CHƯƠNG I : NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiêp sản xuất: 1.Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất: Vật liệu theo quan điểm của Mác là những đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích của con người tác động vào. Theo Mác, tất cả những vật thể thiên nhiên xung quanh ta mà lao động có ích có thể tác động vào để tạo ra của cải vật chất cho xã hội đều là đối tượng lao động nhưng không phải đối tượng lao động nào cũng là nguyên vật liệu. (Giáo trình Kinh tế Chính trị Mác-Lênin tr27 NXB Chính trị Quốc gia 2004) Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm mới có đặc điểm: Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất về mằt hiện vật thì được tiêu dùng hoàn toàn không giữ nguyên trạng thái ban đầu; về mặt giá trị, giá trị nguyên vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm tạo ra. Do vậy, có thể nói rằng nguyên vật liệu đối với sản xuất và trong doanh nghiệp sản xuất như cơm ăn nước uống hàng ngày của con người.
Chi phí về vật liệu luôn chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành phẩm. Vì vậy, nguyên vật liệu không chỉ quyết định đến mặt số lượng của sản phẩm mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng cao, đúng quy cách chủng loại thì chất lượng sản phẩm sản xuất mới đạt yêu cầu, phục vụ đắc lực hơn cho nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Nhưng bên cạnh đó, doanh nghiệp còn phải quan tâm đến sự tồn tại của chính mình.
Đó là phải làm sao để không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm với giá thành hạ nhất đạt được mức lợi nhuận cao nhất nghĩa là phải quan tâm đến việc Luận văn tốt nghiệp sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu từ đó làm cho chi phí hạ thấp và làm tăng thêm sản phẩm cho xã hội.Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu: Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp không nằm ngoài quy luật cạnh tranh. Chính quy luật này đòi hỏi doanh nghiệp không những khai thác tối đa năng lực sản xuất vốn có mà còn phải đáp ứng nhu cầu thị trường. Muốn có sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường thì sản phẩm phải đạt chất lượng, mẫu mã đa dạng, hợp lý. Một trong những yếu tố tác động về giá thành sản phẩm phải kể đến các yếu tố đầu vào mà nguyên vật liệu là một yếu tố quan trọng.
Mặt khác, trong ngành xây dựng chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn (70- 80%) trong giá thành. Vì vậy, quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là một yêu cầu cấp bách để đạt tới mục tiêu lợi nhuận. Tuy nhiên, do trình độ khác nhau nên phạm vi, mức độ và phương pháp quản lý nguyên vật liệu là khác nhau. Hơn nữa, việc quản lý nguyên vật liệu còn phụ thuộc vào khả năng và sự nhiệt tình của người quản lý.
Xã hội càng phát triển, khối lượng sản phẩm càng nhiều, chủng loại nguyên vật liệu ngày càng đa dạng, phong phú. Ở nước ta, nguyên vật liệu được sản xuất ở nhiều nơi với trình độ kỹ thuật khác nhau nên chất lượng, số lượng, kích cỡ khác nhau. Do đó, yêu cầu doanh nghiệp quản lý nguyên vật liệu trên tinh thần tiết kiệm đúng định mức, kiểm tra chặt chẽ số lượng, chất lượng… nguyên vật liệu nhập kho để đảm bảo cho những sản phẩm tốt nhất. Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất việc quản lý nguyên vật liệu đòi hỏi phải chặt chẽ, khoa học ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng.
Cụ thể: - Khâu thu mua: Để quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường thì doanh nghiệp phải thường xuyên đảm bảo cho các loại nguyên vật liệu được thu mua đủ khối lượng, đúng quy cách, chủng loại. Kế hoạch thu mua đúng tiến độ phù hợp với kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Đồng thời, doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua để từ đó chọn nguồn mua đảm bảo về số lượng, chất lượng, giá cả và chi phí thu mua thấp nhất. Luận văn tốt nghiệp - Khâu bảo quản: Tổ chức bảo quản nguyên vật liệu phải quan tâm tới việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo kiểm tra, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu, tránh hư hỏng mất mát, hao hụt đảm bảo an toàn là một trong những yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.
