Chương 1: Trong chương này, KLTN sẽ giới thiệu về bài toán của ứng dụng cố vấn sinh viên. Bên cạnh đó cũng chỉ ra các điểm mạnh, điểm yếu của một số ví dụ các hệ thống tương tự khác để từ đó có thể từng bước hoàn thiện hơn với khóa luận này. ● Chương 2: Trong Chương 2, KLTN sẽ trình bày về việc phân tích và thiết kế hệ thống cố vấn sinh viên. ● Chương 3: Nội dung Chương 3 sẽ tập trung vào việc cài đặt và đánh giá hệ thống, các kết quả đạt được ở chương trước.
● Chương 4: Đưa ra kết luận và hướng phát triển trong tương lai của ứng dụng. GIỚI THIỆU CHUNG Hiện nay, các trường Đại Học trên thế giới nói chung hay trong Việt Nam nói riêng đều đang có triền khai các nền tảng cố vấn học tập nhắm cải thiện hiệu quả học, hướng tới một sự phát triển bền vững giữa sinh viên và nhà trường. Theo một kết quả khảo sát gần đây của Viện nghiên cứu đào tạo kinh tế quốc tế (Thành phố Hồ Chí Minh), có tới 15-20% sinh viên nhận ra mình chọn sai ngành nghề sau khi ra trường. Một con số thể hiện điều này có thể nói tới đó là số sinh viên bị cảnh báo học vụ, đình chỉ học tập hàng năm (10-23%).
Bên cạnh đó, năm 2019, trung tâm dự báo nhu cầu nhân lực và thông tin thị trường lao động thành phố Hồ Chí Minh nói rằng tỉ lệ sinh viên chọn sai ngành lên tới 60%. Giáo dục là chìa khoá dẫn tới thành công của một quốc gia, là lĩnh vực mà lúc nào cũng được quan tâm bậc nhất. Từ những con số trên, chúng ta có thể thấy việc cố vấn cho sinh viên là một việc bắt buộc cần làm để giúp sinh viên có cái nhìn đúng đắn nhất khi đưa ra lựa chọn về ngành nghề cũng như kế hoạch học tập của bản thân để có thể tiết kiệm ít nhất thời gian mà vẫn đưa ra được lựa chọn đúng đắn về sự nghiệp sau này. Việc lựa chọn sai ngành hay kết quả học tập không được như ý có thể đến từ rất nhiều lý do.
Biểu đồ thể hiện nguyên nhân sinh viên học sai ngành, trái ngành Có thể thẩy, tới gần 50% số sinh viên được phỏng vẩn cho rằng lý do sinh viên chọn sai ngành, trái ngành là do chưa được định hướng cụ thể, rõ ràng, từ đó đưa ra lựa chọn chưa chính xác cho bản thân mình. Vì vậy, đòi hỏi một hệ thống có thể giúp sinh viên kết nối, giao tiếp, nhận thông tin để có thể hiểu rõ hơn về mục tiêu học tập, định hướng của bản thân. Bài toán này hướng đến một ứng dụng có thể giải quyết vấn đề nêu trên. Ngoài ra, sau khi sinh viên đã có hiểu biết về ngành học, định hướng của bản thân thì ứng dụng vẫn là một nơi sinh viên có thể dựa vào để tìm sự trợ giúp từ các giảng viên trong trường từ các sự kiện, webinar.
Hơn thể nữa, sinh viên được cung cấp các dụng cụ để tự quản lý được công việc, thời gian trên trường như lịch, thời khóa biểu cá nhân, tính năng lên kế hoạch, tổng hợp đầu mục công việc để tiết kiệm thời gian. Mô tả hệ thống 1. Đầu vào của hệ thống KLTN sẽ xây dựng hệ thống cố vấn sinh viên với yêu cầu các đầu vào sẽ bao gồm các thông tin sau: Dữ liệu sinh viên, giảng viên, khoa, môn học, lịch học, điểm số của sinh viên (các dữ liệu này sẽ được cung cấp bởi một API do KLTN tự cung cấp nhằm đảm bảo tinh thực tế của bài toán) 1. Các tính năng hỗ trợ chính của hệ thống Để có thể mô tả tính năng của hệ thống một cách tổng quan và chi tiết, KLTN sẽ tách danh sách các tính năng dựa trên ba vai trò của người dùng trong hệ thống, trong đó bao gồm: giảng viên (teacher), sinh viên (student), quản trị hệ thống (admin).
