Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong lĩnh vực nhập khẩu và phân phối hàng hóa tiêu dùng, đặc biệt là ngành mỹ phẩm, công tác quản lý đơn hàng giữ vai trò quyết định đến hiệu suất chuỗi cung ứng và mức độ hài lòng của khách hàng. Đặc thù của ngành phân phối mỹ phẩm là chủng loại sản phẩm (SKU) đa dạng, hạn sử dụng nghiêm ngặt, yêu cầu cao về kiểm soát chất lượng và tính chuẩn xác trong khâu giao nhận. Khi quy mô kinh doanh mở rộng, việc vận hành thủ công dễ dẫn đến tình trạng sai lệch thông tin tồn kho, chậm trễ tiến độ giao hàng và thiếu sự liên kết giữa các phòng ban.

Đề tài được xây dựng trên bối cảnh thực tế tại Công ty TNHH Bulsan Beauty – một doanh nghiệp hoạt động từ năm 2015 trong lĩnh vực nhập khẩu và phân phối chính ngạch các thương hiệu mỹ phẩm Hàn Quốc tại thị trường Việt Nam (bao gồm các nhãn hàng như Angel's Liquid, BNBG, Neogen, Derladie, Foodaholic, Tia'm) cho các đối tác bán lẻ lớn như Hasaki, Watsons, Guardian, Lotte. Thực trạng tại Bulsan Beauty cho thấy doanh nghiệp đang quản lý quy trình bằng các công cụ rời rạc như bảng tính Excel, sổ sách, hóa đơn giấy và trao đổi qua Zalo hoặc điện thoại. Việc lưu trữ dữ liệu phân mảnh khiến việc tìm kiếm thông tin tốn nhiều thời gian, dễ thất lạc dữ liệu, tỷ lệ trễ đơn hàng dao động ở mức cao từ 15% đến 20% và có chiều hướng gia tăng.

Mục tiêu chính của đề tài là tiến hành phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin quản lý đơn hàng toàn diện cho Công ty TNHH Bulsan Beauty nhằm chuẩn hóa quy trình xử lý, đồng bộ hóa dữ liệu tồn kho - bán hàng - giao nhận, và nâng cao hiệu quả phối hợp tác nghiệp. Các tiêu chí cụ thể bao gồm:

  1. Thiết kế đầy đủ các phân hệ chức năng: quản lý đơn hàng, quản lý kho, theo dõi vận chuyển, quản lý tài chính và hệ thống báo cáo.
  2. Xây dựng cấu trúc cơ sở dữ liệu và giao diện người dùng đáp ứng yêu cầu vận hành thực tế của doanh nghiệp.
  3. Thiết kế giải pháp đa nền tảng (Web Application và Mobile App Tracking) nhằm kết nối tức thời thông tin giữa nhân viên kinh doanh, thủ kho, kế toán và đội ngũ tài xế giao hàng.

Phạm vi nghiên cứu tập trung vào quy trình kinh doanh nội bộ của Công ty TNHH Bulsan Beauty từ khâu tiếp nhận đơn hàng, kiểm tra tồn kho, xuất - nhập kho, theo dõi chuyến giao hàng đến khâu ghi nhận công nợ và báo cáo tổng hợp. Đồ án được nhóm tác giả thực hiện trong thời gian gần 4 tuần dưới sự hướng dẫn chuyên môn của TS. Đặng Thanh Tuấn tại Khoa Công nghệ - Kỹ thuật, Trường Đại học Quốc tế Hồng Bàng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đề tài áp dụng khung lý thuyết về Hệ thống thông tin quản lý (Management Information Systems - MIS) kết hợp các công cụ kỹ thuật hệ thống và quản lý chất lượng để giải quyết bài toán vận hành.