- Khâu dự trữ: Thúc đẩy nhanh quá trình chuyển hóa của nguyên vật liệu, hạn chế nguyên vật liệu bị ứ đọng, rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh là một đòi hỏi đối với khâu dự trữ. Do đó, doanh nghiệp phải xây dựng định mức tối đa và định mức dự trữ tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị đình trệ, gián đoạn do việc cung cấp, thu mua không kịp thời hoặc gây ra tình trạng ứ đọng vốn do việc dự trữ quá nhiều. - Khâu sử dụng: Quản lý ở khâu sử dụng phải thực hiện việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trêm cơ sở định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp chi phí, tiêu hao nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng tích lũy cho doanh nghiệp. Do vậy, ở khâu này cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.
Như vậy, công tác quản lý vật liệu rất quan trọng. Trong thực tế vẫn còn có nhiều doanh nghiệp để thất thoát nguyên vật liệu do không có sự quản lý tốt ở các khâu hoặc không thực hiện đúng yêu cầu. Vậy nên để quản lý tốt nguyên vật liệu thì doanh nghiệp phải luôn cải tiến công tác quản lý nguyên vật liệu cho phù hợp với thực tế.Nhiệm vụ của kế toán: Để đáp ứng yêu cầu quản lý, kế toán trong doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Thực hiện việc phân loại, đánh giá vật liệu phù hợp với các nguyên tắc chuẩn mực kế toán đã quy định và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. - Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình biến động tăng, giảm của vật liệu Luận văn tốt nghiệp trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin để tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh, xác định trị giá vốn hàng bán.
- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật liệu, kế hoạch sử dụng vật liệu cho sản xuất và kế hoạch bán hàng. Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu là rất cần thiết do vậy doanh nghiệp cần phải tổ chức khoa học hợp lý để cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp.Tổ chức phân loại và đánh giá nguyên vật liệu: 1.Phân loại nguyên vật liệu: Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải sử dụng rất nhiều loại, thứ nguyên vật liệu khác nhau với nội dung kinh tế, công dụng, tính năng lý hóa khác nhau. Khi tổ chức hạch toán chi tiết đối với từng loại nguyên vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị, doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Mỗi doanh nghiệp nên sử dụng những loại nguyên vật liệu khác nhau và sự phân chia cũng khác nhau theo từng tiêu thức nhất định.
Phân loại nguyên vật liệu là việc phân chia nguyên vật liệu của doanh nghiệp thành các loại các nhóm theo tiêu thức phân loại nhất định. Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính (có thể bao gồm nửa thành phẩm mua ngoài): Là đối tượng lao động cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm được sản xuất ra như xi măng, sắt thép, gạch, ngói…ở các doanh nghiệp xây dựng. Nửa thành phẩm mua ngoài là đối tượng lao động được sử dụng với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất ra sản phẩm… - Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ như làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho các công cụ dụng cụ hoạt động được bình thường như: vôi, ve, đinh… - Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất như xăng, dầu … phục vụ cho phương tiện vận tải. Luận văn tốt nghiệp - Phụ tùng thay thế: Là những loại vật tư, phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa những máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải … - Vật liệu và thiết bi xây dựng cơ bản: Bao gồm những vật liệu, thiết bị, công cụ, khí cụ, vật kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bản.
- Vật liệu khác: Là những loại vật liệu chưa được xếp vào các loại trên, thường là những vật liệu được loại ra từ quá trình sản xuất như sắt, thép, gỗ vụn hay phế liệu thu hồi đựoc từ việc thanh lý tài sản cố định. Ngoài ra, tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của doanh nghiệp mà trong từng loại nguyên vật liệu trên chia thành từng nhóm, từng thứ. Căn cứ vào nguồn hình thành: Nguyên vật liệu được chia làm hai nguồn: - Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận vốn góp liên doanh, nhận biếu tặng… - Nguyên vật liệu tự chế: Do doanh nghiệp tự sản xuất. Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu có thể chia nguyên vật liệu thành: - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm: + Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm.
+ Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xưởng, dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp. - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: + Nhượng bán; + Đem góp vốn liên doanh; + Đem quyên tặng.