CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI DOANH NGHIỆP 1.1 Hàng tồn kho tại doanh nghiệp 1.1 Khái niệm hàng tồn kho tại doanh nghiệp Theo PGS. Nguyễn Anh Tuấn (2019), hàng tồn kho được định nghĩa như sau: “Hàng tồn kho là các tài sản ngắn hạn tồn tại dưới dạng vật chất, có thể cân, đo, đong đếm được như: nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ đã mua nhưng chưa đưa vào sử dụng, thành phẩm sản xuất xong nhưng chưa bán, hàng hóa thu mua nhưng còn tồn kho, hàng hóa đang trong quá trình sản xuất dở dang”. Còn theo như định nghĩa hàng tồn kho trong Thông tư số 200/2014/TT-BTC, định nghĩa: “Hàng tồn kho của doanh nghiệp là những tài sản được mua vào để sản xuất hoặc để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường, gồm: - Hàng mua đang đi trên đường; - Nguyên liệu, vật liệu; Công cụ, dụng cụ; - Sản phẩm dở dang; - Thành phẩm, hàng hoá; hàng gửi bán; - Hàng hoá được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp.” Như vậy có thể hiểu, hàng tồn kho chính là những nguyên vật liệu hoặc sản phẩm của một DN được lưu trữ lại trong kho và sẽ được sử dụng có mục đích trong tương lai.
Phân loại hàng tồn kho tại doanh nghiệp Hàng tồn kho tồn trong doanh nghiệp dưới các loại mặt hàng, thành phần mà theo từng cách phân loại khác nhau, tiêu chí khác nhau ta chia HTK thành những loại khác nhau. - Chia HTK theo Chuẩn mực số 02 của Bộ trưởng Bộ Tài chính (2001), hàng tồn kho được phân chia thành: “+ Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ + Hàng hoá mua để bán: Hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến. + Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán. 3 + Sản phẩm dở dang và chi phí dịch vụ chưa hoàn thành: Là những sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm.” - Chia HTK theo công dụng, mục đích dùng.
Ở tiêu chí này: Không phân biệt hàng hóa này có nguồn gốc ra sao, phẩm chất như thế nào, nếu có chung 1 mục đích sử dụng thì sẽ quy về một nhóm. Bao gồm có: + HTK lưu trữ cho sản xuất (công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu, .) + HTK lưu trữ cho tiêu thụ (phục vụ cho mục đích bán ra như sản phẩm hàng hóa, thành phẩm, .) - Chia HTK theo tiêu thức nhu cầu sử dụng với cách thức chia này DN có thể xác định được mức độ cần tăng hay giảm nhu cầu dự phòng HTK. Bao gồm có: + HTK dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh + HTK chưa được dùng tới (Phản ánh giá trị cao hơn giá trị hợp lý mà DN cần lưu trữ) + HTK không cần sử dụng (Phản ánh lượng HTK không đạt đủ chất lượng để DN có thể mang ra sử dụng) - Chia HTK theo vị trí lưu trữ. Với cách chia này DN dễ dàng quản lý trách nhiệm trong bảo quản HTK, tránh hao hụt, mất mát.
Bao gồm có: + HTK đang lưu trữ tại DN + HTK bên ngoài DN (như hàng đang đi đường, hàng gửi bán, .) Phân loại HTK là một việc quan trọng, nó có ảnh hưởng đến tính chính xác của việc xác định lượng HTK cần thiết và quản lý HTK tại DN.2 Quản lý hàng tồn kho tại doanh nghiệp 1.1 Khái niệm và mục tiêu của quản lý hàng tồn kho tại doanh nghiệp - Trước hết cần tìm hiểu quản lý là quá trình gồm 4 bước: lập kế hoạch, tổ chức thực thi, lãnh đaọ và kiểm soát nhằm đạt được mục đích của tổ chức với hiệu lực và hiệu quả cao trong điều kiện môi trường luôn biến động. - Khái niệm quản lý hàng tồn kho: “Quản lý hàng tồn kho là việc tổ chức quản lý tất cả các công việc, các dữ liệu liên quan đến công tác tồn kho nhằm duy trì mức dự trữ tối ưu, giảm chi phí tồn kho cho doanh nghiệp.” (Nguồn: Giáo trình Quản trị sản xuất và tác nghiệp, TS. Trần Đức Lộc và TS. Trần Văn Phòng, 4 NXB Tài chính Hà Nội, 2008) - Mục tiêu của quản lý HTK gồm: + Đảm bảo lượng HTK sẵn có: quản lý HTK hiệu quả là có đủ lượng HTK đáp ứng nhu cầu sản xuất và thương mại của DN bất kể thời điểm nào.
