CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TRA, THANH TRA THUẾ 1. Vai trò, chức năng của kiểm tra, thanh tra trong hoạt động quản trị 1. Khái niệm, mục đích và vai trò của công tác kiểm tra, thanh tra * Khái niệm: Kiểm tra là một tiến trình đo lường kết quả thực hiện so sánh với những điều đã được hoạch định, đồng thời sửa chữa và chấn chỉnh những sai lầm để đảm bảo công việc đạt được mục tiêu theo như kế hoạch hoặc các quyết định đặt ra để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Những biện pháp kiểm tra hiệu quả phải đơn giản (càng ít đầu mối kiểm tra càng tốt) cần tạo sự tự do và cơ hội tối đa cho người dưới quyền chủ động sử dụng kinh nghiệm, khả năng và tài năng quản trị của mình để đạt kết quả cuối cùng mong muốn về những công việc được giao.
Như vậy, kiểm tra, thanh tra là chức năng của mọi nhà quản trị, từ nhà quản trị cao cấp đến các nhà quản trị cấp cơ sở trong một xí nghiệp. mặc dù qui mô của đối tượng kiểm tra và tầm quan trọng của sự kiểm tra thay đổi tùy theo cấp bậc của nhà quản trị, tất cả mọi nhà quản trị đều có trách nhiệm thực hiện các mục tiêu đã đề ra, do đó chức năng kiểm tra là chức năng cơ bản đối với mọi nhà quản trị. * Mục đích của công tác kiểm tra, thanh tra: Trong bất kỳ hoạt động quản lý nào, để đảm bảo cho những mục tiêu đề ra đạt được hiệu quả tốt nhất, thì nhất thiết phải tiến hành công tác kiểm tra, thanh tra và nó là một trong những chức năng hoạt động quản lý. Nếu không có kiểm tra, thanh tra thì không có quản lý tốt, hay nói một cách khác quản lý sẽ mất đi một chức năng thiết yếu và không thể mang lại hiệu quả.
Kiểm tra, thanh tra là sự xem xét để làm rõ những hiện tượng, những vụ việc đúng, sai trong quá trình quản lý, trong những vụ việc, hành vi của người thừa hành nhiệm vụ trong công tác quản lý. Kiểm tra, thanh tra là một hoạt động không thể thiếu, nhằm phản hồi nhu cầu thông tin của công tác quản lý, đồng thời uốn nắn kịp thời và điều chỉnh chính sách, pháp luật chưa hợp lý, tránh xơ cứng rập khuôn, máy móc, dẫn đến sự quản lý trì trệ, góp phần làm bộ máy trong sạch, đơn vị vững mạnh và phát triển. Học viên: Trần Thị Hảo 6 Luận văn thạc sỹ QTKD Trường ĐH Bách Khoa Hà Nội Trong công cuộc đổi mới hiện nay, đòi hỏi phải từng bước đổi mới cơ chế quản lý, trong đó có công tác kiểm tra, thanh tra với tư cách là động lực của sự phát triển. Chính vì vậy công tác kiểm tra, thanh tra giúp cho cơ quan quản lý nhận biết và đánh giá được quá trình đổi mới để từ đó điều chỉnh, nâng cao nội dung và chất lượng điều hành công tác quản lý ngày một hoàn thiện.
Như vậy, công tác kiểm tra, thanh tra gắn với hoạt động quản lý. Mục đích của kiểm tra, thanh tra là bảo đảm để cơ quan quản lý thi hành pháp luật nghiêm, đồng thời phát hiện những vi phạm trong quản lý, vi phạm pháp luật. Khi phát hiện những sai phạm không phải chỉ truy cứu trách nhiệm mà cần chủ động xem xét, phát hiện những nhân tố mới, những tư duy sáng tạo trong quá trình thực hiện chính sách pháp luật. * Vai trò của công tác kiểm tra, thanh tra: Sự theo dõi thường xuyên công việc và sử dụng các biện pháp kiểm tra, thanh tra sẽ làm nhẹ bớt gánh nặng của cấp lãnh đạo phải thường xuyên theo dõi và giải thích báo cáo và các số liệu hàng ngày.
