Chương 1 CÔNG TÁC XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU VỚI HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI 1. Các vấn đề chung về xử lý nội dung tài liệu 1. Khái niệm về xử lý nội dung tài liệu Xử lý tài liệu là một tập hợp các công đoạn ghi lại các đặc trưng về hình thức và nội dung trong tài liệu nhằm mục đích kiểm soát, quản lý vốn tài liệu; đồng thời tạo lập ra các loại mục lục, bộ máy tra cứu và các điểm truy cập giúp cho người dùng tin có thể tra cứu, tìm kiếm tài liệu một cách dễ dàng, thuận tiện. Xử lý tài liệu bao gồm xử lý hình thức tài liệu và xử lý nội dung tài liệu.
Xử lý nội dung tài liệu là một phần của công tác xử lý tài liệu. Công việc này bao gồm các công đoạn: định chỉ mục (gồm phân loại tài liệu, định từ khóa hoặc định đề mục chủ đề), tóm tắt, tổng luận, v. nhằm trợ giúp người dùng tin tìm kiếm tài liệu theo nội dung và sử dụng thông tin trong các tài liệu đó một cách thuận lợi. Định chỉ mục là công đoạn xử lý tài liệu để lập ra các chỉ mục như chủ đề, tên người, tên cơ quan địa danh, tên tổ chức, …để giúp người dùng tin có được các điểm truy cập tài liệu trong mục lục truyền thống cũng như mục lục trực truyến [1, tr.
Việc định chỉ mục được tiến hành theo quy trình tổng thể như sau: - Phân tích chủ đề; - Xác định các đặc trưng nội dung của tài liệu; - Dịch các đặc trưng sang ngôn ngữ tư liệu; 15 - Trình bày [5, tr. Phân tích chủ đề là việc tìm hiểu tài liệu, xác định nội dung chính của nó, nhằm phục vụ cho việc định chỉ mục. Nội dung chính của tài liệu được xác định thông qua các đặc trưng. Đối với công tác phân loại tài liệu, yếu tố đặc trưng cho nội dung tài liệu mà người cán bộ cần quan tâm là: đối tượng nghiên cứu và phương diện nghiên cứu.
Trong đó, đối tượng nghiên cứu là một phần của thực tại khách quan (sự vật, hiện tượng khách quan) được nghiên cứu và phản ảnh trong tài liệu. Khi xác định đối tượng nghiên cứu, thứ nhất, cán bộ biên mục cần phân định rõ vai trò của các đối tượng nghiên cứu, để từ đó xác định rõ đối tượng nghiên cứu bậc 1 và đối tượng nghiên cứu bậc 2. Thứ hai, cán bộ biên mục cần tránh nhầm lẫn đối tượng nghiên cứu theo quan niệm trong xử lý thông tin với quan niệm của tác giả tài liệu. Phương diện nghiên cứu là các góc độ, khía cạnh, quan điểm nghiên cứu (phương diện nội dung); địa điểm nghiên cứu (phương diện địa điểm); thời gian nghiên cứu (phương diện thời gian); thể loại, cách thức trình bày của tài liệu (phương diện hình thức).
Một thuật ngữ có thể là đối tượng nghiên cứu hoặc là phương diện nghiên cứu tùy nội dung của tài liệu cụ thể. Vì vậy, cán bộ biên mục cần chú ý sự hoán đổi vai trò giữa đối tượng nghiên cứu và phương diện nghiên cứu. Đối với công tác định từ khóa tài liệu, ngoài việc xác định rõ các đối tượng nghiên cứu và các phương diện nghiên cứu như trong công tác phân loại tài liệu, thì trong quá trình phân tích chủ đề cán bộ biên mục còn phải quan tâm tới phương pháp nghiên cứu đặc thù và lĩnh vực áp dụng kết quả nghiên cứu được đề cập trong nội dung tài liệu. Cán bộ biên mục cũng cần chú ý sự hoán đổi vai trò giữa đối tượng nghiên cứu và phương pháp nghiên cứu trong từng tài liệu cụ thể.
