Tổng quan nghiên cứu

Chuyển đổi số trong khu vực công đang là xu thế phát triển tất yếu nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản trị và chất lượng phục vụ nhân dân. Tại tỉnh Bình Phước, Văn phòng Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh giữ vai trò đầu mối tham mưu tổng hợp, điều phối trực tiếp mọi hoạt động chỉ đạo và điều hành của lãnh đạo tỉnh trên các lĩnh vực kinh tế - xã hội, quốc phòng và an ninh. Trong năm 2023, đơn vị đã tiếp nhận và xử lý tới 40.859 văn bản đến, thẩm tra và trình ban hành 11.967 văn bản chỉ đạo của UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh, đồng thời phục vụ giải quyết 1.335 thủ tục hành chính tại Trung tâm Phục vụ hành chính công. Áp lực khối lượng công việc hành chính ngày một gia tăng đặt ra yêu cầu cấp bách phải tái cấu trúc quy trình công vụ trên môi trường số.

Đề án nghiên cứu được triển khai tại Văn phòng UBND tỉnh Bình Phước trong giai đoạn 2021 - 2023, nhằm đánh giá toàn diện hiện trạng, phân tích các điểm nghẽn và xây dựng lộ trình tăng cường chuyển đổi số đến năm 2025, định hướng đến năm 2030. Nghiên cứu tập trung giải quyết bài toán tối ưu hóa nguồn lực hành chính khi cơ quan chỉ được phân bổ 69 biên chế công chức, viên chức trong năm 2023 (thấp nhất trong khu vực Đông Nam Bộ). Đóng góp của nghiên cứu không chỉ giúp nâng cao năng suất xử lý công việc và tính công khai, minh bạch của bộ máy nhà nước, mà còn cung cấp cơ sở khoa học để quản lý, phân bổ hiệu quả nguồn ngân sách đầu tư chuyển đổi số đã đạt 703 triệu đồng trong 3 năm qua, hướng tới hoàn thiện mô hình chính quyền số hiện đại tại địa phương.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu vận dụng hệ thống lý thuyết quản trị công mới (New Public Management) và lý thuyết quản trị số (Digital Era Governance), nhấn mạnh vai trò của việc tái cấu trúc quy trình hành chính thông qua ứng dụng công nghệ thông tin. Khung phân tích lý thuyết của đề án tích hợp phương pháp luận chuyển đổi số quốc gia và Bộ tiêu chí đánh giá, xếp hạng mức độ chuyển đổi số cơ quan nhà nước theo Quyết định số 2652/QĐ-UBND của UBND tỉnh Bình Phước với 7 trụ cột chính: chuyển đổi nhận thức, kiến tạo thể chế, hạ tầng và nền tảng số, thông tin và dữ liệu số, hoạt động chính quyền số, an toàn an ninh mạng, và đào tạo phát triển nguồn nhân lực số.

Bên cạnh đó, đề án hệ thống hóa các khái niệm chuyên ngành nền tảng gồm: hạ tầng số (kết hợp đồng bộ giữa thiết bị kỹ thuật, mạng truyền dẫn và cơ sở dữ liệu), nền tảng số liên thông tích hợp (LGSP/NDXP), dịch vụ công trực tuyến toàn trình và mô hình chính quyền điện tử hướng tới chính quyền số. Quá trình chuyển đổi số trong cơ quan hành chính được định vị là sự chuyển đổi căn bản từ quy trình xử lý văn bản giấy truyền thống sang quy trình tự động hóa dựa trên dữ liệu số và chữ ký số chuyên dùng.

Phương pháp nghiên cứu

Đề án áp dụng phương pháp nghiên cứu kết hợp giữa phân tích định tính và khảo sát định lượng để đảm bảo tính chuẩn xác và chiều sâu khoa học. Về dữ liệu sơ cấp, nghiên cứu tiến hành khảo sát toàn diện với cỡ mẫu 87 người, bao gồm toàn bộ công chức, viên chức và người lao động đang làm việc tại Văn phòng UBND tỉnh Bình Phước (đạt tỷ lệ phản hồi 100% mẫu khảo sát). Phương pháp chọn mẫu tổng thể (census sampling) được lựa chọn nhằm thu thập đầy đủ ý kiến đánh giá về nhận thức số, mức độ sử dụng phần mềm tác nghiệp và các rào cản kỹ thuật từ từng bộ phận chuyên môn.

