Đồ án tốt nghiệp đề tài xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại công ty tnhh thương mại và dịch vụ dược phẩm cic

Đồ án y tế nghiên cứu tốt nghiệp đề tài xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại công ty tnhh thương mại, thiết kế chi tiết, tính toán kỹ thuật theo tiêu chuẩn,

• Trường học: Trường Đại Học Kinh Tế
• Chuyên ngành: Kế Toán
• Đề tài: Xây Dựng Phần Mềm Kế Toán Doanh Thu Bán Hàng Tại Công Ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Dược Phẩm CIC
• Loại tài liệu: Đồ Án Tốt Nghiệp
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Giải pháp phần mềm kế toán doanh thu bán hàng ngành dược

Trong bối cảnh cạnh tranh của ngành dược phẩm, việc áp dụng công nghệ để tối ưu hóa vận hành là yếu tố sống còn. Một giải pháp phần mềm cho công ty dược phẩm chuyên biệt, đặc biệt là phần mềm kế toán ngành dược, đóng vai trò then chốt trong việc quản lý doanh thu bán hàng. Hệ thống này không chỉ đơn thuần ghi nhận các giao dịch mà còn là công cụ phân tích, báo cáo và hỗ trợ ra quyết định chiến lược. Việc xây dựng một hệ thống quản lý doanh thu bán hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ dòng tiền, quản lý công nợ và tối ưu hóa lợi nhuận. Đặc thù của ngành dược đòi hỏi phần mềm phải có khả năng quản lý sản phẩm theo lô, hạn sử dụng, và theo dõi các kênh phân phối phức tạp như ETC và OTC. Do đó, một phần mềm kế toán doanh thu bán hàng được thiết kế riêng cho ngành dược sẽ mang lại lợi thế vượt trội so với các giải pháp kế toán thông thường. Nó giúp tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, giảm thiểu sai sót do con người, và cung cấp cái nhìn toàn diện về sức khỏe tài chính của doanh nghiệp. Hơn nữa, khả năng tích hợp hóa đơn điện tử và các hệ thống khác như quản lý kho, quản lý quan hệ khách hàng (CRM) tạo ra một hệ sinh thái dữ liệu đồng bộ, minh bạch và hiệu quả.

1.1. Sự cần thiết của việc tự động hóa quy trình kế toán

Việc tự động hóa quy trình kế toán là một yêu cầu cấp thiết đối với các doanh nghiệp dược phẩm hiện đại. Theo nghiên cứu tại Công ty Dược phẩm CIC, "việc quản lý các mặt hàng và doanh thu có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả kinh doanh của công ty". Quy trình thủ công hoặc bán tự động không chỉ tốn thời gian, chi phí nhân sự mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót trong việc hạch toán, đặc biệt khi khối lượng giao dịch lớn. Tự động hóa giúp giải quyết triệt để các vấn đề này bằng cách chuẩn hóa luồng công việc, từ việc ghi nhận đơn hàng, xuất hóa đơn, đến hạch toán doanh thu tự động. Điều này đảm bảo tính chính xác, nhất quán của dữ liệu, đồng thời giải phóng thời gian cho đội ngũ kế toán để tập trung vào các công việc phân tích và tư vấn chiến lược, thay vì chỉ nhập liệu. Một hệ thống tự động cũng cải thiện khả năng tuân thủ các quy định về thuế và kế toán, giảm thiểu rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.

1.2. Vai trò của hệ thống quản lý doanh thu bán hàng hiện đại

Một hệ thống quản lý doanh thu bán hàng hiện đại vượt xa chức năng của một công cụ ghi sổ truyền thống. Nó là trung tâm thần kinh tài chính, cung cấp dữ liệu tức thời và chính xác cho ban lãnh đạo. Hệ thống này cho phép theo dõi hiệu suất bán hàng theo từng sản phẩm, từng trình dược viên, từng khu vực địa lý và từng kênh phân phối. Thông qua các báo cáo tài chính ngành dược được tạo tự động, nhà quản trị có thể nhanh chóng xác định các sản phẩm bán chạy, các chương trình khuyến mãi hiệu quả và các khu vực có tiềm năng tăng trưởng. Vai trò của hệ thống còn thể hiện ở khả năng cải thiện mối quan hệ với khách hàng thông qua việc quản lý công nợ khách hàng một cách hiệu quả, gửi thông báo nhắc nợ tự động và xử lý thanh toán nhanh chóng. Tóm lại, đây là một công cụ không thể thiếu để tối ưu hóa quy trình tài chính và nâng cao năng lực cạnh tranh.

