Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong ngành xây dựng cơ bản, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng áp đảo trong tổng giá thành sản phẩm và dự toán công trình. Do sản phẩm xây dựng mang tính chất đơn chiếc, khối lượng lớn, giá trị cao và thời gian thi công kéo dài, sự biến động về giá cả cũng như mức độ tiêu hao vật tư ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và khả năng sinh lời của doanh nghiệp. Hơn nữa, hoạt động thi công phần lớn diễn ra ngoài trời, mang tính thời vụ, chịu tác động trực tiếp của điều kiện tự nhiên, thời tiết và phải phân tán tại nhiều địa bàn khác nhau (công trường, chân công trình). Thực tế này đặt ra yêu cầu nghiêm ngặt đối với công tác tổ chức kho bãi, bảo quản, vận chuyển và hạch toán chi phí nguyên vật liệu nhằm hạn chế tổn thất, hư hỏng và lãng phí.
Công ty Cổ phần Xây dựng Thủy lợi Hải Phòng (HACCO) là đơn vị hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực thi công các công trình thủy lợi, đê điều, cầu cống, san lấp mặt bằng và hạ tầng dân dụng - công nghiệp. Việc hoàn thiện hệ thống kế toán nguyên vật liệu tại đơn vị là đòi hỏi thực tế nhằm kiểm soát chặt chẽ chi phí đầu vào và nâng cao năng lực quản lý tài chính.
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Quỳnh Hoa xác định các nhiệm vụ nghiên cứu trọng tâm gồm 3 nội dung:
- Khái quát hóa và hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp theo các quy định kế toán hiện hành.
- Mô tả, phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng Thủy lợi Hải Phòng thông qua việc khảo sát hệ thống chứng từ, sổ sách và số liệu hạch toán thực tế năm 2018.
- Đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp.
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán nguyên vật liệu (bao gồm kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp, luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán).
- Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Xây dựng Thủy lợi Hải Phòng (Địa chỉ: Km 57, Quốc lộ 10, thị trấn Trường Sơn, huyện An Lão, thành phố Hải Phòng).
- Phạm vi thời gian và số liệu: Dữ liệu kế toán phát sinh trong năm tài chính 2018.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận xây dựng nền tảng lý thuyết dựa trên các chuẩn mực và chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam, cụ thể là Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 và Thông tư số 53/2016/TT-BTC ngày 21/03/2016 của Bộ Tài chính, cùng Chuẩn mực kế toán số 02 (VAS 02) về Hàng tồn kho.
Phân loại và tính giá nguyên vật liệu
Theo vai trò và công dụng trong sản xuất xây lắp, nguyên vật liệu được phân loại thành:
- Nguyên vật liệu chính (gạch, cát, đá, sỏi, xi măng, sắt thép, bán thành phẩm mua ngoài...).
- Vật liệu phụ (kết hợp với vật liệu chính để thay đổi màu sắc, tính năng hoặc tạo điều kiện cho sản xuất).
- Nhiên liệu (xăng, dầu, than, củi, khí đốt cung cấp nhiệt năng và vận hành máy móc).
- Phụ tùng thay thế (chi tiết máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải).
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản (thiết bị cần lắp, vật kết cấu xây dựng).
- Phế liệu (thu hồi từ quá trình thi công hoặc thanh lý tài sản).
Về phương pháp xác định giá trị:
- Giá thực tế nhập kho: Đối với hàng mua ngoài chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ, giá nhập kho bằng giá mua chưa thuế cộng các chi phí thu mua, vận chuyển, bốc xếp trực tiếp và thuế nhập khẩu (nếu có), trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua.
- Giá thực tế xuất kho: Lý thuyết trình bày 4 phương pháp tính giá xuất gồm: (1) Phương pháp bình quân gia quyền (cả kỳ hoặc liên hoàn), (2) Phương pháp giá thực tế đích danh, (3) Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO), và (4) Phương pháp giá bán lẻ (quy định mới tại Thông tư 200/2014/TT-BTC áp dụng cho lĩnh vực bán lẻ).
Tổ chức kế toán chi tiết và tổng hợp
- Kế toán chi tiết: 3 phương pháp ghi sổ gồm Phương pháp ghi thẻ song song, Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và Phương pháp sổ số dư.
- Kế toán tổng hợp: Hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho:
- Phương pháp kê khai thường xuyên: Theo dõi liên tục biến động nhập - xuất - tồn trên Tài khoản 152 (Nguyên liệu, vật liệu) và Tài khoản 151 (Hàng mua đang đi đường).