1. Cơ sở lý thuyết

  • Quản lý đơn hàng: Tiếp cận theo 4 hình thức quản lý cơ bản (trực tiếp, theo chức năng, theo sản phẩm, theo địa lý) và chu trình vận hành tiêu chuẩn 5 bước: Tiếp nhận đơn hàng $\rightarrow$ Xác nhận và xử lý đơn hàng $\rightarrow$ Lấy hàng và đóng gói $\rightarrow$ Vận chuyển $\rightarrow$ Hoàn tất đơn hàng.
  • Quy trình thiết kế hệ thống thông tin: Triển khai theo quy trình chuẩn 4 giai đoạn: (1) Khảo sát nhu cầu, (2) Phân tích hệ thống, (3) Thiết kế hệ thống, (4) Cài đặt, khai thác và bảo trì hệ thống.
  • Phương pháp phân tích - thiết kế: Kết hợp phương pháp tiếp cận hướng chức năng (sử dụng sơ đồ BFD, DFD, mô hình ERD) và phương pháp tiếp cận hướng đối tượng (xác định tác nhân - Actor, xây dựng Use Case Diagram và đặc tả Use Case).

2. Phương pháp nghiên cứu và công cụ phân tích

Nhóm nghiên cứu phối hợp các nhóm công cụ thu thập và xử lý dữ liệu thực nghiệm:

  • Thu thập dữ liệu: Sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu sẵn có, quan sát trực tiếp quy trình tác nghiệp, phỏng vấn chuyên sâu nhân sự các phòng ban và phát phiếu khảo sát nhu cầu stakeholder.
  • Nhận diện và phân tích nguyên nhân cốt lõi:
    • Biểu đồ xương cá (Ishikawa Diagram): Phân nhóm các yếu tố gây trễ đơn hàng theo các trục Con người, Phương pháp kinh doanh, Công cụ, Dữ liệu và Môi trường.
    • Phân tích phương thức sai hỏng và tác động (FMEA - Failure Mode and Effects Analysis): Đánh giá định lượng từng nguyên nhân dựa trên chỉ số ưu tiên rủi ro $RPN = SEV \times OCC \times DET$ (với SEV: Mức độ nghiêm trọng, OCC: Tần suất xuất hiện, DET: Khả năng phát hiện; thang điểm từ 1 đến 10).
    • Biểu đồ Pareto: Áp dụng nguyên tắc 80/20 để khoanh vùng các nguyên nhân chủ yếu dẫn đến sự cố trễ đơn.
    • Phương pháp 5 Whys: Thực hiện chuỗi 5 câu hỏi "Tại sao" liên tiếp nhằm truy xuất nguyên nhân gốc rễ dẫn đến sự thiếu hụt công cụ quản lý tập trung.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu đề tài

Chương này tổng quan về tính cấp thiết của chuyển đổi số trong quản lý chuỗi cung ứng và phân phối mỹ phẩm. Tác giả xác định rõ mục tiêu nghiên cứu, các tiêu chí cần đạt được của hệ thống thông tin mới, phạm vi thực hiện tại Công ty TNHH Bulsan Beauty và bố cục tổng thể gồm 7 chương của bài báo cáo.

Chương 2: Cơ sở lý thuyết và phương pháp luận

Hệ thống hóa các định nghĩa về quản lý đơn hàng và hệ thống thông tin quản lý (MIS). So sánh chi tiết ưu nhược điểm giữa hai hướng tiếp cận phân tích thiết kế hệ thống (hướng chức năng và hướng đối tượng). Đồng thời, chương 2 làm rõ cơ sở lý thuyết của các công cụ khảo sát và bộ công cụ chẩn đoán nguyên nhân (5 Whys, Ishikawa, Pareto, FMEA).

Chương 3: Đối tượng nghiên cứu

Giới thiệu tổng quan về lịch sử hình thành, danh mục thương hiệu phân phối và hệ thống đại lý của Công ty TNHH Bulsan Beauty. Phân tích chi tiết quy trình kinh doanh hiện hữu gồm 8 bước:

