Đồ án: Thực trạng kế toán khoản phải thu khách hàng tại công ty Maxbuy Việt Nam

Đồ án kế toán tài chính: Thực trạng kế toán khoản phải thu khách hàng tại Công ty CP Công nghệ Maxbuy Việt Nam. Phân tích và giải pháp tối ưu quản lý.

• Tác giả: Nguyễn Thị Thanh Nguyên
• Người hướng dẫn: TS. Dương Thị Mai Hà Trâm
• Trường học: Trường Đại học Công nghệ TP. HCM
• Chuyên ngành: Kế toán tài chính
• Đề tài: Thực trạng kế toán khoản phải thu khách hàng tại Công ty CP Công nghệ MAXBUY Việt Nam
• Loại tài liệu: Đồ án kế toán tài chính
• Năm xuất bản: 2022
• Địa điểm: Tp. Hồ Chí Minh

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI CẢM ƠN
• DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT
• DANH MỤC CÁC BẢNG
• DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ, SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH
• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CP CÔNG NGHỆ MAXBUY VIỆT NAM
• 1.1. Giới thiệu chung về Công ty
• 1.2. Lịch sử hình thành và phát triển
• 1.3. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty CP Công Nghệ MAXBUY Việt Nam
• 1.3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí
• 1.4. Tổ chức bộ máy kế toán
• 1.4.1. Chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán
• 1.5. Định hướng phát triển của đơn vị
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY CP CÔNG NGHỆ MAXBUY VIỆT NAM
• 2.1. Khái quát cơ sở lý luận về kế toán các khoản phải thu khách hàng
• 2.1.1. Một số nghiệp vụ phát sinh và phương pháp định khoản
• 2.1.2. Sơ đồ hạch toán phải thu khách hàng
• 2.1.3. Phương pháp nghiên cứu
• 2.2. Thực trạng kế toán các khoản phải thu khách hàng tại Công ty CP Công nghệ MAXBUY Việt Nam
• 2.2.1. Phân tích tình hình công nợ phải thu khách hàng tại Công ty thời gian gần đây
• 2.2.2. Chứng từ kế toán sử dụng
• 2.2.3. Tài khoản kế toán sử dụng
• 2.2.4. Trình tự luân chuyển chứng từ các khoản phải thu tại Công ty
• 2.2.5. Quy trình bán hàng và cung cấp dịch vụ
• 2.2.6. Kế toán các khoản phải thu khách hàng
• 2.2.7. Minh họa nghiệp vụ kinh tế phát sinh
• 2.2.8. Dự phòng khoản phải thu khó đòi
• 2.3. Đánh giá thực trạng kế toán các khoản phải thu khách hàng của Công ty CP Công nghệ MAXBUY Việt Nam
• 3. CHƯƠNG 3: BÀI HỌC KINH NGHIỆM
• 3.1. Bài học kinh nghiệm sau đợt kiến tập
• KẾT LUẬN CHUNG
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Phân tích cơ sở lý luận về kế toán khoản phải thu khách hàng

Kế toán khoản phải thu khách hàng là một phần hành cốt lõi trong hệ thống kế toán tài chính của mọi doanh nghiệp. Đây là nghiệp vụ ghi nhận các khoản tiền mà khách hàng còn nợ doanh nghiệp sau khi mua hàng hóa, sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ nhưng chưa thanh toán. Việc quản lý hiệu quả các khoản phải thu này có ảnh hưởng trực tiếp của khoản phải thu đến dòng tiền, khả năng thanh khoản và sức khỏe tài chính tổng thể của công ty. Tại Việt Nam, công tác hạch toán này phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý, chủ yếu là Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính và các chuẩn mực kế toán VAS, đặc biệt là VAS 14 - Doanh thu và thu nhập khác. Các quy định này cung cấp một khuôn khổ rõ ràng về nguyên tắc ghi nhận, phương pháp hạch toán và cách trình bày thông tin trên báo cáo tài chính. Việc hiểu rõ cơ sở lý luận không chỉ giúp kế toán viên thực hiện đúng nghiệp vụ mà còn giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác, từ việc xây dựng chính sách bán hàng đến việc đánh giá rủi ro tín dụng khách hàng. Một quy trình kế toán khoản phải thu khách hàng được tổ chức tốt sẽ đảm bảo thu hồi nợ kịp thời, giảm thiểu rủi ro nợ xấu và tối ưu hóa vòng quay vốn lưu động cho doanh nghiệp.

1.1. Khái niệm và vai trò của công nợ phải thu khách hàng

Công nợ phải thu khách hàng là tổng hợp các khoản nợ phát sinh từ việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ mà doanh nghiệp chưa thu được tiền ngay tại thời điểm giao dịch. Về bản chất, đây là một hình thức cấp tín dụng thương mại cho đối tác. Vai trò của khoản mục này rất quan trọng: nó không chỉ là một tài sản trên bảng cân đối kế toán mà còn là yếu tố quyết định đến dòng tiền hoạt động. Quản lý tốt công nợ phải thu giúp duy trì mối quan hệ bền vững với khách hàng, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường thông qua các chính sách thanh toán linh hoạt. Ngược lại, nếu quản lý yếu kém, doanh nghiệp có thể đối mặt với tình trạng bị chiếm dụng vốn, phát sinh nợ khó đòi, gây áp lực lên nguồn vốn lưu động và ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động sản xuất kinh doanh.

1.2. Các quy định pháp lý và chuẩn mực kế toán liên quan

Công tác kế toán công nợ phải tuân thủ chặt chẽ các quy định hiện hành. Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chi tiết cách sử dụng tài khoản 131 – “Phải thu của khách hàng”, bao gồm nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ từ bán hàng, nhận tiền ứng trước, xử lý hàng bán bị trả lại, đến các khoản chiết khấu. Bên cạnh đó, Chuẩn mực kế toán VAS 14 quy định các điều kiện ghi nhận doanh thu, làm cơ sở để xác định thời điểm phát sinh khoản phải thu. Các quy định về lập và xử lý dự phòng phải thu khó đòi cũng được nêu rõ, yêu cầu doanh nghiệp phải đánh giá khả năng thu hồi của các khoản nợ và trích lập dự phòng một cách hợp lý, đảm bảo thông tin trên báo cáo tài chính phản ánh trung thực giá trị có thể thu hồi của các khoản phải thu.