- Phương pháp kiểm kê định kỳ: Không phản ánh biến động xuất kho hàng ngày trên TK 152 mà sử dụng Tài khoản 611 (Mua hàng) với 2 tài khoản cấp 2 là TK 6111 (Mua nguyên liệu, vật liệu) và TK 6112 (Mua hàng hóa); giá trị xuất dùng được tính toán gián tiếp vào cuối kỳ dựa trên kết quả kiểm kê thực tế.
- Hình thức sổ kế toán: Hệ thống hóa 5 hình thức tổ chức sổ: Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký - Chứng từ và Kế toán máy.
Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu
Tác giả sử dụng kết hợp các phương pháp:
- Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết kế toán.
- Phương pháp quan sát, thu thập tài liệu thực tế từ phòng kế toán.
- Phương pháp đối chiếu chứng từ gốc với sổ kế toán chi tiết, sổ Nhật ký chung, Sổ Cái và Báo cáo tài chính.
- Nguồn dữ liệu: Toàn bộ hệ thống chứng từ (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xin lĩnh vật tư, hóa đơn GTGT) và sổ kế toán năm 2018 tại Công ty Cổ phần Xây dựng Thủy lợi Hải Phòng.
| Tiêu chí |
Phương pháp Thẻ song song |
Phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển |
Phương pháp Sổ số dư |
| Ghi chép tại kho |
Thủ kho ghi Thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng hàng ngày. |
Thủ kho ghi Thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng hàng ngày. |
Thủ kho ghi Thẻ kho hàng ngày; cuối tháng ghi số lượng tồn vào Sổ số dư. |
| Ghi chép tại phòng kế toán |
Kế toán ghi Sổ chi tiết vật liệu theo cả số lượng và giá trị cho từng chứng từ. |
Kế toán ghi Sổ đối chiếu luân chuyển một lần vào cuối tháng theo từng thứ vật tư. |
Kế toán ghi giá trị theo nhóm vật tư vào Bảng lũy kế; cuối tháng tính tiền trên Sổ số dư. |
| Ưu điểm |
Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu. |
Giảm bớt khối lượng ghi chép hàng ngày cho kế toán. |
Giảm nhẹ khối lượng ghi chép, công việc phân bổ đều trong tháng. |
| Nhược điểm |
Ghi chép trùng lặp về chỉ tiêu số lượng giữa kho và kế toán. |
Đối chiếu dồn vào cuối tháng, hạn chế chức năng kiểm tra thường xuyên. |
Kế toán không theo dõi chi tiết số lượng từng thứ vật tư hàng ngày. |
Nội dung chính theo từng chương
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP
Chương này tập trung trình bày hệ thống lý luận căn bản về quản lý và hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất và xây lắp:
- Đặc thù nguyên vật liệu ngành xây dựng: Phân tích sự tiêu hao toàn bộ giá trị vào sản phẩm sau một chu kỳ sản xuất, đồng thời nêu rõ trường hợp ngoại lệ của vật liệu luân chuyển (giữ nguyên hình thái vật chất qua nhiều kỳ thi công).
- Nguyên tắc đánh giá và tính giá: Trình bày chi tiết công thức xác định giá gốc nhập kho theo từng nguồn (mua ngoài, tự gia công chế biến, thuê ngoài gia công, nhận góp vốn) và các phương pháp tính giá xuất kho.
- Quy trình kế toán chi tiết: Mô tả sơ đồ luân chuyển chứng từ và trình tự ghi chép của 3 phương pháp (thẻ song song, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư).
- Hạch toán tổng hợp và các hình thức sổ kế toán: Phân tích quan hệ đối ứng tài khoản khi tăng, giảm nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (sơ đồ hạch toán TK 152 với các TK 111, 112, 331, 621, 627, 1331, 154, 411...) và kiểm kê định kỳ (TK 611). Làm rõ cấu trúc luân chuyển chứng từ của 5 hình thức sổ kế toán.
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG THỦY LỢI HẢI PHÒNG
Chương II phản ánh bức tranh toàn diện về mô hình tổ chức và thực tế hạch toán tại doanh nghiệp khảo sát:
- Tổng quan về doanh nghiệp: Công ty được cổ phần hóa từ doanh nghiệp nhà nước theo Quyết định số 2526/QĐ-UB ngày 01/11/2005 của UBND TP. Hải Phòng, Giấy phép ĐKKD số 0200110296, vốn thuộc hạng I (Quyết định 2923/QĐ-UB). Địa bàn hoạt động rộng khắp với nhiều công trình đê kè biển, cống điều tiết, trạm bơm (Dương Áo, Cống Cổ Tiểu 3, Cống Liên Mạc, Trạm bơm Long Động...).
- Mô hình quản lý và bộ máy kế toán: Công ty quản lý theo mô hình 2 cấp (Cấp công ty và Cấp xí nghiệp). Phòng Kế toán tài vụ gồm 8 nhân sự, tổ chức theo mô hình tập trung: Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, Kế toán tiền, Kế toán bán hàng, Kế toán vật tư - hàng hóa, Kế toán công nợ, Kế toán tài sản cố định, Kế toán tiền lương và Thủ quỹ (mảng thuế TNDN do Kế toán tổng hợp đảm nhiệm).
