CHƯƠNG I: KHAO SAT HE THONG 1.1 Mục đích, yêu cầu Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng tại cửa hàng Cafẻ với mục tiêu khách hàng có thê dễ dàng tương tác với cửa hàng cũng như việc quản lý sẽ hiệu quả hơn. Hệ thống sẽ giúp việc kiêm kê nhập xuất hàng hóa vào kho một cách chính xác. Ngoài ra, cửa hàng còn có hệ thống chăm sóc khách hàng. Cụ thể có những loại hình dịch vụ cơ bản như khuyến mãi giảm giá, giao hàng tận nơi, .2 Một số câu hói kháo sát - _ Một số nhãn hiệu cửa hàng Café được yêu thích? HighLand, StarBucks, Trung Nguyên, NesCafe.
- _ Yếu tô được yêu thích với những nhãn hiệu trên? Hương vị, phong cách phục vụ, sự tiện lợi, không gian ,g1á thành. -_ Thời gian thường hay sử dụng café? Các địp cuối tuần, sau giờ cao điểm hoặc đi chơi. -_ Đi tượng hay sử dụng café? Hoc sinh, sinh viên, nhân viên,. - _ Yếu tổ quan trọng đối với sản phẩm? Hương vị, hình thức trình bày.
- _ Thông tin quảng cáo đến với mọi người qua hỉnh thức nào? Thông qua hình thức phát tờ rơi, hoặc qua các trang mạng xã hội (Facebook, Zalo, Instapram, Youtube, Twitter, Pinterest, Foody,. ) - _ Mức giá phù hợp với I suất ? Giá càng rẻ càng tốt nhưng không nên rẻ quá sẽ ảnh hưởng đến chất lượng đồ uống. - _ Chất lượng đồ uống có đảm bảo vệ sinh không? Cửa hàng có thương hiệu lâu năm, quy trình chế biến được chuân hóa và niêm yết, các trang bị va phòng ốc thường xuyên được vệ sinh và kiêm tra định kỳ. 1 - Cach quan ly cac nguyén liéu, có nguyên liệu nao da qua han su dung ma vấn dùng (dùng kho lạnh bảo quản nguyên liệu, cuối tuân kiêm tra đồ trong kho lạnh nếu đỗ nào quá hạn sử dụng làm phiếu báo hủy, mỗi tuần kiêm tra 1 lần).
Đồ nguyên liệu luôn được kiểm tra định kỳ hàng ngày, không sử dụng nguyên liệu quả hạn. Các nguyên liệu quá hạn luôn được hủy ngay lập tức. - _ Nguồn gốc nguyên liệu có đảm bảo an toàn không? Nguyên liệu chủ yếu nhập từ các công ty chuyên cung cấp nên đảm bảo về uy tín và chất lượng. - _ Cách thức quản lý ban hang cura hang Café ? Khách hàng sẽ tự chọn tại quây với sự trợ giúp của nhân viên, sau khi thanh toán và gọi đồ, khách hàng sẽ tự phục vụ (bê về chỗ, lấy đồ ăn kèm, nước uống, .) - _ Khi khách chọn (mua) đỗ xong thì ai sẽ xử lý van dé đó? (phần mềm máy tinh in hoa đơn tự động) Nhân viên ban hang sẽ hộ khách hàng.
f> Hệ thông cân phải đáp ứng các yêu cầu: - _ Cửa hàng phục vụ cả đỗ ăn lẫn thức uống và một số khác đi kèm. - _ Nhân viên sẽ phải tính toán va in hoa don cho khách hàng. - _ Sau khi chọn món khách hàng sẽ lấy hóa đơn và thanh toán ngay với nhân viên rồi trở về chỗ của mình đê đợi đỗ uống làm xong. - _ Cửa hàng cần chú trọng về chất lượng đỗ uống với giá cả phù hợp.