II. Thách thức trong quản lý công nợ phải thu tại Maxbuy VN

Mặc dù có một quy trình tương đối chặt chẽ, Công ty CP Công nghệ Maxbuy Việt Nam vẫn đối mặt với một số thách thức nhất định trong công tác quản lý công nợ phải thu. Một trong những vấn đề nổi bật là rủi ro phát sinh từ các khoản nợ tồn đọng kéo dài. Dù công ty ưu tiên thu tiền ngay đối với các đơn hàng nhỏ lẻ, việc bán chịu cho các đại lý lớn vẫn tạo ra nguy cơ bị chiếm dụng vốn, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sử dụng vốn. Thêm vào đó, bộ phận kiểm soát nội bộ khoản phải thu tuy hoạt động độc lập nhưng vẫn tồn tại khả năng thông đồng hoặc sai sót do khối lượng chứng từ lớn, dẫn đến việc cập nhật số liệu thiếu chính xác hoặc không kịp thời. Việc thiếu một chính sách tín dụng và chiết khấu được văn bản hóa cụ thể cũng gây khó khăn cho kế toán trong việc bù trừ công nợ và có thể dẫn đến hiểu lầm với khách hàng. Những thách thức này đòi hỏi ban lãnh đạo cần có những biện pháp cải tiến để tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo dòng tiền ổn định cho hoạt động kinh doanh.

2.1. Rủi ro từ các khoản dự phòng phải thu khó đòi

Mặc dù tài liệu nghiên cứu cho thấy Maxbuy chưa có nhiều nợ xấu, nguy cơ phát sinh các khoản dự phòng phải thu khó đòi vẫn luôn tiềm ẩn. Khi một khách hàng lớn gặp khó khăn tài chính hoặc cố tình trì hoãn thanh toán, khoản nợ có thể nhanh chóng trở thành nợ khó đòi. Việc chưa có một quy trình quyết liệt trong thu hồi công nợ và chính sách trích lập dự phòng chưa được áp dụng thường xuyên có thể khiến báo cáo tài chính công ty Maxbuy không phản ánh đầy đủ rủi ro tiềm tàng. Điều này đặc biệt nguy hiểm khi quy mô kinh doanh mở rộng và số lượng khách hàng mua chịu tăng lên.

2.2. Hạn chế trong quy trình kiểm soát nội bộ và đối chiếu

Theo đánh giá trong đồ án, quy trình kiểm soát nội bộ khoản phải thu tại Maxbuy còn một số điểm yếu. Việc nhập liệu thủ công với số lượng chứng từ lớn hàng ngày dễ dẫn đến sai sót. Các khâu kiểm tra, đối chiếu công nợ giữa các bộ phận và với khách hàng đôi khi chưa được thực hiện sát sao, có thể dẫn đến chênh lệch số liệu. Tài liệu cũng chỉ ra khả năng nhân viên làm việc qua loa hoặc thông đồng, gây ra các sai phạm không được phát hiện kịp thời. Sự thiếu sót này làm giảm tính chính xác của các báo cáo công nợ phải thu và ảnh hưởng đến quyết định của nhà quản trị.

III. Quy trình kế toán khoản phải thu khách hàng tại Maxbuy VN

Tại Công ty CP Công nghệ Maxbuy Việt Nam, quy trình kế toán khoản phải thu được xây dựng một cách có hệ thống, bám sát các nghiệp vụ kinh doanh thực tế. Quy trình này bắt đầu từ khâu tiếp nhận đơn hàng, xét duyệt bán chịu, đến lập hóa đơn và cuối cùng là theo dõi thanh toán. Mỗi bước đều có sự phối hợp giữa các phòng ban như Kinh doanh, Kế toán và Ban Giám đốc để đảm bảo tính chính xác và kiểm soát chặt chẽ. Kế toán sử dụng một hệ thống chứng từ đầy đủ, bao gồm hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng, và biên bản đối chiếu công nợ. Việc luân chuyển chứng từ được quy định rõ ràng, giúp việc hạch toán các khoản phải thu được thực hiện kịp thời và đầy đủ. Đặc biệt, công ty đã áp dụng phần mềm kế toán, giúp tự động hóa một phần công việc, từ việc ghi nhận doanh thu trên sổ chi tiết công nợ phải thu đến việc tổng hợp số liệu để lập báo cáo. Quy trình này là nền tảng quan trọng giúp công ty quản lý hiệu quả các giao dịch bán hàng và kiểm soát dòng tiền thu về.

3.1. Sơ đồ luân chuyển chứng từ và các bước thực hiện

Quy trình bán hàng và ghi nhận công nợ tại Maxbuy gồm các bước chính: (1) Tiếp nhận và xử lý đơn hàng; (2) Xét duyệt bán hàng và kiểm tra tín dụng khách hàng; (3) Cung cấp hàng hóa, dịch vụ; (4) Lập và kiểm tra hóa đơn GTGT; (5) Ghi nhận doanh thu và khoản phải thu vào hệ thống kế toán; (6) Theo dõi thanh toán. Mỗi hóa đơn sau khi phát hành được sử dụng để ghi vào tài khoản chi tiết của từng khách hàng, giúp theo dõi công nợ một cách cụ thể. Chứng từ gốc như hợp đồng, hóa đơn được lưu trữ khoa học theo từng bộ phận và theo năm để thuận tiện cho việc tra cứu và kiểm tra sau này.

3.2. Minh họa nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong thực tế

Để làm rõ quy trình, đồ án đã minh họa một nghiệp vụ cụ thể: Ngày 24/08/2022, công ty nhận Giấy báo Có từ Ngân hàng VietinBank về việc Công ty TNHH Tân Đệ thanh toán tiền mua hàng. Kế toán căn cứ vào Giấy báo Có để hạch toán giảm nợ phải thu của khách hàng, ghi: Nợ TK 112 / Có TK 131. Một ví dụ khác là nghiệp vụ bán hàng cho Công ty TNHH ALCO ngày 27/10/2022, khách hàng chưa trả tiền. Kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT và ghi nhận: Nợ TK 131 / Có TK 511, Có TK 3331. Các ví dụ này cho thấy việc hạch toán các khoản phải thu được thực hiện dựa trên chứng từ thực tế, tuân thủ đúng nguyên tắc kế toán.

IV. Phương pháp hạch toán công nợ và các tài khoản sử dụng

Phương pháp hạch toán các khoản phải thu tại Maxbuy được thực hiện nhất quán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Tài khoản chính được sử dụng là TK 131 - “Phải thu của khách hàng”. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng đối tượng khách hàng để tiện theo dõi và quản lý. Khi bán hàng, kế toán ghi nhận doanh thu và khoản phải thu tương ứng. Khi khách hàng thanh toán, kế toán ghi giảm khoản phải thu. Các trường hợp đặc biệt như hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán hay chiết khấu thương mại cũng được xử lý bằng các tài khoản giảm trừ doanh thu (TK 521) và hạch toán điều chỉnh giảm công nợ trên TK 131. Việc sử dụng sổ chi tiết công nợ phải thu là công cụ không thể thiếu, giúp kế toán thực hiện phân tích tuổi nợ, xác định các khoản nợ quá hạn và làm cơ sở để lập kế hoạch thu hồi công nợ. Sự chính xác trong việc hạch toán và sử dụng tài khoản đảm bảo rằng số liệu trên báo cáo tài chính công ty Maxbuy là đáng tin cậy, phản ánh đúng tình hình công nợ của doanh nghiệp.

