Chương 1: 1. Trần Thanh Tường Vy 100% Chương 5: 5.2 Thuyết trình 12 Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS) GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1.1 Các khái niệm cơ bản Hệ thống (System) là một tổng thể gồm nhiều thành phần liên kết với nhau, hoạt động thống nhất, phối hợp chặt chẽ để đạt được mục tiêu chung. thông qua việc thu nhận các yếu tố đầu vào và tạo ra các kết quả đầu ra trong một quá trình chuyển đổi. Tổ chức (Organization) là tập hợp con người và các nguồn lực khác, được sắp xếp và phối hợp để thực hiện mục tiêu.
Các cấp quản lý trong một tổ chức bao gồm: cấp tác nghiệp, cấp chiến thuật, cấp chiến lược. Hệ thống thông tin (IS - information system) là một hệ thống cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối dữ liệu và thông tin, cung cấp cơ chế phản hồi để đạt được mục tiêu định trước. Dữ liệu (Data) là các giá trị của thông tin định lượng hoặc định tính của các sự vật, hiện tượng trong cuộc sống. Trong máy tính, dữ liệu được dùng như một cách biểu diễn hình thức hoá của thông tin về các sự kiện, hiện tượng thích ứng với các yêu cầu truyền nhận, thể hiện và xử lí bằng máy tính.
Thông tin (Information) là dữ liệu đã được xử lý, phân tích, tổ chức nhằm mục đích hiểu rõ hơn sự vật, sự việc, hiện tượng theo một góc độ nhất định, giúp hỗ trợ ra quyết định dễ dàng hơn. Tri thức là kinh nghiệm của cá nhân hoặc tổ chức đạt được sau khi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin. Xử lý là quá trình chuyển đổi từ dữ liệu đầu vào thành thông tin đầu ra bằng các thao tác như tính toán, so sánh, lọc, tổng hợp,. được thực hiện thủ công hoặc trợ giúp của công nghệ.
Thông tin phản hồi là kết quả của quá trình xử lý, được sử dụng để điều chỉnh đối với các hoạt động nhập dữ liệu và xử lý của hệ thống. 13 Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS) Hình 1.1 Mối quan hệ giữa Dữ liệu - Thông tin thông qua xử lý Hình 1.2 Mô hình các yếu tố hình thành HTTT HTTT dựa trên máy tính (Computer Based Information System – CBIS) là hệ thống tích hợp các yếu tố phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, viễn thông, con người và các thủ tục. Trong đó: Con người (People): nhóm người quản lý, vận hành và bảo trì hệ thống, nhóm người sử dụng hệ thống. Các thủ tục (Procedure): chiến lược, chính sách, phương pháp, quy tắc liên quan đến sử dụng HTTT.
Phần cứng (Computer Hardware): Các thiết bị máy tính Phần mềm (Computer Software): Bao gồm: phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng. Cơ sở dữ liệu (Database): tập hợp có tổ chức dữ liệu và thông tin. Viễn thông và mạng máy tính (Telecommunication and Computer Network): Mạng máy tính và mạng viễn thông.2 Đặc trưng của HTTT Hệ thống thông tin có thể là thủ công nếu dựa vào các công cụ như giấy, bút. Hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vào máy tính (phần cứng, phần mềm) và các công nghệ thông tin khác.
Đặc trưng của HTTT hiện đại: 14 Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS) HTTT hiện đại được xây dựng trên nền tảng công nghệ thông tin hiện đại. HTTT được bao gồm nhiều HTTT con cấu thành. Vai trò của các HTTT con là liên kết và tương tác qua lại với nhau để phục vụ cho các hoạt động của tổ chức. Mục tiêu của HTTT là cung cấp thông tin để nhân viên cũng như nhà quản lý kiểm soát và ra quyết định.
HTTT là một kết cấu mềm dẻo và có tính tiến hóa để phù hợp với định hướng và sự biến đổi cũng như sự phát triển của tổ chức.3 Hệ thống thông tin 1.1 HTTT dựa trên máy tính 1.1 Phân loại HTTT theo phạm vi hoạt động - Nhóm các HTTT hỗ trợ hoạt động nội bộ tổ chức (Interorganizational Systems) - Nhóm HTTT hỗ trợ hoạt động giữa các tổ chức (Interorganizational Systems) 1.2 Phân loại HTTT theo lĩnh vực hoạt động - Nhóm các HTTT hỗ trợ hoạt động tác nghiệp (Operations Support Systems) - Nhóm các HTTT hỗ trợ quản lý (Management Support Systems) 1.3 Phân loại HTTT theo mục đích và đối tượng phục vụ - Hệ thống chuyên gia (ES) - Hệ thống quản lý tri thức (Knowledge Management Systems) - HTTT chiến lược (Strategic Information Systems – SIS) - HTTT nghiệp vụ (Business Information Systems – BIS) - HTTT tích hợp (Integrated Information Systems – IIS) 1.4 Phân loại HTTT theo lĩnh vực chức năng - HTTT bán hàng và Marketing: Thu thập, xử lý và phân tích thông tin về thị trường, khách hàng, sản phẩm, đối thủ cạnh tranh Hỗ trợ ra quyết định về phát triển sản phẩm mới, phân phối, định giá sản phẩm và hiệu quả khuyến mại, dự báo bán hàng - HTTT tài chính, kế toán: Quản lý, kiểm soát và kiểm toán các nguồn lực tài chính của tổ chức. - HTTT kinh doanh và tác nghiệp: Quản lý, kiểm soát và kiểm toán các nguồn lực kinh doanh và tác nghiệp của tổ chức. - HTTT quản trị nguồn nhân lực: Quản lý, kiểm soát và kiểm toán các nguồn nhân lực của tổ chức - HTTT khác.2 Một số HTTT hiện đại: - Hệ thống di động: 15 Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS) Ví kĩ thuật số di động Thanh toán dựa trên NFC / MST / sóng âm Internet / SMS / Ngân hàng di động DCB (Thanh toán trực tiếp qua nhà cung cấp dịch vụ di động) - Hệ thống dịch vụ vận chuyển: Định vị khách hàng Quản lý nhân viên Phù hợp nhu cầu Thanh toán điện tử Tối ưu hóa việc thực hiện (thuật toán sắp xếp điểm tham chiếu) - Blockchain: Hợp đồng thông minh Hậu cần chuỗi cung ứng Công nghiệp thực phẩm Bảo hiểm y tế 1.3 Các hệ thống thông tin dưới góc độ quản lý và ra quyết định “Mỗi cấp trong tổ chức nắm vai trò khác nhau trong quá trình vận hành và ra quyết định với sự hỗ trợ từ các hệ thống thông tin khác nhau. Trong đó, thông tin sẽ đi từ cấp thấp nhất đến cấp cao nhất và quyết định sẽ đi từ cấp cao nhất về cấp thấp hơn.3 Mô hình mối quan hệ giữa các cấp ra quyết định trong tổ chức và các hệ thống thông tin 1.1 Hệ thống xử lý giao dịch TPS a.