Kiểm tra, thanh tra là khâu sau cùng trong khâu lập kế họach, cơ cấu tổ chức thực hiện, điều khiển nhân viên và động viên họ. Một nhà quản trị hữu hiệu cần phài theo dõi để biết chắc những công việc mà nhân viên phải làm, những mục tiêu mà họ cần phải đạt, thực sự họ được làm và đã đạt. Song công tác kiểm tra, thanh tra không phải là viên thuốc thần chữa được bách bệnh, giải quyết được mọi vấn đế. Tự nó không giải quyết được gì cả mà chỉ phát huy tác dụng nếu nó được nhà quản trị sử dụng một cách khéo léo, nghĩa là phải có năng lực giải thích các số liệu thống kê và các bảng biểu mà hình thức nội dung đã được phác họa một cách cẩn thận.
Các nguyên tắc trong hoạt động kiểm tra, thanh tra Tất cả các nhà quản trị đều muốn có một cơ chế kiểm tra, thanh tra thích hợp và hữu hiệu để giúp họ trong việc đảm bảo rằng các họat động trong doanh nghiệp diễn ra theo đúng kế hoạch và đưa đến việc hoàn thành mục tiêu. Vì mỗi tổ chức đều có những mục tiêu hoạt động, những công việc và những con người cụ thể riêng Học viên: Trần Thị Hảo 7 Luận văn thạc sỹ QTKD Trường ĐH Bách Khoa Hà Nội biệt, cho nên các biện pháp và công cụ kiểm tra, thanh tra của mỗi doanh nghiệp đều phải được xây dựng theo những yêu cầu riêng. Cơ chế kiểm tra, thanh tra phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra, thanh tra. Ví dụ: Công tác kiểm tra, thanh tra các hoạt động và nội dung hoạt động của phó giám đốc tài chính sẽ khác với công tác kiểm tra thành quả của một cửa hàng trưởng; Sự kiểm tra, thanh tra hoạt động bán hàng cũng khác với sự kiểm tra bộ phận tài chính.
Một đơn vị nhỏ đòi hỏi cách thức kiểm tra khác với sự kiểm tra của đơn vị lớn. Công việc kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm của cá nhân nhà quản trị, kiểm tra, thanh tra là nhằm giúp nhà quản trị nắm được những gì đang xảy ra, cho nên điều quan trọng là nhận thông tin thu thập trong quá trình kiểm tra, thanh tra phải được nhà quản trị thông hiểu. Những thông tin hay những cách diễn đạt thông tin mà nhà quản trị không hiểu được thì họ sẽ không thể sử dụng và do đó sự kiểm tra sẽ không còn ý nghĩa. Sự kiểm tra, thanh tra phải được thực hiện ở những điểm trọng yếu: Một trong những yêu cầu quan trọng của việc thiết kế các biện pháp kiểm tra, thanh tra là phải cho thấy sự khác biệt giữa thành quả thực tế với thành quả mong đợi.
Qua đó nhà quản trị sẽ đánh giá được toàn bộ họat động của đơn vị. Tuy nhiên, nếu chỉ đơn thuần dựa vào những chỗ khác biết thì chưa đủ. Một số sai lệch so với tiêu chuẩn có ý nghĩa tương đối nhỏ hoặc có tầm quan trọng lớn hơn. Nhà quản trị nên quan tâm đến những yếu tố có ý nghĩa quan trọng đối với họat động của đơn vị.
Việc kiểm tra, thanh tra phải khách quan. Khi sự kiểm tra, thanh tra được thực hiện với định kiến của nhà quản trị, có thể sẽ dẫn đến sự đánh giá không chính xác. Cho nên việc kiểm tra, thanh tra có hiệu quả hay không đòi hỏi các nhà quản trị phải khách quan, chính xác và có những tiêu chuẩn thích hợp. Hệ thống kiểm tra, thanh tra phải phù hợp với bầu không khí của đơn vị.