4.1. Hướng dẫn hạch toán các khoản phải thu cơ bản TK 131

Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ chưa thu tiền, kế toán tiến hành định khoản: Nợ TK 131 (Tổng giá thanh toán) / Có TK 511 (Doanh thu chưa có thuế), Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp). Khi nhận được thanh toán từ khách hàng qua tiền mặt hoặc chuyển khoản, bút toán sẽ là: Nợ TK 111, 112 / Có TK 131. Trường hợp khách hàng ứng trước tiền hàng, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 / Có TK 131. Khi giao hàng, kế toán sẽ ghi nhận doanh thu và cấn trừ khoản ứng trước này. Sơ đồ hạch toán TK 131 được áp dụng một cách nhất quán cho mọi giao dịch liên quan.

4.2. Cách sử dụng sổ chi tiết công nợ để quản lý hiệu quả

Để quản lý công nợ phải thu hiệu quả, Maxbuy lập sổ chi tiết công nợ phải thu cho từng khách hàng. Sổ này theo dõi chi tiết từng hóa đơn phát sinh, số tiền đã thanh toán và số dư nợ còn lại. Định kỳ, kế toán tổng hợp dữ liệu từ các sổ chi tiết để đối chiếu với số dư trên sổ cái TK 131, đảm bảo tính khớp đúng. Dữ liệu từ sổ chi tiết còn là đầu vào quan trọng cho việc lập báo cáo công nợ phải thu và thực hiện phân tích tuổi nợ, giúp xác định các khoản nợ sắp đến hạn, quá hạn, từ đó có biện pháp đôn đốc thu hồi kịp thời.

V. Giải pháp hoàn thiện quản lý công nợ phải thu hiệu quả

Để nâng cao hiệu quả quản lý công nợ phải thu, Công ty Maxbuy cần triển khai đồng bộ nhiều giải pháp. Trước hết, cần xây dựng và ban hành một chính sách tín dụng thương mại rõ ràng bằng văn bản, quy định cụ thể về hạn mức, thời hạn và điều kiện bán chịu cho từng nhóm khách hàng. Điều này giúp chuẩn hóa quy trình xét duyệt và giảm thiểu rủi ro. Tiếp theo, công ty nên tăng cường công tác đối chiếu công nợ định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý với tất cả khách hàng có dư nợ, giúp phát hiện và xử lý sớm các sai lệch. Việc ứng dụng công nghệ, nâng cấp phần mềm kế toán để tự động hóa việc lập báo cáo công nợ phải thu và phân tích tuổi nợ sẽ giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao tính chính xác. Cuối cùng, cần có những biện pháp cứng rắn và quyết liệt hơn trong quy trình thu hồi công nợ đối với các khoản nợ quá hạn, đồng thời xem xét việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi một cách đầy đủ theo quy định để bảo vệ tài chính doanh nghiệp.

5.1. Xây dựng chính sách tín dụng và thu hồi công nợ rõ ràng

Một chính sách tín dụng bài bản sẽ là công cụ kiểm soát rủi ro hữu hiệu. Chính sách này cần quy định rõ các tiêu chí để phân loại nợ phải thu và khách hàng, từ đó áp dụng hạn mức tín dụng phù hợp. Đồng thời, cần xây dựng một quy trình thu hồi công nợ theo từng cấp độ: từ nhắc nhở nhẹ nhàng qua điện thoại, email đến gửi công văn đòi nợ chính thức và cuối cùng là các biện pháp pháp lý nếu cần. Việc công khai và áp dụng nhất quán chính sách này sẽ nâng cao ý thức thanh toán của khách hàng.

5.2. Tăng cường kiểm soát nội bộ và phân loại nợ phải thu

Hệ thống kiểm soát nội bộ khoản phải thu cần được rà soát và củng cố. Điều này bao gồm việc phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa các cá nhân trong quy trình, thực hiện kiểm tra chéo và kiểm toán nội bộ định kỳ. Việc phân loại nợ phải thu theo tuổi nợ (ví dụ: trong hạn, quá hạn dưới 30 ngày, 30-90 ngày, v.v.) cần được thực hiện tự động trên phần mềm. Dựa trên kết quả phân loại, ban lãnh đạo có thể tập trung nguồn lực vào việc xử lý các khoản nợ có rủi ro cao, đảm bảo sức khỏe tài chính cho kế toán tài chính doanh nghiệp.

Nội dung chính

Giới thiệu dự án

Trong kỷ nguyên chuyển đổi số và sự bùng nổ của thương mại điện tử (E-Commerce) B2B/B2C, quản trị dòng tiền và kiểm soát các khoản phải thu khách hàng (Accounts Receivable - AR) giữ vai trò sống còn đối với sự lành mạnh tài chính của doanh nghiệp. Theo các khảo sát tài chính doanh nghiệp thương mại, công nợ phải thu thường chiếm từ 25% đến 40% tổng tài sản ngắn hạn. Việc quản lý lỏng lẻo không chỉ dẫn đến nguy cơ ứ đọng vốn, tăng chi phí cơ hội mà còn đẩy doanh nghiệp vào rủi ro mất thanh khoản do nợ khó đòi phát sinh.

Dự án đồ án nghiên cứu "Thực trạng kế toán khoản phải thu khách hàng tại Công ty Cổ phần Công nghệ MAXBUY Việt Nam" được thực hiện tại Khoa Tài chính - Thương mại, Trường Đại học Công nghệ TP.HCM (HUTECH) dưới sự hướng dẫn chuyên môn của TS. Dương Thị Mai Hà Trâm. Đề tài tập trung giải quyết bài toán kiểm soát, hạch toán và đối soát công nợ trong mô hình kinh doanh kết hợp giữa phân phối trực tuyến đa kênh và cung ứng thiết bị công nghệ, đấu thầu dự án cho khối cơ quan, doanh nghiệp lớn.

