CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN VÀ KINH NGHIỆM MỘT SỐ NƯỚC VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ NGÀNH THUẾ 1.1- NHỨNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ VÀ LAO ĐỘNG QUẢN LÝ Nhiều từ điển trong nước cũng như nước ngoài đều định nghĩa “Quản lý” là sự “trông nom”, “cai quản”, “sự chỉ huy”, “sự điều hành” một hệ thống, một lĩnh vực hay một tổ chức, một tập thể nào đó. Cũng có thể định nghĩa quản lý một cách rộng hơn, coi quản lý như một “Nghệ thuật đảm bảo sự phát triển của một hệ thống tổ chức nhất định” hay nói cách khác là “tổng thể những phương tiện mà theo đó những sự thay đổi xã hội, công nghệ và chính trị có thể được tổ chức hợp lý và phổ biến trong cơ chế xã hội”. Trong thực tế từ “quản lý” được hiểu và vận dụng với những phạm vi và ý nghĩa khá linh hoạt, có thể rất rộng như: quản lý xã hội, quản lý Nhà nước.có thể rất hẹp như quản lý doanh nghiệp, quản lý nhân sự. Nói đến quản lý là phải nói đến lao động, quản lý lao động.
Quản lý lao động gồm: những cán bộ và nhân viên tham gia vào việc thực hiện các chức năng quản lý. Trong bộ máy quản lý hoạt động của lao động quản lý rất phong phú và đa dạng. Để thực hiện được các chức năng quản lý trong bộ máy quản lý phải có nhiều hoạt động lao động quản lý khác nhau. Căn cứ vào việc tham gia vào các hoạt động và các chức năng quản lý, người ta chia lao động quản lý thành ba loại chính: - Cán bộ lãnh đạo: Là những người quản lý trực tiếp thực hiện các chức năng quản lý lãnh đạo trong một bộ phận hay toàn hệ thống.
Trong bộ máy quản lý cán bộ lãnh đạo bao gồm: Thủ trưởng cơ quan, các Phó thủ trưởng, các trưởng, phó trưởng phòng ban, bộ phận.Nhiệm vụ của cán bộ lãnh đạo là sử dụng các phương pháp quản lý để tổ chức điều hành một tổ chức, một bộ phận để hoàn thành được nhiệm vụ và chức năng được giao. Cụ thể là: Lựa chọn, đào tạo, bố trí cán bộ, phân công công việc; thực hiện việc kiểm tra, phối hợp hoạt động của các cá nhân, các bộ phận trong tổ chức; thực hiện chức năng quản lý hành chính; lựa chọn các phương án thực hiện công việc có hiệu quả. - Chuyên gia: Là những người không thực hiện các chức năng quản lý, lãnh đạo trực tiếp mà thực hiện các công việc chuyên môn. Các chuyên gia là những người có chuyên môn sâu về một lĩnh vực nào đó như: kỹ thuật, luật pháp, tổ chức, tâm lý học, xã hội học, quản lý hành chính.
Chuyên gia bao gồm chuyên gia kỹ thuât, chuyên gia tâm lý, chuyên gia luật pháp, chuyên gia 5 z tổ chức, chuyên gia hành chính.Họ làm các công việc chuyên môn ở các phòng ban trong hệ thống bộ máy quản lý. Nhiệm vụ của các chuyên gia là: Nghiên cứu, hoàn thiện đưa vào áp dụng những phương pháp công nghệ mới, những định mức kinh tế kỹ thuật, những hình thức tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý, dự thảo các văn bản quản lý, hướng dẫn về một mặt chuyên môn nào đó.Ngoài ra họ còn thực hiện một số công việc kiểm tra, quản lý do thủ trưởng trực tiếp phân công. - Nhân viên thực hành kỹ thuật: Là người thực hiện những công việc giản đơn, thường xuyên lặp đi, lặp lại, mang tính chất thông tin kỹ thuật và phục vụ, nhân viên thực hành kỹ thuật bao gồm những người đánh máy chữ, sao chụp tài liệu, văn thư, lưu trữ, bảo vệ, tạp vụ, thủ kho, thủ quỹ, kỹ thuật vi tính, kế toán.Nhiệm vụ của các nhân viên kỹ thuật là nhận các thông tin ban đầu, phân loại và truyền đến nơi xử lý, đồng thời chuẩn bị và giải quyết các thủ tục hành chính đối với các loại văn bản khác nhau. Trong một bộ máy quản lý, ba loại cán bộ nói trên đều cần thiết.
Tuy nhiên, mỗi loại phải có một tỷ lệ theo một cơ cấu thích hợp. Nội dung hoạt động lao động quản lý rất phong phú và đa dạng, hoạt động của lao động quản lý có thể chia thành 5 nội dung sau: - Nội dung kỹ thuật thể hiện ở sự thực hiện những công việc mang tính chất chuyên môn như: Nghiên cứu thiết kế các quy trình công nghệ mới, các sản phẩm mới, nghiên cứu dự thảo các văn bản nghiệp vụ chuyên môn, xử lý các thông tin chuyên ngành để dự thảo các quyết định, các công văn hướng dẫn thi hành. - Nội dung tổ chức, hành chính thể hiện ở sự thực hiện các công việc mang tính chất tổ chức hành chính như: Lập kế hoạch tiến độ thực hiện công việc, điều chỉnh kiểm tra, đánh giá sự thực hiện các công việc, phối hợp với các bộ phận, tổ chức có liên quan để tiến hành công việc. - Nội dung thực hành giản đơn thể hiện ở sự thực hiện các công việc theo các quy định đã được hướng dẫn sẵn, các công việc phục vụ như: Đánh máy văn bản, sao chụp tài liệu, thu dọn nơi làm việc, sắp xếp hệ thống lại các tài liệu, văn bản.