Bên cạnh bảng hỏi điều tra, tác giả đã thực hiện phỏng vấn sâu 12 chuyên gia công nghệ thông tin và cán bộ quản lý thuộc Sở Thông tin và Truyền thông và Văn phòng UBND tỉnh. Về dữ liệu thứ cấp, nghiên cứu tổng hợp số liệu từ các báo cáo hành chính giai đoạn 2018 - 2023, biên bản 11 buổi sinh hoạt chuyên đề Ngày Pháp luật và dữ liệu thống kê từ Cổng Dịch vụ công tỉnh. Phương pháp phân tích ma trận SWOT mở rộng được lựa chọn để đối sánh điểm mạnh, điểm yếu nội tại với cơ hội và thách thức từ môi trường thể chế, giúp xây dựng các nhóm giải pháp mang tính ứng dụng thực tiễn cao.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, về đặc điểm nguồn nhân lực số, đội ngũ cán bộ của Văn phòng UBND tỉnh có ưu thế lớn về độ tuổi trẻ và trình độ chuyên môn cao: 59,8% cán bộ ở độ tuổi 31 - 45 tuổi (52 người), 83% có trình độ đại học (55 người) và 16,5% có trình độ thạc sĩ (11 người). Tuy nhiên, cơ cấu vị trí việc làm tồn tại điểm nghẽn nghiêm trọng khi cơ quan không có công chức chuyên trách công nghệ thông tin mà chỉ có 02 cán bộ kiêm nhiệm.

Thứ hai, về hạ tầng kỹ thuật và chính quyền số, 100% công chức, viên chức được trang bị máy tính kết nối mạng LAN/WAN và sử dụng thư điện tử công vụ. Năm 2023, việc chuyển đổi thành công sang hệ sinh thái quản lý văn bản VNPT iOffice đã giúp 100% văn bản thông thường được phát hành trên môi trường mạng. Tỷ lệ ký số của lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh đạt 100%, trong khi tỷ lệ ký số của lãnh đạo UBND tỉnh mới đạt khoảng 50%.

Thứ ba, về hiệu quả cung cấp dịch vụ công phục vụ người dân và doanh nghiệp, Trung tâm Phục vụ hành chính công đã cung cấp 1.335 thủ tục hành chính với 97,4% dịch vụ công thiết yếu đạt mức độ 3, 4. Trong năm 2023, hệ thống ghi nhận 17.986 giao dịch thu phí, lệ phí trực tuyến thành công với số tiền hơn 3,4 tỷ đồng và xử lý 26.473 giao dịch nghĩa vụ tài chính đất đai với tổng giá trị hơn 189 tỷ đồng qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Giai đoạn 2020 - 2024, số lượng hồ sơ chứng thực bản sao điện tử hoàn thành đạt 1.998 hồ sơ.

Thảo luận kết quả

Kết quả nghiên cứu khẳng định bước tiến vượt bậc của Văn phòng UBND tỉnh Bình Phước khi liên tục giữ vị trí trong top 3 bảng xếp hạng chuyển đổi số cấp sở, ngành của tỉnh với số điểm năm 2022 đạt 553 điểm. Về mặt tài chính, tổng kinh phí chi cho công nghệ thông tin và chuyển đổi số toàn tỉnh giai đoạn 2018 - 2023 đạt hơn 568 tỷ đồng, trong đó kinh phí đầu tư trực tiếp tại Văn phòng UBND tỉnh giai đoạn 2021 - 2023 là 703 triệu đồng (riêng năm 2023 chiếm 294 triệu đồng).