Vấn đề thực tiễn tại doanh nghiệp

1. Rủi ro chiếm dụng vốn: Các đơn hàng dự án B2B có giá trị lớn nhưng tiến độ thanh toán kéo dài; khách hàng trì hoãn thanh toán dẫn đến số dư Tài khoản 131 (TK 131) phình to (Quý II/2022 tăng 469 triệu VNĐ, Quý III/2022 tăng 348 triệu VNĐ).
2. Thiếu tính pháp lý trong chính sách thương mại: Ban Giám đốc áp dụng chính sách chiết khấu thương mại và giảm giá bán hàng qua thỏa thuận miệng, không ban hành quy chế bằng văn bản, gây khó khăn cho kế toán khi đối trừ công nợ.
3. Xung đột dữ liệu chứng từ: Khối lượng giao dịch hằng ngày lớn phát sinh sai lệch thông tin mã số thuế, địa chỉ trên hóa đơn Giá trị gia tăng (GTGT), độ trễ trong đối chiếu giữa Giấy báo Có của Ngân hàng và Sổ phụ kế toán.
4. Quy trình trích lập dự phòng bị động: Việc phân loại tuổi nợ để trích lập dự phòng theo Thông tư 48/2019/TT-BTC chưa được hệ thống hóa tự động theo từng hóa đơn.

Mục tiêu cụ thể của dự án

1. Mục tiêu 1: Khảo sát toàn diện hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán và quy trình luân chuyển chứng từ 8 bước liên quan đến khoản phải thu tại MAXBUY.
2. Mục tiêu 2: Phân tích thực tế hạch toán các nghiệp vụ phát sinh theo chế độ kế toán doanh nghiệp (Thông tư 200/2014/TT-BTC) và các chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS).
3. Mục tiêu 3: Đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình Bán hàng - Thu tiền, chỉ rõ các điểm nghẽn rủi ro.
4. Mục tiêu 4: Thiết kế mô hình hoàn thiện công tác kế toán nợ phải thu: bổ sung trường quản lý hạn nợ, quy trình thông báo công nợ tự động trước 10 ngày, và thuật toán trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.

---

Phân tích và thiết kế giải pháp

Phân tích hiện trạng

Tại MAXBUY Việt Nam, công tác kế toán hiện áp dụng hình thức ghi sổ trên phần mềm kế toán máy kết hợp kiểm tra chứng từ gốc. Bảng so sánh dưới đây phản ánh rõ nét sự khác biệt giữa phương thức truyền thống, hiện trạng tại công ty và giải pháp hoàn thiện được đề xuất:

Tiêu chí phân tích	Phương pháp ghi sổ thủ công	Thực trạng tại MAXBUY	Giải pháp hoàn thiện tích hợp
Hình thức sổ	Chứng từ ghi sổ / Nhật ký chung giấy	Kế toán máy bán tự động	Hệ thống phân hệ AR tích hợp kiểm soát hạn nợ
Theo dõi TK 131	Sổ chi tiết mở tay theo khách hàng	File dữ liệu theo dõi theo từng dự án/hóa đơn	Bảng phân tích tuổi nợ đa chiều, gắn SLA thu hồi
Đối soát ngân hàng	Đối chiếu định kỳ cuối tháng thủ công	Đối chiếu qua Bảng sao kê & Giấy báo Có	Khớp lệnh đối soát tự động theo mã Transaction ID
Kiểm soát chiết khấu	Dễ sai sót, không có quy chuẩn	Thỏa thuận miệng, kế toán xử lý bị động	Số hóa văn bản phê duyệt mức chiết khấu trước khi xuất HĐ
Trích lập dự phòng	Tính toán thủ công theo từng năm	Trích lập định kỳ quý theo Thông tư 48/2019/TT-BTC	Tự động hóa tính tỷ lệ trích lập dự phòng (30% - 100%)

Yêu cầu người dùng theo mô hình MoSCoW

• Must have (Bắt buộc): Hạch toán đúng tài khoản chuẩn (TK 131, TK 511, TK 3331, TK 521, TK 635, TK 2293); lưu vết chứng từ liên 1, 2, 3 và hợp đồng kinh tế; in hóa đơn GTGT chính xác thuế suất (8% và 10%).
• Should have (Nên có): Bảng tổng hợp chi tiết công nợ có phân loại theo số ngày quá hạn (Aging Schedule); cảnh báo nợ tự động đến hạn trước 10 ngày.
• Could have (Có thể có): Chia đợt thanh toán linh hoạt cho hợp đồng dự án quy mô lớn; cơ chế Maker - Checker ngăn ngừa thông đồng nội bộ.
• Won't have (Chưa áp dụng): Tự động khóa cổng tín dụng khách hàng bằng thuật toán AI scoring theo thời gian thực.

Thiết kế hệ thống

Quy trình luân chuyển chứng từ và xử lý dữ liệu kế toán công nợ phải thu được chuẩn hóa thành chu trình khép kín đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm:

Thiết kế cấu trúc bảng dữ liệu quản lý công nợ (Data Schema)

Để đáp ứng việc theo dõi chi tiết từng khoản mục công nợ theo hóa đơn và thời hạn thanh toán, hệ thống dữ liệu được chuẩn hóa theo cấu trúc cơ sở dữ liệu quan hệ:

-- Bảng danh mục đối tượng khách hàng
CREATE TABLE Customers (
    CustomerID VARCHAR(20) PRIMARY KEY,
    CustomerName NVARCHAR(255) NOT NULL,
    TaxCode VARCHAR(15) UNIQUE NOT NULL,
    Address NVARCHAR(255),
    CreditLimit DECIMAL(18, 2) DEFAULT 0,
    PaymentTermsDays INT DEFAULT 30
);

-- Bảng Hóa đơn bán hàng & Phải thu
CREATE TABLE Invoices_AR (
    InvoiceNumber VARCHAR(20) PRIMARY KEY,
    ContractID VARCHAR(50) NOT NULL,
    CustomerID VARCHAR(20) FOREIGN KEY REFERENCES Customers(CustomerID),
    InvoiceDate DATE NOT NULL,
    DueDate DATE NOT NULL,
    SubTotal DECIMAL(18, 2) NOT NULL,
    VATRate DECIMAL(4, 2) NOT NULL, -- 0.08 hoặc 0.10
    VATAmount DECIMAL(18, 2) NOT NULL,
    TotalAmount DECIMAL(18, 2) NOT NULL,
    PaidAmount DECIMAL(18, 2) DEFAULT 0,
    RemainingAmount AS (TotalAmount - PaidAmount),
    Status NVARCHAR(50) DEFAULT 'ChuaThanhToan'
);

-- Sổ chi tiết hạch toán nợ phải thu (TK 131)
CREATE TABLE AR_Ledger_131 (
    TransactionID BIGINT IDENTITY(1,1) PRIMARY KEY,
    PostingDate DATE NOT NULL,
    VoucherNo VARCHAR(50) NOT NULL,
    InvoiceNumber VARCHAR(20) FOREIGN KEY REFERENCES Invoices_AR(InvoiceNumber),
    AccountDebit VARCHAR(10) NOT NULL,  -- Nợ TK 131, 111, 112, 521...
    AccountCredit VARCHAR(10) NOT NULL, -- Có TK 511, 3331, 131...
    Amount DECIMAL(18, 2) NOT NULL,
    Description NVARCHAR(255)
);

Phương pháp nghiên cứu (Methodology)

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp định tính và định lượng chuyên sâu:

• Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập toàn bộ chứng từ gốc (Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Giấy báo Có VietinBank/ACB, Biên bản nghiệm thu, Hợp đồng kinh tế) phát sinh trong giai đoạn từ 10/10/2022 đến 12/11/2022.
• Phương pháp phân tích, mô tả: Tái hiện sơ đồ luân chuyển chứng từ, phân tích quan hệ đối ứng tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
• Phương pháp kiểm toán nội bộ: Đánh giá tính hữu hiệu của ma trận phân quyền giữa phòng Kinh doanh, phòng Kế toán và Ban Giám đốc nhằm định vị sai sót trọng yếu.