- Chế độ và hình thức kế toán áp dụng: Đơn vị áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 53/2016/TT-BTC; đơn vị tiền tệ là VNĐ; áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung và phương pháp Kê khai thường xuyên.
- Kế toán chi tiết và tính giá nguyên vật liệu:
- Áp dụng Phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết.
- Sử dụng Phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn để tính đơn giá xuất kho.
- Đặc thù cung ứng vật tư: Do yêu cầu tiến độ công trình, công ty chủ yếu áp dụng phương thức mua chuyển thẳng nguyên vật liệu tới chân công trình trên cơ sở đề xuất của đội trưởng thi công. Giá vật liệu xuất dùng trực tiếp bằng giá mua trên hóa đơn cộng chi phí thu mua, vận chuyển.
- Quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán tổng hợp: Khóa luận minh họa chi tiết đường đi của chứng từ thực tế năm 2018 từ Phiếu xin lĩnh vật tư, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho đến Sổ chi tiết nguyên vật liệu, Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn, trích Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái TK 152.
| Vị trí nhân sự phòng kế toán |
Nhiệm vụ chuyên môn chính |
| Kế toán trưởng (Kiêm tổng hợp) |
Phụ trách chung, kiểm soát tài chính, duyệt chi, chỉ đạo hạch toán toàn công ty, phụ trách thuế TNDN. |
| Kế toán vật tư, hàng hóa |
Lập phiếu nhập/xuất kho, theo dõi Sổ chi tiết NVL, lập Bảng tổng hợp N-X-T, đối chiếu kiểm kê định kỳ với thủ kho. |
| Kế toán tiền |
Theo dõi thu - chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, mở sổ quỹ và đối chiếu sao kê tài khoản ngân hàng. |
| Kế toán bán hàng |
Cập nhật hóa đơn bán hàng, theo dõi doanh thu và thuế GTGT đầu ra (chủ yếu từ đơn đặt hàng nhà nước). |
| Kế toán công nợ |
Theo dõi các khoản phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp, phối hợp tổng hợp số liệu công nợ. |
| Kế toán TSCĐ |
Theo dõi số lượng, nguyên giá, tính khấu hao TSCĐ, lập dự toán và giám sát sửa chữa lớn tài sản. |
| Kế toán tiền lương |
Chấm công, lập bảng thanh toán lương, trích bảo hiểm xã hội, BHYT, KPCĐ theo chế độ. |
| Thủ quỹ |
Quản lý, kiểm đếm và thực hiện thu - chi quỹ tiền mặt theo phiếu thu, phiếu chi hợp lệ. |
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG THỦY LỢI HẢI PHÒNG
Trên cơ sở phân tích thực trạng, tác giả đánh giá ưu điểm (bộ máy gọn nhẹ, tuân thủ chuẩn mực kế toán, quản lý chặt chẽ khâu xuất thẳng cho công trường) và các điểm cần khắc phục, từ đó đưa ra 3 giải pháp hoàn thiện:
- Hoàn thiện việc lập sổ danh điểm nguyên vật liệu: Doanh nghiệp sử dụng nhiều chủng loại vật tư nhưng chưa xây dựng danh điểm thống nhất. Tác giả đề xuất thiết lập hệ thống mã hóa vật tư theo nhóm, loại, thứ khoa học nhằm tránh nhầm lẫn và phục vụ theo dõi chính xác.
- Phát huy khả năng vận dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại vào công tác kế toán: Đẩy mạnh ứng dụng phần mềm kế toán máy để tự động hóa khâu xử lý chứng từ, giảm áp lực ghi chép thủ công và hạn chế sai sót số liệu giữa kho và phòng kế toán.
- Hoàn thiện công tác trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Hướng dẫn doanh nghiệp lập bảng kê chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo đúng quy định của chế độ kế toán nhằm phản ánh trung thực giá trị tài sản trong điều kiện giá vật tư biến động.
Kết quả và đóng góp
- Hệ thống hóa quy trình thực tế: Khóa luận đã mô tả và làm rõ quy trình hạch toán kế toán nguyên vật liệu đặc thù của doanh nghiệp xây lắp thủy lợi, trong đó nổi bật là phương thức mua và xuất thẳng vật tư tại chân công trình (kết hợp các chứng từ: giấy tạm ứng, hợp đồng mua bán, phiếu báo giá và hóa đơn vận chuyển).
- Bộ giải pháp có tính ứng dụng:
- Thiết lập mẫu Sổ danh điểm vật tư chi tiết (mã hóa cụ thể từng loại nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu).
