Nghiên cứu cơ cấu tổ chức bộ máy tại Tổng công ty Đầu tư và Kinh doanh Vốn Nhà nước

Chuyên đề nghiên cứu Cơ cấu tổ chức bộ máy tại Tổng công ty Đầu tư và Kinh doanh Vốn Nhà nước, cập nhật xu hướng mới, giá trị tham khảo cao cho

• Tác giả: Nguyễn Hoàng Vân
• Người hướng dẫn: PGS. Phạm Quang Huấn
• Trường học: Trường Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội
• Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh
• Đề tài: Hoàn thiện Cơ cấu Tổ chức Bộ máy tại Tổng công ty Đầu tư và Kinh doanh Vốn Nhà nước
• Loại tài liệu: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế
• Năm xuất bản: 2017
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức bộ máy là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý và điều hành doanh nghiệp. Nó không chỉ phản ánh cách thức phân chia công việc mà còn thể hiện mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức. Theo Tạ Ngọc Hải, cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của tổ chức, biểu thị việc sắp xếp theo trật tự của mỗi bộ phận cùng các mối quan hệ giữa chúng. Việc xác định cơ cấu tổ chức bộ máy hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, từ đó đạt được các mục tiêu đề ra. Các mô hình cơ cấu tổ chức như mô hình trực tuyến, chức năng, hay ma trận đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng, phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp. Việc lựa chọn mô hình nào cần dựa trên đặc điểm hoạt động và môi trường kinh doanh của doanh nghiệp.

1.1. Các mô hình cơ cấu tổ chức

Các mô hình cơ cấu tổ chức như mô hình trực tuyến, chức năng, và ma trận đều có những đặc điểm riêng biệt. Mô hình trực tuyến thường đơn giản và dễ quản lý, nhưng có thể dẫn đến tình trạng tập trung quyền lực. Mô hình chức năng giúp phân chia công việc rõ ràng, nhưng có thể gây ra sự thiếu linh hoạt. Mô hình ma trận kết hợp cả hai, nhưng có thể gây ra sự phức tạp trong quản lý. Việc lựa chọn mô hình phù hợp là rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

1.2. Ý nghĩa của cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức không chỉ là hình thức phân công lao động mà còn ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Nó phản ánh tính chất, nhiệm vụ và chức năng của doanh nghiệp, đồng thời tác động trở lại việc thực hiện các chức năng này. Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.

II. Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy tại Tổng công ty Đầu tư và Kinh doanh vốn nhà nước

Tổng công ty Đầu tư và Kinh doanh vốn nhà nước (SCIC) là một trong những doanh nghiệp nhà nước quan trọng tại Việt Nam. SCIC có vai trò quản lý và đầu tư vốn nhà nước tại các doanh nghiệp. Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức bộ máy của SCIC hiện nay đang gặp phải một số vấn đề như sự cồng kềnh và thiếu linh hoạt. Việc phân cấp thẩm quyền chưa rõ ràng, dẫn đến tình trạng chồng chéo trong chức năng nhiệm vụ của các bộ phận. Đánh giá thực trạng cho thấy cần thiết phải cải cách cơ cấu tổ chức để nâng cao hiệu quả hoạt động của SCIC.

2.1. Đặc điểm kinh doanh và nguồn nhân lực

SCIC hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ tài chính đến công nghiệp. Đặc điểm nguồn nhân lực tại SCIC cũng rất đa dạng, với nhiều cán bộ có trình độ chuyên môn cao. Tuy nhiên, sự thiếu đồng bộ trong cơ cấu tổ chức đã ảnh hưởng đến khả năng phối hợp giữa các bộ phận, làm giảm hiệu quả công việc.

2.2. Đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức

Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy tại SCIC cho thấy nhiều hạn chế. Sự phân cấp chưa rõ ràng, dẫn đến tình trạng chồng chéo trong chức năng nhiệm vụ. Các bộ phận chưa có sự phối hợp chặt chẽ, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động chung. Việc cải cách cơ cấu tổ chức là cần thiết để SCIC có thể hoạt động hiệu quả hơn trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh.

III. Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tại Tổng công ty Đầu tư và Kinh doanh vốn nhà nước

Để hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tại SCIC, cần xác định rõ định hướng phát triển và mục tiêu hoạt động. Một số giải pháp có thể được đề xuất bao gồm hoàn thiện mô hình tổ chức, đẩy mạnh phân công và phân cấp, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ. Việc áp dụng các công cụ quản lý hiện đại cũng sẽ giúp SCIC cải thiện hiệu quả hoạt động. Cần có sự tham gia của tất cả các bộ phận trong quá trình cải cách để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả của các giải pháp đề xuất.