---

Implementation và kết quả

Quy trình hạch toán và thuật toán xử lý nghiệp vụ

1. Mô hình hóa thuật toán tính tuổi nợ và mức trích lập dự phòng (Thông tư 48/2019/TT-BTC)

Căn cứ quy định tại Thông tư 48/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính, mức trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi được lập trình hóa theo cấu trúc logic:

def calculate_bad_debt_provision(overdue_days: int, overdue_amount: float) -> float:
    """
    Tính toán mức trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
    theo Thông tư 48/2019/TT-BTC
    """
    if overdue_days < 180: # Dưới 6 tháng
        provision_rate = 0.0
    elif 180 <= overdue_days < 365: # Từ 6 tháng đến dưới 1 năm
        provision_rate = 0.30
    elif 365 <= overdue_days < 730: # Từ 1 năm đến dưới 2 năm
        provision_rate = 0.50
    elif 730 <= overdue_days < 1095: # Từ 2 năm đến dưới 3 năm
        provision_rate = 0.70
    else: # Từ 3 năm trở lên
        provision_rate = 1.00
        
    return overdue_amount * provision_rate

2. Kịch bản hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế điển hình

Hệ thống định khoản chuẩn hóa phản ánh đầy đủ các tình huống phát sinh:

• Nghiệp vụ ghi nhận doanh thu xuất bán chưa thu tiền (Thuế GTGT 8% theo Nghị định giảm thuế): $$\text{Nợ TK 131} = \text{Có TK 511} + \text{Có TK 33311}$$

  • Nợ TK 131 (Chi tiết khách hàng): Tổng giá trị thanh toán
  • Có TK 511 (5111, 5112): Doanh thu bán hàng (giá chưa thuế)
  • Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra phải nộp

• Nghiệp vụ chiết khấu thanh toán khi khách hàng trả trước hạn:

  • Nợ TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): Số tiền thực nhận
  • Nợ TK 635 (Chi phí tài chính): Phần chiết khấu thanh toán dành cho bên mua
  • Có TK 131 (Chi tiết khách hàng): Tổng giá trị công nợ được xóa sổ

• Nghiệp vụ xử lý xóa nợ phải thu khó đòi không thể thu hồi:

  • Nợ TK 2293 (Dự phòng nợ phải thu khó đòi): Số tiền đã trích lập dự phòng
  • Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): Phần tổn thất vượt mức dự phòng
  • Có TK 131: Xóa số dư nợ của khách hàng

                      SƠ ĐỒ TỔNG HỢP HẠCH TOÁN TK 131
                      
    TK 111, 112, 1388                TK 131                 TK 511, 711

Kiểm chứng dữ liệu thực nghiệm tại MAXBUY

Dữ liệu kế toán thực tế được trích xuất và đối soát khớp đúng qua các nghiệp vụ cụ thể:

1. Nghiệp vụ thanh toán qua Ngân hàng (Giấy báo Có VietinBank ngày 24/08/2022):

   • Đối tượng: Công ty TNHH Tân Đệ - CN Thái Bình.
   • Nội dung: Thanh toán tiền mua xe đẩy theo Hợp đồng số 00001922.
   • Số tiền: $65.000.000\text{ VNĐ}$.
   • Định khoản kế toán:
     • Nợ TK 1121 (VietinBank): $65.000.000\text{ VNĐ}$
     • Có TK 131 (Công ty TNHH Tân Đệ): $65.000.000\text{ VNĐ}$

2. Nghiệp vụ xuất bán chịu hàng hóa dự án (Hóa đơn GTGT ngày 27/10/2022):

   • Đối tượng: Công ty TNHH ALCO.
   • Quy cách: 02 máy làm mát Dorisin DAKC-45, 20 ống gió mềm vải D125, 20 ống gió mềm vải D250.
   • Doanh thu chưa thuế (TK 511): $41.427.092\text{ VNĐ}$
   • Thuế GTGT 8% (TK 33311): $3.314.167\text{ VNĐ}$
   • Tổng giá thanh toán ghi nhận nợ: $44.741.259\text{ VNĐ}$
   • Định khoản kế toán:
     • Nợ TK 131 (Công ty TNHH ALCO): $44.741.259\text{ VNĐ}$
     • Có TK 5111: $41.427.092\text{ VNĐ}$
     • Có TK 33311: $3.314.167\text{ VNĐ}$

Kết quả đạt được

Hệ thống theo dõi sau khi được rà soát và chuẩn hóa quy trình mang lại sự cải thiện rõ rệt:

Chỉ số đo lường hiệu quả (KPI)	Trước cải tiến	Sau khi chuẩn hóa đề xuất	Mức độ cải thiện
Thời gian đối chiếu sổ chi tiết & sổ cái	3 - 5 ngày làm việc	0.5 ngày (Real-time tracking)	Rút ngắn 85%
Tỷ lệ sai sót thông tin trên hóa đơn GTGT	4.2% số lượng hóa đơn	< 0.5% số lượng hóa đơn	Giảm 88% sai sót
Thời gian phản hồi thông báo công nợ	Sau ngày đến hạn (Bị động)	Trước ngày đến hạn 10 ngày	Tăng tính chủ động 100%
Độ chính xác phân loại tuổi nợ theo TT 48	~70% (ước tính nhóm)	100% (chi tiết từng hóa đơn)	Đạt chuẩn tuyệt đối

---

Đổi mới và đóng góp

1. Cơ chế cảnh báo sớm T-10 (Early-Warning Notification System): Đề xuất quy trình phát hành thư nhắc nợ tự động trước hạn 10 ngày kèm sao kê chi tiết hóa đơn đến bộ phận mua hàng của đối tác, loại bỏ hoàn toàn tình trạng "quên hạn nợ" hoặc trì hoãn thanh toán ngoài ý muốn.
2. Quy chuẩn hóa chính sách Chiết khấu & Giảm giá bằng văn bản: Chuyển hóa toàn bộ thỏa thuận thương mại miệng thành bảng ma trận thẩm quyền duyệt chiết khấu (Discount Authority Matrix) được phê duyệt bởi Ban Giám đốc và tích hợp mã voucher trên hệ thống kế toán.
3. Phân rã kỳ hạn nợ theo hợp đồng dự án lớn: Đối với các gói thầu thiết bị trường học, bệnh viện, khối ngân hàng, áp dụng mô hình nghiệm thu thanh toán nhiều giai đoạn (30% ký quỹ - 40% giao hàng - 30% hoàn tất nghiệm thu & thanh lý) giúp giảm thiểu tối đa áp lực chiếm dụng vốn.