Các tính năng dành cho giảng viên và sinh viên: Từ các thông tin được trả về từ API trên, hệ thống giúp giảng viên, sinh viên có thể login vào bằng email của minhg. Dựa trên thông tin môn học, lịch học của từng cá nhân, hệ thống sẽ xây lên một thời khoá biểu tương ứng. Bên cạnh thông tin môn học thực tế của sinh viên hay giảng viên, lịch cá nhân này còn có thể hiện các sự kiện, webinar hay các cuộc hẹn cá nhân mà sinh viên hay giảng viên đó có tham gia. Ngoài tính năng liên quan tới sự kiện, tạo lịch hẹn, ứng dụng còn hỗ trợ sinh viên có thể tìm kiếm giảng viên, bạn cùng lớp để tạo cuộc hội thoại thời gian thực.
Tính năng này giúp sinh viên có thể kết nối với giảng viên hay bạn bè một cách bảo mật và riêng tư. Bằng cách này, sinh viên có thể giao tiếp, đặt câu hỏi với giảng viên một cách thoải mái, thuận lợi hơn. Riêng với tài khoản sinh viên, sinh viên có thể bật hay khoá tính năng tìm kiếm từ sinh viên khác nhằm bảo vệ thông tin cá nhân của sinh viên. Một tính năng khác ứng dụng cung cấp là tính năng tạo kế hoạch, lên đầu mục công việc cho bản thân hay cho một nhóm.
Tính năng này giúp sinh viên quản lý đầu mục công việc một cách hiệu quả hơn, từ đó có thể tiết kiệm thời gian cho công việc khác. Một trong những kỹ năng mà sinh viên cần học trong 4 năm đại học là kỹ năng làm việc nhóm, tính năng này cũng giúp sinh viên có thể tạo kế hoạch cho nhóm, từ đó, phát triển kĩ năng mềm này. 15 Các tính năng dành cho giảng viên: Một tính năng nữa dành cho giảng viên trong ứng dụng là tính năng xem điểm số của sinh viên trong một lớp học. Các sinh viên có điểm số thấp hơn hay bằng 6 sẽ được bôi đỏ, giúp giảng viên dễ nhận biết, từ đó có thể đưa ra hành động hợp lý.
Giảng viên cũng có thể tạo lịch hẹn hay gửi email cho một hay nhiều sinh viên từ màn hình này. Hệ thống cũng sẽ cung cấp các tính năng cơ bản như tìm kiếm, tra cứu thông tin sinh viên, giảng viên hay thông tin các sự kiện, webinar sắp tới. Giảng viên có thể chỉnh sửa thông tin cơ bản của sự kiện như thời gian, địa điểm, mô tả. Các tính năng dành cho quản trị hệ thống: Đối với tài khoản quản trị hệ thống, đây là tài khoản có quyền cao nhất và có thế tiếp cận tới các thông tin cơ bản nhưng quan trọng của hệ thống như thông tin khoa, thông tin cá nhân của giảng viên, sinh viên, thông tin môn học, lớp học hay thông tin thông báo của hệ thống.
