CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP 1. Những vấn đề chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Nguyên vật liệu có vị trí hết sức quan trọng trong các doanh nghiệp xây dựng, chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị công trình.
Tùy theo mỗi công trình với yêu cầu kĩ thuật kết cấu, địa điểm khác nhau đòi hỏi số lượng, chủng loại, quy cách nguyên vật liệu khác nhau. Điều này được xác định cụ thể trên từng thiết kế, dự toán của từng đối tượng thi công xây lắp riêng biệt. Do xây dựng là một loại sản phẩm công nghiệp đặc biệt theo đơn hàng, sản xuất xây dựng mang tính chất riêng biệt nên chi phí nguyên vật liệu để thi công công trình có nội dung và cơ cấu đồng bộ như các sản phẩm công nghiệp. Mặt khác, đối tượng sản xuất xây dựng cơ bản thường có khối lượng lớn, giá trị cao, thời gian thi công thường kéo dài nên cần phải lập dự toán vật liệu một cách kĩ càng tránh các trường hợp nguyên vật liệu có thể bị biến động vì thời gian thi công dài.
Đồng thời phải tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, thực hiện chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu vì sản xuất xây dựng cơ bản thường xuyên diễn ra ngoài trời và chịu tác động trực tiếp của các yếu tố môi trường, thời tiết. Do vậy thi công xây dựng mang tính thời vụ. Các yếu tố môi trường thời tiết ảnh hưởng đến kĩ thuật thi công, đến nguyên vật liệu để ở công trường. Việc thi công diễn ra ngoài trời còn tạo nhiều nhân tố gây ra những khoản thiệt hại bất ngờ như phá đi làm lại.
Thiệt hại về nguyên vật liệu ảnh hưởng lớn đến chất lượng công trình. Kế toán phải có kế hoạch bảo quản nguyên vật liệu, chọn những phương pháp hợp lý để xác định những chi phí của công trình xây dựng và những khoản thiệt hại một cách đúng đắn. Nguyễn Thị Quỳnh Hoa - QT1901K 3 Khóa luận tốt nghiệp ĐHDL HP Một đặc điểm nữa của ngành sản xuất xây dựng là thực hiện ở nhiều địa điểm khác nhau, việc thi công xây lắp phải thường xuyên di chuyển địa điểm. Do vậy phải tổ chức tốt khâu quản lý và sử dụng nguyên vật liệu (đặc biệt là nguyên vật liệu để tại chân công trình).
Khi chuyển nguyên vật liệu tới công trình thường phát sinh chi phí vận chuyển, kế toán phải phản ánh chính xác các nghiệp vụ phát sinh và tổ chức phân bổ hợp lý. Từ những đặc điểm của sản phẩm xây dựng trong các đơn vị xây dựng mà công tác kế toán ở các đơn vị này vừa phải đảm bảo yêu cầu phản ánh chung của một đơn vị sản xuất vừa phải thực hiện đúng chức năng kế toán phù hợp với ngành nghề. Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu. Trong các doanh nghiệp xây dựng, nguyên vật liệu là những đối tượng lao động do doanh nghiệp mua ngoài hoặc tự sản xuất hoặc nhận từ bên giao thầu công trình (bên A) để dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh xây dựng và các hoạt động khác của doanh nghiệp.
Phần lớn nguyên vật liệu trong hoạt động xây dựng vẫn mang đặc điểm chung của nguyên vật liệu như trong các ngành sản xuất khác là khi tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm xây dựng, nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ, k giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu và chuyển toàn bộ giá trị vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Tuy nhiên, do đặc điểm của hoạt động xây dựng nên có một bộ phận vật liệu (vật liệu luân chuyển) không mang những đặc điểm trên. Vật liệu luân chuyển có thể tham gia vào một số kỳ kinh doanh hoặc một số công trình giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu, giá trị của nó có thể được chuyển vào chi phí kinh doanh của một hoặc một số kỳ kinh doanh. Phân loại nguyên vật liệu: Trong các doanh nghiệp xây dựng, nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều thứ, với nội dung kinh tế, công dụng, tính năng lý hóa và yêu cầu quản lý khác nhau.
