông tin chính thức. Ý tưởng về quản trị tri thức không phải là mới, tuy nhiên, việc áp dụng các công cụ CNTT để tạo lợi nhuận cho việc tạo, lưu trữ, chuyển giao và áp dụng tri thức là một sáng kiến mới.
Các nhà quản lý thành công từ lâu 3 đã sử dụng tài sản trí tuệ và công nhận giá trị của chúng. Nhưng những nỗ lực này không mang tính hệ thống, họ cũng không đảm bảo rằng tri thức thu được sẽ được chia sẻ và phân tán một cách thích hợp để mang lại lợi ích tối đa cho tổ chức. Quản trị tri thức là một quá trình giúp các tổ chức xác định, lựa chọn, tổ chức, phổ biến và chuyển giao thông tin và chuyên môn quan trọng. Quản trị tri thức là quản trị có hệ thống và chủ động các ý tưởng, thông tin và tri thức của nhân viên trong tổ chức.
Cấu trúc của tri thức cho phép giải quyết vấn đề hiệu quả, hoạch định chiến lược và ra quyết định. Các sáng kiến của quản trị tri thức tập trung vào việc xác định tri thức, khám phá tri thức theo cách mà nó có thể chia sẻ và tận dụng giá trị của nó thông qua việc tái sử dụng. Công nghệ thông tin làm cho quản trị tri thức có sẵn trong toàn tổ chức được gọi là hệ thống quản trị tri thức. Kỹ nghệ tri thức Tập hợp các hoạt động chuyên sâu bao gồm việc thu thập tri thức (từ các chuyên gia và các nguồn thông tin khác) và chuyển đổi tri thức này thành một kho lữu trữ (thường là cơ sở tri thức) được gọi là kỹ nghệ tri thức (Knowledge Engineering).
Thuật ngữ kỹ nghệ tri thức lần đầu tiên được định nghĩa trong công trình của Feigenbaum và McCorduck (1983) là hoạt động đưa các nguyên tắc và phương pháp nghiên cứu trí tuệ nhân tạo vào các vấn đề ứng dụng khó khăn đòi hỏi tri thức của các chuyên gia cho các giải pháp của họ. Kỹ nghệ tri thức đòi hỏi sự hợp tác và giao tiếp chặt chẽ giữa các chuyên gia và kỹ sư để số hóa thành công và trình bày rõ ràng các quy tắc để chuyên gia sử dụng để giải quyết một vấn để trong một lĩnh vực ứng dụng cụ thể. Các tri thức được sở hữu bởi các chuyên gia thường không có cấu trúc rõ ràng và không được thể hiện rõ ràng. Mục tiêu chính của kỹ nghệ tri thức giúp chuyên gia nói rõ cách những gì họ làm và ghi lại tri thức này dưới dạng có thể tái sử dụng.
Kỹ nghệ tri thức có thể được xem xét từ hai quan điểm: hẹp và rộng. Theo quan điểm hẹp, kỹ nghệ tri thức liên quan đến các bước cần thiết để xây dựng hệ thống gồm: thu thập tri thức, biểu diễn tri thức, xác định tri thức, suy diễn và giải thích. Còn theo quan điểm rộng, thuật ngữ này mô tả toàn bộ quá trình phát triển và duy trì bất kỳ hệ thống thông minh nào. Tại báo cáo này định nghĩa kỹ nghệ tri thức theo quan điểm hẹp.2: Quy trình kỹ nghệ tri thức • Thu thập tri thức (Knowledge acquisition): o Thu thập tri thức liên quan đến việc thu thập tri thức từ các chuyên gia, sách, tài liệu, tệp máy tính.
• Xác thực tri thức (Knowledge validation): o Tri thức có được cần được đánh giá chất lượng bao gồm các bước đánh giá, xác nhận và xác minh. Việc xác đánh giá và xác nhận tri thức đang dùng là hợp lệ chính là điều kiện cần để xác minh cơ sở tri thức được xây dựng phù hợp và đúng cách. • Biểu diễn tri thức (Knowledge representation): o Tri thức sau khi được xác thực phải được trình bày theo định dạng mà con người có thể hiểu được và có thể thực hiện được trên máy tính. o Một số phương pháp biểu diễn tri thức là: các luật dẫn xuất, mạng ngữ nghĩa,, khung, bảng quyết định, cây quyết định, mệnh đề logic,… Trong đó luật dẫn xuất là phổ biến nhất.
▪ Một luật chứa đựng (hoặc biểu diễn) tri thức về việc giải quyết một vấn đề nào đó. ▪ Các luật được tạo ra dễ dàng và dễ hiểu. 5 o Khi biểu diễn tri thức bởi các luật dẫn xuất, thì tri thức được thể hiện dưới dạng các cặp điều kiện/hành động IF (NẾU)…THEN (THÌ): ▪ IF 𝐴1 AND 𝐴2 AND … AND 𝐴𝑛 THEN B Trong đó: 𝐴1 , 𝐴2 … 𝐴𝑛 là các điều kiện B là kết luận Ví dụ: NẾU đang đi xe máy gặp đèn đỏ và xe gần đến vạch dừng THÌ phải dừng xe trước vạch dừng. ▪ Mệnh đề điều kiện của một luật không sử dụng toán tử logic OR (HOẶC).
Một luật với toán tử logic OR trong mệnh đề điều kiện sẽ được chuyển thành một tập các luật tương ứng không chứa OR.