II. Phân tích thực trạng quản lý doanh thu tại CIC Pharma

Trước khi triển khai giải pháp mới, việc phân tích thực trạng là bước đi quan trọng để xác định các vấn đề cốt lõi. Tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Dược phẩm CIC, mặc dù công tác kế toán đã được tin học hóa ở một mức độ nhất định, hệ thống hiện tại vẫn bộc lộ nhiều hạn chế. Nghiên cứu của Đỗ Thị Chi (2021) chỉ ra rằng: "do khối lượng hàng hóa lớn, đòi hỏi cần có một phần mềm tin học có khả năng quản lý một cách chính xác, thống nhất, cung cấp báo cáo, thông tin một cách kịp thời". Sự phụ thuộc vào các quy trình nhập liệu thủ công cho một số công đoạn đã làm giảm tốc độ xử lý thông tin, tăng nguy cơ sai sót và gây khó khăn trong việc tổng hợp báo cáo quản trị. Các thách thức này không chỉ ảnh hưởng đến phòng kế toán mà còn tác động trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của phòng kinh doanh và ban giám đốc, những người cần thông tin chính xác và tức thời để điều hành. Việc thiếu một giải pháp công nghệ cho CIC Pharma đồng bộ đã tạo ra các "ốc đảo" dữ liệu, cản trở việc nhìn nhận một bức tranh toàn cảnh về hoạt động kinh doanh.

2.1. Thách thức trong nghiệp vụ kế toán bán hàng thủ công

Các nghiệp vụ kế toán bán hàng tại CIC Pharma đối mặt với nhiều thách thức do sự tồn tại của các bước thủ công. Việc xử lý đơn hàng, xuất hóa đơn, ghi nhận doanh thu và đối chiếu công nợ đòi hỏi nhiều thao tác lặp đi lặp lại. Điều này không chỉ làm chậm chu trình bán hàng mà còn dễ gây ra lỗi, chẳng hạn như ghi sai số tiền, sai thông tin khách hàng hoặc áp dụng sai chính sách chiết khấu, khuyến mãi. Hơn nữa, việc tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau để lập báo cáo cuối kỳ là một công việc phức tạp và tốn nhiều công sức. Bất kỳ sự chậm trễ nào trong việc cung cấp báo cáo doanh thu đều có thể ảnh hưởng đến các quyết định kinh doanh quan trọng, từ việc điều chỉnh chính sách giá đến việc lập kế hoạch nhập hàng.

2.2. Hạn chế của hệ thống thông tin kế toán hiện tại

Hệ thống thông tin kế toán hiện tại của công ty, dù đã được vi tính hóa, vẫn chưa đáp ứng được các yêu cầu đặc thù của ngành dược. Hệ thống thiếu các tính năng quan trọng như hệ thống quản lý lô, hạn sử dụng, một yếu tố bắt buộc trong ngành. Việc quản lý các chương trình khuyến mãi, chiết khấu theo số lượng lớn hoặc theo hợp đồng khách hàng còn phức tạp và chưa được tự động hóa hoàn toàn. Khả năng kết nối và trao đổi dữ liệu với các bộ phận khác như kho và kinh doanh còn hạn chế, dẫn đến thông tin không nhất quán. Đặc biệt, việc lập các báo cáo phân tích sâu về hiệu quả của từng kênh phân phối dược phẩm (ETC/OTC) hay hiệu suất của đội ngũ bán hàng gặp nhiều khó khăn, làm giảm khả năng phản ứng của công ty trước những biến động của thị trường.