Vì vậy, để quản lý chặt chẽ từng loại, thứ nguyên vật liệu phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Nhìn chung, trong các doanh nghiệp xây dựng, căn cứ vào vai trò và yêu cầu quản lý, nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: - Nguyên liệu vật liệu chính: Là những loại nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó cấu thành thực thể vật chất của sản phẩm như: Nguyễn Thị Quỳnh Hoa - QT1901K 4 Khóa luận tốt nghiệp ĐHDL HP gach, cát, đá, sỏi, xi măng,. trong nguyên vật liệu chính bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài. Đó là các chi tiết, bộ phận của sản phẩm mà doanh nghiệp mua của các đơn vị khác để tiếp tục sản xuất thành sản phẩm hàng hóa của doanh nghiệp.
- Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm, mà nó có thể kết hợp với nguyên vật liệu, vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình tạo sản phẩm được thực hiện bình thường. - Nhiên liệu: Cũng là vật liệu phụ do có tính chất lí hóa đặc biệt và có vai trò quan trọng trong sản xuất kinh doanh nên được xếp thành một loại riêng biệt để có chế độ bảo quản, sử dụng thích hợp. Nhiên liệu là loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt năng cho quá trình sản xuất kinh doanh. Nhiên liệu bao gồm các loại thể lỏng, khí, rắn như: xăng, dầu, than, củi, hơi đốt để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm cho các phương tiện, máy móc thiết bị hoạt động.
- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, bộ phận dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải. - Vật liệu thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, công cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt các công trình xây dựng cơ bản. - Phế liệu: Là các loại vật liệu thu hồi trong quá trình sản xuất sản phẩm như gỗ, thép, sắt vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lí tài sản cố định. Việc phân chia nguyên vật liệu thành các loại như trên giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản tổng hợp, chi tiết để phản ánh tình hình thực hiện và sự biến động của các loại nguyên liệu trong đó quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế và có vai trò, chức năng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó có biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lí và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu.
* Căn cứ vào mục đích, công dụng của vật liệu cũng như nội dung quy định phản ánh chi phí nguyên vật liệu trên các tài khoản kế toán, vật liệu của doanh nghiệp được chia thành: - nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm. Nguyễn Thị Quỳnh Hoa - QT1901K 5 Khóa luận tốt nghiệp ĐHDL HP - nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho các nhu cầu khác: phục vụ quản lí ở các phân xưởng sản xuất, đội sản xuất, phục vụ bán hàng, quản lí doanh nghiệp. * Căn cứ vào nguồn nhập vật liệu, vật liệu của doanh nghiệp được chia thành: - nguyên vật liệu mua ngoài - nguyên vật liệu tự gia công chế biến - nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến - nguyên vật liệu nhận góp vốn kinh doanh. Tuy nhiên, để đảm bảo nhu cầu nguyên vật liệu cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành được thường xuyên, liên tục không bị gián đoạn và quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ cần phải nhận biết một cách cụ thể về số hiện có và tình hình biến động của từng thứ vật liệu được sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Bởi vậy, các loại vật liệu cần phải được phân chia một cách chi tiết, tỉ mỉ hơn theo tính năng lý hóa, theo quy định cách phẩm chất của vật liệu. Việc phân chia vật liệu một cách tỉ mỉ trong các doanh nghiệp được thực hiện trên cơ sở xây dựng và lập sổ điểm danh vật liệu, trong đó vật liệu được chia thành nhóm, loại, thứ và mỗi loại nhóm thứ được sử dụng một kí hiệu riêng được gọi là sổ điểm danh vật liệu và được sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ trong công tác quản lý vật liệu. Mỗi loại vật liệu sử dụng thuộc một số trang trong sổ điểm danh vật liệu để ghi đủ các nhóm thứ vật liệu thuộc loại vật liệu đó. Đánh giá nguyên vật liệu là xác định giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định.
Về nguyên tắc kế toán nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu phải phán ánh theo giá trị thực tế. Tính giá nguyên vật liệu 1.