LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay, việc sử dụng cộng nghệ thông tin vào quản lý cơ sở dữ liệu là hết sức cần thiết. Bởi quản lý cơ sở dữ liệu bằng các ứng dụng sẽ giúp con người làm việc nhanh, hiệu quả hơn nhiều so với làm thủ công. Ngày nay, nhu cầu đi lại, công tác dài ngày, nhu cầu du lịch cũng như những nhu cầu về nơi an chốn ở, nghỉ ngơi thư giãn và yêu cầu về chất lượng của các dịch vụ ngày nay càng tăng. Bắt kịp những đòi hỏi đó các khách sạn ngày càng nâng cao chất lượng quản lý và phục vụ để đạt được mục tiệu kinh doanh cũng như để có thể tồn tại ở môi trường kinh doanh khách sạn đầy cạnh tranh.
4 Với đề tài : Thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý khách sạn, em đã tham gia khảo sát hệ thống của các khách sạn. Đồng thời sử dụng Java để thiết kế giao diện hệ thống và sử dụng SQL Server để tạo và lưu trữ dữ liệu. Để thực hiện được bài báo cáo này ,em đã nhân được giúp đỡ, dạy bảo của cô Nguyễn Lê Thanh Trúc và thầy Nguyễn Thanh Phước (giảng viên khoa Công Nghệ Thông Tin, trường đại học Sài Gòn). Xin cảm ơn thầy, cô, bạn bè và các khách sạn đã giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo này.
TÀI LIỆU ĐẶC TẢ YÊU CẦU PHẦN MỀM I. Lý do chọn đề tài 3. Mục tiêu của đề tài 4. Phương pháp nghiên cứu 5.
Phạm vi đề tài 6. Mô tả đề tài 7. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài II. TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM 1.
Yêu cầu chung về phần mềm 2. Chức năng của phần mềm 3. Đối tượng người dùng III. PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ IV.
ĐẶC TẢ YÊU CẦU PHẦN MỀM 1. Thu thập yêu cầu 2. Các giao diện bên ngoài 3. Yêu cầu chức năng B.
TÀI LIỆU THIẾT KẾ I. CƠ SỞ DỮ LIỆU 1. Mô tả các thực thể 3. Chuyễn ERD sang mô hình quan hệ 4.
Mô tả chi tiết quan hệ 5. Các chức năng III. Xác định các Actor và Use Case tổng quát 1. TÀI LIỆU KIỂM THỬ I.
TEST DESIGN II. TÀI LIỆU ĐẶC TẢ YÊU CẦU PHẦN MỀM I. GIỚI THIỆU Tên đề tài Thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý khách sạn Lý do chọn đề tài Hiện nay, hầu hết các khách sạn vẫn đang sữ dụng phương thức quản lý cũ đó là sữ dụng sổ sách, giấy tờ kết hợp Microsoft Excel để lưu trữ và tính toán. Tuy nhiên, phương pháp quản lý đó lại có rất nhiều hạn chế như: mất nhiều thời gian, thất thoát doanh thu, không nắm bắt được chính xác lượt khách nghỉ, thời lượng nghỉ,… cũng như các vấn đề trong việc quản lý phòng và nhân viên.
Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý khách sạn với rất nhiều tính năng cũng như mức giá khác nhau. Tuy nhiên, để lựa chọn được hệ thống quản lý tốt nhất, phù hợp nhất với bài toán quản lý của khách sạn lại là điều hết sức trăn trở. Sử dụng hệ thống quản lý khách sạn là một giải pháp đang được rất nhiều nhà quản lý khách sạn tin tưởng sử dụng. Và việc ứng dụng công nghệ vào nghiệp vụ quản lý ngày càng phổ biến và đã trở thành một lợi thế cạnh tranh hiện nay.