16 Phân loại tài liệu là việc xác định nội dung chính của tài liệu và thể hiện nó bằng các ký hiệu phân loại. Các ký hiệu này được rút ra trên cơ sở một bảng phân loại cụ thể mà thư viện và các cơ quan thông tin sử dụng [2, tr. Ký hiệu phân loại là một loại ngôn ngữ tư liệu gồm các đơn vị từ vựng được mã hóa nhờ ký hiệu số và/ hoặc chữ được sử dụng để đánh chỉ số cho các tài liệu theo các môn ngành tri thức [2, tr. Bảng phân loại là một hệ thống phân loại được trình bày dưới dạng sơ đồ nhằm phản ánh mối quan hệ logic, đẳng cấp theo thứ bậc giữa các khái niệm môn ngành tri thức nhằm mục đích áp dụng vào việc phân loại [2, tr.
Bảng phân loại được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay ở Việt Nam là Bảng phân loại thập phân Dewey (DDC - Dewey Decimal Classification), Bảng phân loại BBK (Bibliograficheskaija Klassifikacija), Bảng phân loại dùng cho các thư viện khoa học tổng hợp (do Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn). Định từ khoá là quá trình phân tích nội dung tài liệu và mô tả nội dung chính của tài liệu bằng một tập hợp các từ khoá nhằm phục vụ cho việc lưu trữ và tìm tin trong các cơ sở dữ liệu [1, tr. Từ khóa là một loại ngôn ngữ tư liệu gồm các đơn vị từ vựng là từ và ngữ dựa trên ngôn ngữ tự nhiên, biểu thị các khái niệm đơn giản và được trình bày độc lập với nhau [5, tr. Quy trình định từ khoá có thể được thực hiện theo phương thức định từ khoá tự do hoặc định từ khoá kiểm soát.
Đối với định từ khoá tự do, cán bộ xử lý dịch các đặc trưng nội dung sang ngôn ngữ từ khoá bằng cách sử dụng phương pháp xử lý từ vựng [5, tr. Còn đối với định từ khoá kiểm soát, cán bộ xử lý sử dụng một phương tiện kiểm soát từ khóa được chấp nhận, đó là các bộ từ khoá, từ điển từ khóa [5, tr. Hiện nay, ở Việt Nam phương tiện kiểm soát từ khoá được sử dụng rộng rãi là Bộ Từ khóa do Thư viện Quốc gia 17 Việt Nam biên soạn và Từ điển Từ khóa Khoa học Công nghệ do Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia biên soạn. Định đề mục chủ đề là quá trình phân tích nội dung tài liệu nhằm xác định đề tài chủ yếu của tài liệu đó và thể hiện chúng bằng các đề mục chủ đề theo một khung đề mục chủ đề nhất định [1, tr.
Đề mục chủ đề là một loại ngôn ngữ tư liệu có các đơn vị từ vựng là từ và ngữ dựa trên ngôn ngữ tự nhiên, biểu thị các khái niệm đơn giản hoặc phức tạp được trình bày theo cấu trúc quy định [5, tr. Khung đề mục chủ đề: gồm các đơn vị từ vựng là các đề mục chủ đề, được sắp xếp sao cho dễ tìm nhất (xếp theo vần chữ cái, các quan hệ ngữ nghĩa, sơ đồ, hoán vị, …) [5, tr. Tóm tắt tài liệu là trình bày lại nội dung chính của tài liệu gốc một cách ngắn gọn, cô đọng dưới dạng một bài viết ngắn, sao cho người đọc tiếp thu nội dung đó nhanh nhất, chính xác nhất [5, tr. Bài tóm tắt có vai trò rất quan trọng trong quá trình tìm tin và phổ biến thông tin: - Trợ giúp chọn lọc thông tin trong quá trình tìm tin: Bằng việc thông báo cho người dùng tin những đặc điểm và nội dung tài liệu gốc, bài tóm tắt giúp người dùng tin loại bỏ những tài liệu không phù hợp, dễ dàng phân loại chúng theo giá trị nội dung của từng tài liệu đối với yêu cầu tin của mình theo thứ tự ưu tiên để thuận tiện cho việc sử dụng và tra cứu [5, tr.
