Đề án Lưu trữ tài liệu điện tử của cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025

Toàn văn Quyết định 458/2020/QĐ-TTg phê duyệt Đề án Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025 và nội dung chi tiết.

• Trường học: Cục Văn Thư và Lưu Trữ Nhà Nước
• Đề tài: Đề Án Lưu Trữ Tài Liệu Điện Tử Của Các Cơ Quan Nhà Nước Giai Đoạn 2020 -2025
• Loại tài liệu: Đề án
• Năm xuất bản: 2020
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Cơ sở pháp lý và ý nghĩa của Đề án Lưu trữ tài liệu điện tử

Đề án Lưu trữ tài liệu điện tử theo Quyết định 458 được xây dựng dựa trên nền tảng lý thuyết vững chắc và cơ sở pháp lý toàn diện. Trong bối cảnh Chính phủ điện tử phát triển mạnh mẽ, việc quản lý tài liệu điện tử trở thành yêu cầu cấp bách. Sự gia tăng khối lượng dữ liệu điện tử đòi hỏi các cơ quan nhà nước phải có hệ thống quản lý hiện đại, an toàn và hiệu quả. Đề án này không chỉ giải quyết các thách thức kỹ thuật mà còn hoàn thiện khung pháp lý cho lưu trữ tài liệu điện tử. Mục đích chính là bảo vệ thông tin quốc gia, đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giải trình của các cơ quan công quyền, đồng thời bảo quản di sản thông tin cho các thế hệ tương lai.

1.1. Quan điểm chỉ đạo và cơ sở pháp lý

Đề án Lưu trữ tài liệu điện tử tuân theo các quan điểm chỉ đạo của Đảng và Nhà nước về quản lý văn thư lưu trữ. Cơ sở pháp lý bao gồm các quy định về giao dịch điện tử, ứng dụng công nghệ thông tin và quản lý tài liệu điện tử. Luật Văn thư, Luật Lưu trữ được cải tiến để phù hợp với xu hướng số hóa toàn cầu. Các quyết định của Chính phủ về Chính phủ điện tử cũng là nền tảng quan trọng cho việc thực hiện đề án này.

1.2. Thực trạng và xu hướng quốc tế

Hiện nay, việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Việt Nam còn gặp nhiều hạn chế về cơ sở hạ tầng và quy trình. Cơ sở hạ tầng kỹ thuật ở các lưu trữ chưa đủ chức năng để bảo vệ an toàn và bảo quản lâu dài tài liệu. Trên thế giới, các nước phát triển đã áp dụng các giải pháp tiên tiến như lưu trữ đám mây, mã hóa dữ liệu và hệ thống quản lý tập trung, tạo chuẩn mực cho việc quản lý tài liệu điện tử hiệu quả.

II. Mục tiêu và phạm vi thực hiện Đề án

Đề án Lưu trữ tài liệu điện tử giai đoạn 2020-2025 đặt ra các mục tiêu cụ thể và rõ ràng cho công tác lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước. Mục tiêu chung là xây dựng một hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ hiện đại, an toàn và bền vững. Đề án bao phủ toàn bộ các cơ quan nhà nước từ cấp trung ương đến địa phương, các lưu trữ lịch sử và lưu trữ chuyên ngành. Phạm vi thực hiện bao gồm hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, xây dựng quy trình nghiệp vụ mới và nâng cấp cơ sở hạ tầng kỹ thuật cho quản lý tài liệu điện tử.

2.1. Mục tiêu chung và chỉ tiêu cụ thể

Mục tiêu chính là hoàn thành hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử cho các cơ quan nhà nước. Các chỉ tiêu cụ thể bao gồm: phổ cập hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ đến 100% các cơ quan, xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ quốc gia, nâng cao năng lực nhân sự trong lĩnh vực lưu trữ tài liệu điện tử. Đề án đặt kỳ vọng tạo nên chuyển đổi số toàn diện trong công tác quản lý tài liệu của các cơ quan nhà nước.

2.2. Đối tượng và phạm vi thực hiện

Đối tượng chính của Đề án Lưu trữ tài liệu điện tử là các cơ quan nhà nước ở cấp trung ương, cấp địa phương, lưu trữ lịch sử, lưu trữ chuyên ngành và các tổ chức công. Phạm vi bao gồm tất cả các tài liệu điện tử được tạo ra trong hoạt động hành chính. Đề án đòi hỏi sự phối hợp của nhiều bộ, ngành liên quan như Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Công an, Bộ Tài chính để đảm bảo quản lý tài liệu lưu trữ toàn diện và hiệu quả.