Mối tương quan giữa mức độ hoàn thiện hạ tầng số và sự gia tăng số lượng giao dịch thanh toán trực tuyến có thể được trình bày rõ ràng qua biểu đồ cột thể hiện mức tăng trưởng doanh thu dịch vụ công và bảng tổng hợp đối chiếu tỷ lệ giải quyết hồ sơ đúng hạn qua từng năm. Sự chuyển biến tích cực này bắt nguồn từ sự quyết tâm của người đứng đầu đơn vị và việc khai thác hiệu quả 10 phân hệ điều hành của Trung tâm Điều hành thông minh (IOC). Ngược lại, các hạn chế về chất lượng mạng không dây, độ ổn định của máy chủ và nguy cơ mất an toàn dữ liệu xuất phát từ nguyên nhân cơ quan chưa có đơn vị chuyên trách tin học độc lập và nguồn kinh phí đầu tư chủ yếu phụ thuộc vào ngân sách cấp phát hằng năm.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm đẩy nhanh tiến trình chuyển đổi số đến năm 2025 và định hướng đến năm 2030, đề án đề xuất 4 nhóm giải pháp trọng tâm:

  • Kiện toàn thể chế và phát triển nguồn nhân lực số: Ban hành quy chế làm việc số bắt buộc và quy định phân công trách nhiệm rõ ràng cho Tổ Chuyển đổi số. Mục tiêu trong quý 2 năm 2025 tuyển dụng hoặc tiếp nhận ít nhất 02 công chức có trình độ chuyên môn cao về công nghệ thông tin để quản trị hệ thống chuyên trách; tổ chức tập huấn kỹ năng an toàn dữ liệu cho 100% cán bộ. Chủ thể thực hiện là Phòng Hành chính - Tổ chức phối hợp với Sở Nội vụ.
  • Nâng cấp hạ tầng kỹ thuật và hiện đại hóa môi trường làm việc: Thay thế các thiết bị máy tính cũ, nâng cấp băng thông mạng WAN và phủ sóng hệ thống mạng không dây tốc độ cao tại toàn bộ khuôn viên làm việc. Mục tiêu đến hết năm 2025 nâng tỷ lệ ký số văn bản của lãnh đạo UBND tỉnh từ 50% lên 100%, 100% cuộc họp chỉ đạo điều hành áp dụng phòng họp không giấy tờ. Chủ thể thực hiện là Phòng Quản trị - Tài vụ phối hợp với các doanh nghiệp viễn thông.
  • Đẩy mạnh số hóa dữ liệu và tối ưu hóa dịch vụ công: Hoàn thiện tích hợp hệ thống VNPT iOffice với Cổng Dịch vụ công Quốc gia và Đề án 06/CP; thực hiện số hóa 100% kết quả giải quyết thủ tục hành chính còn hiệu lực giai đoạn 2024 - 2025. Mục tiêu đạt 100% tỷ lệ hồ sơ thủ tục hành chính được tiếp nhận và xử lý trực tuyến toàn trình tại Trung tâm Phục vụ hành chính công.
  • Tăng cường an toàn, an ninh thông tin mạng: Lập hồ sơ đề xuất cấp độ an toàn hệ thống thông tin theo đúng Thông tư số 12/2022/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông; duy trì kết nối giám sát 24/7 với Trung tâm Giám sát an toàn không gian mạng quốc gia (NCSC). Chủ thể thực hiện là Tổ Chuyển đổi số Văn phòng UBND tỉnh.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  • Lãnh đạo và cán bộ văn phòng cơ quan hành chính nhà nước: Cung cấp mô hình tham chiếu thực tiễn trong công tác điều phối văn bản số, tối ưu hóa quy trình tham mưu tổng hợp và giải quyết bài toán thiếu hụt nhân lực công nghệ thông tin trong khung biên chế 69 người.
  • Chuyên viên phụ trách cải cách hành chính và chuyển đổi số tại các địa phương: Nắm bắt phương pháp áp dụng bộ tiêu chí đánh giá 7 trụ cột DTI cấp tỉnh, kỹ năng vận hành Trung tâm Điều hành thông minh (IOC) và giải pháp nâng cao chất lượng xử lý 1.335 thủ tục hành chính công.
  • Các doanh nghiệp, tập đoàn viễn thông và công nghệ thông tin: Hiểu rõ nhu cầu thực tế của khối cơ quan chính quyền địa phương đối với các sản phẩm phần mềm quản lý văn bản, giải pháp phòng họp không giấy và hạ tầng liên thông dữ liệu LGSP/NDXP.
  • Học viên cao học và nghiên cứu sinh ngành Quản lý công: Sử dụng làm tài liệu tham khảo có giá trị học thuật cao về phương pháp nghiên cứu tình huống thực nghiệm, phân tích ma trận SWOT mở rộng kết hợp nguồn dữ liệu thứ cấp giai đoạn 2021 - 2023.

