CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN GIAO THÔNG SÔNG HỒNG 1. Đặc điểm nguyên vật liệu, tại Công ty cổ phần đầu tư phát triển giao thông Sông Hồng. Đặc điểm chung Mçi ngµnh nghÒ kinh doanh kh¸c nhau sö dông c¸c lo¹i NVL kh¸c nhau. Víi ®Æc ®iÓm kh¸c biÖt cña ngµnh nghÒ x©y dùng, ®Ó tiÕn hµnh thi c«ng nhiÒu c«ng tr×nh kh¸c nhau ®¸p øng nhu cÇu thÞ trêng C«ng ty cæ phÇn ®Çu t ph¸t triÓn giao th«ng S«ng Hång ph¶i sö dông mét khèi lîng nguyªn vËt liÖu rÊt lín bao gåm nhiÒu thø, nhiÒu lo¹i kh¸c nhau, mçi lo¹i vËt liÖu cã vai trß, tÝnh n¨ng lý ho¸ riªng.
C¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu C«ng ty cæ phÇn ®Çu t ph¸t triÓn giao th«ng S«ng Hång thêng sö dông nh: xi m¨ng, s¾t, thÐp, c¸t, sái…§ã lµ nh÷ng NVL s½n cã vµ dÔ mua vµ ®ã chñ yÕu lµ mua ngoµi. C¸c NVL cña C«ng ty cæ phÇn ®Çu t ph¸t triÓn giao th«ng S«ng Hång cÇn chó träng trong qu¸ tr×nh lu kho, b¶o qu¶n v× viÖc tiÕn hµnh x©y l¾p thêng diÔn ra ngoµi trêi vµ chÞu nhiÒu t¸c ®éng ®iÒu kiÖn thiªn nhiªn vµ nh÷ng NVL ®ã dÔ bÞ oxy hãa, dÔ bÞ Èm ít. Vµ nÕu bÞ oxy hãa hoÆc Èm ít th× ch¾c ch¾n kh«ng sö dông ®îc hoÆc nÕu sö dông ®îc th× nã sÏ ¶nh h- ëng xÊu ®Õn chÊt lîng cña c«ng tr×nh. MÆt kh¸c NVL sö dông ë C«ng ty cæ phÇn ®Çu t ph¸t triÓn giao th«ng S«ng Hång cã ®Æc thï lµ cång kÒnh, khèi lîng lín nªn rÊt khã kh¨n trong c«ng t¸c vËn chuyÓn, b¶o qu¶n nh xi m¨ng, s¾t thÐp… H¬n n÷a ®Þa ®iÓm thi c«ng s¶n phÈm x©y l¾p thêng phô thuéc vÞ trÝ ®Þa lÝ cña mçi ®Þa ph¬ng do ®ã c¸c yÕu tè s¶n xuÊt trong ®ã cã NVL ph¶i di chuyÓn theo tõng ®Þa ®iÓm.
Th«ng thêng tríc khi thùc hiÖn 1 gãi SV: Nguyễn Thanh Sơn 4 Lớp: Kế toán K14B Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS. Nguyễn Hữu Ánh thÇu C«ng ty cæ phÇn ®Çu t ph¸t triÓn giao th«ng S«ng Hång ph¶i tiÕn hµnh lËp dù to¸n dùa vµo gi¸ gãi thÇu ®· nhËn nªn khi hoµn thµnh 1 c«ng tr×nh sè tån kho vËt liÖu thêng rÊt Ýt vµ sÏ ®îc chuyÓn sang cho c«ng tr×nh kh¸c hoÆc b¸n ®i. Trong c«ng t¸c h¹ch to¸n do sö dông m· vËt t nªn C«ng ty cæ phÇn ®Çu t ph¸t triÓn giao th«ng S«ng Hång kh«ng sö dông tµi kho¶n cÊp II ®Ó ph¶n ¸nh tõng lo¹i vËt liÖu c«ng cô dông cô mµ C«ng ty cæ phÇn ®Çu t ph¸t triÓn giao th«ng S«ng Hång ®· x©y dùng mçi thø vËt t mét m· sè riªng, nh quy ®Þnh mét lÇn trªn b¶ng m· vËt t ë m¸y vi tÝnh bëi c¸c ch÷ c¸i ®Çu cña vËt liÖu c«ng cô dông cô. V× vËy tÊt c¶ c¸c lo¹i vËt liÖu sö dông ®Òu h¹ch to¸n tµi kho¶n 152 "nguyªn liÖu vËt liÖu".
VÝ dô nh 152_CT (c¸t tr¸t), 152_A3p20A40A (Attomat 3p20A ®Õn 40A), 152_ ND (Ngãi ®á). Cô thÓ ë C«ng ty cæ phÇn ®Çu t ph¸t triÓn giao th«ng S«ng Hång sö dông m· vËt t nh sau: Biểu số 1-1: Danh mục mã vật tư Công ty cổ phần đầu tư phát triển giao thông Sông Hồng STT Tên vật tư Mã vật tư Đơn vị tính 1 Attomat 3p20A đến 40A 152_A3p20A40A Cái 2 Attomat 3P40A 152_ 3P40A Cái … ……………………. … 15 Cát 152_CA M3 16 Cát vàng 152_CAT M3 17 Cát trát 152_CT M3 … ……………………. … 41 Gạch Granite 152_G Viên 42 Gạch 2 lỗ 152_G2 Viên 43 Gạch Đặc 152_GD Viên 44 Gạch lát nền 152_GL Hộp … …………………….