- _ Kiểm tra thường xuyên nguyên liệu làm đỗ uống cũng như các đồ dùng liên quan và các trang thiết bị trong cửa hàng.3 Đánh giá hệ thống cũ ® UƯuđiểm: Cơ cầu quản lý của cửa hàng chặt chẽ và logic, nếu thực hiện đúng các nguyên tắc của quy trình quán lý thì công việc được tiến hành chính xác, đảm bảo yêu cầu. Bên cạnh đó phương tiện để quản lý là giấy tờ số sách nên có thê lây và xem, tra cứu sửa chữa được tiễn hành không cần những điều kiện cầu kì như máy móc, trang thiết bị hiện đại. ® Nhược điểm : Việc lưu trữ thông tin nhân viên, khách hàng cũng như các thông tin khác trong việc quán lý hệ thống đều được tiên hành thủ công bằng số sách và các chứng từ với một số lượng lớn, chính vì vậy gây ra nhiều khó khăn cho công tác quản lý, tốn nhiều thời gian và công sức cho nhân viên quan lý với những công việc kiểm tra, tra cứu, kiểm kê phức tạp. Khi lưu trữ thông tin bằng phương pháp này nếu có sai sót thì việc sửa đối gặp nhiều khó khăn.Chắng hạn, muốn sửa thông tin trong hồ sơ nhân viên thi phải gạch đi rồi sửa lại bên cạnh, sẽ rất không hay nếu phải sửa đổi nhiều lần.4 Mô hình nghiệp vụ của hệ thống Mô hình nghiệp vụ là một mô hình đặc tả các chức năng nghiệp vụ của một hệ thống và những mối quan hệ bên trong giữa các chức năng đó cũng như các mỗi quan hệ của chúng với môi trường bên ngoài.
Một trong những thê hiện của mô hình nghiệp vụ là biêu đồ ngữ cảnh hệ thống và biêu đồ phân rã chức năng. Muốn xác định mô hình nghiệp vụ của hệ thống thì trước hết ta phải xác định được các tác nhân của hệ thống: Tác nhân của hệ thống có thê là một người, một nhóm người, một tô chức hay một hệ thông khác và có tương tác với hệ thông về mặt thông tin (nhận hay gửi dữ liệu). Đôi với hệ thong này, một sô tác nhân sẽ bao gom: Customer (Khách hàng) : liên hệ với cửa hàng và đặt các hóa đơn mua cafẻ hoặc đến trực tiếp cửa hàng để gọi café. Yêu cầu thêm một số dịch vụ của cua hang.
Manager (Người quản lý): truy cập đến mọi thành phần của cửa hàng, đảm nhận nhiệm vụ nhập hàng tức là nhập các thông tin về hàng hóa khi có hàng hóa nhập vào; tìm kiếm thông tin về hàng hóa đã nhập, hàng tổn, thông tin khách hàng, thông tin nhà cung cấp. Staf (Nhân viên) : có nhiệm vụ bán hàng, lập hóa don ban hàng cho khách, cung cấp thông tin về sản phẩm cho khách hàng và chỉ có quyền truy nhập một số chức năng trong hệ thông như: tìm kiếm thông tin về khách hàng, danh mục hàng hóa. CHUONG 2 : PHAN TICH NGHIEP VU BAITOAN 2.1 Nghiép vu quan ly ban hang tại cửa hàng café 2.1 Sơ lược nghiệp vụ : -Khi có khách hàng vào quản thi nhân viên phục vụ có nhiệm vụ chào hỏi khách ,hỏi xem khách có đặt chỗ trước hay không, sau khi kiểm tra số bàn trồng trong quán thì thông báo lại cho khách đê khách nắm bắt được, sau đó hướng dẫn cho khách vào bàn đã chọn. Nếu khách hàng muốn mua về thì nhân viên phục vụ sẽ hướng dẫn khách đến quây pha chế để order đỗ uống và thanh toán trực tiếp với nhân viên quây.
- Mỗi khách hàng đến quan sẽ được phát Í menu, khách hàng lựa chọn loại đồ uống (đồ ăn kèm) có trong menu xong sẽ được ghi vào phiếu order và được chuyên đến bộ phận pha chế.Căn cứ vào phiếu của khách ,bộ phận pha chế sẽ pha đỗ uống cho khách .Nhân viên thu ngân tại quay sẽ nhận phiếu order để nhập vào hóa đơn thành toán.Đồ uống sau khi được pha chế xong tại quây thì nhân viên phục vụ sẽ mang ra phục vụ cho khách. - Khi khách hàng ra về sẽ yêu cầu thanh toán thì nhân viên phục vụ đến gặp nhân viên thu ngân đê lây hóa đơn mang ra cho khách, nhân viên phục vụ nhận tiền khách thanh toán rồi giao cho nhân viên thu ngân, nếu khách trả thửa tiền thì trả lại tiền thừa cho khách.2 Chi tiết nghiệp vụ: - Quan ly ban. - Quan ly dat chỗ. - Quan ly khach hang.