Bước tác nghiệp Tên quy trình Nội dung thực hiện
(1) Phát sinh yêu cầu Bộ phận Mua hàng lập kế hoạch mua hàng và tạo yêu cầu
(2) Đặt hàng Đặt hàng với nhà cung cấp quốc tế và tổ chức vận chuyển về
(3) Nhập kho Bộ phận Kho kiểm kê số lượng, chất lượng và duyệt phiếu nhập
(4) Bán hàng Bộ phận Bán hàng nhận đơn từ khách, Kế toán kiểm duyệt
(5) Kho tiếp nhận Bộ phận Kho nhận đơn duyệt, kiểm tra tồn kho và soạn hàng
(6) Xuất kho Kho duyệt phiếu xuất kho và chuyển thông tin cho tài xế
(7) Giao hàng Bộ phận Giao hàng lấy hàng, giao khách và thu tiền mặt (nếu có)
(8) Thanh toán Kế toán nhận tiền, đối soát thanh toán và cập nhật công nợ

Chương này cũng thực hiện đánh giá FMEA cho 8 sai hỏng trong quy trình:

STT Nguyên nhân sai hỏng SEV OCC DET RPN % Tích lũy
1 Không cập nhật kịp thời tình trạng tồn kho 9 9 9 729 22.5%
2 Sai sót trong quá trình xử lý thông tin đơn hàng 9 9 8 648 42.5%
3 Khó theo dõi trạng thái đơn hàng 9 9 8 648 62.5%
4 Dữ liệu lưu trữ rời rạc không đồng bộ 7 7 6 294 72.1%
5 Trao đổi thông tin kém qua Zalo, điện thoại, giấy tờ 7 8 5 280 80.9%
6 Nhập liệu thủ công mất thời gian, dễ sai sót 7 8 5 280 89.1%
7 Thất lạc dữ liệu 7 5 6 210 95.3%
8 Nhân viên không đủ kỹ năng 6 5 5 150 100.0%

Biểu đồ Pareto xác định 3 nguyên nhân đứng đầu (Tồn kho không cập nhật, Sai sót xử lý đơn, Khó theo dõi trạng thái) chiếm hơn 62.5% tác động. Kết hợp phương pháp 5 Whys, nhóm nghiên cứu kết luận nguyên nhân gốc rễ là doanh nghiệp chưa có phần mềm quản trị tập trung và thiếu ứng dụng hỗ trợ tài xế cập nhật trạng thái đơn hàng trực tuyến.

Chương 4: Phân tích nhu cầu

Xác định yêu cầu từ 6 nhóm bên liên quan (Stakeholder): Khách hàng, Bộ phận Bán hàng, Bộ phận Kho, Bộ phận Giao hàng, Kế toán và Ban Giám đốc. Từ đó, chuyển hóa thành ma trận yêu cầu chức năng cho 4 nhóm người dùng thao tác trực tiếp trên hệ thống:

  • Bộ phận Bán hàng: Thiết lập danh mục sản phẩm/khách hàng, tạo và chỉnh sửa đơn hàng, theo dõi trạng thái đơn, tích hợp chương trình khuyến mãi, quản lý phân bổ kho nhân viên (Sale Admin duyệt, Sale tạo yêu cầu), xem báo cáo doanh số.
  • Bộ phận Kho: Quản lý danh mục kho, tạo và phê duyệt phiếu nhập/xuất/chuyển/kiểm kho, giám sát tồn kho thời gian thực, cảnh báo hạn mức tồn tối thiểu và hạn sử dụng.
  • Bộ phận Giao hàng: Nhận đơn/hủy đơn trên Mobile App, cập nhật trạng thái giao hàng, kiểm tra lịch sử chuyến đi, báo cáo các sự cố phát sinh.
  • Kế toán: Kiểm duyệt đơn hàng, tạo và duyệt phiếu thu/chi, quản lý bảng công nợ khách hàng và đối soát tiền thu hộ của tài xế (shipper), theo dõi báo cáo tài chính.

Chương 5: Thiết kế hệ thống thông tin quản lý

Xây dựng kiến trúc chức năng và mô hình dữ liệu của hệ thống, bao gồm sơ đồ phân cấp chức năng (BFD), sơ đồ luồng dữ liệu (DFD Bậc 0, Bậc 1), sơ đồ Use Case và bảng đặc tả tương tác chi tiết.