… 62 Ngói đỏ 152_ND viên SV: Nguyễn Thanh Sơn 5 Lớp: Kế toán K14B Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS. Nguyễn Hữu Ánh 63 Ngói úp 152_NU viên … ……………………. … 70 Thép phi 6+ phi 8 152_T1 Kg 71 Thép lá mạ màu XR045x1200pos 152_TLMM M … ……………………. … 97 Xi măng 152_XM Kg 98 Xi Măng Bỉm Sơn 152_XM1 Kg … …………………….
… Nguồn: Phòng Kế toán Công ty 1. Phân loại nguyên vật liệu Muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác phục vụ cho yêu cầu quản trị thì phải tiến hành phân loại vật liệu một cách khoa học, hợp lý. Tại Công ty cổ phần đầu tư phát triển giao thông Sông Hồng cũng tiến hành phân loại NVL song việc phân loại vật liệu chỉ để thuận tiện và đơn giản cho việc theo dõi, bảo quản nguyên vật liệu ở kho. Công ty cổ phần đầu tư phát triển giao thông Sông Hồng phân chia NVL thành các loại căn cứ vào vai trò của chúng như sau: - NVL chính: bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà Công ty cổ phần đầu tư phát triển giao thông Sông Hồng sử dụng như: xi măng, sắt, thép, gạch, ngói, vôi ve, đá, gỗ… Trong mỗi loại được chia thành nhiều nhóm khác nhau, ví dụ: Gạch Granite, gạch 2 lỗ, gạch Đặc, gạch lát nền, gạch ốp tường…, xi măng trắng, xi măng P400, xi măng P500, thép lá mạ, thép phi 10-12… , thép phi 6+ phi 8, thép lá mạ màu XR045x1200pos, thép lá mạ…Đó là đối tượng không thể thiếu trong quá trình sản xuất sản phẩm.
Nó tạo nên hình thái sản phẩm của công ty. - NVL phụ: bao gồm những NVL dùng kết hợp NVL chính để hoàn thiện tính năng, chất lượng của sản phẩm như đinh băm tôn, đinh bulong L14x50, đinh 5 phân, que hàn… - Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cộ như xăng, dầu. - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà Công ty cổ phần đầu tư phát triển giao thông Sông Hồng sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy cẩu, máy trộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ô tô như: các mũi khoan, săm lốp ô tô… SV: Nguyễn Thanh Sơn 6 Lớp: Kế toán K14B Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS. Nguyễn Hữu Ánh - Vật liệu khác: là các loại phế liệu thu hồi từ sản xuất bao gồm các đoạn thừa của thép, tre, gỗ không dùng được nữa, vỏ bao xi măng… Với cách phân loại trên sẽ giúp nhà quản lí nắm bắt được nội dung, công dụng của từng loại NVL trên cơ sở đó sử dụng, bảo quản phù hợp với đặc điểm của chúng.
Xét về phương diện kế toán cách phân loại này sẽ đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại NVL. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty cổ phần đầu tư phát triển giao thông Sông Hồng. Khi cã ph¸t sinh nhu cÇu vÒ NVL cña c¸c ®éi c«ng tr×nh trong qu¸ tr×nh thi c«ng vµ thñ kho b¸o thiÕu NVL xuÊt dïng yªu cÇu cÇn nhËp mua míi hoÆc kÕ to¸n ®èi chiÕu lîng hµng tån kho thÊy thÊp h¬n lîng hµng tån kho tèi thiÓu theo kÕ ho¹ch cña C«ng ty cæ phÇn ®Çu t ph¸t triÓn giao th«ng S«ng Hång vµ yªu cÇu mua thªm bæ sung. Khi ®ã phßnfg kÕ ho¹ch vËt t c¨n cø vµo t×nh h×nh sö dông vËt t vµ ®Þnh møc kÜ thuËt ®Ó lªn kÕ ho¹ch cung øng, dù tr÷ vËt t trong k×.
Dùa trªn kÕ ho¹ch cung øng vËt t, phßng kÕ ho¹ch vËt t lÊy giÊy b¸o gi¸ vËt t, lËp b¶ng dù tr÷ mua vËt t vµ chuyÓn qua cho gi¸m ®èc duyÖt. Khi ®îc duyÖt th× sÏ xin t¹m øng tiÒn mua vËt t t¹i phßng kÕ to¸n. Sau ®ã phßng phßng kÕ ho¹ch vËt t tiÕn hµnh thu mua NVL. ViÖc thu mua NVL ®îc tiÕn hµnh trªn c¬ së tho¶ thuËn gi÷a 2 bªn: c«ng ty vµ bªn cung cÊp.