- Nội dung hội họp và sự vụ thể hiện ở sự tham gia các cuộc họp về chuyên môn, tổng kết hoặc giải quyết các công việc có tính chất thủ tục như: họp giao ban, họp cơ quan, hội nghị tổng kết, tiếp khách đến công tác. - Nội dung sáng tạo thể hiện ở sự thực hiện những công việc như suy nghĩ, tìm tòi phát minh ra những kiến thức mới, ra các quyết định xử lý công việc; xây dựng phương pháp mới để hoàn thành công việc. Do thực hiện các chức năng quản lý khác nhau dẫn đến tỷ trọng thành phần các nội dung hoạt động của các loại lao động quản lý cũng khác nhau. Điều đó có nghĩa là vị trí, cương vị, khả năng thực hiện công việc, năng lực 6 z chuyên môn, trách nhiệm được giao của mỗi lao động quản lý khác nhau thì tỷ trọng thành phần các nội dung công việc cũng khác nhau.
Ví dụ: Đối với cán bộ lãnh đạo thì nội dung sáng tạo chiếm tỷ lệ lớn sau đó là nội dung kỹ thuật, nội dung tổ chức, nội dung hội họp. Trong nội dung của lao động quản lý, năng lực cá nhân là vấn đề rất quan trọng và có ảnh hưởng quyết định, trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý. Năng lực cá nhân được thể hiện ở trình độ lành nghề của lao động quản lý. Khi đánh giá trình độ lành nghề của lao động quản lý người ta dùng các chỉ tiêu sau: - Những kiến thức cần có - Những thói quen và kỹ năng cần có - Những công việc cụ thể có thể làm tốt Những yếu tố này được vận dụng để đánh giá tất cả các cán bộ quản lý, nhưng đối với từng loại lao động quản lý cụ thể cần có những yêu cầu riêng trong khi đánh giá.
Mặc dù các loại lao động quản lý khác nhau nhưng hoạt động của họ vẫn có những tính chất giống nhau. Những tính chất này hợp thành đặc điểm chung của lao động quản lý và quy định tính chất đặc thù của những biện pháp tổ chức lao động khoa học đối với lao động quản lý. Hoạt động của lao động quản lý mang những đặc điểm sau: + Hoạt động lao động quản lý là hoạt động trí óc, mang nhiều tính chất sáng tạo Đây là đặc điểm cơ bản, quy định các đặc điểm khác trong hoạt động lao động của lao động quản lý. Đặc trưng của hoạt động lao động quản lý là hoạt động lao động trí óc.
Lao động trí óc được hiểu là sự tiêu hao sức lao động do sự hoạt động chủ yếu của khả năng trí tuệ, thần kinh, tâm lý của người lao động trong quá trình thực hiện công việc. Vì hoạt động lao động quản lý chủ yếu về trí óc nên nó mang đặc tính sáng tạo nhiều hơn so với lao động thể lực. Tuỳ vào mức độ sáng tạo cao hay thấp, lao động trí óc lại được phân biệt thành lao động trí óc sáng tạo, lao động trí óc tái tạo và lao động trí óc hình thức. - Lao động trí óc sáng tạo là lao động để giải quyết các vấn đề quản lý thông qua việc tạo nên những kiến thức mới và ra các quyết định quản lý.
- Lao động trí óc tái tạo là lao động để giải quyết các nhiệm vụ lao động với việc sử dụng các biện pháp quen thuộc, những kiến thức và khả năng được tích luỹ trong tiềm thức. - Lao động trí óc hình thức là lao động giải quyết những nhiệm vụ không phức tạp với việc sử dụng những kỹ năng nhất định và theo những hướng dẫn có sẵn. 7 z Lao động quản lý là lao động trí óc nên đòi hỏi phải có những yêu cầu riêng về tổ chức lao động. Lao động quản lý cần phải được tập trung tư tưởng độc lập làm việc, phải được bố trí và tổ chức nơi làm việc với những yêu cầu nghiêm khắc, loại trừ tiếng ồn, đảm bảo chiếu sáng hợp lý.
Do đặc tính sáng tạo nên khi tổ chức lao động đối với lao động quản lý phải đạt mục tiêu là tạo điều kiện để phát huy cao độ đặc tính này. Mặt khác cũng chính đặc tính sáng tạo của hoạt động lao động quản lý đã xuất hiện một trở ngại cho công tác tổ chức và định mức lao động quản lý. Lao động quản lý đòi hỏi phải có phương pháp định mức thích hợp và các dạng định mức lao động riêng biệt khác với lao động sản xuất. + Hoạt động của lao động quản lý là loại hoạt động mang đặc tính tâm lý xã hội cao Lao động quản lý là lao động trí óc do vậy nó đặt ra những yêu cầu nhất định về khả năng trí tuệ, khả năng nhận biết, thu nhận thông tin và các phẩm chất tâm lý.
Hơn nữa trong quá trình lao động, cán bộ quản lý luôn phải thực hiện các mối quan hệ giao tiếp dẫn đến hoạt động lao động quản lý mang tính xã hội cao. Đồng thời đối tượng của lao động quản lý chính là con người, do đó trong quá trình làm việc, lao động quản lý phải hết sức lưu ý tới các quan hệ xã hội giữa người quản lý và người bị quản lý. Đặc điểm này đặt ra yêu cầu là phải tạo ra môi trường lao động thoải mái dễ chịu, tạo ra bầu không khí tâm lý tốt trong tập thể cũng như phải chú ý đến những giới hạn về tâm lý xã hội trong tổ chức lao động.