Chương 6: Phân tích tài chính và đề xuất triển khai

Lập bảng ước tính chi phí đầu tư hệ thống (gồm chi phí phân tích thiết kế, phát triển phần mềm đa nền tảng, hạ tầng CNTT/phần cứng, triển khai tích hợp, đào tạo người dùng, bảo trì và dự phòng). Thực hiện phân tích chi phí - lợi ích (Cost-Benefit Analysis), lập tiến độ triển khai thử nghiệm và chuyển đổi vận hành chính thức. Đề xuất lộ trình nâng cấp hệ thống trong tương lai gồm 5 giai đoạn:

  • Giai đoạn 1: Triển khai hệ thống thông tin cơ bản.
  • Giai đoạn 2: Chuyển đổi toàn bộ hạ tầng lên nền tảng điện toán đám mây (Cloud Computing).
  • Giai đoạn 3: Ứng dụng Big Data và hệ thống Dashboard phân tích chuyên sâu.
  • Giai đoạn 4: Tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) và Học máy (Machine Learning) để dự báo nhu cầu thị trường.
  • Giai đoạn 5: Ứng dụng công nghệ IoT, Blockchain trong truy xuất nguồn gốc sản phẩm và đáp ứng tiêu chuẩn ESG.

Chương 7: Kết luận và định hướng tương lai

Tổng kết các kết quả phân tích thiết kế đã đạt được so với mục tiêu ban đầu, khẳng định tính khả thi của mô hình giải pháp và nêu rõ định hướng ứng dụng thực tế tại Bulsan Beauty.

Thiết kế và triển khai

Hệ thống quản lý đơn hàng cho Bulsan Beauty được thiết kế với kiến trúc đa phân hệ, kết nối nền tảng quản trị trung tâm (Web) với ứng dụng di động cho nhân viên giao hàng (Mobile App).

1. Mô hình phân cấp chức năng (BFD)

Hệ thống được chia thành 7 phân hệ (module) chính:

  1. Thiết lập: Quản lý master data gồm thiết lập phòng ban, hồ sơ nhân viên, phân quyền truy cập theo vai trò, danh mục sản phẩm, danh mục kho hàng, thông tin khách hàng.
  2. Quản lý kho: Thực hiện các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho theo đơn, chuyển kho nội bộ, kiểm kho định kỳ và giám sát tồn kho thực tế/tồn kho nhân viên.
  3. Quản lý bán hàng: Khởi tạo đơn hàng, cập nhật thông tin đơn, theo dõi trạng thái luân chuyển đơn hàng, quản lý chương trình khuyến mãi/giảm giá, phân bổ và thu hồi định mức kho nhân viên.
  4. App Mobile Tracking: Dành riêng cho tài xế với các chức năng tạo vận đơn, nhận đơn/lấy hàng, phát hàng và ký nhận, theo dõi đơn đang giữ, kiểm tra chi tiết vận đơn.
  5. Tracking chuyến: Giám sát vị trí phương tiện và tiến độ lộ trình giao hàng theo thời gian thực, tổng hợp báo cáo hành trình.
  6. Tài chính: Tạo và duyệt phiếu thu, phiếu chi, quản lý công nợ khách hàng và đối soát công nợ/tiền thu hộ của tài xế.
  7. Báo cáo: Thiết lập và kết xuất các báo cáo động (tùy chỉnh) về kho, bán hàng, tiến độ vận chuyển và tài chính sang các định dạng chuẩn (Excel, PDF).

2. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

  • DFD Bậc 0 (Context Diagram): Mô tả toàn bộ hệ thống qua một tiến trình trung tâm (Process 0) tương tác dữ liệu hai chiều với 7 tác nhân: Khách hàng (gửi yêu cầu đặt hàng), Bộ phận Bán hàng (nhập đơn), Bộ phận Kho (cập nhật xuất/nhập/tồn), Kế toán (xử lý thanh toán/công nợ), Ban Giám đốc (nhận báo cáo phân tích), Quản trị viên Admin (cập nhật danh mục hệ thống), và Bộ phận Giao hàng/App Mobile (cập nhật trạng thái chuyến đi).
  • DFD Bậc 1: Phân rã Process 0 thành các luồng xử lý chi tiết gắn với từng module nghiệp vụ và các kho dữ liệu trung tâm, đảm bảo mọi luồng thông tin tác nghiệp từ bán hàng, kho, kế toán và giao vận đều được chuẩn hóa trước khi tổng hợp về trung tâm báo cáo cho Ban Giám đốc.