Mục tiêu của đề tài Đề tài được nghiên cứu với các mục tiêu sau: + Quản lý được thông tin một cách nhanh gọn và chính xác khi khách hàng đặt phòng và sử dụng các dịch vụ. + Thống kê đầy đủ các thông tin liên quan đến việc quản lý khách sạn. Phương pháp nghiên cứu + Khảo sát thực tế công tác quản lý khách sạn tại TP Hồ Chí Minh. + Nghiên cứu các tài liệu có liên quan như tài liệu về quản lý khách sạn, tài liệu về ngôn ngữ SQL, tài liệu về SQL Sever,.
+ Thực nghiệm: cài đặt vào SQL Sever các thông tin nghiệp vụ phục vụ công tác quản lý khách sạn. Phạm vi đề tài - Xây dựng phần mềm sử dụng công nghệ MySql hoặc Xampp. - Chương trình tập trung xử lý dữ liệu giải quyết bài toán quản lý khách sạn Katanat. Mô tả đề tài 7 Khách sạn khảo sát là một khách sạn 3 sao, đặt tại thành phố Hồ Chí Minh.
Quy mô khách sạn hiện nay có 30 phòng ngủ và được chia ra làm 3 loại: + Phòng đơn + Phòng đôi + Phòng VIP Tất cả các phòng đều được trang bị các thiết bị như máy điều hòa, bàn làm việc, điện thoại, intenet,… Ngoài ra, khách sạn cũng phục vụ các dịch vụ như cho thuê xe, giặt ủi đồ, trao đổi ngoại tệ, đưa đón tại sân bay,… Hiện tại khách sạn chưa có một chương trình chuyên quản lý việc đặt phòng và thanh toán. Nhân viên của khách sạn dùng phần mềm Excel để quản lý việc đặt phòng, đăng ký, trả phòng của khách hàng. Chính vì thế đã gặp phải một số khó khăn sau: + Những xử lý thủ tục đặt phòng, đăng ký, trả phòng mất thời gian. + Khó kiểm tra phòng hư, kiểm soát trạng thái phòng (phòng trống, phòng đang sữ dụng.) + Khó trong việc quản lý các thông tin khách hàng, thông tin hoá đơn, thông tin phiếu đăng ký phòng, đăng ký dịch vụ… Vì những lý do trên ,ban lãnh đạo khách sạn yêu cầu phải có 1 chương trình nhỏ đặt tại bộ phận kinh doanh của khách sạn có khả năng quản lý những thông tin về khách hàng , thông tin đặt phòng, nhận phòng, trả phòng, các báo cáo, quản lý dịch vụ… Ý nghĩa thực tiễn của đề tài Giúp các khách sạn hoạt động hiệu quả và chuyên nghiệp hơn: Phần mềm quản lý khách sạn sẽ giúp các khách sạn tự động hóa các nghiệp vụ quản lý, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động.
Tăng cường khả năng cạnh tranh của các khách sạn: Phần mềm quản lý khách sạn sẽ giúp các khách sạn cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng, đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Tạo điều kiện cho các khách sạn phát triển: Phần mềm quản lý khách sạn sẽ giúp các khách sạn dễ dàng quản lý và phân tích dữ liệu, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác hơn. Nâng cao hiệu quả quản lý đặt phòng: Phần mềm sẽ giúp khách sạn quản lý danh sách đặt phòng một cách khoa học, tránh tình trạng thất lạc thông tin, đồng thời giúp khách sạn phân bổ phòng hợp lý, tăng tỷ lệ lấp đầy phòng. Tăng cường chăm sóc khách hàng: Phần mềm sẽ giúp khách sạn lưu trữ thông tin khách hàng một cách đầy đủ và chính xác, từ đó khách sạn có thể cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng, xây dựng mối quan hệ thân thiện với khách hàng.
8 Tăng cường hiệu quả quản lý tài chính: Phần mềm sẽ giúp khách sạn quản lý các giao dịch tài chính một cách chặt chẽ, tránh thất thoát tài chính. Tăng cường hiệu quả quản lý nhân sự: Phần mềm sẽ giúp khách sạn quản lý thông tin nhân viên một cách khoa học, từ đó giúp khách sạn dễ dàng tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân viên. TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM 1. Yêu cầu chung về phần mềm - Tính Năng Dễ Sử Dụng (Usability): Phần mềm phải có giao diện trực quan, dễ hiểu và dễ sử dụng.
