CHƯƠNG I LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG. Lao động và hạch toán lao động trong doanh nghiệp. Lao động và phân loại lao động trong doanh nghiệp, Ngày nay không ai có thể phủ nhận vai trò của lao động đối với lịch sử tiến hoá của loài người, chính lao động đã đưa loài người đến sự sáng tạo,văn minh và phát triển, con người ngày càng vượt qua chính mình nhờ có lao động.
Do lao động trong doanh nghiệp sản xuất tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau và để thuận tiện cho việc quản lí và hach toán,cần phải tiến hành phân loại lao động.Về mặt quản lí và hạch toán, lao động thường được phân loại theo các phương thức sau: - Phân loại theo thời gian lao động : theo thời gian lao động, toàn bộ lao động đươc chia thành: lao động thường xuyên, lao động trong danh sách (gồm cả số hợp đồng ngắn hạn và dài hạn) và lao động tạm thời, mang tính thời vụ.Nhờ vậy, doanh nghiệp nắm được tổng số lao động của mình.Từ đó doanh nghiệp có kế hoạch sử dụng hợp lí, hiệu quả, đồng thời xác định được các khoản nghĩa vụ của người lao động với Nhà nước được chính xác. - Phân loại theo quan hệ với quá trình sản xuất: theo đó lao động được chia làm hai loại: lao động trực tiếp sản xuất và lao động gián tiếp sản xuất. Cách phân loại lao động này giúp doanh nghiệp đánh giá được tính 4 hợp lý của cơ cấu lao dộng.Từ đó có biện pháp tổ chức, bố trí lao động phù hợp với yêu cầu công việc,tinh giản bộ máy gián tiếp - Phân loại theo chức năng của lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh: theo đó toàn bộ lao động trong doanh nghiệp được chia thành ba loại: lao động thực hiện chức năng sản xuất chế biến, lao động thực hiện chức năng bán hàng và lao động thực hiện chức năng quản lý. Cách phân loại trên đây giúp cho việc tập hợp chi phí lao độngđược kịp thời,chính xác,phân định được chi phí thời kì và chi phí sản phẩm… 1.
Hạch toán lao động trong doanh nghiệp Trong doanh nghiệp sản xuất, hạch toán lao động là hạch toán về mặt số lượng, thời gian và kết quả lao động. * Hạch toán số lượng lao động. Số lượng lao động của doanh nghiệp được phản ánh trên sổ sách dựa vào số lao động hiện có của doanh nghiệp bao gồm :số lao động theo nghề nghiệp,công việc trình độ tay nghề, cấp bậc kỹ thuật, bao gồm cả lao động dài hạn và số lao động tạm thời, cả lực lượng lao dộng gián tiếp và trực tiếp và lao động khu vực ngoài sản xuất. Hạch toán số lượng lao động là việc theo dõi kịp thời, chính xác tình hình tăng giảm số lượng lao động theo từng loại lao động, trên sơ sở đó làm căn cứ cho việc tính lương phải trả là các chế độ khác cho người lao dộng.
Việc hạch toán số lượng lao động được hạch toán trên cơ sở: ”Danh sách lao động” của doanh nghiệp và sổ “Danh sách lao động” ở từng bộ phận. Sổ này được lập theo mẫu quy định và được lập thành hai bản:một bản do phòng tổ chức lao động, một do phòng kế toán quản lí. Căn cứ để ghi sổ sách này là các hợp đồng lao động và các quy định của các cấp có thẩm quyền duyệt theo quy định của doanh nghiệp ( khi chuyển công tác và thôi việc) 5 Khi nhận được các chứng từ trên phòng lao động, phòng kế toán phải ghi chép kịp thời, đầy đủ vào sổ “ Danh sách lao động” của doanh nghiệp đến từng phòng ban, tổ sản xuất, đơn vị. Việc ghi chép này là cơ sở đầu tiên để lập báo cáo lao động và phân tích tình hình biến động về lao động trong doanh nghiệp vào cuối tháng, cuối quý,tuỳ theo yêu cầu quản lí của cấp trên.
* Hạch toán thời gian lao động. Đây là việc theo dõi kịp thời, chính xác thời gian lao động của từng người lao động, trên cơ sở đó tính lương phải trả cho người lao động được chính xác. Hạch toán thời gian lao động phản ánh số ngày công, số giờ làm việc thực tế, số giờ ngừng sản xuất, nghỉ việc của từng lao động, từng bộ phận sản xuất, từng phòng ban trong doanh nghiệp. Chứng từ hạch toán thời gian lao động gồm: Bảng chấm công, Phiếu làm thêm giờ, Phiếu nghỉ hưởng BHXH.
Bảng chấm công được lập hàng tháng, theo dõi hàng ngày của từng cá nhân, từng bộ phận sản xuất,từng bộ phận, tổ trưởng tổ sản xuất, tổ công tác hoặc những người được uỷ quyền theo lao động. Cuối tháng căn cứ theo thời gian lao động thực tế (số ngay công), số ngày nghỉ để tính lương, tính thưởng và tổng hợp thời gian lao động của từng người, trong từng bộ phận. Bảng chấm công phải được treo công khai để mọi người kiểm tra và giám sát Phiếu làm thêm giờ: Hạch toán chi tiết cho từng người. Phiếu nghỉ hưởng BHXH: Dùng cho trường hợp thai sản, ốm đau, con ốm, tai nạn lao động.Chứng từ này do y tế cơ quan( nếu được phép) hoặc do bệnh viện và được ghi vào Bảng chấm công * Hạch toán kết quả lao động.
