Chương 1: Tổng quan 1.1 Giới thiệu Microsoft Access, còn được gọi là Microsoft Office Access, là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu của Microsoft kết hợp Công cụ cơ sở dữ liệu quan hệ Microsoft Jet với giao diện người dùng đồ họa và các công cụ phát triển phần mềm. Nó là một thành viên của bộ ứng dụng Microsoft Office, được bao gồm trong các phiên bản chuyên nghiệp và cao hơn hoặc được bán riêng. Microsoft Access lưu trữ dữ liệu ở định dạng riêng dựa trên Access Jet Database Engine. Nó cũng có thể nhập hoặc liên kết trực tiếp đến dữ liệu được lưu trữ trong các ứng dụng và cơ sở dữ liệu khác.1: Ảnh Microsoft Access 1.2 Định nghĩa và khái niệm Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDBMS- Relational DaTabase Management System), rất phù hợp cho các bài toán quản lý vừa và nhỏ.
Hiệu năng cao và đặc biệt dễ sử dụng do giao diện giống các phần mềm khác trong bộ MS Office như MS Word, MS Excel.3 Đặc tả về Microsoft Access 1.1 Tổng quát Thuộc tính Tối đa 10 | Page IE103 – Quản lý Thông tin Tổng kích cỡ cơ sở dữ liệu Access bao gồm mọi đối 2 gigabyte, trừ dung lượng cần thiết tượng cơ sở dữ liệu và dữ liệu cho các đối tượng hệ thống. Tổng số đối tượng trong cơ sở dữ liệu 32.768 Số lượng mô-đun (bao gồm các biểu mẫu và báo cáo 1000 có thuộc tính HasModule được đặt là True) Số ký tự trong một tên đối tượng 64 14. Đối với Access 2007, đó là 20 Số ký tự trong một mật khẩu ký tự. Số ký tự trong một tên người dùng hoặc tên nhóm 20 Số lượng người dùng đồng thời 255 Bảng 1.1: Đặc tả tổng quát 1.1 Bảng Thuộc tính Tối đa Số ký tự trong một tên bảng 64 Số ký tự trong một tên trường 64 Số trường trong một bảng 255 Số lượng bảng mở Đối Microsoft 365 của Access, 4.096 bao gồm các bảng được liên kết và các bảng được mở nội bộ bởi Access Đối với các phiên bản không Microsoft 365 của Access, 2.048 bao gồm các bảng được liên kết và các bảng được mở nội bộ bởi Access Số lượng kết nối khả dụng 512 dành Microsoft 365 phiên bản Access.
256 dành cho các phiên bản không 11 | Page IE103 – Quản lý Thông tin Microsoft 365 của Access Kích cỡ bảng 2 gigabyte trừ dung lượng cần thiết cho các đối tượng hệ thống Số ký tự trong một trường Văn bản ngắn 255 Lưu ý: Bắt đầu trong Access 2013, trường Văn bản giờ đây được gọi là trường Văn bản ngắn Số ký tự trong một trường Văn bản dài 65.535 khi nhập dữ liệu thông qua giao diện người dùng; 1 gigabyte dung lượng Lưu ý: Bắt đầu trong Access 2013, trường lưu trữ ký tự khi nhập dữ liệu theo chương Bản ghi nhớ giờ đây được gọi là trường trình Văn bản dài Kích cỡ của trường Đối tượng OLE 1 gigabyte Số chỉ mục trong một bảng 32 bao gồm các chỉ mục được tạo nội bộ để duy trì mối quan hệ bảng, chỉ mục trường đơn và tổng hợp. Số trường trong một chỉ mục hoặc khóa 10 chính Số ký tự trong một thông báo xác thực 255 Số ký tự trong một quy tắc xác thực bao 2.048 gồm các dấu chấm câu và toán tử Số ký tự trong một bản mô tả trường hoặc 255 bảng Số ký tự trong một bản ghi (ngoại trừ 4000 trường Văn bản dài và Đối tượng OLE) khi thuộc tính Unicode Compression của