Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường có sự quản lý vĩ mô của Nhà nước, các doanh nghiệp thương mại phải đối mặt với môi trường cạnh tranh gay gắt. Để tồn tại và phát triển bền vững, doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống quản lý kinh doanh hiệu quả, trong đó hạch toán kế toán đóng vai trò là công cụ quản lý thiết yếu nhằm cung cấp thông tin tài chính chính xác, kịp thời phục vụ công tác ra quyết định của ban lãnh đạo.

Bán hàng là giai đoạn cuối cùng trong chu chuyển vốn kinh doanh. Thông qua hoạt động bán hàng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa được thực hiện, giúp doanh nghiệp thu hồi vốn và tạo ra lợi nhuận để tái sản xuất mở rộng. Việc đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ hàng hóa trực tiếp tác động đến tốc độ luân chuyển vốn, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Đối với các doanh nghiệp thương mại dược phẩm, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh giữ vị trí đặc biệt quan trọng trong việc bảo toàn vốn, kiểm soát chi phí lưu thông và đánh giá hiệu quả kinh tế.

Đề tài "Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần tập đoàn dược phẩm Vimedimex" được thực hiện nhằm giải quyết các mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu sau:

  1. Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại.
  2. Khảo sát, phân tích và phản ánh thực trạng tổ chức kế toán bán hàng, kế toán doanh thu, giá vốn, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Dược phẩm Vimedimex.
  3. Đánh giá ưu điểm, chỉ rõ những mặt còn hạn chế trong quy trình hạch toán, luân chuyển chứng từ và quản lý dữ liệu kế toán bán hàng tại đơn vị.
  4. Đề xuất các giải pháp mang tính khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành và điều kiện thực tế của công ty.

Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh.

Phạm vi nghiên cứu:

  • Không gian: Công ty Cổ phần Tập đoàn Dược phẩm Vimedimex.
  • Thời gian: Số liệu và quy trình nghiệp vụ khảo sát thực tế tại đơn vị trong giai đoạn năm 2016 (tập trung vào các nghiệp vụ phát sinh quý 3 và quý 4 năm 2016).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Cơ sở lý thuyết và khung pháp lý áp dụng

Khóa luận vận dụng hệ thống lý luận kế toán tài chính doanh nghiệp thương mại dựa trên các văn bản pháp quy và chuẩn mực kế toán hiện hành của Việt Nam:

  • Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.
  • Luật Doanh nghiệp và Luật Kế toán Việt Nam.
  • Các Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS) liên quan đến ghi nhận doanh thu và thu nhập khác (VAS 14), kế toán hàng tồn kho (VAS 02), và chi phí kinh doanh.

Phương pháp nghiên cứu

Tác giả sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu chuyên ngành kế toán:

  • Phương pháp chứng từ kế toán: Khảo sát quy trình lập, kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ các chứng từ gốc như Hóa đơn Giá trị gia tăng (GTGT), Phiếu xuất kho, Phiếu chi, Bảng thanh toán tiền lương.
  • Phương pháp tài khoản và ghi kép: Phân tích nguyên tắc phản ánh, kết cấu tài khoản và các định khoản kế toán đối ứng (TK 511, TK 531, TK 532, TK 632, TK 641, TK 642, TK 131, TK 911).
  • Phương pháp tính giá: Khảo sát phương pháp tính trị giá vốn thực tế hàng hóa xuất kho (phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập).
  • Phương pháp tổng hợp - cân đối: Khảo sát việc lập Bảng tổng hợp chi tiết, Bảng cân đối số phát sinh, Sổ cái và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
  • Phương pháp phân tích, so sánh: Đối chiếu giữa lý thuyết kế toán tài chính với thực tế ghi sổ kế toán trên phần mềm máy tính tại doanh nghiệp.