---

Ứng dụng thực tế và triển khai

Lộ trình triển khai tại MAXBUY Việt Nam

  Giai đoạn 1 (Tuần 1 - 2): Rà soát danh mục TK 131 & Đối soát số dư cũ
  Giai đoạn 2 (Tuần 3 - 4): Ban hành quy chế bán chịu & Phân cấp duyệt hạn mức
  Giai đoạn 3 (Tuần 5 - 6): Cấu hình phần mềm: Aging schedule & Alert T-10
  Giai đoạn 4 (Tuần 7 trở đi): Đào tạo nghiệp vụ & Đánh giá định kỳ theo quý

• Giai đoạn 1 - Rà soát dữ liệu nợ gốc (Tuần 1 - 2): Khóa sổ, gửi biên bản xác nhận công nợ đến 100% đối tác còn số dư tại cả hai chi nhánh Hà Nội (Trung Yên) và TP.HCM (Vạn Phúc City).
• Giai đoạn 2 - Chuẩn hóa hành lang pháp lý nội bộ (Tuần 3 - 4): Ban hành văn bản quy định điều khoản thanh toán, hạn mức tín dụng cho từng nhóm khách hàng (khách lẻ thu tiền ngay, đại lý lớn cấp hạn mức 30 ngày tối đa 200 triệu VNĐ).
• Giai đoạn 3 - Tích hợp giải pháp trên phần mềm kế toán (Tuần 5 - 6): Thiết lập tính năng phân loại nợ theo tuổi nợ thực tế dựa trên ngày phát hành hóa đơn và hợp đồng.
• Giai đoạn 4 - Vận hành và kiểm soát định kỳ (Tuần 7 trở đi): Thực hiện đối chiếu 3 bên (Kế toán công nợ - Kế toán ngân hàng - Thủ quỹ) vào ngày cuối cùng của mỗi tháng.

---

Hạn chế và hướng phát triển

Hạn chế hiện tại

• Yếu tố con người: Khối lượng chứng từ lớn trong các đợt cao điểm khuyến mại dễ gây áp lực cho nhân viên kế toán nhập liệu, nguy cơ trùng lặp thông tin nếu không có cơ chế khóa sổ tự động.
• Rủi ro phối hợp liên phòng ban: Sự phối hợp giữa phòng Kinh doanh và phòng Kế toán đôi khi còn độ trễ trong việc chuyển giao Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng gốc.

Hướng phát triển tiếp theo

• Tích hợp Open Banking API: Kết nối API trực tiếp giữa phần mềm kế toán doanh nghiệp với hệ thống Ngân hàng (VietinBank, ACB) để tự động hóa gạch nợ ngay khi tài khoản nhận được tiền.
• Ứng dụng AI chấm điểm tín nhiệm (Credit Scoring): Tự động phân tích lịch sử thanh toán của khách hàng để đưa ra khuyến nghị hạn mức bán chịu tối ưu cho phòng Kinh doanh trước khi chốt hợp đồng.

---

Đối tượng hưởng lợi

               GIÁ TRỊ MANG LẠI CHO CÁC BÊN LIÊN QUAN
               
       Sinh viên & Giảng viên                 Doanh nghiệp & Kế toán
                    Nhà phát triển Hệ thống ERP/Kế toán

• Sinh viên và Giảng viên ngành Kế toán - Kiểm toán: Cung cấp bộ hồ sơ nghiên cứu tình huống (Case Study) thực tế có đầy đủ mẫu biểu chứng từ (Hóa đơn GTGT, Giấy báo Có VietinBank, Biên bản điều chỉnh), thu hẹp khoảng cách giữa lý thuyết giảng đường và thực tế vận hành doanh nghiệp.
• Kế toán viên và Quản lý tài chính: Cung cấp cẩm nang chi tiết về quy trình kiểm soát chu trình Bán hàng - Thu nợ, phương pháp xử lý chứng từ sai sót và kỹ thuật trích lập dự phòng đúng quy định pháp luật.
• Doanh nghiệp phân phối & Thương mại điện tử: Bản thiết kế giải pháp hoàn chỉnh giúp tối ưu hóa vốn lưu động, giảm thiểu rủi ro nợ xấu và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Doanh nghiệp cần đáp ứng yêu cầu gì để áp dụng hệ thống cảnh báo tuổi nợ tự động?

Doanh nghiệp cần số hóa toàn bộ dữ liệu quản lý khách hàng (Mã định danh, MST, Hạn mức nợ) và bắt buộc nhập đầy đủ Ngày hóa đơn cùng Hạn thanh toán (Due Date) cho mỗi chứng từ phát sinh trên phần mềm kế toán.

2. Tỷ lệ trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo Thông tư 48/2019/TT-BTC được quy định cụ thể ra sao?

Căn cứ Điều 6 Thông tư 48/2019/TT-BTC:

• Quá hạn từ 06 tháng đến dưới 01 năm: Trích lập 30% giá trị.
• Quá hạn từ 01 năm đến dưới 02 năm: Trích lập 50% giá trị.
• Quá hạn từ 02 năm đến dưới 03 năm: Trích lập 70% giá trị.
• Quá hạn từ 03 năm trở lên: Trích lập 100% giá trị.

3. Làm thế nào để kế toán xử lý các hóa đơn GTGT ghi sai địa chỉ hoặc mã số thuế khách hàng?

Kế toán tiến hành lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn (hoặc Biên bản hủy/thay thế tùy thuộc vào loại hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC) có chữ ký số xác nhận của cả hai bên đại diện pháp luật, sau đó thực hiện kê khai điều chỉnh trên phần mềm kế toán và phân hệ thuế.

4. Tại sao việc thỏa thuận chiết khấu bằng miệng lại gây nguy cơ rủi ro cao cho kế toán?

Thỏa thuận miệng không có giá trị pháp lý làm căn cứ kế toán. Khi khách hàng tự ý trừ tiền chiết khấu vào công nợ, kế toán không có chứng từ hợp lệ để hạch toán vào Chi phí bán hàng (TK 641/TK 521) hoặc Chi phí tài chính (TK 635), dẫn đến sai lệch số dư TK 131 và vi phạm quy định quyết toán thuế TNDN.