3. Danh mục Use Case và Phân quyền theo Actor

Tác nhân (Actor) Mã Use Case Tên Use Case
Admin UC1.1 - UC1.7 Thiết lập phòng ban; Thiết lập nhân viên; Phân quyền sử dụng; Thiết lập sản phẩm; Thiết lập kho; Thiết lập khách hàng; Thiết lập danh mục khác
Nhân viên kho UC2.1 - UC2.6 Nhập kho; Xuất kho; Giám sát tồn kho; Kiểm kho; Chuyển kho; Cập nhật trạng thái đơn hàng
Nhân viên Sale UC3.1 - UC3.6 Tạo đơn hàng; Cập nhật trạng thái đơn hàng; Tạo yêu cầu phân kho; Xem số lượng kho nhân viên; Theo dõi đơn hàng; Theo dõi báo cáo tracking
Quản lý Sale UC4.1 - UC4.4 Duyệt yêu cầu phân kho; Phân bổ kho nhân viên; Thu hồi kho nhân viên; Thiết lập chương trình bán hàng
Tài xế UC5.1 - UC5.5 Tạo vận đơn; Kiểm tra vận đơn; Lấy hàng; Phát hàng; Kiểm tra đơn đang giữ
Kế toán UC6.1 - UC6.4 Duyệt đơn hàng; Duyệt phiếu thu, chi; Quản lý công nợ khách hàng; Quản lý công nợ shipper
Ban Giám đốc UC7.1 - UC7.2 Xem báo cáo tùy chỉnh; Xuất báo cáo tùy chỉnh

4. Đặc tả Use Case mẫu

  • Đặc tả Use Case Đăng nhập (UC7.3):
    • Actor: Toàn bộ người dùng được cấp quyền (Admin, Sale, Kho, Kế toán, Tài xế, Ban Giám đốc).
    • Tiền điều kiện (Pre-conditions): Tài khoản người dùng đã được tạo và phân quyền trên hệ thống; thiết bị có kết nối mạng Internet.
    • Hậu điều kiện (Post-conditions): Người dùng truy cập thành công vào giao diện làm việc theo phân quyền chức năng.
    • Luồng sự kiện chính (Basic Flow): Hệ thống hiển thị biểu mẫu đăng nhập $\rightarrow$ Người dùng nhập Tên tài khoản và Mật khẩu $\rightarrow$ Hệ thống xác thực thông tin $\rightarrow$ Đăng nhập thành công và mở các phân hệ tương ứng. Nếu sai thông tin, hệ thống hiển thị thông báo lỗi và yêu cầu nhập lại.
  • Đặc tả Use Case Tạo đơn hàng (UC3.1):
    • Actor: Nhân viên Sale.
    • Tiền điều kiện: Đăng nhập thành công và có quyền thao tác trên module Bán hàng.
    • Hậu điều kiện: Thông tin đơn hàng mới được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu và chuyển trạng thái chờ duyệt.
    • Luồng sự kiện chính: Nhân viên Sale chọn Module Quản lý Bán hàng $\rightarrow$ Chọn chức năng Đơn hàng $\rightarrow$ Nhấn "Thêm mới" $\rightarrow$ Nhập thông tin khách hàng, danh sách sản phẩm, số lượng, chương trình khuyến mãi $\rightarrow$ Nhấn nút "Lưu" $\rightarrow$ Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu, kiểm tra tồn kho và thông báo lưu đơn hàng thành công.