III. Nhiệm vụ chính và giải pháp thực hiện

Để đạt được mục tiêu đề ra, Đề án Lưu trữ tài liệu điện tử xác định năm nhiệm vụ chính cần thực hiện. Thứ nhất, hoàn thiện hệ thống pháp lý cho lưu trữ tài liệu điện tử bao gồm sửa đổi, bổ sung các quy định hiện hành. Thứ hai, xây dựng mô hình quản lý tài liệu lưu trữ phù hợp với các cơ quan nhà nước. Thứ ba, hoàn thiện quy trình nghiệp vụ quản lý tài liệu điện tử từ khâu tiếp nhận đến bảo quản. Thứ tư, xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ quốc gia. Cuối cùng, đào tạo nguồn nhân lực để thực hiện quản lý tài liệu điện tử hiệu quả.

3.1. Hoàn thiện hệ thống pháp lý và quy trình nghiệp vụ

Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hiện hành cần được sửa đổi, bổ sung để phù hợp với lưu trữ tài liệu điện tử. Cần xây dựng các quy trình nghiệp vụ mới chi tiết cho các khâu tiếp nhận, phân loại, bảo quản tài liệu điện tử. Các quy trình này phải tương thích với giao dịch điện tử và đảm bảo tính pháp lý của tài liệu điện tử. Đối với quản lý tài liệu lưu trữ, cần quy định rõ ràng trách nhiệm của các cơ quan, yêu cầu về chữ ký điện tử, mã hóa dữ liệu.

3.2. Xây dựng hệ thống kỹ thuật và cơ sở dữ liệu

Giải pháp kỹ thuật cho lưu trữ tài liệu điện tử bao gồm xây dựng hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan nhà nước với chức năng tiếp nhận, phân loại, tìm kiếm, bảo vệ tài liệu. Cần triển khai cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ nhà nước với khả năng tích hợp dữ liệu từ các cơ quan. Hệ thống phải đáp ứng các yêu cầu về bảo mật, tính toàn vẹn và khả năng truy cập lâu dài của tài liệu điện tử.

IV. Tổ chức thực hiện và kỳ vọng tác động

Đề án Lưu trữ tài liệu điện tử yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ, ngành trên toàn quốc. Bộ Nội vụ đóng vai trò chủ trì phối hợp với Bộ Thông tin và Truyền thông trong xây dựng hệ thống kỹ thuật, Bộ Công an trong công tác bảo mật, bảo vệ thông tin của tài liệu điện tử, và Bộ Giáo dục và Đào tạo trong đào tạo nhân lực. Các cơ quan nhà nước ở địa phương cần tích cực triển khai quản lý tài liệu lưu trữ theo hướng dẫn của Đề án. Tác động tích cực bao gồm cải thiện hiệu quả quản lý, tăng cường minh bạch thông tin, bảo vệ di sản thông tin quốc gia.

4.1. Cơ chế phối hợp và vai trò các bộ ngành

Bộ Nội vụ chủ trì tổng hợp, điều phối thực hiện Đề án Lưu trữ tài liệu điện tử. Bộ Thông tin và Truyền thông hỗ trợ về công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ. Bộ Công an tham gia đảm bảo bảo mật, an toàn thông tin của tài liệu điện tử. Bộ Tài chính cấp kinh phí cho xây dựng hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử. Các lưu trữ lịch sử và lưu trữ chuyên ngành đóng vai trò triển khai quản lý tài liệu điện tử cụ thể tại địa phương.

4.2. Đánh giá tác động và triển vọng phát triển

Tác động tích cực của Đề án bao gồm nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu lưu trữ các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện cho chuyển đổi số, bảo vệ thông tin quốc gia. Công tác lưu trữ tài liệu điện tử sẽ minh bạch, có thể kiểm soát và truy cập dễ dàng. Tuy nhiên, cần chú ý đến các tác động tiêu cực như chi phí đầu tư ban đầu cao, thách thức về kỹ năng nhân sự, đòi hỏi thay đổi về tư duy quản lý tài liệu.

Trích đoạn nội dung tài liệu

phần mở đầu và Danh mục tài liệu tham khảo, Đề án được kết cấu thành các phần chính sau: 2 Phần 1: Cơ sở khoa học của việc xây dựng và thực hiện Đề án Phần này phân tích những cơ sở lý luận, pháp lý và thực tiễn của việc xây dựng và thực hiện Đề án. Trong đó, khẳng định tài liệu điện tử là loại hình tài liệu mới mẻ với nhiều đặc điểm khác biệt với tài liệu giấy, đòi hỏi những thay đổi về mặt lý luận để giải thích bản chất của những tình hướng phát sinh trong thực tiễn quản lý tài liệu điện tử. Phần cơ sở pháp lý khẳng định việc xây dựng và thực hiện Đề án Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước thuộc chức năng, nhiệm vụ của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Phần cơ sở thực tiễn khái quát tình trạng quản lý tài liệu điện tử trong các cơ quan nhà nước tại Việt Nam, nêu bật những tồn tại hạn chế cần khắc phục để khẳng định tính cấp thiết của Đề án.

