Chương I, tác giả đã giới thiệu tổng quan về đề tài nghiên cứu. Với chương hai này sẽ trình bày về phần cơ sở lý thuyết của nghiên cứu, trong đó gồm: (1) Khái quát về dự án; (2) Nhân tố thành công và nhân tố thành công thiết yếu;(3) Các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của dự án; (4) Mô hình và các giả thuyết nghiên cứu.2 Khái quát về dự án 2. Dự án Một dự án được định nghĩa là “công việc mang tính chất tạm thời, tạo ra một sản phẩm hay một dịch vụ độc nhất”. Công việc tạm thời sẽ có điểm bắt đầu và điểm kết thúc.
Mỗi khi công việc hoàn thành thì nhóm dự án sẽ giải tán hoặc di chuyển sang những nhóm dự án mới (Eric Verzul, 2008). Cách dễ dàng nhất để hiểu dự án là gì chính là xác định những gì không phải là dự án. Nếu một dự án mang tính độc nhất và tạm thời thì những hoạt động đang diễn ra lại không mang tính chất như thế (Evetta Watson Culler, 2009) ;ví dụ như : - Phát triển một phần mềm dự báo thời tiết có độ chính xác cao hơn là một dự án; sử dụng mô hình dự báo thời tiết hàng tuần là một quá trình hoạt động. - Triển khai một phần mềm để xử lý các đơn xin vay tại một tổ hợp tín dụng là một dự án; xử lý các đơn xin vay tiền trở thành một hoạt động mang tính chất liên tục.
- Việc lắp đặt các robot để sơn phần vỏ của xe ô tô tại nhà máy lắp ráp là một dự án, trong khi đó quá trình sơn xe chính là một quá trình hoạt động. - Việc soạn thảo một tài liệu chuyên môn về quản lý các rủi ro dự án là một dự án; trong khi đó, việc thuyết trình tài liệu đó cho khách hàng một cách thường xuyên lại chính là hoạt động mang tính chất tiếp diễn. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Ba nhân tố ràng buộc của một dự án thành công Các chức năng của quản lý dự án cho phép nhận được sự đồng thuận về những gì sẽ được thực hiện và xây dựng, về chi phí hay giá thành sản phẩm cũng như thời gian mà sản phẩm được giao đến khách hàng.
Trong biệt ngữ về quản lý dự án, chúng ta gọi sự cân đối giữa chi phí – thời gian – chất lượng là bộ ba ràng buộc (Lim CS,1999). Ba tham biến đó xác định các mục tiêu cụ thể của dự án, vì vậy một dự án nào được thực hiện đạt được các tiêu chí “ đúng thời gian, đủ ngân sách với chất lượng cao” sẽ được xem là thành công. Tuy nhiên, có những khó khăn tồn tại trong mối liên hệ giữa các yếu tố đó và những yếu tố khác. Từ “cân đối” đặt ra một sự thách thức.
Chất lượng một sản phẩm mà chúng ta phát triển phụ thuộc vào thời gian và ngân sách mà chúng ta sẵn sàng bỏ ra. Khi mối quan hệ cân bằng giữa ba yếu tố bị tác động thì một sự thay đổi với yếu tố này sẽ ảnh hưởng đến các yếu tố còn lại (Pinto, Jeffrey Keith, 1986). Việc đạt được sự cân đối giữa chi phí, chất lượng và thời gian nằm ngoài sự kiểm soát của riêng người quản lý dự án. Tất cả các bên tham gia, đặc biệt là những người liên quan đến việc chọn lựa dự án, sẽ ảnh hưởng đến các lựa chọn và sự dung hòa hình thành nên quan hệ của bộ ba ràng buộc.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của dự án 2.
Tổng quan về các nhân tố thành công của một dự án Việc phát triển hay định hình khái niệm về nhân tố thành công đã xuất hiện nhiều trong lĩnh vực quản lý dự án từ thập niên 80 đến những năm 2000. Rất nhiều nhà nghiên cứu đã thử tìm đến một phạm vi nào đó để xác định nhân tố thành công trong quản trị dự án. Trong số các nghiên cứu đó có Kerzner (1987), Pinto và Slevin (1987), Pinto và Slevin (1989), Clarke (1999), Cooke Davis (2002) và Muller và Turner (2005).1 là tổng hợp các nhân tố thành công được liệt kê trong các nghiên cứu trên thế giới về lĩnh vực quản lý dự án. Danh sách các nhân tố này thay đổi từ các điểm chính rộng lớn đến các điểm cụ thể hơn.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.1 Tổng hợp các nhân tố thành công được liệt kê trong các nghiên cứu trên thế giới về lĩnh vực quản lý dự án Belassi & Tukel (1996) Pinto & Slevin (1989) Cooke-Daview (2002) Wateridge (1995) Kerzner (1987) Nhân tố thành công Clarke (1999) Muller (2005) Belout (1998) Pinto (1986) Sự thông cảm hợp tác X X X Sự thông cảm chung với các bên liên quan trên tiêu X chuẩn thành công Cam kết chấp hành X X X X Tính phù hợp của tổ chức X Truyền thông X X X Tiêu chuẩn lựa chọn quản X X X X X lý dự án Khả năng lãnh đạo của quản lý dự án / sự trao X X X X X quyền Môi trường X Cam kết trong hoạch định X X X X X và kiểm soát LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9 Mục tiêu dự án / Mục tiêu X X X X chung/ Định hướng Hỗ trợ của quản lý cấp cao X X X Sự đóng góp ý kiến của X X X khách hàng / Sự chấp nhận Gíam sát và phản hồi X X X X Nhân sự / Nhóm X X X X X X X Các chức năng kĩ thuật X X X Xử lý sự cố / Quản trị rủi ro X X X Quyền sở hữu dự án X X Tính cấp thiết của dự án X X Thời lượng và quy mô của X X X dự án Ghi chú : “X” – nhân tố thành công được định nghĩa bởi các nhà nghiên cứu dựa trên nhận thức và nền tảng thực nghiệm. Project control: Literature review. Từ những tổng hợp lý thuyết ở trên, chúng cho thấy nghiên cứu của Pinto (1986) và những phát hiện tiếp theo của Pinto và Slevin về các nhân tố thành công thiết yếu đã trở thành một phần kinh điển của các công trình nghiên cứu thuộc lĩnh vực này (The Project Management Institute). Dựa vào bảng liệt kê này, chúng ta đã có một cái nhìn khái quát về các nhân tố đóng góp nên thành công của một dự án.