Nguồn dữ liệu

Dữ liệu sử dụng trong nghiên cứu là số liệu kế toán thực tế trích xuất từ phần mềm kế toán BRAVO và hệ thống sổ sách kế toán, chứng từ gốc của Công ty Cổ phần Tập đoàn Dược phẩm Vimedimex trong năm tài chính 2016.

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN DƯỢC PHẨM VIMEDIMEX

Chương này tập trung giới thiệu tổng quan về lịch sử hình thành, mô hình tổ chức bộ máy quản lý và đặc điểm tổ chức công tác kế toán của đơn vị khảo sát:

  • Quá trình hình thành và phát triển: Công ty Cổ phần Tập đoàn Dược phẩm Vimedimex được thành lập năm 2009. Lĩnh vực hoạt động chủ yếu gồm kinh doanh, phân phối, xuất nhập khẩu thuốc y tế, dụng cụ y tế, bông băng gạc, hóa chất xét nghiệm và thực phẩm chức năng. Đơn vị hợp tác với hơn 70 công ty dược phẩm và tập đoàn đa quốc gia, cung ứng thuốc cho các bệnh viện, phòng khám, đại lý nhà thuốc trên phạm vi toàn quốc. Đội ngũ nhân sự có 68% đạt trình độ đại học và trên đại học.
  • Mô hình tổ chức bộ máy quản lý: Doanh nghiệp vận hành theo mô hình trực tuyến - chức năng một thủ trưởng. Cơ cấu quản trị bao gồm: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Ban Giám đốc (Giám đốc, Phó Giám đốc kinh doanh) và các bộ phận chuyên môn: Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Kinh doanh, Phòng Hành chính nhân sự, Phòng Marketing, Bộ phận cung ứng.
  • Phương thức bán hàng và phân phối:
    • Kênh phân phối trực tiếp: Công ty trực tiếp nhận đơn đặt hàng từ bệnh viện, phòng mạch, nhà thuốc; kiểm tra lượng hàng tồn kho; kế toán lập phiếu xuất kho và vận chuyển trực tiếp đến khách hàng.
    • Kênh phân phối gián tiếp: Giao hàng qua mạng lưới quầy thuốc, cửa hàng bán lẻ trực thuộc đóng vai trò đại lý cấp 1 hưởng chiết khấu thương mại.
  • Tổ chức bộ máy và hình thức kế toán: Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hình thức sổ kế toán áp dụng là hình thức Nhật ký chung thực hiện trên phần mềm kế toán BRAVO.
Tiêu chí Đặc điểm áp dụng tại Vimedimex
Chế độ kế toán Thông tư 200/2014/TT-BTC
Phương pháp kê khai tồn kho Kê khai thường xuyên
Phương pháp tính giá xuất kho Bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập
Phương pháp tính thuế GTGT Phương pháp khấu trừ
Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung (trên phần mềm BRAVO)

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN DƯỢC PHẨM VIMEDIMEX

Chương 2 mô tả chi tiết thực trạng hạch toán từng phân hành kế toán liên quan đến tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh tại đơn vị, minh họa bằng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 9 và tháng 10 năm 2016:

1. Kế toán doanh thu bán hàng (TK 511)

  • Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi hoàn tất giao nhận, kế toán lập hóa đơn và khách hàng chấp nhận thanh toán.
  • Chứng từ kế toán sử dụng: Hợp đồng kinh tế, Biên bản giao nhận hàng, Hóa đơn GTGT (lập 3 liên: Liên 1 lưu gốc, Liên 2 giao khách hàng, Liên 3 chuyển kế toán bán hàng).
  • Hệ thống tài khoản chi tiết: TK 5111 (Doanh thu bán hàng hóa), TK 5112 (Doanh thu bán thành phẩm), TK 5113 (Doanh thu cung cấp dịch vụ).
  • Trình tự ghi sổ: Căn cứ Hóa đơn GTGT, kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm BRAVO; phần mềm tự động ghi vào Sổ chi tiết bán hàng, Sổ tổng hợp chi tiết doanh thu, Sổ Nhật ký chung và Sổ cái TK 511. Cuối tháng 10/2016, tổng số phát sinh bên Có TK 511 kết chuyển sang TK 911 là 535.851.000 VNĐ.

2. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu (TK 531, TK 532)

  • Giảm giá hàng bán (TK 532): Áp dụng đối với khách hàng mua số lượng lớn hoặc hàng hóa bị lỗi phẩm chất. Ví dụ: Ngày 17/09/2016, Nhà thuốc Minh Đức mua 200 lọ Siro Zocakid Baby được giảm giá 5% trên đơn giá chưa thuế 20.000 VNĐ/lọ, kế toán hạch toán Nợ TK 532: 40.000 VNĐ (trừ vào công nợ TK 131).
  • Hàng bán bị trả lại (TK 531): Ghi nhận khi khách hàng hoàn trả do lỗi kỹ thuật. Ví dụ: Ngày 16/10/2016, Nhà thuốc Long Tâm trả lại 10 hộp Arginin new (đơn giá bán chưa thuế 25.000 VNĐ/hộp, giá vốn 20.000 VNĐ/hộp) do lỗi bao bì, kế toán phản ánh giảm doanh thu (Nợ TK 531: 250.000 VNĐ, Nợ TK 3331: 25.000 VNĐ / Có TK 131: 275.000 VNĐ) và nhập lại kho giá vốn (Nợ TK 156 / Có TK 632: 200.000 VNĐ).
  • Chiết khấu thương mại: Trong tháng 10/2016 đơn vị không phát sinh nghiệp vụ này.

3. Kế toán nợ phải thu khách hàng (TK 131)

  • Kế toán mở sổ chi tiết theo dõi từng đối tượng khách hàng, từng lần phát sinh công nợ và thời hạn thanh toán (ví dụ: Nhà thuốc Minh Đức, Nhà thuốc Long Tâm, Công ty CP TM Dược phẩm Phước An).

4. Kế toán giá vốn hàng bán (TK 632)

  • Giá vốn hàng xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền kết hợp phân bổ chi phí thu mua trong kỳ.
  • Chứng từ sử dụng: Phiếu xuất kho (lập 3 liên: Liên 1 lưu gốc, Liên 2 giao người nhận hàng, Liên 3 thủ kho ghi thẻ kho rồi chuyển kế toán).
  • Hạch toán tổng hợp: Căn cứ Phiếu xuất kho và bảng tính giá vốn, dữ liệu được chuyển vào Sổ chi tiết giá vốn hàng bán, Sổ tổng hợp chi tiết giá vốn, Sổ Nhật ký chung và Sổ cái TK 632. Cuối tháng 10/2016, tổng giá vốn hàng bán kết chuyển sang TK 911 là 428.481.000 VNĐ.

5. Kế toán chi phí bán hàng (TK 641) và Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642)

  • Chi phí bán hàng (TK 641): Tập hợp các khoản chi phí nhân viên bán hàng (TK 6411), dụng cụ đồ dùng (TK 6413), khấu hao TSCĐ (TK 6414), dịch vụ mua ngoài (TK 6417) và chi phí bằng tiền khác (TK 6418) như cước vận chuyển (Phiếu chi PC03-02: 600.000 VNĐ), chi phí giới thiệu sản phẩm (Phiếu chi PC03-03: 1.540.000 VNĐ), tiếp khách (Phiếu chi PC03-17: 250.000 VNĐ). Tổng chi phí bán hàng kết chuyển cuối tháng 10/2016 sang TK 911 là 164.450.000 VNĐ.
  • Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642): Tập hợp chi phí lương và bảo hiểm xã hội của khối quản trị. Trong tháng 10/2016, bảng thanh toán tiền lương cho 20 cán bộ nhân viên với tổng lương phải trả là 146.635.000 VNĐ; các khoản trích nộp theo lương tính vào chi phí doanh nghiệp là 32.856.000 VNĐ, trừ lương người lao động là 13.930.000 VNĐ.

