CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN DƯỢC PHẨM VIMEDIMEX 1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần tập đoàn dược phẩm Vimedimex 1.1 Danh mục hàng bán của Công ty Cổ phần tập đoàn dược phẩm Vimedimex Trải qua hơn 7 năm hình thành và phát triển, là một trong những công ty kinh doanh về các sản phẩm y dược hàng đầu Việt Nam Công ty Cổ phần tập đoàn Dược Phẩm Vimedimex đã có những bước phát triển không ngừng trong lĩnh vực hoạt động kinh doanh, xuất khẩu - nhập khẩu thuốc, cung cấp dụng cụ y tế, thực phẩm cho người dùng cuối, phân phối thực phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh. Với đội ngũ trẻ đầy sáng tạo và năng động, cùng sự góp sức của các chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, luôn tự hào khi mang đến cho khách hàng những sản phẩm và chất lượng dịch vụ tốt nhất. Với chiến lược nối dài cánh tay để vươn cao, Công ty đã khẳng định được tên tuổi cũng như vị trí của mình trong lĩnh vực kinh doanh dược phẩm doanh nghiệp. Nhằm đáp ứng nhu cầu phân phối sản phẩm của các công ty đến các cơ sở điều trị trong cả nước, công ty Cổ phần tập đoàn Dược Phẩm Vimedimex cung cấp dịch vụ phân phối hàng dược phẩm, thiết bị y tế thông qua các kênh trực tiếp, đấu thầu vào các cơ sở y tế.
Công ty Cổ phần tập đoàn Dược Phẩm Vimedimex thành lập năm 2009 với chức năng kinh doanh, phân phối dược phẩm, VIMEDIMEX đã phát triển mạnh mẽ và luôn khẳng định được vị thế của mình trong ngành Dược hiện nay. Với doanh thu và lợi nhuận tăng trưởng liên tục, chiếm thị phần lớn trong lĩnh vực phân phối, bán lẻ dược phẩm Việt Nam, là đối tác của hơn 70 3 công ty dược phẩm và tập đoàn đa quốc gia nổi tiếng thế giới.VIMEDIMEX xác định tầm nhìn “Đến năm 2020, trở thành một trong những doanh nghiệp Dược phẩm hàng đầu trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ”. Bên cạnh đó, VIMEDIMEX tăng cường hợp tác với các trung tâm nghiên cứu khoa học, các nhà máy liên doanh sản xuất Dược phẩm đạt tiêu chuẩn quốc tế để tạo ra các sản phẩm dược phẩm từ nguồn dược liệu phong phú của Việt Nam. Sau những năm hoạt động Công ty Cổ phần tập đoàn Dược phẩm Vimedimex trải qua những bước thăng trầm.
Nay, Công ty đã từng bước đi lên phát triển các hoạt động và phân phối các mặt hàng Dược phẩm, vật tư y tế… đáp ứng được nhu cầu của thị trường Dược phẩm trong nước và khu vực. Là đơn vị hoạch toán độc lập trong việc tổ chức mạng lưới lưu thông phân phối khi nền kinh tế chuyển sang kinh tế thị trường thì vấn đề kinh doanh của công ty cũng được chuyển biến. Ngoài việc đảm bảo cung cấp các loại thuốc thiết yếu theo yêu cầu của Bộ Y tế, hiện nay Công ty đã và đang kinh doanh các thuốc thông thường, thuốc chuyên khoa biệt dược, bông băng gạc, dụng vụ y tế, hóa chất xét nghiệm. Các loại sản phẩm, dịch vụ của công ty đều là các loại sản phẩm chất lượng cao, có tiếng trên thị trường dược phẩm vì vậy các sản phẩm luôn được tiêu thụ một cách nhanh chóng làm tăng doanh thu cho Công ty những năm gần đây.2 Thị trường của Công ty Cổ phần tập đoàn dược phẩm Vimedimex Hòa nhập với sự chuyển mình đi lên cùng đất nước, Công ty ngày càng phát triển lớn mạnh, doanh số không ngừng tăng lên.