Câu hỏi thường gặp

Chuyển đổi số tại Văn phòng UBND tỉnh Bình Phước mang lại giá trị thiết thực gì cho người dân và doanh nghiệp? Chuyển đổi số giúp rút ngắn thời gian xử lý thủ tục hành chính và giảm chi phí đi lại. Năm 2023, người dân đã thực hiện 26.473 giao dịch đất đai trực tuyến với giá trị hơn 189 tỷ đồng, đồng thời tiếp nhận kết quả nhanh chóng thông qua tổng đài tin nhắn tự động và dịch vụ bưu chính công ích.

Đặc điểm nổi bật nhất về nguồn nhân lực phục vụ chuyển đổi số của đơn vị là gì? Đơn vị sở hữu nguồn nhân lực trẻ với 59,8% cán bộ trong độ tuổi 31 - 45 tuổi và 83% có trình độ đại học trở lên. Tuy nhiên, thách thức lớn là cơ quan chỉ có 02 cán bộ kiêm nhiệm công nghệ thông tin trong tổng số 69 biên chế, chưa có bộ phận chuyên trách riêng.

Kinh phí đầu tư cho chuyển đổi số của Văn phòng UBND tỉnh trong giai đoạn 2021 - 2023 đạt mức nào? Trong 3 năm từ 2021 đến 2023, cơ quan đã giải ngân trực tiếp 703 triệu đồng từ ngân sách nhà nước để mua sắm máy móc, bản quyền phần mềm và hạ tầng phòng họp, bên cạnh việc tận dụng hạ tầng kỹ thuật chung trị giá hơn 568 tỷ đồng của toàn tỉnh.

Cơ quan căn cứ vào bộ tiêu chuẩn nào để đo lường mức độ chuyển đổi số hằng năm? Văn phòng UBND tỉnh áp dụng Bộ tiêu chí theo Quyết định số 2652/QĐ-UBND với 7 trụ cột toàn diện gồm nhận thức, thể chế, hạ tầng, dữ liệu, chính quyền số, an toàn thông tin và nhân lực, giúp đơn vị đạt trên 553 điểm và liên tục nằm trong top 3 cấp tỉnh.

Những điểm nghẽn kỹ thuật và thể chế chính cần sớm được tháo gỡ là gì? Các hạn chế trọng yếu bao gồm tỷ lệ ký số của lãnh đạo tỉnh mới đạt khoảng 50%, hệ thống máy chủ đôi khi gặp sự cố, tốc độ đường truyền mạng không dây tại trụ sở còn yếu và thói quen xử lý hồ sơ giấy truyền thống chưa được xóa bỏ triệt để.

Kết luận

  • Đề án đã hệ thống hóa vững chắc khung lý thuyết về quản trị số và phân tích thực trạng chuyển đổi số tại Văn phòng UBND tỉnh Bình Phước giai đoạn 2021 - 2023.
  • Khẳng định tính hiệu quả của công nghệ thông tin trong việc xử lý hơn 40.859 văn bản mỗi năm và nâng cấp 1.335 thủ tục hành chính công khai, minh bạch.
  • Chỉ rõ những nút thắt căn bản về sự thiếu hụt vị trí việc làm chuyên trách công nghệ thông tin và tỷ lệ ký số của lãnh đạo tỉnh mới đạt 50%.
  • Xác lập hệ thống 4 nhóm giải pháp toàn diện về thể chế, nhân lực, hạ tầng và bảo mật với phân kỳ trách nhiệm rõ ràng cho giai đoạn 2024 - 2025.
  • Đặt ra định hướng chiến lược đến năm 2030 nhằm đưa toàn bộ hoạt động chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh vận hành hoàn toàn trên môi trường số hóa dữ liệu mở.

Lộ trình thực hiện trong giai đoạn 2024 - 2025 đòi hỏi sự chủ động vào cuộc của toàn thể 87 cán bộ, công chức, viên chức và người lao động. Để hiện thực hóa mục tiêu chính quyền số hiện đại, các cơ quan hành chính nhà nước cần khẩn trương kiện toàn tổ chức bộ máy và đầu tư nâng cao năng lực số ngay từ hôm nay.