Đồng thời, giới thiệu xu hướng quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trên thế giới, từ đó đúc rút ra quy trình xây dựng và thực hiện một đề án lưu trữ tài liệu điện tử, là bản học kinh nghiệm cho Việt Nam. Phần 2: Mục tiêu, nguyên tắc, yêu cầu, phạm vi của Đề án Phần này giới thiệu mục tiêu chung và những mục tiêu cụ thể của Đề án. Các nguyên tắc cơ bản khi xây dựng và thực hiện Đề án, những yêu cầu cụ thể đối với một Đề án về quản lý tài liệu điện tử cũng như phạm vi điều chỉnh của Đề án. Phần 3: Nội dung Đây là phần chính của Đề án, mô tả toàn bộ những nội dung cơ bản của việc thực hiện nhiệm vụ lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước, ở tầm vĩ mô, tầm quốc gia.

Cụ thể gồm: - Hoàn thiện hệ thống pháp lý cho việc lưu trữ tài liệu điện tử - Hoàn thiện hệ thống quy trình nghiệp vụ - Hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử - Xây dựng Hệ thống quan lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ chuyên ngành - Xây dựng Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước. Phần 4: Nhiệm vụ, giải pháp chủ yếu và lộ trình thực hiện 3 Phần này phân tích các nhiệm vụ và giải pháp quan trọng, tương ứng với những nội dung cụ thể của Đề án tại Phần 3: Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ điện tử; trang bị hạ tầng kỹ thuật tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ chuyên ngành; tích hợp dữ liệu để xây dựng Hệ thống quản lý dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước. Đồng thời, phân tích giải pháp về tổ chức bộ máy cơ quan quản lý ngành lưu trữ cấp trung ương và chiến lược đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử. Phần 5: Đánh giá tác động và tổ chức thực hiện Phần này phân tích những tác động tích cực của Đề án đối với lĩnh vực quản lý nhà nước, kinh tê, xã hội và môi trường, đồng thời chỉ ra những tác động tiêu cực như tăng sử dụng ngân sách nhà nước và chuyển dịch ngành nghề.

Phần tổ chức thực hiện nêu rõ trách nhiệm của các bộ, ngành, địa phương, các cơ quan lưu trữ trong quá trình triển khai thực hiện Đề án. 4 PHẦN 1: CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC XÂY DỰNG VÀ THỰC HIỆN ĐỀ ÁN 1. QUAN ĐIỂM CHỈ ĐẠO CỦA ĐẢNG Bộ Chính trị khóa VIII đã ban hành Chỉ thị 58-CT/TW ngày 17 tháng 10 năm 2000 về đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Tiếp đó, Đại hội Đảng lần thứ IX năm 2001 nhấn mạnh phải tận dụng mọi khả năng để đạt trình độ tiên tiến, hiện đại về khoa học và công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin nhằm từng bước phát triển kinh tế tri thức.

Ngày 01 tháng 7 năm 2014, Bộ Chính trị ban hành Nghị quyết số 36-NQ/TW tiếp tục khẳng định sự quan tâm chỉ đạo sát sao của Đảng đối với công tác ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin, khẳng định vị trí, vai trò của công nghệ thông tin trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc thời kỳ mới. Nghị quyết khẳng định, đến năm 2030, đưa năng lực nghiên cứu, ứng dụng, phát triển, sản xuất và cung ứng sản phẩm, dịch vụ công nghệ thông tin đạt trình độ tiên tiến thế giới và trở thành quốc gia mạnh về công nghệ thông tin. Đặc biệt, ngày 27 tháng 9 năm 2019, thay mặt Bộ Chính trị, Tổng Bí thư, Chủ tịch nước Nguyễn Phú Trọng đã ký ban hành Nghị Quyết số 52-NQ/TW về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư, trong đó nhấn mạnh việc chủ động, tích cực tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư của các ngành, các lĩnh vực, các cơ quan, tổ chức. Nghị Quyết cũng nhất mạnh một số mục tiêu liên quan trực tiếp đến lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

Cụ thể như sau: - Mục tiêu đến năm 2025: “Xây dựng được hạ tầng số đạt trình độ tiên tiến của khu vực ASEAN; Internet băng thông rộng phủ 100% các xã. Kinh tế số chiếm khoảng 20% GDP; năng suất lao động tăng bình quân trên 7%/năm. Cơ bản hoàn thành chuyển đổi số trong các cơ quan đảng, nhà nước. Với mục tiêu “Internet băng thông rộng phủ 100% các xã” và “hoàn thành chuyển đổi số trong các cơ quan đảng, nhà nước”, việc thực hiện chuyển đổi số trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ, hướng tới việc thực hiện văn thư, lưu trữ điện tử đã được xác định rõ lộ trình đến năm 2025.