Các khoản nộp Ngân sách Nhà nước năm sau cao hơn năm trước. Với đội ngũ cán bộ công nhân viên hùng hậu có bề dầy kinh nghiệm và chuyên môn , trong đó có 68% trình độ đại học và trên đại học, Công ty không những đảm bảo cung ứng được lượng hàng hoá lớn cho tất cả hệ thống các bệnh viện, phòng mạch trong khu 4 vực Thành phố Hà Nội mà còn phát triển mở rộng thị trường xuyên suốt từ Nam ra Bắc. Công ty đã xây dựng hệ thống kênh phân phối có thể cung cấp nguồn thuốc cho các bệnh viện, cơ quan, xí nghiệp, các trung tâm y tế, các phòng khám và các đại lý nhà thuốc… Ngoài ra, công ty còn có mối quan hệ bạn hàng với trên 100 công ty - xí nghiệp Dược khác trong và ngoài nước. Công ty đã khai thác nguồn hàng phong phú, đa dạng đáp ứng nhu cầu phòng và chữa bệnh ngày càng cao của nhân dân.
Điều này mở ra cho công ty một hình thái hoạt động theo phương thức mới với một số vốn được tăng nhưng cũng đặt công ty vào thử thách lớn làm sao để tăng hoạt động kinh doanh trong việc mua bán hàng hóa, tồn kho cũng như dự trữ hàng hoá để đảm bảo chất lượng tốt nhất khi đến với người tiêu dùng. Tăng thu nhập cho người lao động và mang lại lợi nhuận cao để giữ chân và thu hút các nhà đầu tư và các đối tác kinh doanh.3 Phương thức bán hàng của Công ty Cổ phần tập đoàn dược phẩm Vimedimex *Kênh phân phối trực tiếp (công ty trực tiếp đến khách hàng) Khách hàng của công ty không chỉ là các bệnh viện, các công ty dược phẩm, các nhà thuốc, quầy thuốc ở khu vực trong nội thành Hà Nội, nơi trụ sở công ty tọa lạc mà còn rất nhiều từ các tỉnh miền Bắc trải dài vào miền Nam. Do đó việc có một quy trình đảm bảo, nhanh, gọn, kịp thời, đảm bảo phân phối rộng khắp là rất cần thiết. Dù khách hàng ở xa hay gần thì quy trình mua bán hàng hóa của công ty có thể tóm gọn qua sơ đồ sau đây: Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kênh phân phối hàng hóa trực tiếp Giám đốc Nhà cung cấp Khách hàng Bộ phận kho Phòng kinh doanh Kế toán bán hàng Hàng hóa 5 Quy trình thực hiện việc mua bán hàng hóa diễn ra khép kín.
Sau khi khách hàng ký kết hợp đồng mua bán, với những hàng hóa được hai bên cùng chấp thuận, giám đốc hoặc phòng kinh doanh sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng. Giám đốc sẽ trao đổi mọi thông tin với phòng kinh doanh và ngược lại nếu có bất kỳ vấn đề gì phòng kinh doanh sẽ báo cáo lại với giám đốc. Thông tin luôn luôn diễn ra theo 2 chiều, đảm bảo không có gì khúc mắc. Từ yêu cầu của khách hàng, phòng kinh doanh sẽ trao đổi với bộ phận kho về lượng hàng hóa tồn kho.
Nếu không đủ với đơn đặt hàng, phòng kinh doanh sẽ đặt hàng với nhà cung cấp và mua hàng nhập kho và chuyển luôn cho khách hàng. Số lượng tên hàng hóa khách hàng cần sau đó sẽ được phòng kinh doanh chuyển xuống bộ phận kế toán bán hàng. Kế toán bán hàng tập hợp các đơn đặt hàng do phòng kinh doanh chuyển xuống có thắc mắc trao đổi lại với phòng này, sau đó viết phiếu xuất kho chuyển cho bộ phận kho. Bộ phận kho xuất kho hàng hóa sau khi đã có và không có vướng mắc gì về hóa đơn.