- Đề xuất quy trình chuyển đổi sang hình thức kế toán máy, liên kết dữ liệu giữa kho và phòng kế toán.
- Đưa ra mẫu Bảng kê chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho tại công ty nhằm hoàn thiện việc hạch toán chi phí cuối kỳ.
- Đóng góp của nghiên cứu: Nghiên cứu phản ánh trung thực số liệu kế toán năm 2018 tại một doanh nghiệp xây dựng quy mô vừa tại Hải Phòng, chứng minh tính phù hợp của việc áp dụng hình thức Nhật ký chung kết hợp phương pháp thẻ song song trong điều kiện tổ chức thi công phân tán.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Số liệu khảo sát và chứng từ minh họa chỉ giới hạn trong phạm vi năm tài chính 2018 tại Công ty Cổ phần Xây dựng Thủy lợi Hải Phòng, chưa mở rộng so sánh chuỗi dữ liệu đa năm hoặc đối chiếu với các doanh nghiệp xây lắp cùng ngành trên địa bàn.
- Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang mảng kế toán quản trị chi phí nguyên vật liệu, xây dựng hệ thống định mức tiêu hao vật tư kỹ thuật cho từng loại hình công trình thủy lợi, và đánh giá hiệu quả sau khi doanh nghiệp triển khai phần mềm kế toán chuyên dụng.
Giá trị tham khảo
Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán, Quản trị kinh doanh và những người nghiên cứu về kế toán xây lắp:
- Phần giá trị nhất: Quy trình hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song gắn với hình thức Nhật ký chung tại Chương II; cách xử lý chứng từ khi nguyên vật liệu xuất thẳng tới chân công trình không qua kho.
- Biểu mẫu tham khảo: Hệ thống bảng biểu minh họa thực tế từ chứng từ gốc (phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu xin lĩnh vật tư) lên sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết NVL và Sổ Cái TK 152.
Câu hỏi thường gặp
Công ty Cổ phần Xây dựng Thủy lợi Hải Phòng áp dụng phương pháp nào để tính giá xuất kho nguyên vật liệu?
Doanh nghiệp áp dụng phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn để tính đơn giá xuất kho thực tế. Đối với vật tư mua chuyển thẳng tới chân công trình thi công, giá xuất dùng được xác định bằng giá mua ghi trên hóa đơn cộng với chi phí thu mua và vận chuyển phát sinh.
Hình thức kế toán và phương pháp hạch toán hàng tồn kho áp dụng tại công ty là gì?
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, thực hiện hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp Kê khai thường xuyên và theo dõi kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo Phương pháp ghi thẻ song song.
Cơ cấu nhân sự Phòng Kế toán tài vụ của công ty được bố trí như thế nào?
Phòng Kế toán tài vụ gồm 8 người: 1 Kế toán trưởng (kiêm kế toán tổng hợp và phụ trách thuế TNDN), 7 nhân sự đảm nhiệm các phần hành riêng biệt gồm Kế toán tiền, Kế toán bán hàng, Kế toán vật tư - hàng hóa, Kế toán công nợ, Kế toán TSCĐ, Kế toán tiền lương và Thủ quỹ.
Doanh nghiệp xử lý quy trình cung ứng nguyên vật liệu phục vụ thi công tại các công trường ra sao?
Các xí nghiệp và đội thi công chủ yếu sử dụng phương thức mua chuyển thẳng nguyên vật liệu tới chân công trình theo tiến độ thực tế. Đội trưởng lập giấy tạm ứng kèm hợp đồng mua bán hoặc giấy báo giá gửi phòng kế toán xí nghiệp kiểm tra theo dự toán thi công trước khi thanh toán chuyển tiền cho bên bán.
Tác giả đề xuất những giải pháp cụ thể nào tại Chương III để hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu?
Tác giả đề xuất 3 giải pháp chính: (1) Xây dựng và lập sổ danh điểm nguyên vật liệu thống nhất; (2) Đẩy mạnh ứng dụng phần mềm kế toán máy vào công tác hạch toán; (3) Thực hiện lập bảng kê và trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo đúng chế độ kế toán.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Quỳnh Hoa đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, đồng thời phản ánh chân thực thực trạng hạch toán tại Công ty Cổ phần Xây dựng Thủy lợi Hải Phòng qua số liệu năm 2018. Nghiên cứu chỉ ra tính phù hợp của hình thức Nhật ký chung và phương pháp thẻ song song trong điều kiện doanh nghiệp xây lắp thi công phân tán. Các kiến nghị về lập sổ danh điểm vật tư, ứng dụng kế toán máy và trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho mang tính thực tiễn, góp phần nâng cao hiệu quả quản trị chi phí tại đơn vị.