Kết quả và đóng góp

1. Kết quả đạt được

  • Đã khảo sát và chỉ ra được các điểm nghẽn nghiêm trọng trong quy trình vận hành thủ công tại Công ty TNHH Bulsan Beauty, giải thích định lượng nguyên nhân khiến tỷ lệ trễ đơn hàng duy trì ở mức cao 15-20%.
  • Định lượng hóa mức độ rủi ro của từng nguyên nhân bằng phương pháp FMEA, trong đó xác định 3 nguyên nhân trọng yếu có chỉ số RPN cao nhất: Chậm cập nhật tồn kho (RPN 729), Sai sót xử lý đơn (RPN 648), Khó theo dõi tiến độ giao hàng (RPN 648).
  • Hoàn thiện toàn bộ hồ sơ phân tích thiết kế hệ thống thông tin gồm 7 module chức năng, hệ thống sơ đồ BFD, DFD Bậc 0, DFD Bậc 1, danh mục 30 Use Case tác nghiệp và các bản đặc tả chi tiết.
  • Đề xuất mô hình tích hợp Web App và Mobile App Tracking giúp kết nối dữ liệu xuyên suốt giữa văn phòng, kho hàng và đội ngũ giao hàng ngoại trường.
  • Xây dựng bảng dự toán chi phí triển khai, kế hoạch phân kỳ thử nghiệm - nghiệm thu và lộ trình 5 giai đoạn hiện đại hóa hệ thống trong dài hạn.

2. Đóng góp về mặt phương pháp và thực tiễn

  • Về mặt kỹ thuật hệ thống: Kết hợp hiệu quả các công cụ quản trị chất lượng sản xuất/vận hành (Ishikawa, FMEA, Pareto, 5 Whys) vào giai đoạn khảo sát yêu cầu của một dự án phân tích thiết kế hệ thống thông tin (MIS), giúp việc xác định chức năng phần mềm bám sát đúng nguyên nhân gốc rễ của bài toán kinh doanh.
  • Về mặt thực tiễn: Cung cấp cho Công ty TNHH Bulsan Beauty một đồ án thiết kế hoàn chỉnh, có tính khả thi cao, sẵn sàng phục vụ cho giai đoạn lập trình, kiểm thử và đưa vào khai thác thương mại nhằm giảm thiểu tỷ lệ trễ đơn và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Đề tài được thực hiện trong khung thời gian giới hạn (gần 4 tuần), do đó tập trung chủ yếu vào giai đoạn khảo sát, phân tích yêu cầu, thiết kế mô hình logic (BFD, DFD, Use Case) và lập kế hoạch tài chính/triển khai, chưa đi sâu vào khâu lập trình mã nguồn chi tiết (coding) và kiểm thử hiệu năng thực tế trên quy mô dữ liệu lớn.
    • Số liệu khảo sát về tỷ lệ trễ đơn mới được thu thập trong phạm vi 3 tháng vận hành gần nhất của doanh nghiệp.
  • Hướng phát triển:
    • Triển khai xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu vật lý và lập trình hoàn chỉnh các phân hệ phần mềm theo thiết kế.
    • Triển khai mở rộng theo lộ trình 5 giai đoạn đã đề xuất: đưa hệ thống lên hạ tầng Cloud, tích hợp Big Data Analytics, ứng dụng các mô hình AI/Machine Learning trong dự báo nhu cầu đặt hàng của các đại lý, tích hợp công nghệ IoT và Blockchain để truy xuất nguồn gốc mỹ phẩm nhập khẩu chính ngạch.

Giá trị tham khảo

Đồ án là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên các ngành Kỹ thuật hệ thống, Hệ thống thông tin quản lý (MIS), Công nghệ thông tin và Quản trị chuỗi cung ứng/Logistics đang thực hiện đồ án môn học hoặc khóa luận tốt nghiệp về thiết kế hệ thống quản lý bán hàng, kho bãi và giao vận.
  • Các chuyên viên phân tích nghiệp vụ (Business Analyst - BA) và kỹ sư hệ thống cần mẫu tham khảo về quy trình kết hợp công cụ phân tích chất lượng (FMEA, Pareto, 5 Whys) với các kỹ thuật mô hình hóa dữ liệu và chức năng (BFD, DFD, Use Case).
  • Các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong lĩnh vực thương mại, phân phối hàng nhập khẩu đang tìm kiếm giải pháp chuyển đổi số để giải quyết bài toán phân mảnh dữ liệu và trễ đơn hàng.