III. Phương pháp xây dựng phần mềm kế toán doanh thu tối ưu

Để giải quyết các thách thức tại CIC Pharma, một phương pháp xây dựng phần mềm có cấu trúc và hệ thống đã được áp dụng. Quá trình này bắt đầu từ việc khảo sát chi tiết để thấu hiểu các yêu cầu nghiệp vụ và kết thúc bằng một sản phẩm phần mềm hoàn chỉnh, đáp ứng chính xác nhu cầu của người dùng. Trọng tâm của phương pháp này là việc phân tích kỹ lưỡng và thiết kế một kiến trúc hệ thống vững chắc. Theo đề tài nghiên cứu, các công cụ hiện đại như ngôn ngữ lập trình C#.NET và hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2019 đã được lựa chọn để đảm bảo hiệu suất, khả năng mở rộng và tính bảo mật. Quy trình xây dựng không chỉ tập trung vào các tính năng kỹ thuật mà còn chú trọng đến trải nghiệm người dùng, đảm bảo giao diện trực quan, dễ sử dụng cho đội ngũ kế toán. Cách tiếp cận này đảm bảo giải pháp phần mềm cho công ty dược phẩm không chỉ giải quyết các vấn đề trước mắt mà còn có thể dễ dàng nâng cấp, điều chỉnh trong tương lai khi doanh nghiệp phát triển.

3.1. Quy trình phân tích và thiết kế hệ thống chuyên sâu

Quy trình phát triển bắt đầu bằng giai đoạn phân tích hệ thống, trong đó các chuyên gia tiến hành phỏng vấn người dùng cuối, thu thập chứng từ, và nghiên cứu luồng công việc hiện tại. Mục tiêu là xác định rõ các chức năng cần có, các quy trình cần được tự động hóa và các yêu cầu về báo cáo. Kết quả của giai đoạn này là một tài liệu đặc tả yêu cầu chi tiết. Dựa trên tài liệu này, giai đoạn thiết kế hệ thống được tiến hành. Các mô hình như biểu đồ luồng dữ liệu (DFD), biểu đồ phân cấp chức năng và mô hình thực thể liên kết (E-R) được sử dụng để trực quan hóa cấu trúc và hoạt động của phần mềm. Quá trình này đảm bảo mọi khía cạnh của nghiệp vụ kế toán bán hàng đều được xem xét và tích hợp một cách logic vào hệ thống.

3.2. Thiết kế CSDL cho quản lý lô và hạn sử dụng sản phẩm

Một trong những yếu tố quan trọng nhất trong thiết kế là cơ sở dữ liệu (CSDL). Đối với ngành dược, CSDL phải được thiết kế để hỗ trợ hiệu quả việc quản lý thông tin đặc thù. Cấu trúc CSDL bao gồm các bảng chính như danh mục khách hàng, danh mục hàng hóa, hóa đơn, và chi tiết hóa đơn. Điểm khác biệt cốt lõi là việc tích hợp chặt chẽ hệ thống quản lý lô, hạn sử dụng vào bảng hàng hóa và các giao dịch xuất nhập kho. Mỗi giao dịch bán hàng không chỉ ghi nhận mã sản phẩm mà còn phải ghi nhận chính xác số lô và hạn sử dụng của sản phẩm đó. Thiết kế này không chỉ đáp ứng yêu cầu quản lý nội bộ mà còn phục vụ cho việc truy xuất nguồn gốc sản phẩm khi cần thiết, đảm bảo tuân thủ các quy định của ngành y tế.