Thiếu hụt hàng tồn cho sẽ dẫn tới sản xuất bị gián đoạn tại DN sản xuất hoặc không còn hàng hóa để bán tại DN kinh doanh. Tuy nhiên, sự dư thừa HTK sẽ làm khó khăn trong việc sắp xếp kho bãi, bảo quản hàng hóa. Sự thừa HTK có thể gây hư hỏng hàng, lãng phí nguồn vốn vì nếu khoản vốn này đầu tư vào nơi khác có thể đem lại lợi nhuận cho DN. + Giảm thiểu chi phí cho HTK: dự trù HTK một lượng cân bằng và hợp lý là mục tiêu của quản lý.
Cần đảm bảo lượng HTK tối ưu nhất trong mọi thời điểm. - Đặt ra chỉ tiêu về HTK: Dựa trên mục tiêu đã đưa ra về HTK ở trên, DN sẽ tiến hàng nghiên cứu và phân tích các chỉ số liên quan để đưa ra con số cụ thể cần đạt được đối với HTK của DN mình. Để đánh giá tốc độ luân chuyển HTK, người ta sẽ đưa ra hệ số vòng quay HTK. Hệ số này được xác định bằng giá vốn bán hàng chia cho HTK trung bình.
Nội dung quản lý hàng tồn kho tại doanh nghiệp Quản lý HTK ở mỗi DN sẽ có đặc trưng riêng tùy vào lĩnh vực hoạt động, quy mô của DN và ở chính đặc điểm của mặt hàng đó. Do vậy, yêu cầu trong quản lý HTK sẽ không giống nhau giữa các DN. Nhìn chung, nội dung quản lý HTK sẽ bao gồm các bước sau: 1- Lập kế hoạch hàng tồn kho. 2- Tổ chức thực hiện kế hoạch hàng tồn kho.
3- Kiểm soát hàng tồn kho. Lập kế hoạch hàng tồn kho Lập kế hoạch là một bước cơ bản và quan trọng trong nội dung quản lý. Sau khi đặt ra mục tiêu, nhà quản lý cần bắt tay vào lập một bản kế hoạch để thực hiện mục tiêu quản lý của mình. Lập kế hoạch giúp định hướng nhà quản lý để đạt được mục tiêu của mình và là thước đo hiệu quả trong quản lý của DN.
Thiết lập chính sách hàng tồn kho. - Chính sách HTK: là những cách mà DN đưa ra để giải quyết những vấn đề xảy ra xung quanh các hoạt động quản lý HTK. Các vấn đề đó có thể là chất lượng HTK, giá cả, lượng tồn kho, quy mô dự trữ, chính sách bảo quản hàng,. - Chính sách tác động đến HTK theo hệ thống gồm có: Một là, dự trữ HTK xét theo số lượng, trị giá, nguồn gốc hàng phải đảm bảo thích hợp với thực trạng của DN.
Hai là, nhóm chính sách xung quanh vấn đề chất lượng sản phẩm. Nhóm chính sách thứ hai sẽ hướng tới việc đánh giá chất lượng hàng hóa mà DN này đưa ra thị trường và các sản phẩm mà thị trường sẽ có nhu cầu. Cùng với đó là công tác nghiên cứu và phát triển các loại hàng mới chuẩn bị đưa ra thị trường. Ba là, nhóm chính sách về thống nhà cung ứng sản phẩm.