- Quan ly nhan vién. - Quan lý nguyên liệu. - _ Quản lý nhập xuất kho. Quan ly menu.
Quan ly ban hang. Quản lý doanh thu. Quan ly ban: Vị trí bàn và số lượng chỗ ngồi sẽ được cập nhật liên tục và thông báo cho khách hàng mới đến quán. Nếu không còn bàn trồng thì thông báo cho khách hàng và tùy theo tình hình có thê gợi ý ghép bàn cho khách hàng.
Nếu khách hàng đặt bàn qua hotline hoặc website thì nhân viên phục vụ kiêm tra số bàn còn trồng trong quán và thông báo cho khách. Khi khách hàng đến nhận bàn thì nhân viên phục vụ dẫn khách vào bàn đã được đặt trước đó. Nếu quá hạn đặt bàn thì nhân viên phục vụ làm mới lại bàn đã đánh dâu được đặt thành bàn trồng và thông báo với khách hàng là bàn đặt trước đã bị hủy. Thông tin về bàn bao gồm : Loại ban, s6 ban, vi tri ,tinh trang.
Nếu có bàn bị hỏng hoặc sửa chữa hoặc quán thêm bàn vào thì phải cập nhật lại mới thông tin ban trong quán. Quan ly dat chỗ: - _ Khi khách hàng muốn đặt chỗ tai quan thi nhân viên có trách nhiệm kiêm tra xem yêu cầu của khách hàng có đáp ứng được hay không( số chỗ ngồi khách yêu cầu, vị trí chỗ ngôi, thời gian,. ) nếu đáp ứng thì lưu thông tin đặt chỗ của khách hàng và ïn cho khách một phiếu đặt chỗ trước, thông tin phiếu đặt bao gồm : mã phiếu , ngày lập, mã khách hàng, tên khách hàng, yêu cầu. Phiếu đặt được in thành 2 bản, 1 bản đưa cho khách, 1 ban lưu lại.
Khách hàng có thê đặt chỗ nhiều lần khi có nhu câu, mỗi lần đặt sẽ có I phiếu đặt được lập. Quán lý khách hàng: - Khach hang dén quan hoac dat hang qua hotline hoac website khi thanh toán sé liu lai thong tin: tén khach hang , số điện thoại ,mã khách hàng , ghi chu. Khach hang dén quan sé duge 1 phiéu tich diém, mdi lan khach mua hang sé duoc 1 diém , du so diém thì khách sẽ nhận được ưu đãi của quan và được đánh dâu là khách quen của quan. - _ Khách quen sẽ được lưu vào danh sách ưu tiên của quan Quán lý nhân viên : - _ Nhân viên của quán là người trực tiếp ảnh hưởng đến việc kinh doanh của cửa hàng, mỗi một nhân viên sẽ được quản lý thông qua hệ thông điểm danh bằng hệ thống mã vân tay ,thông ¡in được lưu bao gồm : mã nhân viên, tên nhân viên , giờ bắt đầu, giờ kết thúc , đếm số ngày đi làm, số buổi nghỉ, số điện thoại, ghi chú.Trong đó giờ bắt đầu và giờ kết thúc sẽ được tính theo ngày nhân viên check mã vân tay lúc đến và trước khi về Quán lý nguyên liệu: - _ Khi hàng được nhập về kho sẽ được nhân viên quản lý kho phân loại theo loại hàng: Cafe gồm các loại caf chỗn, cafe nguyên hạt, café xay, café hòa tan.
Phụ gia cafe như chất cải thiện về mùi, về vị, cải thiện về đọ sánh đặc, cải thiện về màu Hương liệu như bơ,sữa tươi, vamI, matcha, syro, chocolate, caramel,.