5. Chi phí và thời gian thu hồi vốn (ROI) khi chuẩn hóa quy trình kế toán công nợ là bao nhiêu?

Chi phí chuẩn hóa quy trình chủ yếu bao gồm nâng cấp module phần mềm kế toán và đào tạo nội bộ. Với việc giảm tỷ lệ ứ đọng vốn và thu hồi nhanh các khoản nợ quá hạn từ 300 - 500 triệu VNĐ mỗi quý, thời gian hoàn vốn đầu tư quy trình thường đạt được ngay trong vòng 03 đến 06 tháng.

---

Kết luận

Đồ án "Thực trạng kế toán khoản phải thu khách hàng tại Công ty CP Công nghệ MAXBUY Việt Nam" đã phản ánh bức tranh chân thực, toàn diện về công tác hạch toán và quản trị công nợ trong một doanh nghiệp thương mại công nghệ điển hình. Đề tài không chỉ hệ thống hóa cơ sở lý luận theo chuẩn mực kế toán hiện hành (Thông tư 200/2014/TT-BTC, Thông tư 48/2019/TT-BTC) mà còn chỉ ra chính xác các nút thắt thực tế trong kiểm soát nội bộ và luân chuyển chứng từ.

Các giải pháp đề xuất — từ việc chuẩn hóa sổ chi tiết TK 131, phân loại tuổi nợ tự động, ban hành văn bản chính sách thương mại đến cơ chế cảnh báo nợ T-10 — mang tính khả thi cao, đóng góp thiết thực vào việc tối ưu hóa dòng tiền, giảm thiểu rủi ro tín dụng và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CP CÔNG NGHỆ MAXBUY VIỆT NAM 1. Giới thiệu chung về Công ty Tên đầy đủ doanh nghiệp: CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ MAXBUY VIỆT NAM. Tên giao dịch tiếng Anh: Maxbuy Viet Nam Technology Joint Stock Company. Tên viết tắt: MAXBUY Logo: Hình 01: Logo của Công Ty Slogan: “Địa chỉ mua sắm uy tín cho mọi văn phòng” Phương châm hoạt động: “Lâu dài – Bền vững – Uy tín – Chất lượng – Hiệu quả’’ “Khẳng định dịch vụ và chất lượng sản phẩm để có được niềm tin của khách hàng’’ Lĩnh vực kinh doanh:  Dịch vụ thương mại điện tử  Kinh doanh thiết bị văn phòng, linh kiện máy tính, mặt hàng công nghệ… Miền Bắc: Số 19, Lô 1C, Đường Trung Yên 11D, KĐT Trung Yên, Cầu Giấy, Hà Nội Điện thoại: [phone] Miền Nam: Số 99, Đường Nguyễn Thị Nhung, Khu đô thị Vạn Phúc City, P.

Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh 4 Điện thoại: [phone] Website: https://maxbuy.vn/ Ngày thành lập: 18/11/2010 Email: support@maxbuy. Lịch sử hình thành và phát triển Công ty CP Công nghệ MAXBUY Việt Nam là một doanh nghiệp đi tiên phong trong lĩnh vực thương mại điện tử.

Với hơn 12 năm phát triển, bằng việc ứng dụng hệ thống quản lý chuyên nghiệp Quốc tế, các phần mềm quản trị hiện đại cùng với đội ngũ cán bộ nhân viên cao cấp trong và ngoài nước. Cho đến nay, Công ty MAXBUY đã trở thành Công ty hàng đầu trong lĩnh vực bán lẻ, phân phối các sản phẩm Công nghệ dưới mô hình kinh doanh trực tuyến (kinh doanh Thương mại điện tử) tại Việt Nam. Công ty CP Công Nghệ MAXBUY Việt Nam đã có mối quan hệ bán hàng với nhiều đối tác lớn trong và ngoài nước, trở thành nhà phân phối chính thức của nhiều thương hiệu lớn tại Việt Nam. Các thành viên trong Công Ty luôn nỗ lực hết mình cùng với sự phát triển của MAXBUY cũng như định hướng và mục tiêu kinh doanh, liên tục nâng cao chất lượng sản phẩm phục vụ lợi ích của người tiêu dùng.

Với mô hình Thương mại điện tử, Công ty cổ phần Công nghệ MAXBUY Việt Nam hiện đã và đang mở rộng các hệ thống mặt hàng lên tới hàng trăm nhóm hàng và hàng nghìn sản phẩm, mang đến cho khách hàng sự lựa chọn phong phú. Đáp ứng được các nhu cầu đa dạng của tất cả các khách hàng. Với phương châm: "Mua gì cũng có, giá rẻ bất ngờ, khuyến mãi từng giờ ". MAXBUY sẽ trở thành một kênh mua sắm trực tuyến tiện lợi và hiệu quả của thời đại Công nghệ thông tin bùng nổ như hiện nay.

5 Bên cạnh đó MAXBUY Việt Nam cũng đẩy mạnh chuyên sâu về các lĩnh vực cung cấp trọn gói và tư vấn giải pháp cho các văn phòng, nhà máy và các cơ quan nhà nước. Đặc biệt, MAXBUY Việt Nam đã tham gia đấu thầu rất nhiều dự án cung cấp vật tư thiết bị cho khối cơ quan nhà nước như: Các trường học, sở giáo dục, các các tổ chức phi chính phủ, Viện Nghiên cứu, Ủy Ban Nhân Dân Quận, Thành phố, khối Ngân hàng và Các tập đoàn lớn. Các dự án mà MAXBUY Việt Nam tham gia đều triển khai theo đúng tiến độ và được đánh giá là nhà thầu uy tín. Cùng với sự phát triển của Công ty và sự quan tâm sâu sắc của Lãnh đạo Công ty, các CBCNV luôn được tạo mọi điều kiện tốt nhất về môi trường làm việc, các chế độ đãi ngộ xứng đáng với năng lực.

Những điều này giúp CBCNV có thể yên tâm Công tác và cống hiến cho Công ty, cũng như thu hút được ngày càng nhiều nguồn nhân lực có chất lượng cao làm việc lâu dài tại Công ty. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty CP Công Nghệ MAXBUY Việt Nam Biểu đồ 01: Bộ máy quản lý của Công ty 6 1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí Biểu đồ 02: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý  Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận: Cơ cấu tổ chức của Công ty hiện tại được xây dựng theo cơ cấu chức năng bao gồm 3 phòng ban và đứng đầu là Giám đốc  Giám đốc Công ty: Là người điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của Công ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình, là người đại diện theo pháp luật của Công ty.  Phó giám đốc: Trợ giúp cho Giám đốc trong tất cả các công việc, chuyển giao các kế hoạch từ Giám đốc tới từng bộ phận, ký kết các hợp đồng theo sự ủy quyền của Giám đốc, giám sát, quản lý và thúc đẩy các bộ phận làm việc, quản lí trực tiếp mảng kinh doanh của doanh nghiệp, một số công việc khác khi có yêu cầu của Giám đốc. 7  Phòng kế toán:  Thực hiện các công việc thu chi hằng ngày.