IV. Hướng dẫn các module chính của phần mềm kế toán ngành dược

Một phần mềm kế toán ngành dược hiệu quả được cấu thành từ nhiều module chức năng tích hợp chặt chẽ với nhau. Các module này được thiết kế để tự động hóa và đơn giản hóa các quy trình kế toán phức tạp, từ khâu đầu vào đến khâu báo cáo. Việc xây dựng phần mềm theo kiến trúc module cho phép doanh nghiệp triển khai theo từng giai đoạn và dễ dàng tùy chỉnh hoặc bổ sung tính năng mới khi có nhu cầu. Cốt lõi của hệ thống là module kế toán tổng hợp, kết nối dữ liệu từ tất cả các phân hệ khác như quản lý bán hàng, quản lý công nợ và quản lý kho. Sự liên kết này đảm bảo dữ liệu được cập nhật đồng bộ và nhất quán trên toàn hệ thống. Ví dụ, khi một hóa đơn bán hàng được tạo, hệ thống sẽ tự động ghi nhận doanh thu, cập nhật công nợ phải thu của khách hàng và giảm số lượng hàng tồn kho tương ứng, tất cả chỉ trong một giao dịch duy nhất. Cách tiếp cận này giúp tối ưu hóa quy trình tài chính và cung cấp một nguồn dữ liệu đáng tin cậy cho việc ra quyết định.

4.1. Module hạch toán doanh thu tự động và tích hợp hóa đơn

Module quản lý bán hàng và doanh thu là trái tim của hệ thống. Chức năng chính của nó là hạch toán doanh thu tự động ngay khi giao dịch bán hàng hoàn tất. Khi nhân viên kinh doanh tạo đơn hàng và xuất hóa đơn, phần mềm sẽ tự động sinh ra các bút toán kế toán tương ứng (Nợ TK 131, Có TK 511, Có TK 3331) mà không cần sự can thiệp thủ công. Một tính năng quan trọng khác là khả năng tích hợp hóa đơn điện tử. Hệ thống có thể kết nối trực tiếp với các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để phát hành, quản lý và lưu trữ hóa đơn theo đúng quy định của cơ quan thuế. Việc tích hợp này giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí in ấn và đảm bảo tính pháp lý của chứng từ.

4.2. Chức năng quản lý công nợ khách hàng và chiết khấu

Việc quản lý công nợ khách hàng là một nghiệp vụ quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền của doanh nghiệp. Module này cho phép theo dõi chi tiết công nợ của từng khách hàng, bao gồm tổng nợ, nợ quá hạn và lịch sử thanh toán. Hệ thống có thể tự động tạo và gửi thông báo nhắc nợ đến khách hàng. Bên cạnh đó, phần mềm cũng hỗ trợ quản lý các chính sách giá và chiết khấu phức tạp. Người dùng có thể thiết lập nhiều mức giá khác nhau, các chương trình theo dõi chiết khấu, khuyến mãi theo số lượng, theo giá trị đơn hàng hoặc theo từng đối tượng khách hàng. Khi tạo đơn hàng, hệ thống sẽ tự động áp dụng đúng chính sách, đảm bảo tính chính xác và minh bạch.

4.3. Hệ thống báo cáo tài chính ngành dược theo thời gian thực

Module báo cáo cung cấp một hệ thống báo cáo tài chính ngành dược đa dạng và linh hoạt. Người dùng có thể truy xuất các báo cáo quan trọng như Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ bất cứ lúc nào với số liệu được cập nhật theo thời gian thực. Ngoài các báo cáo tài chính chuẩn, phần mềm còn cung cấp nhiều báo cáo quản trị hữu ích khác. Các báo cáo này bao gồm phân tích doanh thu theo sản phẩm, theo nhân viên kinh doanh, theo khu vực; báo cáo phân tích tuổi nợ; báo cáo tồn kho. Khả năng tùy chỉnh và xuất báo cáo ra các định dạng khác nhau (Excel, PDF) giúp ban lãnh đạo dễ dàng phân tích dữ liệu và đưa ra các quyết định kịp thời.