Đây là việc theo dõi kịp thời, chính xác số lượng, chất lượng sản phẩm của từng công nhân hoặc từng tập thể để từ đó tính lương, tính 6 thưởng và kiểm tra sự phù hợp của tiền lương phải trả với kết quả lao động thực tế, kiểm tra sự phù hợp của việc thực hiện định mức lao động của từng người, từng bộ phận và của toàn doanh nghiệp Tuỳ thuộc vào loại hình và đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp mà sử dụng các chứng từ ban đầu khác nhau. Các chứng từ có thể sư dụng là : “Phiếu khoán”, “Bản kê khối lượng công việc hoàn thành”, “Bảng giao nhận sản phẩm ’’, “Giấy giao ca”, “Hợp đồng giao khoán”, “Bảng kê sản lượng từng người”. Chứng từ kết quả lao động phải do người lập( tổ trưởng) kí,cán bộ kế toán kiẻm tra xác nhận,lãnh đạo kí duyệt(quản đốc phân xưởng và trưởng bộ phận).Sau đó chứng từ được chuyển cho nhân viên hạch toán để tổng hợp kết quả của người lao động toàn đơn vị, rồi lại được chuyển lên phòng lao động tiền lương xác nhận.Cuối cùng được chuyển về phòng kế toán của doanh nghiệp làm căn cứ để tính lương, tính thưởng. Để tổng hợp kết quả của người lao động tại mỗi phân xưởng, bộ phận sản xuất và trong toàn đơn vị, nhân viên hạch toán phân xưởng phải mở sổ tổng hợp kết quả lao động.
Trên cơ sở các chứng từ hạch toán kết quả lao động do các tổ gửi đến hàng ngày hoặc định kỳ, nhân viên hạch toán phân xưởng ghi kết quả lao động của từng người, từng bộ phận và cộng sổ, lập báo cáo kết quả lao động gửi cho bộ phận quản lí có liên quan. Phòng kế toán doanh nghiệp cũng phải mở sổ tổng hợp kết quả lao động chung của toàn doanh nghiệp. Như vậy để thanh toán tiền lương, tiền thưởng cho CBCNV, hàng tháng kế toán lập “Bảng thanh toán tiền lương” cho từng đối tượng từng tổ sản xuất dựa trên kết quả tính lương đã có. Tiền lương và các hình thức tiền lương trong doanh nghiệp sản xuất.
Dưới bất kì hình thức nào,lao động luôn là yếu tố quan trọng hàng đầu,đảm bảo cho quá trình sản xuất và tái sản xuất diễn ra một cách bình 7 thường,liên tục.Thông qua lao động,người lao động sử dụng sức lao động của mình để tạo ra của cải vật chất cho xã hội.Sức lao động mà họ bỏ ra phảiđược bù hoàn xứng đáng dưới hình thức thù lao lao động Như vậy tiền lương hay tiền công chính là phần thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao độngcăn cứ vào thời gian,khối lượng và chất lương công việc của họ. Nghị định 26/CP ngày 26/05/1993 cũng đã nêu rõ:” Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động mà người sử dụng lao dộng(Nhà nước,chủ doanh nghiệp) phải trả cho người cung ứng sức lao động,tuân theo nguyên tắc cung cầu,giá cả thị trường và pháp luật hiện hành của nhà nước”. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay,sức lao động đã trở thành hàng hoá đặc biệt,người lao động có quyền làm chủ sức lao động của mình,có quyền được trả công xứng đáng với sức lao động mình bỏ ra.tiền lương có thể coi là giá cả sức lao động,được hình thành thông qua thoả thuận giữa người mua và bán sức lao động. Trong xã hội phát triển, tiền lương trở thành một bộ phận cơ bản trong thu nhập của người lao động,bởi vậy nó đảm bảo cho cuộc sống vật chất và tinh thần cho bản thân họ cũng như gia đình họ hiện tại và tương lai, nó liên quan đến vấn đề lợi ích cá nhân.
Trên thực tế,tiền lương chỉ thực sự có ý nghĩa khi nó thoả mãn nhu cầu của người lao động.Có như vậy mới giải quyết hài hoà được các vấn đề lơi ích và khi đó tiền lương đã trở thành một động lực mạnh mẽ thúc đẩy người lao động quan tâm đến hiệu quả công việc.Các hình thức tiền lương trong doanh nghiệp sản xuất. Do tiền lương được trả căn cứ vào thời gian,khối lượng và chất lượng công việc của người lao động nên việc tính và trả lương cho người lao động được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau,tuỳ đặc điểm, điều kiện sản 8 xuất kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lí của doanh nghiệp. Mục đích của chế độ tiền lương là luôn phải quán triệt nguyên tắc:Phân phối theo lao động .Trên thực tế nước ta thường áp dụng các hình thức trả lương theo thời gian, trả lương theo sản phẩm và trả lương khoán. * Hình thức trả lương theo thời gian.
Theo hình thức này, tiền lương trả cho người lao động được tính theo thời gian làm việc, cấp bậc và thang lương theo tiêu chuẩn Nhà nước quy định.Tuỳ theo yêu cầu và khả năng quản lí thời gian lao động của doanh nghiệp,việc tính trả lương theo thời gian lao động có thể tiến hành trả lương theo thời gian giản đơn và thời gian có thưởng. - Trả lương theo thời gian giản đơn Công thức tính: LCN = LMIN. T Trong đó: LCN :Lương người lao động LMIN :Lương tối thiểu KCN : Hệ số lương cấp bậc công nhân T :Thời gian làm việc thực tế (thường tính theo ngày) Có 4 loại tiền lương theo thời gian giản đơn: lương giờ, lương ngày, lương tuần và lương tháng.