Chương 1 và cơ sở lý luận đã xây dựng ở Chương 2, tại Chương 3 chúng tôi đã tiến hành xây dựng dự thảo Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng dân dụng. Đây là chương quan trọng, thể hiện phần lớn kết quả nghiên cứu của đề tài. Những đóng góp của đề tài Kết quả nghiên cứu của Đề tài “Nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng cơ bản (công trình dân dụng) có những đóng góp sau: - Trình bày một cách có hệ thống các nhóm, các loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động xây dựng các công trình dân dụng ở nước ta hiện nay. - Xây dựng cơ sở lý luận của việc xác định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu của các công trình xây dựng dân dụng sản sinh ở các cơ quan liên quan.
- Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng dân dụng gồm 13 nhóm tài liệu và 68 loại hồ sơ, tài liệu. Trong đó, 17 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com những công trình xây dựng dân dụng thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử gồm 50/68 loại hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn, tài liệu của những công trình xây dựng dân dụng không có giá trị lịch sử được bảo quản theo tuổi thọ của công trình. - Đề tài sẽ là nguồn tài liệu tham khảo cho các cơ quan, tổ chức và những cá nhân làm công tác lưu trữ tài liệu xây dựng trong việc xác định giá trị của những tài liệu này. Đề tài được thực hiện thành công sẽ đóng góp một phần nhỏ về mặt lý luận trong việc nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng dân dụng nói riêng và tài liệu xây dựng nói chung - một loại tài liệu chưa được nghiên cứu nhiều ở nước ta hiện nay.
18 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Chƣơng 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TÀI LIỆU XÂY DỰNG 1. Khái niệm và đặc điểm của tài liệu xây dựng Tài liệu xây dựng là loại hình tài liệu chuyên ngành có tính đặc thù cao. Xung quanh khái niệm “tài liệu xây dựng” (tài liệu xây dựng cơ bản) có nhiều ý kiến, định nghĩa được nêu ra. Trước khi đi sâu vào nghiên cứu các nhóm, các loại tài liệu xây dựng và vận dụng các nguyên tắc, tiêu chuẩn định thời hạn bảo quản cho các loại tài liệu xây dựng đó thì việc nghiên cứu, đưa ra khái niệm, nắm hiểu được các đặc điểm của loại hình tài liệu này là vấn đề cần thiết.
Việc nắm chắc khái niệm và các đặc điểm của tài liệu xây dựng sẽ cung cấp cách nhìn nhận tổng quát về đặc điểm và giá trị của từng loại tài liệu xây dựng.Khái niệm Tài liệu xây dựng là một trong những thành phần tài liệu quan trọng của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Để xác định giá trị cho loại tài liệu này, cần làm rõ khái niệm tài liệu xây dựng và đặc điểm của chúng. Tham khảo Quy định tạm thời về quản lý tài liệu lưu trữ, tư liệu công trình xây dựng cơ bản do Cục Lưu trữ Nhà nước, Ủy ban kế hoạch Nhà nước Cộng Hòa Nhân dân Trung Hoa ban hành ngày 17 tháng 3 năm 1988 ban hành có nêu ra khái niệm: “Tài liệu lưu trữ, tư liệu công trình xây dựng cơ bản là những tài liệu được nộp lưu bảo quản trong quá trình chuẩn bị, quyết định đến hoàn thành công trình đưa vào sản xuất, sử dụng, bao gồm tài liệu chữ viết, bản vẽ, biểu đồ, tài liệu, kế toán, phim ảnh, dây ghi âm được hình thành trong hoạt động xây dựng cơ bản công trình từ lúc điều tra nghiên cứu, hội thảo, quyết định, kế hoạch, khảo sát, thiết kế, thi công, hoàn công, sản 19 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com xuất (sử dụng) thử”1. Khái niệm này đã liệt kê được hầu hết các dạng tài liệu hình thành qua các giai đoạn xây dựng một công trình xây dựng.
Tuy nhiên, do ban hành đã lâu nên một số thuật ngữ sử dụng trong khái niệm này đến nay đã không còn phù hợp nữa. Ngoài ra, việc định nghĩa “Tài liệu lưu trữ, tư liệu công trình xây dựng cơ bản là những tài liệu được nộp lưu bảo quản” là không hợp lý, bởi lẽ nếu viết như trên, người đọc rất dễ đánh đồng “tài liệu lưu trữ” và “tư liệu công trình xây dựng cơ bản” là một. Tài liệu lưu trữ phải là những tài liệu có giá trị nhất định trên nhiều phương diện khác nhau, còn tư liệu công trình xây dựng cơ bản lại được hiểu theo nghĩa rộng hơn, là toàn bộ tài liệu, tư liệu liên quan đến công trình đó, dù nó có giá trị lưu trữ hay không. Trong “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam” do Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam ấn hành năm 2011 có định nghĩa “Tài liệu lưu trữ xây dựng cơ bản (Archives documents of capital construction) là tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình thực hiện các dự án, công trình xây dựng cơ bản”.
