chương 1, chương 2 phân tích thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm Giáo dục Quốc phòng và An ninh, DHQGHN với các nội dung: xây dựng và ban hành các chuẩn mực về hoạt động văn phòng; phổ biến, hướng dẫn các chuẩn mực về hoạt động văn phòng: kiểm tra, đánh giá sự phù hợp của các chuẩn mực về hoạt động văn phòng. Từ đó, phân tích kết quả đạt được, hạn chế và nguyên nhân của thực trạng nói trên. Giải pháp hoàn thiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm Giáo dục Quốc phòng và An ninh, ĐHQGHN. Từ những phân tích, đánh giá về kết quả đạt được, hạn chế và nguyên nhân của thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm Giáo dục Quốc phòng và An ninh, DHQGHN; đề tài đề xuất một số giải pháp hoàn thiện việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm Giáo dục Quốc phòng và An ninh và giải pháp hoàn thiện chuẩn hóa một số hoạt động văn phòng.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHAP LÝ VE CHUAN HOA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 1. Khái quát về chuẩn hoá hoạt động văn phòng 1. Cơ sở lý thuyết về chuẩn hóa hoạt động văn phòng Chuẩn hóa hoạt động văn phòng là một trong những mục tiêu và nội dung cơ bản của quản trị văn phòng nhằm hướng tới mục tiêu đưa các hoạt động văn phòng di vào nề nếp và hoạt động đạt hiệu quả cao nhất. Chuẩn hóa hoạt động văn phòng muốn đạt hiệu quả cao thì doanh nghiệp, công ty khi thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng phải xuất phát từ những lý thuyết khoa học.
Trong đó phải kế đến lý thuyết quản trị khoa học và hành chính của F.Taylor và Henri Talor vào cuối thế ky XIX đầu thế kỷ XX.Taylor (1856 - 1915): Là đại biểu ưu tú nhất của trường phái này, ông được xem là "cha đẻ” của phương pháp quản lý khoa học với tác phẩm “Những nguyên tắc và phương pháp quản trị khoa học” (Principles and methodsof scientice management) xuất bản ở Mỹ năm 1911. Trong thời gian làm nhiệm vụ của nhà quản lý ở các xí nghiệp, nhất là các xí nghiệp luyện kim ông đã tìm ra và chỉ trích mãnh liệt các nhược điểm trong cách quản lý cũ. Theo ông các nhược điểm chính là: Thuê mướn công nhân trên cơ sở ai đến trước mướn trước, không lưu ý đến khả năng và nghề nghiệp của công nhân; Công tác huấn luyện nhân viên hầu như không có tô chức hoc việc; Công việc làm theo thói quen, không có tiêu chuẩn và phương pháp; công nhân tự mình định đoạt tốc độ làm việc; Hầu hết các công việc và trách nhiệm đều được giao cho công nhân; Nhà quản lý làm việc bên cạnh người thợ, quên mat chức năng chính là lập kế hoạch và tổ chức công việc, tính chuyên nghiệp không được thừa nhận. Tư tưởng cơ bản về quản lý của Taylor thé hiện qua định nghĩa: "Quản lý là biết được chính xác điều bạn muốn người khác làm, vả sau đó hiểu được rằng họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất".
Nội dung chủ 15 yếu của thuyết Taylor tập trung vào 3 điểm: Cải tạo các quan hệ quản lý; Tiêu chuẩn hóa công việc; Chuyên môn hóa lao động. Henry Fayol định nghĩa: “Quản lý là sự dự đoán, lập kế hoạch, tổ chức, điều khién, phối hợp và kiểm tra. Đó chính là năm chức năng cơ bản của nhà quản lý". Nếu Taylor cho răng năng suất lao động kém là do công nhân không biết cách làm việc và không được kích thích kinh tế đầy đủ thì Fayol cho rằng năng suất lao động của con người làm việc chung trong tập thé tuỳ thuộc vào sự sắp xếp, tổ chức của nhà quản lý.
Việc sắp xếp, tổ chức đó được Fayol gọi là quản lý tổng quát (quản lý hành chính) và việc này cũng quan trọng như 5 việc khác trong một cơ sở sản xuất kinh doanh như: sản xuất, tiếp thị (Marketing), tài chính, quản lý con người và tài sản, kế toán, thống kê. Ông cho rằng quản lý hành chính liên quan đến cả 5 nhóm hoạt động trên va là sự tổng hợp bao trùm để tạo ra sức mạnh tổng hợp của một tổ chức. Chức vụ càng cao thì đòi hỏi khả năng quản lý hành chính càng lớn,còn ở cấp dưới thì khả năng chuyên môn là quan trọng nhất. Henry Fayol cho rằng thành công của người quản lý không phải nhờ những phẩm chất cá nhân mà nhờ những phương pháp đã áp dụng và những nguyên tắc chỉ đạo hành động của người quản lý đó.
Lý thuyết quản trị khoa học và hành chính của F.Taylor và Henri Talor vào cuối thế kỷ XIX dau thế ky XX đều nhận định rằng: Các doanh nghiệp, công ty muốn tăng năng suất lao động thì cần phải quản lý một cách khoa học, giảm thao tác cần thiết. Hai lý thuyết này cũng chỉ rõ, để quản lý một cách khoa học thì các doanh nghiệp phải chuyên môn hóa công việc, phân công công việc một cách rõ ràng, cụ thể theo từng hệ thong cap bac. Đồng thời, phải xây dựng các chuẩn mực, quy tắc và thiết lập cho minh hệ thống cơ cấu tô chức bộ máy hiệu quả để triển khai cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiện các chuân mực, quy tac mà doanh nghiệp đê ra. 16 Nghiên cứu cơ sở lý thuyết của chuẩn hóa hoạt động văn phòng có ý nghĩa lớn trong áp dụng vào thực tiễn hoạt động văn phòng.