Tổng quát - Khái niệm: TPS là hệ thống tích hợp các yếu tố con người, các thủ tục, các cơ sở dữ liệu và các thiết bị để ghi nhận giao dịch đã hoàn thành. - Phân loại: 16 Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS) HTTT phục vụ hoạt động nội bộ của tổ chức (theo phạm vi hoạt động) HTTT hỗ trợ hoạt động tác nghiệp (theo lĩnh vực hoạt động) b. Đặc điểm: - Hỗ trợ ở cấp tác nghiệp - Xử lý nhanh và hiệu quả - Đảm bảo dữ liệu lưu trữ được chính xác và có tính cập nhật nhất thông qua quá trình điều chỉnh. - Vấn đề bảo mật, an toàn HT chưa được nâng cao.
- Tính ảnh hưởng cao khi xảy ra rủi ro vì hỗ trợ hoạt động tác nghiệp của nhiều bộ phận trong tổ chức. Chức năng - Thu thập và lưu trữ dữ liệu: Hệ thống xử lý giao dịch TPS thu thập và lưu trữ dữ liệu giao dịch trong cơ sở dữ liệu. Điều này giúp doanh nghiệp có được thông tin cần thiết để đưa ra quyết định kinh doanh. - Kiểm soát những hoạt động hàng ngày : Hệ thống xử lý giao dịch TPS ghi lại tất cả các giao dịch dữ liệu.
Điều này giúp doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh của mình và xác định các xu hướng và vấn đề tiềm ẩn. - Tự động hóa các hoạt động lặp lại: Hệ thống xử lý giao dịch TPS có thể tự động hóa các hoạt động như thanh toán hóa đơn, nhập hàng tồn kho, v. Điều này giúp doanh nghiệp gia tăng tốc độ xử lý, gia tăng độ chính xác và đạt hiệu suất lớn hơn.4 Sơ đồ các hoạt động của HTTT xử lý giao dịch d. Mô hình 17 Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS) Hệ thống xử lý giao dịch TPS giải quyết, truy vấn một số vấn đề trong quá trình giao dịch như: - Cung cấp các thông tin liên quan tới các giao dịch đã được xử lý.
VD: Khách hàng có bao nhiêu đơn đặt hàng? Giá trị là bao nhiêu? - Xử lý các giao dịch tự động. VD: Xử lý đơn hàng Hình 1.5 Mô hình HTTT xử lý giao dịch 1.2 Hệ thống thông tin quản lý ( Management Information System – MIS) a. Tổng quát - Khái niệm: MIS là HT tích hợp các yếu tố con người, các thủ tục, các cơ sở dữ liệu và các thiết bị để cung cấp thông tin có ích cho các nhà quản lý và ra quyết định. - Phân loại: HTTT hỗ trợ quản lý (theo lĩnh vực hoạt động) b.
Đặc điểm - Chủ yếu dựa vào CSDL được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch và các nguồn dữ liệu từ bên ngoài tổ chức. - Là HT tích hợp các HTTT chuyên chức năng 18 Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS) Hình 1.6 Mô hình HTTTQL chuyên chức năng c. Chức năng “Cung cấp các báo cáo thường xuyên hoặc theo yêu cầu như: - Báo cáo định kỳ, báo cáo ngoại lệ và báo cáo siêu liên kết. - Báo cáo có khuôn mẫu cố định và thống nhất để các nhà quản lý khác nhau có thể sử dụng cùng một báo cáo với nhiều mục đích khác nhau.
- Báo cáo ở dạng cứng (in) hoặc mềm (hiển trị ra màn hình) hoặc gửi ra tệp để phục vụ nhu cầu xử lý tiếp trong các phần mềm khác. - Báo cáo dựa trên dữ liệu nội bộ lưu trữ trong HT máy tính. Mô hình MIS giải quyết các vấn đề nhằm phục vụ cho công tác quản lý (hoạch định, thực hiện và kiểm soát) thông qua hiệu quả hoạt động của các đối tượng trong và ngoài tổ chức để có các biện pháp xử lý và phân bổ nguồn lực thích hợp 19 Báo cáo đồ án học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS) Hình 1.7 Mô hình HTTTQL (MIS) 1.3 Hệ thống hỗ trợ ra quyết định DSS a.