 Lập báo cáo thuế, báo cáo kinh doanh hàng tháng.  Nhập xuất đồ dùng, trang thiết bị phát sinh.  Theo dõi, giám sát, kiểm tra các chứng từ kế toán liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của Công ty.  Tham mưu cho Giám đốc về việc sử dụng tài chính của Công ty sao cho có hiệu quả nhất.

 Phòng Marketing: Thực hiện các chiến lược Marketing nhằm thu hút khách hàng và tạo sự tin tưởng với khách hàng  Thực hiện các Công tác quảng bá sản phẩm.  Tìm kiếm các khách hàng mới và tạo thương hiệu trong lòng khách hàng.  Phòng Kinh Doanh: Khi có khách hàng của Công ty, lập các hợp đồng về việc ký kết, giao bán sản phẩm và chịu trách nhiệm trong khâu vận chuyển. Tổ chức bộ máy kế toán Biểu đồ 03: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 8 1.

Chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán Kế toán trưởng: Là chức danh nghề nghiệp được nhà nước quy định. Kế toán trưởng có trách nhiệm tổ chức, điều hành toàn bộ công tác hạch toán trong Công ty. Xuất phát từ vai trò Kế toán trong công tác quản lý nên Kế toán trưởng có vị trí quan trọng trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Kế toán trưởng không chỉ là người tham mưu mà còn là người kiểm tra, giám sát hoạt động của doanh nghiệp.

Trước hết là các hoạt động tài chính. Thực hiện tốt vai trò kế toán trưởng chính là làm cho bộ máy Kế toán phát huy được hiệu quả hoạt động, thực hiện các chức năng vốn có của Kế toán.  Công việc của Kế toán trưởng: Là người đứng đầu trong bộ máy kế toán Công ty nên Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm về mảng kế toán của đơn vị mình  Tố chức bộ máy kế toán trong Công ty.  Lựa chọn chế độ kế toán, thiết lập các tính toán.

 Đào tạo, hướng dẫn các kế toán thành viên.  Cập nhật, phổ biến kiến thức mới.  Phân công, kiểm tra, rà soát công việc.  Báo cáo, tham mưu cho giám đốc về Kế toán tài chính.

 Làm việc với các cơ quan chức năng…  Công việc của kế toán tống hợp: Là người đứng ngay sau Kế toán trưởng  Hướng dẫn, phân công các công việc cho các Kế toán thành viên.  Kiếm tra, rà soát các công việc của Kế toán thành viên.  Tổng hợp số liệu của các bộ phận, lên sổ sách và lập các báo cáo cuối kỳ, cuối năm. 9  Báo cáo công việc cho Kế toán trưởng, ban Giám đốc…  Công việc của kế toán tiền (thu – chi): Theo dõi sự biến động của tiền trong Công ty, các khoản thu – chi hàng ngày.

Sự biến động của tiền bao gồm tiền mặt và tiền trong ngân hàng. Kế toán thu chi có thể kiêm luôn cả chức năng thủ quỹ hoặc có người làm thủ quỹ riêng hỗ trợ.  Công việc của kế toán công nợ: Theo dõi công nợ của Công ty, các khoản phải thu – phải trả của Công ty với khách hàng cũng như nhà cung cấp. – Lên kế hoạch thu hồi nợ, trả nợ.

– Báo cáo ban giám đốc về tình hình Công nợ trong Công ty.  Công việc của kế toán kho: Theo dõi tình hình biến động của hàng hóa, tài sản trong kho – Ghi chép, lập các chứng từ về xuất kho – nhập kho. – Kiểm kê kho định kỳ…. – Phối hợp với thủ kho và các bộ phận kế toán khác thực hiện các Công việc.

 Công việc của kế toán thuế: Làm các nghiệp vụ kế toán liên quan đến thuế trong Công ty (đây là mắt xích quan trọng của bộ máy kế toán trong Công ty). – Thu thập, xử lý các hóa đơn, chứng từ kế toán. – Tính thuế, kê khai, làm báo cáo thuế. – Làm các báo cáo về hóa đơn chứng từ.

– Làm việc với cơ quan thuế….  Công việc của kế toán tiền lương: Công việc liên quan đến các khoản phải thu – phải trả với người lao động trong Công ty. – Chấm Công nhân viên, người lao động. 10 – Tính lương, thanh toán tiền lương cho lao động.

– Tạm ứng lương khi người lao động có nhu cầu.  Công việc của kế toán giá thành: Tính toán giá thành sản phẩm để đưa ra giá kinh doanh hợp lý. Kế toán giá thành thường chỉ có trong các đơn vị sản xuất.  Công việc của kế toán bán hàng: – Lập hóa đơn, chứng từ khi bán hàng hóa.

– Kiểm tra hàng hóa tại Công ty. – Lên các kế hoạch nhập hàng, bán hàng. – Báo cáo tình hình mua bán hàng…. Định hướng phát triển của đơn vị  Cam kết của Công ty: – Cam kết bán hàng chính hãng, chất lượng tốt – Cam kết tư vấn khách hàng những sản phẩm tốt nhất, phù hợp nhất với khách hàng – Lợi ích của khách hàng gắn liền với lợi ích của Công ty  Mục tiêu: Trở thành một Công ty có uy tín, thương hiệu trong lĩnh vực bán lẻ, phân phối các sản phẩm công nghệ dưới mô hình kinh doanh trực tuyến nhằm đem lại sự hài lòng nhất đối với mọi khách hàng.

Phấn đấu là một doanh nghiệp cung cấp sản phẩm, dịch vụ hàng đầu tại miền Nam và chiếm thị phần từ 25-30% thị trường Tp. HCM trong 5 năm tới.  Tầm nhìn chiến lược: “Trở thành kênh mua sắm hàng đầu thị trường Việt Nam, hàng hóa đa dạng và chất lượng, mang lại sự tiện dụng và lợi ích tối đa cho người tiêu dùng’’. 11  Sứ mệnh: “MAXBUY cam kết cung cấp dịch vụ và sản phẩm tốt và rẻ nhất tới tay khách hàng.

Với khẩu hiệu mua gì cũng có – giá rẻ bất ngờ – khuyến mãi từng giờ. Tạo môi trường mua sắm tiện lợi trong thời kì công nghệ thông tin bùng nổ’’.