H×nh thøc thanh to¸n còng ®îc tho¶ thuËn phï hîp víi t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty cæ phÇn ®Çu t ph¸t triÓn giao th«ng S«ng Hång. Th«ng thêng tríc khi thùc hiÖn 1 c«ng tr×nh hay dù ¸n, phßng kÕ ho¹ch – kÜ thuËt sÏ tiÕn hµnh nghiªn cøu t×m hiÓu nhµ cung cÊp vËt liÖu ®¸p øng ®îc c¸c yªu cÇu kÜ thuËt ®ång thêi tiÕt kiÖm ®îc chi phÝ vËn chuyÓn ®Ó kÝ hîp ®ång dµi h¹n víi hä. ChÝnh v× vËy nhµ cung cÊp vËt t thêng lµ c¸c c«ng ty cã uy tÝn trong kinh doanh, nh÷ng b¹n hµng l©u n¨m cña C«ng ty SV: Nguyễn Thanh Sơn 7 Lớp: Kế toán K14B Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS. Nguyễn Hữu Ánh cæ phÇn ®Çu t ph¸t triÓn giao th«ng S«ng Hång nªn qu¸ tr×nh cung cÊp NVL diÔn ra ®óng kÕ ho¹ch, ®ñ vÒ chñng lo¹i vµ sè lîng, ®¶m b¶o chÊt lîng, gi¸ c¶ hîp lÝ, ®¸p øng kÞp thêi nhu cÇu s¶n xuÊt vµ hiÖu qu¶ kinh doanh.
Vµ NVL C«ng ty cæ phÇn ®Çu t ph¸t triÓn giao th«ng S«ng Hång mua thêng cã ®Æc ®iÓm cång kÒnh, sè lîng nhiÒu nªn nhµ cung cÊp thêng còng lµ ngêi chuyªn chë vËt liÖu ®Õn c¸c kho t¹i ch©n c«ng tr×nh. Sau khi nh©n viªn kÜ thuËt phßng kÕ ho¹ch vËt t kiÓm tra chÊt lîng, quy c¸ch, sè lîng NVL nÕu ®¹t yªu cÇu th× sÏ ®îc nhËp kho. ViÖc thu mua nguyªn vËt liÖu ë kho tiÕn hµnh theo kÕ ho¹ch ®Þnh møc vµ c¨n cø vµo tiÕn ®é thi c«ng c«ng tr×nh do bé phËn kÕ ho¹ch kü thuËt lËp; nh vËy C«ng ty cæ phÇn ®Çu t ph¸t triÓn giao th«ng S«ng Hång ®· kiÓm so¸t ®Çu vµo cña chi phÝ nµy, do vËy ®Ó ®¶m b¶o linh ho¹t kÞp thêi phôc vô cho s¶n xuÊt, nguyªn t¾c xuÊt dïng nguyªn vËt liÖu ë C«ng ty cæ phÇn ®Çu t ph¸t triÓn giao th«ng S«ng Hång ®¬n gi¶n cô thÓ: C¨n cø vµo phiÕu yªu cÇu xuÊt vËt liÖu cña tæ trëng s¶n xuÊt, ®éi trëng c«ng tr×nh kiÓm tra, ký duyÖt chuyÓn phßng kÕ ho¹ch vËt t lËp phiÕu xuÊt kho vµ thñ kho xuÊt nguyªn vËt liÖu phôc vô thi c«ng c«ng tr×nh. S¶n phÈm x©y l¾p tõ khi khëi c«ng cho ®Õn khi hoµn thµnh c«ng tr×nh bµn giao ®a vµo sö dông thêng kÐo dµi.
Nã phô thuéc vµo quy m«, tÝnh phøc t¹p vÒ kü thuËt cña tõng c«ng tr×nh. Qu¸ tr×nh thi c«ng ®îc chia thµnh nhiÒu giai ®o¹n, mçi giai ®o¹n l¹i chia thµnh nhiÒu c«ng viÖc kh¸c nhau, c¸c c«ng viÖc thêng diÔn ra ngoµi trêi chÞu t¸c ®éng rÊt lín cña c¸c nh©n tè m«i trêng nh n¾ng, ma, lò lôt.NVL cña C«ng ty cæ phÇn ®Çu t ph¸t triÓn giao th«ng S«ng Hång thêng lµ nh÷ng NVL dÔ bÞ oxy, dÔ bÞ h háng trong ®iÒu kiÖn ngoµi trêi. C«ng ty cæ phÇn ®Çu t ph¸t triÓn giao th«ng S«ng Hång b¶o qu¶n vËt liÖu trong kho t¹i mçi c«ng SV: Nguyễn Thanh Sơn 8 Lớp: Kế toán K14B Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS. Nguyễn Hữu Ánh tr×nh nh»m gi÷ cho vËt liÖu kh«ng bÞ hao hôt thuËn lîi cho viÖc tiÕn hµnh thi c«ng x©y dùng.