DN cũng cần phải xây dựng cho mình một mạng lưới nhà cung ứng hàng hóa, vật liệu đầu vào. Cung cấp hàng hóa theo một mạng lưới đã được xây dựng trước sẽ giúp cho kế hoạch về HTK được đảm bảo, quá trình sản xuất kinh doanh của DN được thực hiện trơn tru, không gián đoạn cùng với chất lượng sản phẩm ổn định và đồng nhất. Kế hoạch hàng tồn kho theo năm Kế hoạch HTK mỗi năm là một loại kế hoạch tác nghiệp. Khi lập kế hoạch này cần phải đặt ra được lượng hàng chi tiết cần phải lưu trữ theo các mục đích dùng khác nhau như: HTK dùng làm đầu vào cho việc sản xuất, hàng hóa nhập để bán; phân theo quá trình trong một DN như: hàng làm nguyên vật liệu, hàng sản xuất dở dang, thành phẩm,.
Một kế hoạch HTK theo năm phải có được số lượng hàng cụ thể trong năm đó hoặc có thể lên kế hoạch theo từng tháng, từng quý để việc quản lý HTK được thuận tiện và dễ dàng nhất. Kế hoạch hàng tồn kho theo năm tuân theo quá trình các bước sau: Bước một, phân tích được môi trường xung quanh. - Môi trường bên ngoài của DN: + Môi trường nước ngoài: trong một thế giới hội nhập mà mỗi nền kinh tế của các quốc gia đều liên kết chặt chẽ với nhau thì việc biến động kinh tế của thế giới này sẽ có ảnh hưởng lớn tới thị trường trong nước nhất là đối với các DN 6 phụ thuộc vào việc nhập khẩu hàng hóa từ bên ngoài. + Môi trường ổn định chính trị và luật pháp: Trong một thị trường có sự ổn định về chính trị sẽ tạo một môi trường phát triển an toàn cho DN.
Bên cạnh đó, hệ | thống pháp luật sẽ là một yếu tố cực kỳ quan trọng ảnh hưởng tới quá trình nhập khẩu hàng hóa. + Hệ thống cung ứng sản phẩm: chọn được một hệ thống cung cấp đầu vào cho DN có chất lượng cao, mức giá tốt ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và lợi nhuận của DN, đảm bảo quá trình SX kinh doanh được thuận lợi. + Sức ép phía người mua: Khách hàng là yếu tố quyết định sự sống còn của một DN. DN có lượng khách hàng ổn định, sức mua lớn sẽ tác động trực tiếp đến quyết định lên kế hoạch dự trữ HTK của DN.
- Môi trường bên trong của DN: + Nguồn lực tài chính: Nguồn vốn của DN là có hạn vì vậy việc sử dụng nguồn vốn hợp lý là việc tối quan trọng. DN phải biết cân đối được nguồn lực tài chính của mình để đưa ra mức mua sắm HTK hợp lý bên cạnh các nhu cầu tài chính khác để hiệu quả đầu tư là tối ưu, tránh lãng phí. + Nguồn lực nhân sự: là nòng cốt của một DN, nắm rõ được tình hình nhân sự của DN mình như số lượng nhân sự, trình độ nhân sự, khối lượng công việc từ đó đưa ra việc phân bổ nguồn lực nhân sự hợp lý. + Cơ sở hạ tầng, vật chất: xây dựng được một hệ thống kho bãi bảo quản hàng hóa tối ưu với diện tích, nhiệt độ, độ ẩm dựa trên quy mô kinh doanh của DN để đảm bảo được hàng hóa được lưu trữ trong điều kiện tốt nhất, cùng với đó là sắp xếp hàng hóa hợp lý, tránh tình trạng hư hỏng, mất cắp, .