Quản trị hệ thống có thể dễ dàng thêm, sửa các thông tin nêu trên, ngoài ra còn có thể quản lí thành viên trong từng lớp, ví dụ giảng viên A sẽ dạy lớp B hay thêm sinh viên C vào lớp B cũng như loại bỏ sinh viên D khỏi lớp B. Với quyền lớn nhất của hệ thống như vậy, quản trị hệ thống có thể dễ dàng thao tác với cơ sở dữ liệu để chỉnh sửa thông tin cơ bản của hệ thống trong thời gian ngắn nhất. Để phân tích sự khác biệt đối với các hệ thống khác, tiếp theo đây KLTN sẽ đưa ra hai hệ thống tương tự để tiến hành phân tích, so sánh, cũng như đánh giá được ưu, nhược điểm của từng hệ thống tương ứng, qua đó có những cái nhìn đa chiều về hệ thống đã xây dựng cũng như học hỏi, áp dụng vào hệ thống này. Phân tích các ứng dụng tương tự Do việc tìm hiểu chi tiết các ứng dụng tương tự có nhiều khó khăn, hạn chế vì chỉ có tải khoản sinh viên hay giảng viên của trường đó mới có thể đăng nhập.
Trong pham vi bài toán này, KLTN sẽ đưa ra nhận xét hai ứng dụng tương tự, một ứng dụng của trường đại học bên nước ngoài và một ví dụ của trường đại học trong đất nước Việt Nam. Ứng dụng “Cố vấn học tập Starfish” Starfish là một ứng dụng được sinh ra nhằm mục đích đem lại sự hỗ trợ tới sinh viên 16 trong quá trình học tập, đảm bảo tất cả sinh viên nhận được sự giúp đỡ và can thiệp đúng lúc nhất. Starfish hiện đang được sử dụng bởi rất nhiều trường đại học như: trường Đại Học North Dakota, trường Đại Học LeTourNEAU. Để sử dụng, trải nghiệm Starfish, người dùng có thể đi tới trang web của sản phẩm Starfish và yêu cầu demo.
Hình ảnh minh hoạ hệ thống cố vấn sinh viên Starfish 1. Điểm mạnh Có thể áp dụng cho mọi trường đại học bởi Starifish là một sản phẩm dạng SAAS Tính năng Early Alert System: Starfish cung cấp tính năng để giảng viên có thể dễ dàng lọc, tìm kiếm các sinh viên có điểm số “báo động” và dễ dàng lên kế hoạch can thiệp kịp thời Khả năng tích hợp: Starfish có thể dễ dàng tích hợp với các phần mềm quản lý sinh viên khác, tham khảo Starfish API 1. Điểm yếu Chi phí cao: chi phí để sử dụng Starfish là cao đối với các trường, học viện với quy mô vừa và nhỏ Không có tính năng quản lý vai trò của giảng viên (tham khảo) 1. Nhận xét khác 17 Starfish là một nền tảng cung cấp giải pháp Student Advisor được nhiều trường Đại học tin tưởng sử dụng.
Starfish được cung cấp bởi công ty EAB và webapp khi sử dụng sẽ được deploy ở môi trường cloud (Starfish là một sản phẩm dạng SAAS). Song, chi phí là một vấn đề lớn với các trường, học viên với quy mô vừa và nhỏ. Ứng dụng “Cố vấn sinh viên” của UEH (trường đại học Kinh Tế thành phố Hồ Chí Minh) Nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả trong công tác cố vấn học tập, UEH đã cho ra mắt nền tảng quản lý mới UEH Advisor Platform với phương châm hiện đại - nhanh chóng - tiện ích. Ứng dụng là minh chứng cho công tác chuyển đổi số trong quản trị đại học, hoạt động hỗ trợ của nhà trường đối với cán bộ viên chức và người học, hướng tới một đại học phát triển bền vững.
Hình ảnh ứng dụng cố vấn sinh viên UEH 18 1. Điểm mạnh Sinh viên có thể truy cập dễ dàng tới các thông tin như thời khoá biểu, thông báo mới nhất của trường Ứng dụng được nhà trường tự xây dụng, từ đó có thể đem lại bảo mật cao hơn và tiết kiệm chi phí 1. Nhận xét khác Ứng dụng cung cấp thông tin, truy cập tiện lợi cho sinh viên UEH song vẫn có thể cải thiện để giúp sinh viên có thêm các tính năng để quản lý việc học hiệu quả hơn.