- Tiết kiệm dung lượng lưu trữ và truyền thông tin [5, tr. - Thay thế tài liệu gốc trong một số trường hợp đặc biệt: tài liệu gốc viết bằng tiếng hiếm; tài liệu hạn chế truy cập; tài liệu tham khảo phụ trợ [5, tr. 18 Tổng luận là một loại sản phẩm thông tin trình bày tổng quát và có hệ thống về một đề tài nhất định trên cơ sở xử lý thông tin từ nhiều nguồn tin trong một giai đoạn nhất định [5, tr. Tổng luận cung cấp cho người dùng tin nội dung theo các mức độ sau đây nhằm trợ giúp ra quyết định giải quyết vấn đề: thông tin tổng quát về đề tài được quan tâm; kiến thức được hệ thống hoá về đề tài trên; đúc rút ra bản chất cốt lõi và động thái tiến triển của vấn đề; ý kiến đánh giá vấn đề, đề xuất biện pháp thực hiện [5, tr.
Tổng luận có vai trò đặc biệt quan trọng đối với quá trình ra quyết định, đáp ứng nhu cầu tin cho hoạt động quản lý với các đặc điểm: cần ra quyết định chính xác, kịp thời; cần mức độ tổng hợp và tích hợp thông tin cao. Người biên soạn tổng luận thường là các chuyên gia thông tin, chuyên gia các ngành. Các yêu cầu và tiêu chí đánh giá chất lượng công tác xử lý nội dung tài liệu 1. Định chỉ mục Để chất lượng việc định chỉ mục đảm bảo tính khoa học thì công tác định chỉ mục phải đảm bảo được các yêu cầu sau: - Tính chính xác: là mức độ tương ứng giữa lượng khái niệm của đặc trưng nội dung tài liệu với lượng khái niệm đặc trưng được chọn để mô tả.
Việc định chỉ mục cần phải đạt được độ chính xác cao nhất. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp do phải dung hòa với các giới hạn của một hệ thống cụ thể mà mức độ chính xác cao nhất không được đảm bảo. Khi đó phương thức được khuyến khích áp dụng là mở rộng khái niệm ở mức cao hơn gần nhất [5, tr. - Tính khách quan: các đặc trưng nội dung thông tin trong tài liệu gốc phải được trình bày theo đúng tư tưởng của tác giả, không được biến đối hoặc bổ sung theo ý kiến chủ quan của người xử lý, không có bất cứ sắc thái đánh giá nào đối với tài liệu gốc [5, tr.
19 - Tính đơn nghĩa: mỗi nội dung khoa học tương ứng với một tập hợp chỉ mục và chỉ một mà thôi; kết quả xử lý cùng một tài liệu bởi các người khác nhau thì phải giống nhau. Để đạt được tính đơn nghĩa cần phải loại trừ tính chủ quan trong khi định chỉ mục. Muốn loại trừ tính chủ quan cần phải có phương pháp thống nhất và phương tiện thống nhất [5, tr. - Tính đầy đủ: là sự bao hàm đầy đủ các đặc trưng quan trọng nhất của tài liệu, với độ sâu tương ứng với quy định chung của hệ thống.
Tất cả các đặc trưng tài liệu phù hợp với quy định của hệ thống phải được chọn đầy đủ [5, tr. Để đánh giá chất lượng của công tác xử lý nội dung tài liệu, có thể xây dựng các hệ thống tiêu chí đánh giá theo những cách khác nhau, tùy theo mục tiêu đánh giá.