Nghiên cứu khái niệm này và các tài liệu tham khảo có liên quan, chúng tôi cơ bản nhất trí với khái niệm này. Tuy nhiên, cần cụ thể hóa khái niệm này để thấy được quá trình hình thành nên tài liệu lưu trữ xây dựng. Cụ thể như sau: Tài liệu xây dựng là những tài liệu được hình thành trong quá trình xây dựng một dự án, công trình, từ việc lập dự án đầu tư xây dựng công trình, khảo sát xây dựng, thiết kế xây dựng công trình, thi công xây dựng công trình, giám sát thi công xây dựng công trình, quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình, lựa chọn nhà thầu trong hoạt động xây dựng và các hoạt động khác có liên quan đến xây dựng công trình. Sở dĩ chúng tôi dùng cụm từ “tài liệu xây dựng” vì khái niệm “xây dựng cơ bản” và “công trình xây dựng cơ bản” không còn phù hợp với tình hình kinh tế - xã hội hiện nay nữa.
Những cụm từ “xây dựng cơ bản” hay 1 Những văn bản pháp quy về lưu trữ của nước cộng hòa nhân dân Trung Hoa 1980-1992, , Bắc Kinh, 1992. 20 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com “công trình xây dựng cơ bản” được sử dụng nhiều trong những năm 80, 90 của thế kỷ trước, khi nước ta thực hiện công cuộc đổi mới, hoạt động xây dựng mới được manh nha, phát triển và xây dựng những công trình cơ bản đầu tiên trong hệ thống hạ tầng cơ sở vật chất của quốc gia. Mặt khác, nghiên cứu các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến lĩnh vực xây dựng, cụm từ “công trình xây dựng cơ bản” không được nhắc đến trong các văn bản này, mà chỉ có công trình dân dụng, công trình công nghiệp, công trình nông nghiệp và phát triển nông thôn, công trình hạ tầng kỹ thuật. Bên cạnh đó, cũng có ý kiến cho rằng “công trình xây dựng cơ bản” là cụm từ để chỉ các công trình xây dựng hạ tầng kỹ thuật, hạ tầng cơ sở kinh tế - xã hội có tính chất xây dựng lớn như công trình giao thông, thủy điện, cầu cảng… Những công trình này phần lớn thuộc diện nộp lưu vào các Lưu trữ lịch sử nên cụm từ “Tài liệu lưu trữ xây dựng cơ bản” là hợp lý.
Tuy nhiên, dưới góc độ lưu trữ học, không chỉ những công trình lớn mới có giá trị lưu trữ lịch sử mà những công trình văn hóa, lịch sử cũng thuộc diện nộp lưu. Do vậy, tác giả quyết định sử dụng cụm từ “Tài liệu xây dựng” thay cho “Tài liệu xây dựng cơ bản” trước đây. Từ khái niệm về tài liệu xây dựng nêu trên, chúng tôi đưa ra khái niệm tài liệu lưu trữ xây dựng như sau: Tài liệu lưu trữ xây dựng là những tài liệu xây dựng có giá trị thực tiễn, khoa học, kinh tế, lịch sử và các lĩnh vực khác được lựa chọn để lưu trữ. Để đưa ra khái niệm trên, chúng tôi đã tham khảo khái niệm tài liệu lưu trữ được đưa ra trong Luật Lưu trữ trên cơ sở không có sự giới hạn về nơi bảo quản, vật mang tin cũng như quyền sở hữu tài liệu.
Bất kỳ tài liệu xây dựng nào có giá trị thực tiễn, khoa học, kinh tế, lịch sử và các lĩnh vực khác, không phân biệt hình thức thể hiện thông tin, quyền sở hữu tài liệu hay nơi bảo quản đều là tài liệu lưu trữ xây dựng. 21 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail. Đặc điểm của tài liệu xây dựng - Tài liệu xây dựng của một công trình được sản sinh trong thời gian tương đối dài. Khác với tài liệu hành chính thông thường, tài liệu xây dựng được hình thành từ khi lập dự án và phê duyệt, khảo sát, thiết kế, trải qua quá trình thi công, nghiệm thu và quyết toán.
Tùy theo quy mô của từng dự án, công trình mà thời gian của tài liệu đó dài hoặc ngắn khác nhau. Ví dụ: Công trình Sân vận động quốc gia (Mỹ Đình) được khởi công từ năm 2001 và hoàn thành vào năm 2003, như vậy tài liệu của công trình này kéo dài trong thời gian hai năm; Hoặc như công trình Keangnam Hanoi Landmark Tower bắt đầu xây dựng từ năm 2007, đến năm 2012 mới hoàn thành thì tài liệu lại kéo dài hơn là 5 năm. - Tài liệu xây dựng đa dạng về thành phần, kích thước và tác giả hình thành. Sự đa dạng của tài liệu xây dựng là một trong những đặc điểm để phân biệt loại hình tài liệu này so với các tài liệu khác.
Về thành phần, ngoài những văn bản hành chính thông thường, tài liệu xây dựng còn có rất nhiều bản vẽ, các loại báo cáo, giấy kiểm định chất lượng, tài liệu ảnh, tài liệu về quản lý vật tư, tài chính…Về kích thước, nếu như tài liệu hành chính chủ yếu sử dụng khổ giấy kích thước A4, thì tài liệu xây dựng của một công trình sử dụng rất nhiều kích thước giấy không giống nhau. Sở dĩ như vậy là vì tài liệu xây dựng bao gồm nhiều bản vẽ, mỗi bản vẽ lại có kích thước khác nhau. Sự đa dạng về kích thước của tài liệu chính là đặc điểm đặc thù của tài liệu xây dựng. Ngoài ra, tài liệu xây dựng còn có sự đa dạng về tác giả hình thành nên tài liệu.