CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ. PHÂN TÍCH ƯU, NHƯỢC ĐIỂM CỦA HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ SO VỚI HÓA ĐƠN GIẤY THÔNG THƯỜNG 1.1: Tổng quan về hóa đơn: 1.1: Khái niệm, phân loại và hình thức hóa đơn Căn cứ vào Khoản 1, Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định: “Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.1: Phân loại hóa đơn Căn cứ vào Khoản 2, Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC hóa đơn được phân loại: a. Hóa đơn giá trị gia tăng Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau: - Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa; - Hoạt động vận tải quốc tế; Xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài. - Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu; b.
Hóa đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng được áp dụng cho các đối tượng sau đây: - Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài. - Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan” c. Hóa đơn khác Hóa đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm… Trang | 4 Trường ĐH GTVT – Cơ sở II. ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC SINH VIÊN d.
Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng… 1.2: Hình thức hóa đơn Căn cứ vào Khoản 3, Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC có chia ra các hình thức của hóa đơn như sau: a. Hóa đơn tự in Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Hóa đơn điện tử Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành. Hóa đơn đặt in Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.2: Nội dung trên hóa đơn 1.1: Những nội dung bắt buộc phải ghi trên hoá đơn Căn cứ vào Điều 4, Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định về nội dung bắt buộc phải ghi trên hóa đơn bao gồm những nội dung sau: a.
Tên loại hoá đơn Tên loại hóa đơn thể hiện trên mỗi tờ hoá đơn. Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG… Trường hợp hóa đơn còn dùng như một chứng từ cụ thể cho công tác hạch toán kế toán hoặc bán hàng thì có thể đặt thêm tên khác kèm theo và phải ghi sau tên loại hóa đơn với cỡ chữ nhỏ hơn hoặc ghi trong ngoặc đơn. Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU BẢO HÀNH), HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG – PHIẾU THU TIỀN… b. Ký hiệu mẫu số hoá đơn và ký hiệu hoá đơn Ký hiệu mẫu số hoá đơn là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hoá đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hoá đơn (một loại hoá đơn có thể có nhiều mẫu).
Trang | 5 Trường ĐH GTVT – Cơ sở II. ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC SINH VIÊN Ký hiệu hóa đơn là dấu hiệu phân biệt hóa đơn bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và 02 chữ số cuối của năm. Chú ý: Đối với hóa đơn đặt in, 02 chữ số cuối của năm là năm in hóa đơn đặt in. Đối với hóa đơn tự in, 02 chữ số cuối là năm bắt đầu sử dụng hóa đơn ghi trên thông báo phát hành hoặc năm hóa đơn được in ra.
Tên liên hóa đơn Liên hóa đơn là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hoá đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, trong đó: Liên 1: Lưu. Liên 2: Giao cho người mua. Các liên từ liên thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hóa đơn quy định.
Riêng hóa đơn do cơ quan thuế cấp lẻ phải có 3 liên, trong đó liên 3 là liên lưu tại cơ quan thuế. Số thứ tự hoá đơn Số thứ tự của hoá đơn là số thứ tự theo dãy số tự nhiên trong ký hiệu hoá đơn, gồm 7 chữ số trong một ký hiệu hóa đơn. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán Hóa đơn phải ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán để kiểm tra nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa cũng như nhà cung cấp hàng hóa đó có thuộc đối tượng kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam không. Tên, địa chỉ mã số thuế của người mua Trên tờ hóa đơn phải có tên, địa chỉ mã số thuế của người mua để chứng minh nghiệp vụ bán hàng, mua hàng đã xảy ra và phục vụ cho việc kiểm tra dễ dàng.
Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hoá đơn. Để tránh trường hợp làm giả, ghi sai, khống địa chỉ, tên người bán hàng hoặc người mua hàng thì trên Hóa đơn phải có xác nhận của người mua, người bán thể hiện quá trình trao đổi mua bán đã có sự tham gia và đồng ý mua bán của 2 bên. Tên tổ chức nhận in hoá đơn.
Trang | 6 Trường ĐH GTVT – Cơ sở II. ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC SINH VIÊN Trên hoá đơn đặt in, phải thể hiện tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hoá đơn, bao gồm cả trường hợp tổ chức nhận in tự in hoá đơn đặt in. Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt.
Nếu trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.2: Nội dung không bắt buộc trên hóa đơn đã lập Căn cứ vào Khoản 2, Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định các nội dung không bắt buộc trên tờ hóa đơn đã lập như sau: “2. Nội dung không bắt buộc trên hóa đơn đã lập. a) Ngoài nội dung bắt buộc theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều này, tổ chức kinh doanh có thể tạo thêm các thông tin khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh, kể cả tạo lô-gô, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo. b) Các thông tin tạo thêm phải đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành, không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn.” Như vậy: Các nội dung không bắt buộc trên hóa đơn là Lô-gô; Hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo Điện thoại, fax ; E-mail Số tài khoản ngân hàng ; Tên ngân hàng Hình thức thanh toán 1.3: Một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc: Dựa vào Khoản 3, Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC thì trong một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc như: “ 3.
Một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc: a) Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư. Trang | 7 Trường ĐH GTVT – Cơ sở II. ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC SINH VIÊN b) Các trường hợp sau không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, trừ trường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hóa đơn có đầy đủ các nội dung hướng dẫn tại khoản 1 Điều này: - Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán. - Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua.
- Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán”. - Các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.” Như vậy: • Không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu người bán trong trường hợp: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hoá đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư 39/2014/TT-BTC.2 Tổng quan về hóa đơn điện tử 1.1 Những điều cần biết về hóa đơn điện tử: 1.1 Khái niệm: - Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. - Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung về tên, ký hiệu, số thứ tự của hóa đơn; Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán, người mua; Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ;… Trang | 8 Trường ĐH GTVT – Cơ sở II.