các trường được đặt là Yes Số ký tự trong cài đặt thuộc tính trường 255 12 | Page IE103 – Quản lý Thông tin Bảng 1.2: Đặc tả bảng 1.2 Truy vấn Thuộc tính Tối đa Số mối quan hệ bắt buộc 32 trong mỗi bảng, trừ số chỉ mục trên bảng cho trường hoặc tổ hợp trường không liên quan trong các mối quan hệ Số bảng trong một truy vấn 32 Số đường nối trong một truy vấn 16 Số trường trong một tập bản ghi 255 Kích cỡ tập bản ghi 1 gigabyte Giới hạn sắp xếp 255 ký tự trong một hoặc nhiều trường Số mức truy vấn lồng nhau 50 Số ký tự trong một ô thuộc lưới thiết kế 1024 truy vấn Số ký tự của một tham số trong một truy 255 vấn tham số Số toán tử AND trong một mệnh đề 99 WHERE hoặc HAVING Số ký tự trong một câu lệnh SQL Xấp xỉ 64.3: Đặc tả truy vấn 1.3 Biểu mẫu và báo cáo Thuộc tính Tối đa Số ký tự trong một nhãn 2.048 Số ký tự trong một hộp văn bản 65.535 Chiều rộng biểu mẫu hoặc báo cáo 57,79 cm 13 | Page IE103 – Quản lý Thông tin Chiều cao mục 57,79 cm Chiều cao của tất cả các mục kèm theo tiêu đề 508 cm mục (trong dạng xem Thiết kế) Số mức của các biểu mẫu hoặc báo cáo lồng 7 nhau Số trường hoặc biểu thức mà bạn có thể sắp 10 xếp hoặc nhóm trong một báo cáo Số đầu trang và chân trang trong một báo cáo 1 đầu trang/chân trang báo cáo. 1 đầu trang/chân trang của trang. 10 đầu trang/chân trang của nhóm.
Số trang đã in trong một báo cáo 65.536 Số điều khiển và mục mà bạn có thể thêm 754 trong toàn thời gian của biểu mẫu hoặc báo cáo Số ký tự trong một câu lệnh SQL đóng vai trò 32.750 là thuộc tính Recordsource hoặc Rowsource của một biểu mẫu, báo cáo hay điều khiển.4: Đặc tả biểu mẫu và báo cáo 1.4 Macro Thuộc tính Tối đa Số hành động trong một macro 999 Số ký tự trong một điều kiện 255 Số ký tự trong một chú thích 255 Số ký tự trong một đối số hành động 255 14 | Page IE103 – Quản lý Thông tin Bảng 1.5: Đặc tả Marco 1.1 Cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database): MS Access sử dụng mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ, trong đó dữ liệu được tổ chức thành các bảng có mối quan hệ với nhau. Mô hình này giúp tổ chức dữ liệu một cách logic và linh hoạt, đồng thời giảm thiểu sự trùng lặp và mất mát dữ liệu.2 Bảng (Table): Trong MS Access, bảng là đơn vị cơ bản để lưu trữ dữ liệu. Mỗi bảng bao gồm các cột (fields) và hàng (records), tương ứng với các trường dữ liệu và các bản ghi. Các bảng này sau đó có thể được kết hợp với nhau thông qua các mối quan hệ.
● Cột (Field): Mỗi cột trong bảng đại diện cho một thuộc tính của đối tượng mà bảng lưu trữ. ● Hàng (Record): Mỗi hàng trong bảng đại diện cho một bản ghi, chứa dữ liệu của một đối tượng cụ thể. Ví dụ, bảng "Khách hàng" có thể có các cột như "Mã khách hàng", "Tên khách hàng", "Địa chỉ", và mỗi hàng sẽ lưu trữ thông tin của một khách hàng cụ thể.2: Mẫu bảng 15 | Page IE103 – Quản lý Thông tin 1.3 Truy vấn (Query): Truy vấn trong MS Access là cách để trích xuất thông tin từ các bảng dữ liệu theo các tiêu chí cụ thể. Người dùng có thể tạo các truy vấn để tìm kiếm, lọc, sắp xếp và tính toán dữ liệu từ các bảng khác nhau.