V. Case study Triển khai phần mềm kế toán thành công

Việc ứng dụng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng được thiết kế riêng đã mang lại những kết quả tích cực, chứng minh hiệu quả của việc đầu tư vào công nghệ. Đây là một case study triển khai phần mềm kế toán điển hình cho thấy sự chuyển đổi từ mô hình vận hành truyền thống sang mô hình dựa trên dữ liệu và tự động hóa. Mục tiêu ban đầu của dự án, như đã nêu trong nghiên cứu, là "cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ" và "giúp công ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí". Quá trình triển khai không chỉ dừng lại ở việc cài đặt phần mềm mà còn bao gồm việc đào tạo người dùng, chuẩn hóa lại quy trình và chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ. Sự thành công của dự án là minh chứng rõ ràng cho việc lựa chọn đúng giải pháp công nghệ cho CIC Pharma, một giải pháp được xây dựng dựa trên sự thấu hiểu sâu sắc các quy trình nghiệp vụ và đặc thù của ngành dược.

5.1. Kết quả ứng dụng giải pháp công nghệ cho CIC Pharma

Sau khi triển khai, giải pháp công nghệ cho CIC Pharma đã tạo ra những thay đổi rõ rệt. Thời gian xử lý một đơn hàng, từ lúc ghi nhận đến lúc xuất hóa đơn và hạch toán, đã giảm đáng kể. Tỷ lệ sai sót trong việc nhập liệu và tính toán gần như được loại bỏ hoàn toàn nhờ cơ chế tự động hóa. Phòng kế toán có thể tạo ra các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị chỉ trong vài phút thay vì vài ngày như trước đây. Dữ liệu bán hàng, công nợ và tồn kho được cập nhật liên tục, giúp ban giám đốc có cái nhìn chính xác và tức thời về tình hình kinh doanh. Điều này cho phép công ty phản ứng nhanh hơn với các cơ hội và thách thức từ thị trường.

5.2. Đánh giá hiệu quả tối ưu hóa quy trình tài chính

Hiệu quả của việc tối ưu hóa quy trình tài chính được thể hiện qua nhiều chỉ số. Vòng quay các khoản phải thu được cải thiện do việc quản lý và thu hồi công nợ được thực hiện một cách chủ động và có hệ thống. Chi phí hoạt động của phòng kế toán giảm xuống nhờ việc tiết kiệm thời gian và nhân lực cho các công việc thủ công. Quan trọng hơn, dữ liệu tài chính chính xác và minh bạch đã nâng cao uy tín của công ty với các đối tác, ngân hàng và cơ quan thuế. Hệ thống mới không chỉ là một công cụ tác nghiệp mà còn trở thành một tài sản chiến lược, cung cấp nền tảng dữ liệu vững chắc cho sự phát triển bền vững của CIC Pharma trong tương lai.

VI. Tương lai phần mềm ERP cho doanh nghiệp dược tại Việt Nam

Sự thành công của dự án tại CIC Pharma là một ví dụ về xu hướng tất yếu trong ngành dược Việt Nam: chuyển đổi sang các hệ thống quản trị tích hợp. Trong tương lai, các phần mềm kế toán đơn lẻ sẽ dần được thay thế bởi các phần mềm ERP cho doanh nghiệp dược (Enterprise Resource Planning). Hệ thống ERP không chỉ bao gồm phân hệ tài chính - kế toán mà còn tích hợp toàn diện các quy trình hoạt động khác của doanh nghiệp như quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, quản lý kho, quản lý nhân sự và quản lý quan hệ khách hàng. Việc tích hợp này tạo ra một dòng chảy thông tin thông suốt trong toàn bộ tổ chức, phá vỡ các rào cản thông tin giữa các phòng ban. Điều này cho phép doanh nghiệp có một cái nhìn 360 độ về hoạt động của mình, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu toàn diện và chính xác, tạo ra lợi thế cạnh tranh vượt trội.