3.1. Định hướng phát triển và mục tiêu hoạt động

SCIC cần xác định rõ định hướng phát triển trong bối cảnh thị trường hiện nay. Mục tiêu hoạt động cần được cụ thể hóa để các bộ phận có thể phối hợp hiệu quả hơn. Việc xây dựng một chiến lược phát triển bền vững sẽ giúp SCIC nâng cao hiệu quả sử dụng vốn nhà nước.

3.2. Các giải pháp cụ thể

Một số giải pháp cụ thể để hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tại SCIC bao gồm: hoàn thiện mô hình tổ chức, đẩy mạnh phân công và phân cấp, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ. Cần có sự tham gia của tất cả các bộ phận trong quá trình cải cách để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả của các giải pháp đề xuất.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG DOANH NGHIỆP 1. Một số khái niệm có liên quan 1. Tổ chức Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp Organon nghĩa là hài hòa, từ tổ chức nói tới một quan điểm tổng quát đó là cái đem lại bản chất thích nghi với sự sống. Barnard, tổ chức là một hệ thống hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức [1, tr.

Theo Tạ Ngọc Hải, tổ chức là tập hợp của con người trong xã hội có phạm vi, chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, cơ cấu xác định; được hình thành và hoạt động theo những nguyên tắc nhất định phù hợp với quy định pháp luật nhằm gắn kết con người bởi những mục đích xác định và hành động để đạt đến mục tiêu chung [12, tr. Theo Nguyễn Thị Ngọc Huyền, Tổ chức là một hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt động vì mục đích chung (danh từ tổ chức). Hay tổ chức là quá trình triển khai các kế hoạch (động từ tổ chức theo nghĩa rộng) [13, tr 17]. Theo từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữ thì tổ chức có các nghĩa sau đây [35, tr.

365]: - Làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng nhất định - Làm những gì cần thiết đế tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được một hiệu quả lớn nhất. - Làm công tác tổ chức cán bộ. Tổng hợp từ những khái niệm khác nhau, có thể hiểu bản chất của tổ chức là thiết kế một cấu trúc tổ chức hiệu quả nhằm đảm bảo cho các hoạt động quản trị đạt được mục tiêu của nó. Nói cách khác, tổ chức bao gồm các công việc liên quan đến xác định và phân chia công việc phải làm, những người hoặc nhóm người nào sẽ làm việc gì, ai chịu trách nhiệm thế nào, các công việc sẽ được phối hợp với nhau 7 như thế nào, ai sẽ báo cáo cho ai và những quyết định được làm ra ở cấp nào hay bộ phận nào.

Cơ cấu tổ chức Theo Tạ Ngọc Hải, cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của tổ chức, biểu thị việc sắp xếp theo trật tự nào đó của mỗi bộ phận của tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng [12, tr. Theo Nguyễn Thị Liên Diệp, cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong tổ chức thành một thể thống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng nhằm tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận hướng tới hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức [7, tr. Theo Lê Văn Tâm và Ngô Kim Thanh, cơ cấu tổ chức là hệ thống các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, được giao trách nhiệm, quyền hạn và bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản trị doanh nghiệp [16, tr. Theo Bùi Anh Tuấn và Phạm Thúy Hương, cơ cấu tổ chức là hệ thống các nhiệm vụ, mối quan hệ báo cáo và quyền lực nhằm duy trì sự hoạt động của tổ chức.

Cơ cấu tổ chức xác định cách thức phân chia, tập hợp và phối hợp các nhiệm vụ công việc nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức [26, tr. Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ phận nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện những chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Cơ cấu tổ chức là hệ quả của quá trình xây dựng bộ máy tổ chức, mà trong quá trình đó các hoạt động của tổ chức được phân chia, các nguồn lực được sắp xếp, con người và các bộ phận được phối hợp nhằm thực hiện các mục tiêu kế hoạch. Cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của tổ chức, biểu thị việc sắp xếp theo trật tự nào đó của mỗi bộ phận của tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng.

Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo: 8 Một là, Bố trí, sắp xếp và phối hợp hiệu quả các hoạt động của con người trong tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung. Hai là, Nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực tổ chức, góp phần tăng cường hoạt động chung của tổ chức. Ba là, Quản lý và kiểm soát các hoạt động của tổ chức. Bốn là, Linh hoạt giúp tổ chức thích nghi nhanh chóng với những thay đổi của môi trường bên ngoài.