Câu hỏi thường gặp

1. Đối tượng nghiên cứu thực tế của đồ án là doanh nghiệp nào và có đặc điểm kinh doanh gì?
Đối tượng nghiên cứu là Công ty TNHH Bulsan Beauty, thành lập từ năm 2015, chuyên nhập khẩu và phân phối chính ngạch các thương hiệu mỹ phẩm Hàn Quốc (như Angel's Liquid, BNBG, Neogen, Derladie, Foodaholic, Tia'm) cho các chuỗi bán lẻ lớn tại Việt Nam như Hasaki, Watsons, Guardian, Lotte.

2. Công cụ nào đã được nhóm tác giả sử dụng để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của tình trạng trễ đơn hàng?
Nhóm tác giả đã kết hợp liên hoàn 4 công cụ: Biểu đồ xương cá (Ishikawa) để phân loại nguyên nhân; Bảng đánh giá FMEA để lượng hóa rủi ro qua điểm RPN; Biểu đồ Pareto để xác định nhóm 80% vấn đề; và phương pháp 5 Whys để tìm ra nguyên nhân gốc là do thiếu phần mềm quản trị thông tin tích hợp và thiếu ứng dụng kết nối dữ liệu giao hàng trực tuyến.

3. Hệ thống thông tin quản lý đơn hàng mới được thiết kế gồm những phân hệ (module) nào?
Hệ thống gồm 7 phân hệ chính: (1) Thiết lập master data, (2) Quản lý kho, (3) Quản lý bán hàng, (4) App Mobile Tracking cho tài xế, (5) Tracking chuyến, (6) Tài chính (phiếu thu/chi, công nợ), và (7) Báo cáo phân tích động.

4. Phân hệ App Mobile Tracking mang lại lợi ích gì cho quy trình vận hành của Bulsan Beauty?
App Mobile Tracking giúp kết nối trực tiếp tài xế với hệ thống quản trị trung tâm, cho phép tài xế nhận đơn, kiểm tra vận đơn, cập nhật trạng thái phát hàng, theo dõi đơn đang giữ và báo cáo sự cố ngay trong quá trình di chuyển, thay thế hoàn toàn việc trao đổi thủ công qua Zalo, điện thoại và giấy tờ.

5. Lộ trình nâng cấp hệ thống trong tương lai của doanh nghiệp được định hướng qua những giai đoạn nào?
Lộ trình gồm 5 giai đoạn: Giai đoạn 1 (Triển khai hệ thống cơ bản), Giai đoạn 2 (Chuyển đổi lên nền tảng Cloud), Giai đoạn 3 (Ứng dụng Big Data và Dashboard phân tích nâng cao), Giai đoạn 4 (Tích hợp AI và Machine Learning để dự báo nhu cầu), Giai đoạn 5 (Tích hợp IoT, Blockchain và các tiêu chuẩn ESG).

Kết luận

Đồ án "Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý đơn hàng cho Công ty Bulsan Beauty" đã giải quyết thấu đáo bài toán chuyển đổi số từ thực tiễn của một doanh nghiệp phân phối mỹ phẩm bằng phương pháp luận kỹ thuật hệ thống chặt chẽ. Thông qua việc kết hợp các công cụ FMEA, Pareto, 5 Whys cùng mô hình hóa BFD, DFD và Use Case, nghiên cứu đã xây dựng hoàn chỉnh kiến trúc cho một hệ thống quản lý đơn hàng đa nền tảng gồm 7 phân hệ tác nghiệp. Kết quả thiết kế không chỉ khắc phục triệt để tình trạng phân mảnh dữ liệu và giảm tỷ lệ trễ đơn hàng, mà còn cung cấp khung lộ trình công nghệ vững chắc cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.