6. Kế toán xác định kết quả kinh doanh (TK 911)

  • Cuối kỳ, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển doanh thu thuần từ TK 511, giá vốn hàng bán từ TK 632, chi phí bán hàng từ TK 641, chi phí quản lý từ TK 642 sang TK 911 để xác định lãi/lỗ trong kỳ kế toán.

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM VIMEDIMEX

Trên cơ sở phân tích thực trạng, tác giả đưa ra các đánh giá và đề xuất giải pháp:

  • Đánh giá chung về thực trạng:
    • Ưu điểm: Bộ máy kế toán tổ chức gọn nhẹ, áp dụng hiệu quả phần mềm kế toán BRAVO giúp tự động hóa khâu xử lý dữ liệu từ chứng từ vào sổ chi tiết, Sổ Nhật ký chung và Sổ cái; thực hiện đúng hệ thống tài khoản và biểu mẫu chứng từ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
    • Hạn chế: Kênh phân phối trực tiếp và gián tiếp trải qua nhiều khâu trung gian gây chậm trễ luân chuyển chứng từ; việc phân định giữa chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong một số nghiệp vụ phát sinh chưa thực sự tách bạch, dẫn đến ảnh hưởng tính chính xác khi phân tích biên lợi nhuận của từng nhóm mặt hàng.
  • Phương hướng và giải pháp hoàn thiện:
    1. Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho và hóa đơn nhằm rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng đối với các đối tác ở xa.
    2. Chuẩn hóa việc phân loại và hạch toán chi tiết tài khoản chi phí bán hàng (TK 6418), tránh tình trạng gộp chung vào chi phí quản lý kinh doanh.
    3. Nâng cao chất lượng theo dõi công nợ khách hàng (TK 131), thiết lập quy chế trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi định kỳ để kiểm soát rủi ro tài chính.
  • Điều kiện thực hiện giải pháp:
    • Về phía Nhà nước: Cần duy trì sự ổn định của hệ thống văn bản pháp luật kế toán, đồng bộ các quy định về quản lý giá thuốc và hóa đơn điện tử.
    • Về phía doanh nghiệp: Nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin, tối ưu hóa các phân hệ của phần mềm kế toán BRAVO và bồi dưỡng định kỳ nghiệp vụ cho nhân viên kế toán.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp toàn diện các chỉ tiêu nghiệp vụ và số liệu tài chính phát sinh thực tế trong công tác kế toán bán hàng tại doanh nghiệp:

Chỉ tiêu kế toán (Tháng 10/2016) Tài khoản hạch toán Số tiền kết chuyển sang TK 911 (VNĐ)
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK 511 535.851.000
Giá vốn hàng bán TK 632 428.481.000
Chi phí bán hàng TK 641 164.450.000
Chi phí tiền lương phải trả nhân viên TK 334 146.635.000 (tổng lương trích lập)
Các khoản trích theo lương tính vào chi phí TK 338 (tính vào CP) 32.856.000

Đóng góp của khóa luận:

  • Cung cấp mô tả thực tế về việc vận hành mô hình kế toán Nhật ký chung trên phần mềm BRAVO tại một doanh nghiệp thương mại dược phẩm quy mô phân phối toàn quốc.
  • Minh họa chi tiết quy trình ghi nhận chứng từ và định khoản kế toán các nghiệp vụ đặc thù như: bán buôn dược phẩm qua hợp đồng, xử lý hàng bán bị trả lại do lỗi đóng gói, chiết khấu giảm giá và luân chuyển chứng từ bán hàng.
  • Đề xuất hệ thống giải pháp gắn liền với thực tiễn quản lý kho dược và luân chuyển chứng từ tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Dược phẩm Vimedimex.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu chỉ tập trung khảo sát dữ liệu thực tế tại một doanh nghiệp cụ thể (Vimedimex) với các số liệu mẫu trích dẫn trong kỳ kế toán năm 2016; chưa mở rộng so sánh đối chiếu với các mô hình kế toán bán hàng tại các doanh nghiệp sản xuất hoặc xuất nhập khẩu dược phẩm khác.
  • Hướng phát triển: Mở rộng nghiên cứu sang phân hệ kế toán quản trị bán hàng, phân tích chi phí - khối lượng - lợi nhuận (CVP) theo từng dòng sản phẩm chuyên khoa biệt dược và tích hợp giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) toàn diện trong ngành dược.