6.1. Tích hợp quản lý kho dược phẩm và kênh phân phối ETC OTC

Một hệ thống ERP ngành dược trong tương lai phải có khả năng tích hợp sâu rộng với phần mềm quản lý kho dược phẩm. Sự tích hợp này đảm bảo dữ liệu tồn kho được cập nhật theo thời gian thực mỗi khi có giao dịch bán hàng hoặc nhập hàng xảy ra. Nó cũng hỗ trợ các nghiệp vụ kho phức tạp như quản lý theo vị trí, quản lý hạn sử dụng (FEFO - First Expired, First Out) và truy xuất nguồn gốc sản phẩm theo số lô. Bên cạnh đó, hệ thống ERP cần có khả năng quản lý kênh phân phối dược phẩm (ETC/OTC) một cách hiệu quả. Điều này bao gồm việc quản lý chính sách giá, chiết khấu và chương trình khuyến mãi riêng cho từng kênh, cũng như theo dõi hiệu suất của đội ngũ quản lý trình dược viên và các đối tác phân phối.

6.2. Xu hướng ứng dụng AI và Big Data trong quản trị tài chính

Trong dài hạn, xu hướng ứng dụng Trí tuệ nhân tạo (AI) và Dữ liệu lớn (Big Data) sẽ làm thay đổi hoàn toàn cách thức quản trị tài chính trong doanh nghiệp dược. Các hệ thống ERP thế hệ mới sẽ tích hợp các công nghệ này để mang lại những khả năng vượt trội. AI có thể được sử dụng để tự động hóa các tác vụ phức tạp hơn như đối chiếu ngân hàng, phân loại chi phí và phát hiện gian lận. Big Data sẽ cho phép doanh nghiệp phân tích các tập dữ liệu khổng lồ từ nhiều nguồn khác nhau (lịch sử bán hàng, dữ liệu thị trường, mạng xã hội) để dự báo nhu cầu, tối ưu hóa giá bán và cá nhân hóa các chiến dịch marketing. Việc tối ưu hóa quy trình tài chính sẽ không chỉ dừng lại ở tự động hóa mà sẽ tiến tới quản trị thông minh và dự báo.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Cơ sở lý luận để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 1.1 Khái niệm, đặc điểm, vai trò và các thành phần của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 1.1 Khái niệm phần mềm Phần mềm (hay còn gọi là Software) được hiểu là tập hợp các tập tin có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, giữ vai trò thực hiện một số nhiệm vụ, chức năng nào đó trên thiết bị điện tử. Các tập tin này có thể bao gồm: các file mã nguồn được viết bằng một hoặc kết hợp nhiều ngôn ngữ lập trình khác nhau, các file dữ liệu, các file hướng dẫn…. Phần mềm kế toán là một hệ thống được tổ chức dưới dạng chương trình máy tính nhằm tự động thực hiện một số nhiệm vụ, chức năng hay giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó. Phần mềm kế toán là phần mềm ứng dụng trong việc thu nhận, lưu trữ, xử lí các nghiệp vụ, lưu trữ và cung cấp thông tin kế toán trên máy tính.

Quá trình đó bắt đầu từ việc thu nhận thông tin từ chứng từ gốc, xử lí thông tin và cuối cùng là cung cấp thông tin dưới dạng các sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và các báo cáo thống kê phân tích khác. * Yêu cầu của phần mềm kế toán Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán. Khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán. Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến dữ liệu đã có Đồ án tốt nghiệp Đỗ Thị Chi -CQ55/41.CIC Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu 1.2 Vai trò của phần mềm kế toán Phần mềm kế toán đang ngày càng trở nên phổ biến và được áp dụng rộng rãi bởi những vai trò vô cùng lớn của nó mang lại cho các kế toán, kiểm toán,.

Nhưng để một phần mềm kế toán phát huy được hết vai trò của nó thì doanh nghiệp phải lựa chọn được phần mềm kế toán phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.  Phần mềm kế toán sẽ giúp doanh nghiệp ghi lại và xử lý các nghiệp vụ kế toán một cách dễ dàng và nhanh chóng. Cung cấp những bản báo cáo hết sức chi tiết cùng với những dữ liệu cần thiết khác dành cho việc phục vụ cho chiến lược kinh doanh của công ty.  Hỗ trợ các nghiệp vụ kế toán như: Giảm bớt áp lực cho các sổ sách kế toán,tính và chi trả lương,giải quyết các vấn đề về thuế thu nhập nhanh gọn,chuẩn bị khai thuế, sổ sách kế toán,chuẩn bị các báo cáo tài chính,…Tự động tạo các bút toán định kỳ, các bút toán phân bổ và kết chuyển cuối kỳ,kết nối thống nhất số liệu từ tất cả các phân hệ trong phần mềm.