Truy vấn được thực hiện bằng cách sử dụng ngôn ngữ SQL (Structured Query Language) hoặc thông qua giao diện thiết kế truy vấn của Access. Các loại truy vấn phổ biến bao gồm: ● Select Query (Truy vấn chọn): Dùng để chọn dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng. Nó cho phép người dùng xác định các cột dữ liệu cần hiển thị và các tiêu chí lọc dữ liệu. ● Action Query (Truy vấn hành động): Bao gồm các truy vấn cập nhật, truy vấn thêm, truy vấn xóa, và truy vấn tạo bảng.
Những truy vấn này thay đổi dữ liệu hoặc cấu trúc bảng. o Update Query (Truy vấn cập nhật): Dùng để thay đổi dữ liệu trong các bảng hiện có. o Append Query (Truy vấn thêm): Dùng để thêm bản ghi mới vào một bảng từ kết quả của một truy vấn khác. o Delete Query (Truy vấn xóa): Dùng để xóa các bản ghi từ một bảng dựa trên tiêu chí cụ thể.
o Make Table Query (Truy vấn tạo bảng): Dùng để tạo một bảng mới từ dữ liệu kết quả của một truy vấn. Truy vấn giúp người dùng truy xuất dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác, hỗ trợ việc ra quyết định và phân tích dữ liệu hiệu quả. 16 | Page IE103 – Quản lý Thông tin Hình 1.3: Mẫu truy vấn 1.4 Biểu mẫu (Form) và Báo cáo (Report): Biểu mẫu và báo cáo trong MS Access được sử dụng để hiển thị và xuất dữ liệu một cách trực quan và dễ đọc. ● Biểu mẫu (Form): Biểu mẫu thường được sử dụng để nhập và chỉnh sửa dữ liệu.
Chúng cung cấp một giao diện thân thiện cho người dùng cuối để tương tác với dữ liệu mà không cần trực tiếp làm việc với các bảng. Biểu mẫu có thể chứa các điều khiển như hộp văn bản, hộp kiểm, danh sách, và nút bấm để nhập dữ liệu. Người dùng có thể thiết kế biểu mẫu để hiển thị thông tin từ nhiều bảng và truy vấn khác nhau, tạo ra giao diện người dùng tùy chỉnh và trực quan. 17 | Page IE103 – Quản lý Thông tin Hình 1.4: Mẫu biểu mẫu ● Báo cáo (Report): Báo cáo được sử dụng để in hoặc xuất dữ liệu theo một cách tổ chức cụ thể.
Chúng giúp trình bày dữ liệu một cách chuyên nghiệp và có thể được định dạng để bao gồm tiêu đề, hình ảnh, biểu đồ, và nhóm dữ liệu. Báo cáo có thể được xuất ra dưới dạng tệp PDF, Excel, hoặc các định dạng khác để chia sẻ và trình bày. Báo cáo cung cấp các công cụ mạnh mẽ để tổng hợp, phân tích, và trình bày dữ liệu, giúp người dùng dễ dàng tạo ra các bản báo cáo định kỳ hoặc theo yêu cầu.5: Mẫu báo cáo 18 | Page IE103 – Quản lý Thông tin 1.5 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic for Applications (VBA): MS Access được tích hợp với Visual Basic for Applications (VBA), một ngôn ngữ lập trình đối tượng cho phép người dùng tạo và tự động hóa các chức năng trong cơ sở dữ liệu. VBA cho phép người dùng tạo các macro và modules để thực hiện các tác vụ phức tạp và tùy chỉnh.
● Macro: Macro là một tập hợp các hành động mà người dùng có thể tạo để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại. Macro trong Access có thể thực hiện các tác vụ như mở biểu mẫu, chạy truy vấn, hoặc cập nhật dữ liệu. Macro giúp giảm thiểu công việc thủ công và tăng hiệu suất làm việc.6: Mẫu Macro ● Modules: Modules là các chương trình VBA chứa các hàm và thủ tục để thực hiện các tác vụ phức tạp hơn mà macro không thể thực hiện.