Hàng hóa được chuyển đến tay khách hàng, đối với khách hàng ở xa thì công ty có đội xe chở đến mua hàng tận nơi. Đến đây kết thúc 1 quy trình mua, bán hàng. Việc thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp sẽ do thủ quỹ phụ trách. Có thể thấy rằng quy này diễn ra khá hoàn hảo.
Có được sự trao đổi thông tin giữa tất cả các bộ phận có liên quan. Giám đốc điều hành và giám sát việc đáp ứng yêu cầu khách hàng, phục vụ nhanh chóng, kịp thời kể cả khách hàng ở các tỉnh xa đã khiến công ty chiếm được thiện cảm, lòng tin của khách hàng. Chính vì vậy tình hình kinh doanh của công ty không ngừng phát triển mạng lưới phân phối ngày càng rộng. Khách hàng đến với công ty ngày càng nhiều hơn.
Tuy nhiên, có thể thấy rằng quy trình này qua nhiều khâu trung gian, sẽ mất thời gian và chi phí nhiều hơn. Đặc biệt sẽ chậm tiến độ 6 nhiều khách hàng ở xa. Do đó công ty cần tìm biện pháp hợp lý điều chỉnh cho phù hợp. Kênh phân phối qua cửa hàng quầy thuốc : Sơ đồ 1.2: Kênh phân phối hàng hóa gián tiếp Cửa hàng, quầy thuốc Công ty Khách hàng/người tiêu dùng Công ty sẽ gửi hàng hóa qua các cửa hàng, quầy thuốc treo biển công ty.
Đây có thể gọi như là đại lý cấp 1 cho công ty. Các đại lý này sẽ được hưởng chiết khấu, giá ưu đãi hơn. Đây là một kênh phân phối mà dễ tiếp cận dễ dàng với những khách hàng nhỏ, lẻ hơn. Tuy nhiên, do qua khâu trung gian nên giá cả có thể cao hơn và công tác kế toán phức tạp hơn.
Kết hợp cả hai kênh phân phối trên, công ty ngày càng phát triển thị trường của mình.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần tập đoàn dược phẩm Vimedimex Đây là một nhân tố quan trọng, quyết định hoạt động của cả công ty. Do đó cần phải sắp xếp nhân lực và tổ chức bộ máy quản lý hợp lý với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp để thấy rõ được năng suất lao động chung và của từng người ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh. Bộ máy quản lý tại chi nhánh tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng một thủ trưởng, việc lựa chọn này nhằm thống nhất mệnh lệnh tránh sự rối loạn gắn trách nhiệm với từng người cụ thể và để cung cấp những thông tin rõ ràng trong tổ chức. Theo mô hình này thì giám đốc là người đứng đầu, giúp việc cho giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng và các trưởng phòng ban.3: Bộ máy quản lý Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban Giám đốc Ban kiểm soát Phòng hành Phòng Phòng Phòng Bộ phận chính, kế hành chính kinh Marketing cung ứng toán nhân sự doanh - Đại hội cổ đông: bao gồm các cổ đông góp vốn theo luật định sở hữu các cổ phần của Công ty có nhiệm vụ bầu ra Hội đồng quản trị và tiến hành đại hội theo định kỳ và để quyết sách những vấn đề lớn của công ty, hoạt động theo sự điều chỉnh của luật doanh nghiệp.
- Ban kiểm soát: Được đại hội cổ đông bầu ra với nhiệm vụ là giám sát sự hoạt động của hội đồng quản trị và kiểm tra các hoạt động đặc biệt là hoạt động tài chính. - Hội đồng quản trị: Đại hội đồng cổ đông bầu ra có nhiệm vụ thay mặt các cổ đông điều hành các hoạt động kinh doanh và giải quyết những vấn đề có liên quan đến hoạt động của công ty .