Để có hiệu quả, bất kỳ một hệ thống hoặc một kỹ thuật kiểm tra nào cũng cần phải phù hợp với bầu không khí bên trong đơn vị. Học viên: Trần Thị Hảo 8 Luận văn thạc sỹ QTKD Trường ĐH Bách Khoa Hà Nội Việc kiểm tra, thanh tra cần phải tiết kiệm và công việc kiểm tra phải tương xứng với chi phí của nó. Mặc dù nguyên tắc này là đơn giản nhưng thường khó trong thực hành. Thông thường các nhà quản trị tốn kém rất nhiều cho công tác kiểm tra, thanh tra nhưng kết quả thu họach được do việc kiểm tra, thanh tra lại không tương xứng.
Việc kiểm tra, thanh tra phải đưa đến hành động. Kiểm tra, thanh tra chỉ được coi là đúng đắn nếu những sai lệch so với kế hoạch được tiến hành điều chỉnh, thông qua việc làm lại kế hoạch, sắp xếp lại tổ chức, điều động và đào tạo lại nhân viên, thay đổi phong cách lãnh đạo. Nếu tiến hành kiểm tra, thanh tra nhận ra cái sai lệch mà không thực hiện việc điều chỉnh thì việc kiểm tra là hoàn toàn vô ích. Chức năng của kiểm tra, thanh tra Nhà quản trị có thể thực hiện việc kiểm tra, thanh tra hoạt động bằng cách quan sát mọi hoạt động.
Nhưng cách thức kiểm tra này chỉ thực hiện khi họat động còn đơn giản. Khi cơ sở phát triển, số lượng hoạt động nhiều, cách thức kiểm tra này trở thành khó thực hiện được. Nhà quản trị cần chọn những điểm để quan tâm đặc biệt, với sự quan tâm này nhà quản trị có thể chắc chắn được rằng toàn bộ họat động của cơ sở đang diễn ra bình thường theo đúng kế hoạch. Vì những nét đặc trưng khác nhau trong chức năng nhiệm vụ của các loại cơ sở khác nhau, vì sự đa dạng của các lọai sản phẩm và dịch vụ được sản xuất, sự khác nhau trong chính sách cũng như kế hoạch của công ty, năng lực để chọn lựa các điểm kiểm tra, thanh tra trọng yếu là một trong những nghệ thuật của nhà quản trị, bởi vì việc kiểm tra, thanh tra có được thực hiện tốt hay không là tùy thuộc vào các điểm trọng yếu này.
Tuy nhiên, để có thể tìm ra các điểm trọng yếu nhà quản trị nên tự hỏi mình những điểm nào là điểm phản ánh rõ nhất mục tiêu của đơn vị? những điểm nào phản ánh rõ nhất tình trạng không đạt mục tiêu? Những điểm nào là điểm đo lường tốt nhất sự sai lạc? … 1. Phân loại kiểm tra, thanh tra * Kiểm tra lường trước: Là lọai kiểm tra được tiến hành trước khi hoạt động thực sự. Kiểm tra lường trước là tiên liệu các vấn đề có thể phát sinh để tìm cách Học viên: Trần Thị Hảo 9 Luận văn thạc sỹ QTKD Trường ĐH Bách Khoa Hà Nội ngăn ngừa trước. Các nhà quản trị học hiện đại rất chú trọng đến loại hình kiểm tra này.
* Kiểm tra đồng thời: Là loại kiểm tra được tiến hành trong khi hoạt động đang diễn ra. Hình thức kiểm tra đồng thời thông dụng nhất là giám sát trực tiếp. Khi một quản trị viên xem xét trực tiếp các hoạt động của thuộc viên thì có thể đánh giá việc làm của thuộc viên, đồng thời điểu chỉnh ngay các sai sót. Nếu có trì hoãn các hoạt động thì mức độ trì hoãn hoặc chậm trễ thường chiếm thời gian ít nhất.