Giá trị tham khảo

Tài liệu có giá trị tham khảo thiết thực đối với:

  • Sinh viên, học viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp: Tham khảo cấu trúc trình bày một chuyên đề thực tập/khóa luận tốt nghiệp chuẩn mực về đề tài kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh.
  • Kế toán viên và nhà quản lý doanh nghiệp thương mại dược phẩm: Tham khảo quy trình tổ chức luân chuyển chứng từ gốc (Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu chi), phương pháp mở sổ chi tiết theo dõi doanh thu - giá vốn và phương pháp ứng dụng phần mềm kế toán BRAVO theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Tập đoàn Dược phẩm Vimedimex áp dụng chế độ kế toán và hình thức sổ nào?

Doanh nghiệp áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Hình thức sổ kế toán được sử dụng là hình thức Nhật ký chung, được thực hiện tự động hóa trên phần mềm kế toán BRAVO.

2. Doanh nghiệp sử dụng phương pháp nào để tính trị giá vốn hàng hóa xuất kho?

Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và xác định trị giá vốn thực tế của hàng hóa xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập, kết hợp phân bổ toàn bộ chi phí thu mua phát sinh trong tháng vào giá vốn hàng bán trong kỳ.

3. Trong kỳ kế toán tháng 10/2016, doanh nghiệp phát sinh những nghiệp vụ giảm trừ doanh thu nào?

Trong tháng 10/2016, công ty không phát sinh chiết khấu thương mại, nhưng phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại do lỗi quy cách vỏ bọc (Nhà thuốc Long Tâm trả lại 10 hộp Arginin new ngày 16/10/2016, ghi nhận giảm doanh thu vào TK 531 số tiền 250.000 VNĐ và nhập lại kho giá vốn TK 156 số tiền 200.000 VNĐ). Ngoài ra, trong tháng 9/2016 có phát sinh giảm giá hàng bán 5% cho Nhà thuốc Minh Đức mua Siro Zocakid Baby ghi nhận vào TK 532.

4. Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho để ghi nhận giá vốn tại công ty gồm những bước nào?

Quy trình gồm 5 bước: (1) Bộ phận kinh doanh tiếp nhận nhu cầu mua hàng; (2) Giám đốc hoặc Kế toán trưởng duyệt xuất kho; (3) Bộ phận cung ứng lập Phiếu xuất kho làm 3 liên; (4) Thủ kho thực hiện xuất kho, lưu 1 liên và ghi thẻ kho; (5) Chuyển 1 liên chứng từ cho kế toán để đối chiếu với Hóa đơn GTGT và nhập liệu vào sổ chi tiết TK 632, Sổ Nhật ký chung trên phần mềm kế toán.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp đã phản ánh hệ thống và chi tiết thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Dược phẩm Vimedimex theo Thông tư 200/2014/TT-BTC trên phần mềm BRAVO. Tác giả đã phân tích rõ nét các quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp hạch toán doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý cũng như các khoản giảm trừ doanh thu phát sinh từ hoạt động phân phối dược phẩm thực tế. Các giải pháp đề xuất tập trung vào việc rút gọn quy trình chứng từ, chuẩn hóa hạch toán chi phí và nâng cao quản lý công nợ, mang lại giá trị ứng dụng thiết thực cho công tác quản trị tài chính tại doanh nghiệp.