Khảo sát và đánh giá chất lượng quản trị mua hàng tại công ty Bách Hóa Số 5 Nam Bộ

• Tác giả: Nguyễn Thị Hương
• Trường học: Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp
• Đề tài: Cải Thiện Quản Trị Mua Hàng Tại Công Ty Bách Hóa Số 5 Nam Bộ
• Loại tài liệu: luận văn tốt nghiệp

• MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG CỦA QUẢN TRỊ MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
• 1.1. HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
• 1.2. Các phương pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp thương mại
• 1.3. Vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

I. Quản trị mua hàng tại Công ty Bách Hóa Số 5 Nam Bộ Thực trạng và thách thức

Luận văn tập trung phân tích quản trị mua hàng tại Công ty Bách Hóa Số 5 Nam Bộ, một doanh nghiệp nhà nước đang chuyển đổi từ cơ chế tập trung sang cơ chế thị trường. Tài liệu chỉ ra rằng, mặc dù công ty đã có nhiều thay đổi trong kinh doanh và bán hàng, hoạt động mua hàng vẫn chưa được quan tâm đúng mức. Điều này dẫn đến việc chưa tối ưu hóa chi phí, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh. Luận văn nhấn mạnh tầm quan trọng của quản trị mua hàng hiệu quả, coi đây là khâu then chốt, tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng và tăng lợi nhuận. Tài liệu xác định vấn đề chính là thiếu sự chú trọng đến việc giảm chi phí mua hàng và chưa đánh giá đúng vị trí của hoạt động mua hàng trong chuỗi hoạt động kinh doanh. Bách Hóa Số 5 Nam Bộ, như nhiều doanh nghiệp quốc doanh khác, chưa có hệ thống quản lý mua hàng bài bản, dẫn đến rủi ro trong mua hàng và thiếu hiệu quả mua hàng.

1.1. Thực trạng quản lý hàng hóa và kho

Phần này khảo sát thực trạng quản lý hàng hóa và quản lý kho tại Công ty Bách Hóa Số 5 Nam Bộ. Luận văn đề cập đến việc thiếu hệ thống quản lý kho hiện đại, dẫn đến khó khăn trong kiểm soát tồn kho và dự báo nhu cầu. Thiếu sự kết nối giữa các bộ phận trong công ty cũng cản trở việc dự báo nhu cầu chính xác, gây ra tình trạng hàng tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hàng, ảnh hưởng đến hiệu quả mua hàng. Việc thiếu phần mềm quản lý mua hàng làm cho việc thu thập và phân tích dữ liệu mua hàng trở nên khó khăn, gây cản trở cho việc ra quyết định. Tình trạng này cũng dẫn đến khó khăn trong việc kiểm soát chất lượng hàng hóa đầu vào. Thiếu chuẩn hóa quy trình mua hàng cũng góp phần vào tình trạng này. Quản lý chuỗi cung ứng chưa được tối ưu, dẫn đến định giá không chính xác và mất cơ hội tiết kiệm chi phí. Công ty Bách Hóa Số 5 Nam Bộ cần xem xét áp dụng các giải pháp quản lý mua hàng hiện đại, bao gồm cả hệ thống ERP và các công cụ phân tích dữ liệu mua hàng để cải thiện tình hình.

1.2. Phân tích quy trình mua hàng hiện tại

Luận văn phân tích chi tiết quy trình mua hàng hiện hành tại Công ty Bách Hóa Số 5 Nam Bộ. Tài liệu xác định những điểm yếu trong quy trình, ví dụ như thiếu sự minh bạch, thiếu kiểm soát chất lượng, và thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận liên quan. Việc thiếu chuẩn hóa quy trình mua hàng dẫn đến sự thiếu nhất quán và khó khăn trong việc theo dõi, đánh giá hiệu quả. Tài liệu cũng chỉ ra sự thiếu sót trong việc đánh giá nhà cung cấp, dẫn đến việc lựa chọn nhà cung cấp không phù hợp, ảnh hưởng đến chất lượng và giá thành hàng hóa. Thiếu sự tập trung vào tối ưu hóa mua hàng dẫn đến chi phí cao và hiệu quả thấp. Quản lý rủi ro mua hàng chưa được quan tâm đầy đủ, tạo ra những rủi ro tiềm ẩn. Công ty Bách Hóa Số 5 Nam Bộ cần xem xét lại toàn bộ quy trình mua hàng, áp dụng best practice mua hàng và chuẩn hóa quy trình mua hàng để cải thiện hiệu quả. Áp dụng digital transformation mua hàng có thể là một giải pháp hữu hiệu.

II. Giải pháp cải thiện quản trị mua hàng

Phần này đề xuất các giải pháp cụ thể để cải thiện quản trị mua hàng tại Công ty Bách Hóa Số 5 Nam Bộ. Luận văn đề cập đến việc áp dụng các công nghệ thông tin hiện đại như hệ thống quản lý kho hàng, phần mềm quản lý mua hàng, và hệ thống ERP để nâng cao hiệu quả quản lý. Việc chuẩn hóa quy trình mua hàng được nhấn mạnh, bao gồm việc xây dựng quy trình rõ ràng, minh bạch, và có sự giám sát chặt chẽ. Luận văn cũng đề xuất các biện pháp để nâng cao hiệu quả mua hàng, ví dụ như lựa chọn nhà cung cấp chiến lược, đàm phán giá cả hợp lý, và kiểm soát chất lượng hàng hóa chặt chẽ. Tối ưu hóa mua hàng là một mục tiêu quan trọng, bao gồm cả việc giảm chi phí và tăng năng suất. Giải pháp quản lý mua hàng cần được thiết kế để đảm bảo an ninh mua hàng và tuân thủ pháp luật mua hàng. Benchmarking mua hàng với các doanh nghiệp khác trong ngành cũng là một giải pháp hữu ích.

2.1. Áp dụng công nghệ thông tin

Tài liệu đề xuất áp dụng công nghệ thông tin trong mua hàng để hiện đại hóa quản lý mua hàng. Cụ thể, việc triển khai hệ thống ERP sẽ tích hợp các hoạt động mua hàng, quản lý kho, và bán hàng, tạo ra một hệ thống quản lý thống nhất và hiệu quả. Sử dụng phần mềm quản lý mua hàng sẽ giúp tự động hóa các công việc thủ công, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Phân tích dữ liệu mua hàng bằng các công cụ hiện đại sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu thị trường, dự báo chính xác, và tối ưu hóa việc mua hàng. Việc sử dụng hệ thống quản lý kho hàng giúp kiểm soát tồn kho chính xác, giảm thiểu tình trạng hàng tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hàng. Công nghệ thông tin sẽ hỗ trợ hiệu quả cho công tác kiểm soát chất lượng và quản lý rủi ro mua hàng. Đây là những giải pháp quan trọng để nâng cao hiệu quả mua hàng và đạt được mua hàng tối ưu.

2.2. Đào tạo và nâng cao năng lực nhân viên

Ngoài việc áp dụng công nghệ, luận văn nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đào tạo và nâng cao năng lực cho nhân viên. Nhân viên phụ trách mua hàng cần được trang bị kiến thức chuyên môn về quản lý mua hàng, đàm phán, và kiểm soát chất lượng. Việc đào tạo sẽ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về các quy trình mua hàng, các công cụ quản lý, và các giải pháp để tối ưu hóa mua hàng hiệu quả. Đào tạo về quản lý rủi ro mua hàng cũng rất quan trọng để giảm thiểu rủi ro trong quá trình mua hàng. Nâng cao năng lực nhân viên là yếu tố quyết định để các giải pháp quản lý mua hàng được triển khai hiệu quả. Việc xây dựng một đội ngũ nhân viên có năng lực cao sẽ giúp Công ty Bách Hóa Số 5 Nam Bộ áp dụng thành công các giải pháp và đạt được kết quả mong muốn. Phát triển nhà cung cấp cũng là một phần quan trọng của quá trình này.

Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam chuyển đổi mạnh mẽ sang cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước, các doanh nghiệp thương mại đã phải thích nghi với nhiều thay đổi trong quản trị và hoạt động kinh doanh. Theo ước tính, sau hơn mười năm đổi mới, nền kinh tế đã đạt được những bước tiến quan trọng, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, hoạt động quản trị mua hàng trong nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhà nước, vẫn còn nhiều hạn chế, chưa được quan tâm đúng mức so với hoạt động bán hàng.

Mục tiêu nghiên cứu tập trung vào việc nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng tại Công ty Bách hóa số 5 Nam Bộ, một doanh nghiệp nhà nước đã trải qua quá trình chuyển đổi từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường. Nghiên cứu khảo sát thực trạng công tác quản trị mua hàng tại công ty trong giai đoạn 2001-2003, phân tích các yếu tố ảnh hưởng và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác này. Phạm vi nghiên cứu tập trung tại trụ sở chính của công ty tại Hà Nội, với dữ liệu thu thập từ các báo cáo tài chính, kế hoạch mua hàng và phỏng vấn nhân sự liên quan.

Ý nghĩa nghiên cứu thể hiện qua việc nâng cao hiệu quả quản trị mua hàng, góp phần giảm chi phí, nâng cao chất lượng hàng hóa, từ đó tăng khả năng cạnh tranh và lợi nhuận cho doanh nghiệp. Đồng thời, nghiên cứu cung cấp cơ sở khoa học cho các doanh nghiệp thương mại nhà nước trong việc cải tiến hoạt động mua hàng phù hợp với cơ chế thị trường hiện nay.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên các lý thuyết quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại, bao gồm:

• Lý thuyết quản trị mua hàng: Quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động mua hàng nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, đúng chủng loại, chất lượng với chi phí thấp nhất, phục vụ mục tiêu bán hàng và lợi nhuận của doanh nghiệp.

• Mô hình chu trình mua hàng: Bao gồm các bước xác định nhu cầu, tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng và đặt hàng, theo dõi giao nhận hàng, đánh giá kết quả mua hàng. Mô hình này nhấn mạnh tính lặp lại và sự liên kết chặt chẽ giữa các bước trong quá trình mua hàng.

• Khái niệm chi phí mua hàng và chi phí lưu kho: Phân tích tổng chi phí mua hàng bao gồm chi phí đặt hàng, chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản, nhằm xác định lượng hàng mua tối ưu để giảm thiểu chi phí tổng thể.

• Khái niệm quản trị nguồn cung ứng: Tập trung vào việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, phân tán rủi ro, duy trì mối quan hệ lâu dài và đảm bảo quyền chủ động trong đàm phán mua hàng.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp giữa phân tích định lượng và định tính:

• Nguồn dữ liệu: Thu thập số liệu từ báo cáo tài chính, kế hoạch mua hàng, hồ sơ hợp đồng mua bán của Công ty Bách hóa số 5 Nam Bộ giai đoạn 2001-2003; phỏng vấn sâu với các cán bộ quản lý và nhân viên phòng mua hàng, phòng kế hoạch nghiệp vụ, phòng kế toán tài vụ.

• Phương pháp phân tích: Sử dụng phân tích thống kê mô tả để đánh giá xu hướng mua hàng theo nhóm mặt hàng và nguồn hàng; phân tích SWOT để nhận diện điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức trong công tác quản trị mua hàng; so sánh tỷ lệ tăng trưởng doanh thu, lợi nhuận và chi phí mua hàng qua các năm để đánh giá hiệu quả.

• Cỡ mẫu và chọn mẫu: Phỏng vấn 15 cán bộ chủ chốt liên quan đến công tác mua hàng và quản lý kho; lựa chọn mẫu dựa trên tiêu chí kinh nghiệm và vai trò trong quy trình mua hàng nhằm đảm bảo tính đại diện và chuyên sâu.

• Timeline nghiên cứu: Thu thập và phân tích dữ liệu trong vòng 6 tháng, từ tháng 1 đến tháng 6 năm 2004, đảm bảo cập nhật và phản ánh chính xác thực trạng công tác quản trị mua hàng tại công ty.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

1. Tăng trưởng doanh thu và mua hàng ổn định: Tổng doanh thu bán hàng của công ty tăng liên tục trong 3 năm (2001-2003), với tỷ lệ tăng lần lượt là 15% và 18,07%. Doanh số mua hàng cũng tăng tương ứng, năm 2001 đạt khoảng 29,35 tỷ đồng, năm 2003 tăng lên 33,83 tỷ đồng, tương ứng tỷ lệ tăng 15-17%. Điều này cho thấy công tác mua hàng được tổ chức dựa trên kế hoạch sát với nhu cầu thị trường.

2. Cơ cấu mặt hàng mua hàng chủ yếu: Mặt hàng lương thực, thực phẩm chiếm gần 50% tổng trị giá mua vào, trong đó đồ hộp đông lạnh có tỷ trọng tăng mạnh, từ 15,23% năm 2001 lên khoảng 28% năm 2003. Hàng gia dụng chiếm khoảng 20%, cũng có xu hướng tăng. Ngược lại, mặt hàng may mặc giảm mạnh về tỷ trọng và số lượng mua, do không cập nhật kịp thời nhu cầu và mẫu mã.

3. Nguồn hàng đa dạng nhưng còn tồn tại rủi ro: Công ty chủ yếu mua hàng trong nước, đồng thời nhập khẩu trực tiếp và ủy thác từ các nhà sản xuất nước ngoài có uy tín như Sony, Sharp, Daewoo. Tuy nhiên, việc quản lý nhà cung cấp chưa đồng đều, dẫn đến rủi ro về chất lượng và thời gian giao hàng.

4. Chi phí và lợi nhuận: Lợi nhuận gộp tăng 21% năm 2002 và 21,23% năm 2003, tỷ lệ lãi gộp trên doanh thu thuần tăng lên 10,94%. Tuy nhiên, chi phí kinh doanh cũng tăng cao, đặc biệt chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, ảnh hưởng đến lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh, giảm 1,14% năm 2002 nhưng phục hồi tăng 38,3% năm 2003.

Thảo luận kết quả

Kết quả cho thấy công tác quản trị mua hàng tại Công ty Bách hóa số 5 Nam Bộ đã góp phần quan trọng vào sự tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận của công ty trong giai đoạn nghiên cứu. Việc lập kế hoạch mua hàng dựa trên dự đoán nhu cầu thị trường giúp công ty duy trì lượng hàng hóa phù hợp, tránh tình trạng tồn kho ứ đọng hoặc thiếu hụt hàng hóa.

Tuy nhiên, sự giảm sút trong một số mặt hàng như may mặc phản ánh hạn chế trong việc cập nhật xu hướng thị trường và nhu cầu khách hàng, dẫn đến mất cơ hội kinh doanh. Việc lựa chọn và quản lý nhà cung cấp chưa tối ưu cũng làm tăng rủi ro về chất lượng và chi phí vận chuyển, ảnh hưởng đến hiệu quả mua hàng.

So sánh với các nghiên cứu trong ngành thương mại, việc duy trì mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp chính và phân tán rủi ro qua nhiều nhà cung cấp được xem là chiến lược hiệu quả để giảm thiểu rủi ro và chi phí. Công ty cần tăng cường áp dụng các quy tắc này để nâng cao hiệu quả quản trị mua hàng.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tăng trưởng doanh thu và mua hàng theo năm, bảng phân tích tỷ trọng các mặt hàng mua vào, và biểu đồ so sánh chi phí và lợi nhuận qua các năm để minh họa rõ nét hơn các xu hướng và mối quan hệ.

Đề xuất và khuyến nghị

1. Xây dựng kế hoạch mua hàng chi tiết và linh hoạt: Động viên phòng kế hoạch nghiệp vụ phối hợp chặt chẽ với phòng bán hàng để cập nhật kịp thời nhu cầu thị trường, từ đó điều chỉnh kế hoạch mua hàng phù hợp nhằm tránh tồn kho hoặc thiếu hụt. Mục tiêu giảm tỷ lệ hàng tồn kho không quá 10% trong vòng 12 tháng.

2. Tăng cường quản lý và lựa chọn nhà cung cấp: Thiết lập hệ thống đánh giá và phân loại nhà cung cấp dựa trên chất lượng, giá cả, thời gian giao hàng và uy tín. Ưu tiên phát triển mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp chính, đồng thời duy trì ít nhất 3 nhà cung cấp cho mỗi nhóm hàng để phân tán rủi ro. Thực hiện trong 6 tháng tới bởi phòng mua hàng.

3. Đào tạo nâng cao năng lực nhân viên mua hàng: Tổ chức các khóa đào tạo về kỹ năng đàm phán, phân tích thị trường và quản lý chuỗi cung ứng cho đội ngũ nhân viên mua hàng nhằm nâng cao hiệu quả công tác mua hàng. Mục tiêu hoàn thành đào tạo cho 100% nhân viên mua hàng trong vòng 9 tháng.

4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý mua hàng và kho bãi: Triển khai phần mềm quản lý mua hàng và kho để theo dõi chính xác số lượng, chất lượng hàng hóa, thời gian giao nhận và chi phí phát sinh, giúp giảm thiểu thất thoát và nâng cao hiệu quả quản lý. Dự kiến hoàn thành trong 12 tháng, phối hợp giữa phòng IT và phòng kho vận.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

1. Nhà quản lý doanh nghiệp thương mại nhà nước: Có thể áp dụng các giải pháp nâng cao công tác quản trị mua hàng để cải thiện hiệu quả kinh doanh, giảm chi phí và tăng lợi nhuận.

2. Nhân viên phòng mua hàng và kế hoạch nghiệp vụ: Nắm bắt quy trình, phương pháp và các quy tắc quản trị mua hàng hiệu quả, từ đó nâng cao kỹ năng và hiệu suất công việc.

3. Sinh viên và nghiên cứu sinh ngành quản trị kinh doanh, thương mại: Tài liệu tham khảo thực tiễn về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp nhà nước, giúp hiểu rõ hơn về các yếu tố ảnh hưởng và giải pháp cải tiến.

4. Các nhà hoạch định chính sách và cơ quan quản lý nhà nước: Hiểu rõ thực trạng và khó khăn trong quản trị mua hàng của doanh nghiệp nhà nước, từ đó xây dựng chính sách hỗ trợ phù hợp nhằm thúc đẩy phát triển kinh tế thị trường.

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao quản trị mua hàng lại quan trọng đối với doanh nghiệp thương mại?
   Quản trị mua hàng đảm bảo doanh nghiệp có đủ hàng hóa đúng chất lượng, số lượng và giá cả hợp lý để phục vụ bán hàng, từ đó tăng lợi nhuận và khả năng cạnh tranh trên thị trường.

2. Làm thế nào để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp?
   Cần đánh giá nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí như chất lượng sản phẩm, giá cả, thời gian giao hàng, uy tín và khả năng tài chính, đồng thời duy trì mối quan hệ lâu dài và phân tán rủi ro qua nhiều nhà cung cấp.

3. Những khó khăn thường gặp trong công tác quản trị mua hàng tại doanh nghiệp nhà nước?
   Bao gồm thiếu linh hoạt trong kế hoạch mua hàng, quản lý nhà cung cấp chưa hiệu quả, chi phí cao do thủ tục hành chính phức tạp và hạn chế về nguồn lực nhân sự.

4. Làm thế nào để giảm chi phí mua hàng mà vẫn đảm bảo chất lượng?
   Áp dụng phương pháp mua hàng theo lô lớn để được ưu đãi giá, đồng thời kiểm soát chặt chẽ chất lượng và chi phí vận chuyển, bảo quản; đàm phán điều kiện thanh toán thuận lợi với nhà cung cấp.

5. Vai trò của công nghệ thông tin trong quản trị mua hàng là gì?
   Công nghệ giúp theo dõi chính xác số lượng, chất lượng hàng hóa, tự động hóa quy trình đặt hàng và kiểm soát kho, từ đó giảm thất thoát, tăng hiệu quả và minh bạch trong quản lý.

Kết luận

• Quản trị mua hàng là khâu đầu tiên và quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả bán hàng và lợi nhuận.
• Công ty Bách hóa số 5 Nam Bộ đã có những bước tiến trong công tác quản trị mua hàng, góp phần vào sự tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận trong giai đoạn 2001-2003.
• Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại những hạn chế như quản lý nhà cung cấp chưa tối ưu, kế hoạch mua hàng chưa linh hoạt và chi phí quản lý còn cao.
• Các giải pháp đề xuất tập trung vào xây dựng kế hoạch chi tiết, quản lý nhà cung cấp hiệu quả, đào tạo nhân viên và ứng dụng công nghệ thông tin.
• Để tiếp tục phát triển, công ty cần triển khai các giải pháp trong vòng 6-12 tháng tới, đồng thời theo dõi, đánh giá liên tục để điều chỉnh phù hợp.

Hành động tiếp theo: Ban lãnh đạo và các phòng ban liên quan cần phối hợp triển khai các giải pháp đề xuất, đồng thời tổ chức các buổi đào tạo và đánh giá định kỳ để nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh và vị thế cạnh tranh của công ty trên thị trường.