Trong đó lý thuyết về quản trị học, hành chính học có ý nghĩa lớn giúp luận văn này tiếp cận, nghiên cứu tốt hơn van đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng. Khái niệm chuẩn hóa hoạt động văn phòng 1. Khái niệm văn phòng Bat ky một tô chức, cơ quan, đơn vi nao, dé phục vu cho công tác lãnh đạo, quản lý cũng cần phải có một bộ phận chuyên lo công tác thu thập, xử lý, cung cấp truyền đạt thông tin (bên ngoài và nội bộ), trợ giúp cho công tác quản lý điều hành của ban lãnh đạo, đảm bảo các điều kiện vật vất cần thiết cho hoạt động của cơ quan đơn vi. Bộ phan đó được gọi là “văn phòng”.
Hiện nay, có nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm văn phòng. Hiểu theo nghĩa chung nhất, có quan điểm cho rằng, văn phòng là nơi mang tính chất giấy tờ (bàn giấy). Quan niệm này nhằm phân biệt hoạt động của văn phòng với lao động trực tiếp. Tuy nhiên khái niệm này chưa phân biệt rõ hoạt động của văn phòng với hoạt động quản lý nói chung.
Cũng có quan điểm cho rằng, văn phòng là bộ phận phụ trách công văn giấy tờ về hành chính trong cơ quan don vị ” [28; tr847]. Hạn chế của quan niệm này đó là đã đồng nhất văn phòng với bộ phận văn thư của cơ quan, don vi. Bên cạnh đó, có cach tiếp cận văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị. Cách tiếp cận này vô hình chung đã bó hẹp văn phòng là địa điểm làm việc mà hàng ngày cán bộ, công chức đến đề thực thi công việc.
Các quan niệm trên đây mới chỉ phản ánh được những khía cạnh riêng rẽ của văn phòng. Dé có khái niệm đầy đủ về văn phòng cần phải xem xét văn phòng ở trạng thái tĩnh và trạng thái động. Nếu ở trạng thái tĩnh, văn phòng gồm yếu tổ vật chất kỹ thuật và con người. Nếu quan sát ở trạng thái động thì văn phòng bao gồm toàn bộ quá trình vận chuyền thông tin từ đầu 17 vào đến đầu ra phục vụ cho công tác quản lý điều hành mọi hoạt động của cơ quan, don vi.
Nguyễn Thành Độ (2012) đã nêu ra định nghĩa về văn phòng cơ quan, đơn vị như sau: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin nhăm trợ giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vi” [11; tr5] PGS. Vũ Thị Phụng cho rang, theo nghĩa rộng, văn phòng là từ chi khu vực trung tâm, trụ sở chính của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, là nơi làm việc của bộ máy lãnh đạo và các bộ phận tham mưu, giúp việc (nơi bàn thảo và liên lạc chính thức với người dân, với các đối tác, khách hàng và là nơi diễn ra các sự kiện quan trọng của cơ quan, tô chức và doanh nghiệp [19]. Theo nghĩa hẹp, văn phòng là từ để chỉ một bộ phận trong cơ cấu tô chức của các cơ quan, doanh nghiệp (văn phòng chức năng). Trong cuốn giáo trình mới xuất bản, PGS.
Văn Tat Thu cho rang, văn phòng là một thực thể khách quan, tồn tại trong mỗi tô chức dé thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quan trị tổ chức đó ” [34; tr6] Như vậy, khái niệm văn phòng có thê được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau, tùy theo góc độ tiếp cận, quy mô và tính chất của các cơ quan, đơn vị. Từ những khái niệm nêu trên, đề tài luận văn sử dụng khái niệm văn phòng của PGS. Vũ Thị Phụng, “văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, có chức năng đảm bảo thông tin, điều kiện làm việc; giúp lãnh đạo tô chức, thực thi và kiểm soát công việc thông qua các hoạt động quản ly hành chính” [21; tr 44]. Khái niệm hoạt động văn phòng Hoạt động văn phòng xét theo một khía cạnh nào đó có thê hiểu là công việc văn phòng.
Trong một tô chức, công việc văn phòng có rất nhiều và liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau không riêng gì bộ phận hành chính, văn 18 phòng. Chính vi vậy dé nhận biết thế nào là hoạt động văn phòng cần hiểu hoạt động văn phòng được thực hiện tại đâu và điều hành như thế nào.TS Nguyễn Hữu Tri trong giáo trình Quản trị văn phòng xuất bản năm 2005, “Công tác văn phòng là một chỉnh thé gồm một tô chức, quan lý và sử dụng thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhằm đạt được kết quả mong muốn” [36, tr 12]. Hoạt động văn phòng là một chỉnh thé thống nhất, tác động qua lại với nhau, mỗi nhiệm vụ có vai trò của mình. Mỗi công việc văn phòng được tô chức, phân công thực hiện bởi các nhân viên, bộ phận khác nhau và được đánh giá bởi các yếu tô như kết quả, quá trình, quy trình thực hiện.