Trong đó, hầu hết các nghiên LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 10 cứu đều nhắc đến tầm quan trong không thể thiếu của nhân tố nhân sự hay nhóm làm việc. Bên cạnh đó, nhân tố sự lãnh đạo của nhóm trưởng - sự trao quyền cũng được đánh giá cao cùng với nhân tố hoạch định dự án. Đây là những dẫn chứng cơ sở để tác giả tiếp tục xây dựng mô hình nghiên cứu.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của dự án Trong các nghiên cứu về các thành viên của nhóm dự án (Pinto, từ năm 1984 đến 1986), Pinto đã hình thành nên các nhân tố thành công thiết yếu bao gồm sự chấp nhận của khách hàng, sự trao đổi ý kiến với khách hàng, truyền thông, giám sát và phản hồi, nhân sự, mục tiêu dự án, kế hoạch dự án, chức năng kỹ thuật, hỗ trợ của quản lý cấp cao và xử lý sự cố. Bằng những minh chứng cụ thể, các nhân tố thành công thiết yếu của Pinto được chấp nhận rộng rãi như một thực tế hiển nhiên trong lĩnh vực quản trị dự án.1 Mục tiêu dự án Mục tiêu dự án bao hàm việc thành lập các mục tiêu súc tích và những chỉ dẫn cụ thể, rõ ràng cho các bên tham gia dự án cũng như các mục đích tổng quan khác (Viện quản lý dự án, 2004).
Chao và Ishii (2004) lưu ý rằng các dự án thường thất bại trong việc cân đối với các mục tiêu kinh doanh, là những yếu tố được xem xét như những rủi ro quan trọng đối với sự thành công của dự án. Các nhà nghiên cứu tại Viện quản lý dự án(2004) đã xác nhận mục tiêu dự án như là một nhân tố thành công thiết yếu được liệt kê trong PMBOK Guide. Những nhà nghiên cứu (Viện quản lý dự án, 2004) ghi nhận lại những hoạt động ban đầu của nhóm dự án bao gồm phát triển bản thảo dự án. Bản thảo dự án dùng để tạo ra mục tiêu dự án nhằm xác định cái nhìn tổng quan về chức năng sản phẩm sắp được đưa ra bởi những thành viên trong đội dự án.
Tổng quan mục tiêu về dự án là một thành phần của dự án miêu tả chức năng của sản phẩm và tạo nên một cái nhìn tổng thể về mục tiêu của LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Mục tiêu tổng quan được chia nhỏ thành nhiều mục tiêu hoặc là nhiệm vụ nhỏ hơn nhằm hoàn thành được sản phẩm mong muốn.2 Hỗ trợ của quản lý cấp cao : Hỗ trợ của quản lý cấp cao là sự sẵn sàng của các cấp lãnh đạo trong việc ủy quyền và giao phó các nguồn lực dự án cần thiết (Viện quản lý dự án, 2004). Các bên liên quan đến dự án cần hiểu rõ sự hỗ trợ dự án ở cấp độ cấp cao lúc nào cũng phải có. Theo Chulkov và Desai (2005), một người đưa ra quyết định độc đoán cùng với sự hỗ trợ không tương xứng từ người quản lý làm kết quả dự án trở nên xấu đi.
Glaser (2004) thừa nhận rằng nếu các quản lý cấp cao tuyên bố từ bỏ trách nhiệm cho các nhà tài trợ hay chủ dự án sẽ dẫn đến việc các dự án gặp khó khăn do thiếu sự hỗ trợ. Những nhà tài trợ dự án được giao quyền định đoạt sự tồn tại và chi tiêu cho các nguồn lực của dự án. Một vài nhà nghiên cứu khác thì không đồng ý, chẳng hạn như Burstow (2007), ông đề xuất rằng các giám đốc điều hành không phải lãnh trách nhiệm cho sự thất bại của dự án bởi vì họ là những nhà tài trợ hay những chủ dự án. Viện quản lý dự án (2004) xác nhận sự hỗ trợ của quản lý cấp cao như là một nhân tố thành công thiết yếu được liệt kê trong PMBOK Guide.
Rất nhiều hoạt động quản lý dự án không thể nhận được hỗ trợ từ các nhà quản trị cấp cao. Rất nhiều nhà quản trị cấp cao không nhận thức được sự ảnh hưởng của họ đối với thành công của dự án.