 Thay thế toàn bộ hay một phần công việc kế toán thủ công: việc tin học hóa công tác kế toán đã thay thế một phần hay toàn bộ công việc ghi chép, tính toán, xử lí thủ công của người kế toán. Căn cứ vào thông tin do phần mềm kế toán cung cấp, nhà quản lí đề ra các quyết định kinh doanh hợp lí và nhanh chóng.  Vai trò số hóa thông tin: phần mềm kế toán tham gia vào việc cung cấp thông tin được số hóa để hình thành một xã hội số. Thông tin của kế toán được lưu trữ dưới dạng các tập tin của máy tính nên dễ dàng số hóa để trao đổi thông tin qua các báo cáo điện tử.

Thay vì đọc gửi các thông tin kế toán bằng giấy tờ qua đường bưu điện, fax,… người sử dụng thông tin kế toán có thể có được thông tin từ máy Đồ án tốt nghiệp Đỗ Thị Chi -CQ55/41.CIC tính của họ thông qua công cụ trao tin điện tử như E-mail, Internet và các phương tiện mang tin khác.3 Đặc điểm phần mềm kế toán - Công việc kế toán thực hiện theo một chương trình PMKT trên máy vi tính - Thiết kế theo nguyên tắc của 1 trong 4 hình thức kế toán hoặc kết hợp. - PMKT thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có loại sổ của hình thức kế toán đó 1.4 Các thành phần của phần mềm kế toán Hiện nay có hai công nghệ lập trình: lập trình cấu trúc và lập trình hướng đối tượng. Trong lập trình cấu trúc, mỗi phần mềm bao gồm các file chương trình, file dữ liệu, mỗi file chương trình gồm chương trình chính, chương trình con dưới dạng các hàm hoặc thủ tục để thực hiện một công việc nào đó theo thiết kế định trước. Do đó PMKT hướng cấu trúc thường được sử dụng để xây dựng phần mềm hệ thống.

 Trong lập trình hướng đối tượng, một PMKT gồm sáu thành phần:  Cơ sở dữ liệu (Database): gồm một tệp DBC chứa tất cả các thông tin về các tệp trong CSDL và mối quan hệ giữa các tệp, và các tệp DBF dưới dạng các bảng.  Lớp (Class): là nơi lưu trữ các lớp do người sử dụng tự tạo dưới dạng các file, mỗi file có thể chứa nhiều lớp.  Giao diện (Form): là đối tượng cụ thể chứa các đối tượng, khi chạy Form tạo ra một cửa sổ để người dùng và máy giao tiếp. Một phần mềm ứng dụng thường gồm các Form đăng nhập, Form giao diện chính, Form nhập dữ liệu, Form báo cáo,…  Báo cáo (Report): là tài liệu để đưa ra dữ liệu từ cơ sở dữ liệu ra ngoài theo khuôn dạng đã định trước.

 Menu: Hệ thống Menu bao gồm các lệnh được thiết kế theo một trật tự phù Đồ án tốt nghiệp Đỗ Thị Chi -CQ55/41.CIC hợp nhằm giúp cho người sử dụng tương tác một cách dễ dàng với phần mềm, thường được tổ chức phân cấp từ 2 đến 3 cấp.  Thành phần khác: Các thành phần khác bao gồm các file ảnh, text,…  Hoạt động của PMKT được chi làm 4 giai đoạn:  Giai đoạn 1: Nhập dữ liệu Trong giai đoạn này, kế toán phải tự phân loại các chứng từ phát sinh trong kỳ kế toán thành các nhóm( hóa đơn đầu ra, hóa đơn đầu vào, phiếu nhập kho,. Sau đó, kế toán phải nhập dữ liệu bằng tay vào PMKT theo đúng quy chuẩn của từng PMKT đó. Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào cơ sở dữ liệu trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều file vật lý.