Bởi lẽ, chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ là nền móng cho việc chuyển đổi số tổng thể các hoạt động của cơ quan nhà nước. - Bên cạnh đó, Nghị Quyết cũng xác định “thúc đẩy chuyển đổi số quốc gia, xây dựng đô thị thông minh, chính quyền điện tử, tiến tới chính quyền số” là 5 các nội dung cốt lõi của chính sách chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư. - Đi liền với những nội dung cốt lõi như trên là chính sách “Phát triển mạnh đào tạo nghề và hỗ trợ đào tạo kỹ năng cho chuyển đổi công việc. Nhà nước có chính sách hỗ trợ cho người lao động khi tham gia đào tạo lại, đào tạo nâng cao chuyên môn và kỹ năng để chuyển đổi công việc” [4].

Đặc biệt là những chính sách thứ 8, “8. Chính sách thúc đẩy chuyển đổi số trong các cơ quan Đảng, Nhà nước, Mặt trận Tổ quốc, các tổ chức chính trị - xã hội” đã nêu rõ các nhiệm vụ chủ yếu như: - “Tiên phong thực hiện chuyển đổi số mạnh mẽ trong các cơ quan đảng, Quốc hội, Chính phủ, Mặt trận Tổ quốc, các tổ chức chính trị - xã hội bảo đảm thống nhất, kết nối liên thông và đồng bộ. - Xây dựng cơ sở dữ liệu số của Chính phủ và các cấp chính quyền, tạo điều kiện để mọi công dân có thể cập nhật thông tin cần thiết về hoạt động của bộ máy nhà nước. Đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng thu thập, quản lý dữ liệu và giao dịch trên nền tảng Internet ở các cơ quan nhà nước.

- Chú trọng xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức đáp ứng yêu cầu của cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư; chuẩn hoá và tăng cường năng lực đội ngũ cán bộ quản lý nhà nước các cấp. Phân định rõ chức năng, nhiệm vụ, cơ chế phối hợp giữa các cơ quan quản lý nhà nước trong thực hiện chuyển đổi số. Hoàn thiện các quy trình, thủ tục hành chính phù hợp với hoạt động của chính quyền số, cắt giảm tối đa giao dịch trực tiếp” [4]. Nghị Quyết số 52-NQ/TW ngày 27 tháng 9 năm 2019 đã thể hiện sự quyết tâm của lãnh đạo Đảng và Nhà nước trong việc sử dụng thành tựu của khoa học công nghệ, xây dựng đất nước văn minh, vững mạnh, bắt nhịp vào xu thế phát triển của khu vực và thế giới.

Trong đó, “việc xây dựng cơ chế quản lý mới phù hợp với môi trường số” và “hoàn thiện pháp luật, chính sách về dữ liệu, quản trị dữ liệu, tạo thuận lợi cho việc tạo dựng, kết nối, chia sẻ và khai thác dữ liệu bảo đảm an toàn, an ninh mạng trong nước, tiến tới kết nối với khu vực ASEAN và quốc tế” cũng là một trong những nhiệm vụ cốt yếu được nhấn mạnh. Từ những phân tích trên có thể thấy, việc xây dựng và thực hiện Đề án Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước trong bối cảnh hiện nay nhằm hướng tới việc thu thập, bảo đảm an toàn và phát huy có hiệu quả giá trị của tài liệu lưu trữ điện tử (một trong những nguồn dữ liệu số quan trọng của Đảng và 6 Nhà nước) là một hành động thiết thực để triển khai thực hiện Nghị quyết số 52- NQ/TW ngày 27 tháng 9 năm 2019 của Đảng và góp phần tạo cơ sở vững chắc về trao đổi và lưu trữ thông tin điện tử trong lộ trình xây dựng Chính phủ điện tử, Chính phủ số tại Việt Nam. CƠ SỞ LÝ LUẬN Tài liệu điện tử là một trong những loại hình tài liệu, được sản sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trong môi trường Chính phủ điện tử. Vì vậy, tài liệu điện tử cần được quản lý thống nhất, hiệu quả phục vụ hoạt động quản lý của Nhà nước của các cơ quan, tổ chức và nhu cầu sử dụng của xã hội.

Do là một loại hình tài liệu mới, với những tính năng, đặc điểm khác biệt so với các loại tài liệu lưu trữ truyền thống, cơ sở khoa học và lý luận để quản lý tài liệu điện tử có sự khác biệt với hệ thống lý luận quản lý các loại hình tài liệu truyền thống. Nói cách khác, sự phát triển của khoa học công nghệ đòi hỏi những thay đổi về lý luận để giải quyết những phát sinh trong thực tiễn quản lý tài liệu điện tử. Chẳng hạn, quan niệm tài liệu là vật mang tin, quản lý tài liệu chính là quản lý vật mang tin đã không còn phù hợp đối với tài liệu điện tử.