Điều này bao gồm việc cung cấp hướng dẫn, trợ giúp và tài liệu hướng dẫn sử dụng. - Hiệu Suất và Đáp Ứng (Performance and Responsiveness): Phần mềm cần phải nhanh chóng phản hồi các yêu cầu của người dùng và xử lý các tác vụ một cách hiệu quả, ngay cả dưới tải cao. - Tính Bảo Mật (Security): An ninh dữ liệu và bảo mật là rất quan trọng. Phần mềm phải bảo vệ chống lại các mối đe dọa an ninh, bao gồm việc mã hóa dữ liệu và bảo vệ thông tin người dùng.
- Khả Năng Mở Rộng (Scalability): Phần mềm nên được thiết kế để dễ dàng mở rộng, cho phép nâng cấp và mở rộng chức năng mà không cần phải viết lại toàn bộ hệ thống. - Khả Năng Tương Thích (Compatibility): Phần mềm nên tương thích với các hệ thống, thiết bị và trình duyệt khác nhau, đảm bảo rằng nó có thể hoạt động một cách hiệu quả trên một loạt các nền tảng. - Khả Năng Phục Hồi (Reliability): Phần mềm phải ổn định và đáng tin cậy, với khả năng phục hồi từ lỗi một cách nhanh chóng và hiệu quả. - Dễ Dàng Bảo Trì (Maintainability): Cấu trúc mã nguồn phải rõ ràng và tài liệu đầy đủ, giúp cho việc bảo trì và nâng cấp phần mềm trở nên dễ dàng hơn.
- Tính Linh Hoạt (Flexibility): Phần mềm nên linh hoạt để có thể thích ứng với các yêu cầu thay đổi và tích hợp với các hệ thống khác. - Tuân Thủ Pháp Luật và Tiêu Chuẩn: Phần mềm phải tuân thủ các quy định pháp lý và tiêu chuẩn ngành, bao gồm cả vấn đề bản quyền, bảo vệ dữ liệu cá nhân và tiêu chuẩn chất lượng. Chức năng của phần mềm Phần mềm quản lý khách sạn cần có các chức năng chính sau: + Quản lý đặt phòng: Hệ thống cho phép người dùng đặt phòng, hủy phòng, sửa thông tin đặt phòng,. Khi có khách đặt phòng, lễ tân sẽ kiểm tra xem khách đó có phải khách mới không để tạo phiếu thuê phòng.
Nếu là khách quen, lễ tân có thể thêm thông tin khách hàng trực tiếp trong cơ sở dữ liệu đang 9 có. Ngoài ra, lễ tân còn có thể chọn thanh toán một lượt tất cả các phòng của khách hoặc chỉ thanh toán phòng đang chọn. + Quản lý khách hàng: Hệ thống lưu trữ thông tin khách hàng, bao gồm thông tin cá nhân, thông tin đặt phòng,. Khi có khách hàng mới đặt phòng, lễ tân sẽ thêm thông tin khách hàng vào cơ sở dữ liệu.
+ Quản lý dịch vụ: Hệ thống lưu trữ thông tin về các dịch vụ mà khách sạn cung cấp, bao gồm giá cả, loại dịch vụ,. Lễ tân có thể thêm dịch vụ mà khách sữ dụng vào phiếu thuê. Dịch vụ mà khách dùng sẽ được thanh toán cùng với lúc trả phòng. + Quản lý khuyến mãi: Hệ thống cho phép người dùng thêm, cập nhật các thông tin về chương trình khuyến mãi.
Lễ tân có thể chọn chương trình khuyến mãi để áp dụng cho khách hàng khi khách thanh toán. + Quản lý thống kê: Hệ thống đưa ra các thống kê cho người dùng như: doanh thu, các dịch vụ được sữ dụng nhiều,… + Quản lý điều hành: Hệ thống lưu trữ thông tin nhân viên, và thông tin tài khoản. Quản lý có thể điều khóa tài khoản của nhân viên và thêm, sửa thông tin của nhân viên.