Năm là, Khuyến khích sự tham gia của người lao động vào hoạt động chung của tổ chức và tạo động lực cho người lao động trong tổ chức. Cơ cấu của tổ chức được thể hiện thông qua sơ đồ cơ cấu tổ chức. Sơ đồ tổ chức là hình vẽ thể hiện vị trí, mối quan hệ báo cáo và các kênh thông tin (giao tiếp) chính thức trong tổ chức. Sơ đồ cơ cấu tổ chức biểu thị mối quan hệ chính thức giữa những người quản lý ở các cấp với những nhân viên trong tổ chức.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức định dạng tổ chức và cho biết mối quan hệ báo cáo và quyền lực trong tổ chức. Sơ đồ cơ cấu tổ chức cho biết số cấp quản lý, cấp quyền lực tồn tại trong tổ chức. Các đường nối các vị trí trong sơ đồ cơ cấu cho thấy các kênh thông tin chính thức được sử dụng để thực hiện quyền lực trong tổ chức. * Ý nghĩa của cơ cấu tổ chức đối với doanh nghiệp - Đây là hình thức phân công lao động trong trong DN; - Cơ cấu tổ chức có tác động đến quá trình hoạt động của hệ thống quản lý; - Cơ cấu tổ chức một mặt phản ánh tính chất, nhiệm vụ, chức năng của DN, mặt khác nó tác động trở lại đối với việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ và cao hơn là phát triển DN.

* Những yêu cầu đối với việc xây dựng cơ cấu tổ chức - Tính tối ưu: Giữa các khâu và các cấp quản lý đều thiết lập những mối liên hệ hợp lý với số lượng cấp quản lý ít nhất. Cho nên, cơ cấu tổ chức mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của DN. 9 - Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng nhanh, linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong DN cũng như ngoài môi trường. - Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin được sử dụng và nhờ đó bảo đảm sự phối hợp tốt nhất các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong DN.

- Tính kinh tế: Cơ cấu phải sử dụng chi phí quản trị đạt hiệu quả cao nhất. Tiêu chuẩn xem xét mối quan hệ này là mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả sẽ thu về. Cơ cấu tổ chức bộ máy Cơ cấu tổ chức bộ máy, là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo từng cấp nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của DN. Theo Ngô Kim Thanh“Cơ cấu tổ chức bộ máy là sự tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ về quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, được giao trách nhiệm, quyền hạn nhất định và được bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của tổ chức” [17, tr.

34] Khi DN phát triển thì các mục đích, yêu cầu, công việc, tầm quản lý thay đổi và vì vậy cần phải thay đổi, hoàn thiện cơ cấu tổ chức cho phù hợp. Cơ cấu tổ chức DN khi được thiết lập thì do những lý do chủ quan hay khách quan nào đó thường chưa đạt đến mức độ tối ưu, các sai sót trong mô hình chưa tối ưu đó sẽ ảnh hưởng bất lợi đến quá trình quản lý và hoạt động của DN vì vậy để tăng hiệu quả của bộ máy thì cần phải hoàn thiện cơ cấu tổ cho đến khi nó đạt đến sự tối ưu. Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy 1. Mô hình cơ cấu theo trực tuyến Cơ cấu theo thực tuyến là một mô hình tổ chức quản lý, trong đó nhà quản trị ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới và ngược lại, mỗi người cấp dưới chỉ nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước một người lãnh đạo trực tiếp cấp trên.

10 Đặc điểm cơ bản: Mối quan hệ giữa các thành viên trong tổ chức bộ máy được thực hiện theo trực tuyến. Người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh từ một người phụ trách trực tiếp. Là một mắt xích trong dây chuyền chỉ huy, mỗi nhà quản trị với quyền hạn trực tuyến có quyền ra quyết định cho cấp dưới trực tiếp và nhận sự báo cáo của họ. Mô hình cơ cấu theo trực tuyến Người lãnh đạo A Người lãnh đạo Người lãnh đạo B1 B2 Người lãnh đạo Người lãnh đạo Người lãnh đạo Người lãnh đạo C1 C2 C3 C4 Ưu điểm: Tạo thuận lợi cho việc áp dụng chế độ thủ trưởng, tập trung, thống nhất, làm cho tổ chức nhanh nhạy linh hoạt với sự thay đổi của môi trường và có chi phí quản lý doanh nghiệp thấp.

Mặt khác theo cơ cấu này những người chịu sự lãnh đạo rất dễ thực hiện mệnh lệnh vì có sự thống nhất trong mệnh lệnh phát ra. Hạn chế: Việc sử dụng các chuyên gia có trình độ nghiệp vụ cao về từng mặt quản lý và đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện để chỉ đạo tất cả các bộ phận quản lý chuyên môn. Nhưng trong thực tế thì khả năng của con người có hạn nên những quyết định đưa ra mang tính rủi ro cao. Do đó cơ cấu này thường được áp dụng cho các đơn vị có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp.

Mô hình cơ cấu theo chức năng Đây là mô hình trong đó từng chức năng quản lý được tách riêng do một bộ phận, một cơ quan đảm nhận. 11 Đặc điểm cơ bản: Những nhân viên chức năng phải là người am hiểu chuyên môn và thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình.