CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ Hiện nay, định nghĩa về KSNB được chấp nhận rộng rãi là định nghĩa của COSO (Committee Of Sponsoring Organization – Ủy ban trực thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận báo cáo tài chính). “Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, Hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động, sự tin cậy của báo cáo tài chính, sự tuân thủ pháp luật và các quy định” [1]. Định nghĩa trên có bốn khái niệm cần lưu ý: - Kiểm soát nội bộ là một quá trình: KSNB là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong mọi bộ phận, gắn chặt vào hoạt động của tổ chức để đạt được mục tiêu mong muốn thông qua việc kiểm soát các hoạt động của mình. - Con người: KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người (Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị), là công cụ được nhà quản lý sử dụng.
Hệ thống KSNB hữu hiệu khi từng thành viên hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình trong mối quan hệ với các thành viên khác để đạt được mục tiêu chung của tổ chức. - Đảm bảo hợp lý: Hệ thống KSNB chỉ cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức mà không thể đảm bảo tuyệt đối do những hạn chế tiềm tàng trong quá trình thiết kế, xây dựng và vận hành hệ thống KSNB.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ Có thể chia thành ba nhóm mục tiêu kiểm soát tại đơn vị như sau: - Mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực. - Mục tiêu về báo cáo tài chính: Nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính. - Mục tiêu về sự tuân thủ: Nhấn mạnh đến việc tuân thủ chấp hành pháp luật và các quy định.
Ngoài những mục tiêu cơ bản trên thì những mục tiêu sau cũng hết sức quan trọng đối với doanh nghiệp: - Bảo vệ tài sản của đơn vị. - Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin. - Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý. - Bảo đảm hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý.3 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ Bảng 1.1: Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ Bộ phận Nội dung chủ yếu Các yếu tố cấu thành - Tính trung trực và các giá trị đạo đức.
- Cam kết về năng lực. - Hội đồng quản trị và Ủy ban Tạo ra sắc thái chung của một Kiểm toán. tổ chức; chi phối đến ý thức Môi trường - Triết lý quản lý và phong cách kiểm soát của mọi người kiểm soát điều hành của nhà quản lý. trong tổ chức; là nền tảng cho - Cơ cấu tổ chức.
mọi bộ phận khác của KSNB - Phân định quyền hạn và trách nhiệm. - Chính sách nhân sự và việc áp dụng cho thực tế. Đánh giá Đơn vị phải nhận biết và đối - Xác định mục tiêu 10 Bộ phận Nội dung chủ yếu Các yếu tố cấu thành rủi ro phó với rủi ro bằng cách thiết - Rủi ro lập mục tiêu của tổ chức và + Nhận dạng rủi ro hình thành cơ chế để nhận + Phân tích và đánh giá rủi ro dạng, phân tích và đánh giá - Quản trị sự thay đổi các rủi ro có liên quan - Xét về mục đích: kiểm soát ngăn ngừa, kiểm soát phát hiện, kiểm - Là tập hợp các chính sách soát bù đắp. và thủ tục đảm bảo cho các - Xét theo chức năng: chỉ thị của nhà quản lý được + Soát xét của nhà quản lý cấp cao Hoạt động thực hiện + Quản trị sự hoạt động kiểm soát - Là các hành động cần thiết + Phân chia trách nhiện hợp lý cần thực hiện để đối phó với + Kiểm soát quá trình xử lý rủi ro đe dọa việc đạt được thông tin mục tiêu của tổ chức + Kiểm soát vật chất + Phân tích rà soát Hệ thống thông tin được thiết - Hệ thống thông tin bao gồm cả hệ lập để mọi thành viên trong thống thông tin kế toán phải bảo Thông tin đơn vị có khả năng nắm bắt đảm chất lượng thông tin.
và truyền và trao đổi thông tin cần thiết - Truyền thông bảo đảm các kênh thông cho việc điều hành, quản trị thông tin bên trong và bên ngoài và kiểm soát các hoạt động đều hoạt động hữu hiệu Toàn bộ quy trình hoạt động phải được giám sát và điều chỉnh khi cần thiết. Hệ thống - Giám sát thường xuyên Giám sát phải có khả năng phản ứng - Giám sát định kỳ năng động, được thay đổi theo yêu cầu của môi trường bên trong và bên ngoài Nguồn: Giáo trình Kiểm soát nội bộ, Nhà xuất bản Phương Đông, thành phố Hồ Chí Minh, 2012 11 1.4 Hạn chế của kiểm soát nội bộ Hệ thống KSNB chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau đây: - Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên… - Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng của các cá nhân với nhau hay các bộ phận bên ngoài đơn vị. - Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ít chú ý tới những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm trong các nghiệp vụ này thường hay bị bỏ quên. - Nguyên tắc cơ bản trong quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó.
Do vậy, yêu cầu thường xuyên của nhà quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót, gian lận gây ra. - Luôn có các khả năng là cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng. - Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp. Những hạn chế nói trên của KSNB là nguyên nhân khiến cho KSNB không thể đảm bảo tuyệt đối trong việc thực hiện các mục tiêu của mình.2 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG XÂY LẮP ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT 1.1 Đặc điểm về sản phẩm xây lắp Xây lắp là hoạt động xây dựng mới, mở rộng, khôi phục, cải tạo hay hiện đại hóa đi kèm với lắp đặt thiết bị đối với các công trình dân dụng, công nghiệp,.
Hoạt động của doanh nghiệp xây lắp có những đặc điểm riêng biệt và khác với các ngành xây lắp vật chất khác, điều đó ảnh hưởng đến việc quản lý 12 và kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp. Do đó, sản phẩm xây lắp cũng có đặc trưng riêng so với các sản phẩm công nghiệp khác. Cụ thể: - Sản phẩm xây lắp là những công trình, vật kiến trúc,… có quy mô, kết cấu phức tạp. - Sản phẩm xây lắp thì cố định, gắn liền tại địa điểm nhất định trong suốt quá trình thi công và sử dụng, trong khi đó các điều kiện xây lắp khác (như xe thi công, máy thi công; vật liệu, vật tư xây dựng; thiết bị; người lao động;…) phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm xây lắp.
Đặc điểm này gây khó khăn cho việc kiểm soát nội bộ đúng chất lượng, số lượng tài sản đã xuất kho dùng cho thi công, đồng thời quá trình quản lý tài sản, vật tư, lao động,… tại công trình thi công cũng như hạch toán chi phí xây lắp rất phức tạp vì chúng chịu nhiều sự tác động cả chủ quan lẫn khách quan. - Sản phẩm xây lắp có giá trị lớn, khối lượng công trình lớn, thời gian thi công thường kéo dài, chịu sự chi phối của môi trường, trong thời gian thi công chưa tạo ra sản phẩm cho xã hội. - Sản phẩm xây lắp có thời gian sử dụng tương đối dài nên chịu nhiều tác động của môi trường, khí hậu. Do đó, đòi hỏi sản phẩm xây lắp phải đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, mỹ thuật và quá trình thi công, bàn giao rất khắc khe, chính vì vậy, sau khi hoàn thành thì mọi sai sót trong quá trình thi công rất khó sửa chữa, thay đổi.
Khi nghiệm thu nếu không đạt yêu cầu chất lượng thì chỉ có cách phá đi làm lại, như vậy thì chi phí sẽ tăng lên. Vì thế, việc quản lý, giám sát quá trình thi công và hạch toán cần được tổ chức chặt chẽ, bảo đảm chất lượng công trình phù hợp với dự toán.2 Khái quát chung về chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng 1.1 Khái niệm chi phí xây lắp 13 Chi phí xây lắp là toàn bộ các hao phí về lao động sống và lao động vật hóa được biểu hiện bằng thước đo tiền tệ phát sinh trong quá trình xây lắp mà doanh nghiệp đã chi ra trong một thời kỳ nhất định (tháng, quý, năm) để thực hiện công trình xây lắp nhằm tạo ra các sản phẩm xây lắp khác nhau theo mục đích kinh doanh cũng như theo hợp đồng nhận thầu đã ký kết.2 Phân loại chi phí xây lắp Trong một doanh nghiệp xây lắp, CPXL có thể được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau. Mỗi tiêu thức phân loại CPXL có ý nghĩa riêng đối với hoạt động của đơn vị. Phân loại CPXL là bước đầu để quản lý, kiểm soát nội bộ và để sử dụng chi phí một cách hiệu quả, đúng hạn mức dự toán, đồng thời để cung cấp số liệu cho việc tính giá thành sản phẩm xây lắp, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành.
Phương pháp phân loại CPXL phổ biến được các doanh nghiệp xây lắp áp dụng là phân loại theo khoản mục (vì xuất phát từ đặc điểm của doanh nghiệp xây lắp và phương pháp lập dự toán xây lắp), bao gồm: - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Bao gồm giá mua theo đơn giá xây dựng cơ bản của vật liệu chính, vật liệu phụ, vật liệu luân chuyển, vật kết cấu dùng trực tiếp trong thi công xây lắp ở từng công trình, hạng mục công trình.