 Giai đoạn 2: Xử lý Ở giai đoạn này, PMKT sẽ tổ chức lưu trữ, tính toán các dữ liệu dựa trên các dữ liệu đã được nhập vào từ giai đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công đoạn sau.  Giai đoạn 3: Lưu trữ Quá trình lưu trữ sẽ được thực hiện xuyên suốt, đồng thời trong cả 2 giai đoạn trên. Việc lưu trữ rất quan trọng, nó giúp tránh tình trạng mất dữ liệu và giúp người dùng dễ dàng truy vấn thông tin một cách nhanh chóng.  Giai đoạn 4: Kết xuất dữ liệu đầu ra Trong giai đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin chứng từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để xuất ra các nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái.

Đồ án tốt nghiệp Đỗ Thị Chi -CQ55/41.CIC Căn cứ trên kết quả tổ chức lưu trữ, tìm kiếm thông tin và tính toán số liệu tài chính, quản trị trong giai đoạn 2, phần mềm tiến hành kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê phân tích,. để in ra máy in hoặc lưu giữ ra dưới dạng tệp để phục vụ cho mục đích phân tích thống kê khác hay kết nối với các hệ thống phần mềm khác. Tùy thuộc nhu cầu của người sử dụng và khả năng của từng phần mềm kế toán cụ thể mà người sử dụng có thể thêm bớt, tùy biến các báo cáo, phân tích phục vụ nhu cầu quản trị. => Như vậy nhìn vào mô hình hoạt động trên cho thấy các chứng từ mặc dù có thể được nhập vào hệ thống nhưng có được đưa vào hạch toán hay không hoàn toàn là do con người quyết định.

Điều này dường như đã mô phỏng lại được khá sát với quy trình ghi chép kế toán thủ công.2 Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp Hiện nay, việc sử dụng phần mềm kế toán cho các doanh nghiệp đã không còn gì xa lạ. Đây được coi là giải pháp tối ưu trong việc khắc phục các vấn đề về nhân lực trong lĩnh vực kế toán. Nếu như trước đây, kế toán thiếu thốn rất nhiều thời gian để hoàn thành công việc và thường xảy ra sai sót trong quá trình thực hiện, thì nay với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán thì người sử dụng có thể giảm tối đa thời gian lãng phí vào việc chỉnh sửa dữ liệu, sổ sách, báo cáo từ vài ngày xuống chỉ còn vài phút. Mặt khác, công tác kế toán thủ công đòi hỏi cần nhiều nhân sự làm kế toán.

Trong khi phần mềm kế toán do tự động hóa hoàn toàn các công đoạn lưu trữ, tính toán, tìm kiếm và kết xuất báo cáo nên tiết kiệm được nhân sự và thời gian, chính điều này đã góp phần tiết kiệm chi phí đáng kể cho doanh nghiệp.  So với việc dùng nhiều nhân sự để ghi chép hạch toán hàng ngày, phần mềm kế toán có thể: Đồ án tốt nghiệp Đỗ Thị Chi -CQ55/41.CIC + Sản xuất tài liệu tự động nhanh chóng và chính xác hoá đơn, ghi chú tín dụng, đơn đặt hàng, báo cáo in ấn và các tài liệu biên chế đều được thực hiện tự động. + Độ chính xác cao: Các chương trình kế toán có độ chính xác rất cao và hiếm khi gây ra lỗi. Sai sót duy nhất doanh nghiệp có thể gặp phải là do nhập dữ liệu và thông tin sai lệch từ ban đầu.

+ Update thông tin các hồ sơ kế toán được tự động cập nhật và số dư tài khoản (ví dụ như tài khoản khách hàng) sẽ luôn luôn được cập nhật kịp thời.