CHƯƠNG I: KHẢO SÁT HỆ THỐNG 1. Hiện trạng Có lẽ xã hội ngày càng phát triển thì ý thức, trí tuệ của con người cũng dần thay đổi. Chúng ta giờ đây đã văn minh hơn trước rất nhiều và cũng đã biết được điều gì đúng và điều gì là sai. Nếu như trước đây nhiều người có sở thích là ăn thịt chó và thậm chí là cả thịt mèo thì giờ đây suy nghĩ ấy đã thay đổi.
Ngày nay nhiều người đã có một thú vui mới đó chính là nuôi thú cưng trong nhà và đặc biệt là chó và mèo. Họ coi đó như những người bạn, họ chăm sóc và nâng niu chúng như những đứa con của mình vậy. Có nhiều đôi vợ chồng thậm chí còn không có ý định sinh con mà muốn chăm sóc thật nhiều những bạn thú cưng như vậy. Họ cho rằng đôi khi những bạn cún, mèo như vậy còn sống tình cảm hơn cả con người nữa.
Họ cho chúng ăn, chăm sóc chúng và chúng sẽ quấn quanh chủ của chúng còn ra ngoài xã hội đối tốt với mọi người thì không nhận lại được gì, thậm chí còn mắc oán nữa. Hiểu biết được tâm lý của nhiều người, tại Việt Nam cũng đã có rất nhiều những cửa hàng dành cho thú cưng xuất hiện. Tại đó có bán đầy đủ những loại đồ cần thiết dùng cho cún vào mèo như đồ ăn, quần áo, đệm, nhà ở, sữa tắm,. Nhưng đa số các cửa hàng bán đồ cho thú cưng ở Việt Nam hiện nay tổ chức kinh doanh theo phương thức truyền thống gồm các quy trình cơ bản sau: - Nhập hàng từ các nhà cung cấp: + Lập đơn hàng mua + Gửi đơn đặt mua + Nhận hàng + Lưu hàng vào kho + Thanh toán + Quảng cáo và trưng bày - Bán hàng + Trưng bày hàng theo các loại Quy trình mua hàng hay ký kết: được thực hiện trực tiếp giữa hai bên hoặc trao đổi qua điện thoại.
- Thanh toán theo phương thức truyền thống : thanh toán bằng tiền mặt. lOMoARcPSD|18034504 Trước đây, khi công nghệ thông tin chưa phát triển, nhiều người lựa chọn quản lý bằng cách ghi chép kết hợp với phần mềm cơ sở có sẵn để tính toán, thống kê. Cách làm này đòi hỏi phải có nhiều nhân sự làm và tốn nhiều thời gian để tính toán, ghi chép. Và cửa hàng bán đồ cho thú cưng Pet Mart cũng áp dụng một số chức năng cũ nên khiến cống việc quản lý cũng chậm đôi chút.
Cửa hàng khi có lượng nhân viên quá lớn, việc dễ mắc sai lầm trong khâu thống kê vào nhưng phần mềm cơ sở là rất cao. Như vậy, sẽ ảnh hưởng đến việc sai thông tin nhân viên cho việc tính toán lương. Mỗi thời kỳ, cửa hàng lại có những nhà cung cấp mới hoặc loại bỏ những nhà cung cấp không cần nữa, các khuyến mại khi thêm mới hoặc xóa khuyến mãi không cần nữa, các hóa đơn khi thêm mới hoặc xóa hóa đơn không cần nữa đều cần một hệ thống quản lý cụ thể, rõ ràng, chính xác. Với hệ thống cửa hàng hiện có còn chưa đáp ứng đủ yêu cầu đề ra nên cần một hệ thống đầy đủ chức năng hơn.
Khi số lượng hàng quá lớn, áp lực công việc sẽ khiến cho nhân viên dễ mắc những sai lầm, sai sót trong khâu tính toán, thống kê vào những phần mềm cơ sở, Như vậy, sẽ ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận của cửa hàng, nhà quản lý không thể nắm bắt được chính xác. Ngày càng nhiều đối tượng khách hàng khác nhau với nhiều hoạt động khác nhau trong cửa hàng khiến cho việc quản lý hệ thống của cửa hàng gặp nhiều khó khăn. Hệ thống quản lý cửa hàng bán đồ cho thú cưng sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng quản lý cửa hàng bán đồ cho thú cưng bất kì lúc nào. Nhưng quy trình này thường rất phức tạp, vì vậy cần phải có giải pháp thực hiện một cách nhanh chóng, đảm bảo giữa các việc.
Việc thiết kế một hệ thống bán hàng để nhân viên cũng như người quản lý có thể nắm bắt là rất quan trọng. Với phần mềm quản lý cửa hàng bán đồ cho thú cưng, bạn sẽ không cần phải vất vả như vậy, chỉ cần nhập dữ liệu đầu vào một lần duy nhất, hệ thống sẽ tự động lưu trữ và tính toán giá hàng theo đúng những loại hàng mà các khách hàng lựa chọn. Việc quản lý các nhà cung cấp, các hóa đơn, các khuyến mại cũng trở nên đơn giản. Như vậy, hệ thống sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.
Phần mềm quản lý cửa hàng bán sách được thiết kế với giao diện thân thiện với người sử dụng, có thể thao tác nhanh chóng bằng máy tính bàn, laptop. Không cần quá am lOMoARcPSD|18034504 hiểu về công nghệ thông tin, hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm một cách dễ dàng chỉ với một vài bước làm quen. Tổng quan - Cửa hàng bán đồ cho thú cưng Pet Mart + Địa chỉ: 242 Nguyễn Trãi, Phường Thanh Xuân Trung, Quận Thanh Xuân + Điện thoại: 024.9906 + Email: contact@petmart.vn + Facebook: https://www.com/petmartvietnam + Website: petmart.vn + Khách hàng có thể tới mua hàng trực tiếp tại cửa hàng hoặc có thể mua qua website của cửa hàng. + Các mặt hàng tại đây được bố trí một cách gọng gàng, thông minh, khoa học, chia ra thành nhiều tầng và nhiều khu vực khác nhau giúp khách hàng tới đây có thể dễ dàng tìm được loại hàng mong muốn.
Cửa hàng chia ra làm nhiều khu vực: khu vực đồ ăn cho cún, khu vực đồ ăn cho mèo, khu vực sữa tắm cho cún và mèo, khu vực quần áo cho cúng và mèo, khu vực bán thuốc, khu vực nhà vệ sinh và khay vệ sinh,. Khách hàng có thể dễ dàng tìm kiếm, lựa chọn sản phẩm ưng ý theo các khu vực đã được sắp xếp. Ngoài ra sẽ có các bạn nhân viên tư vấn bán hàng nhiệt tình. + Đội ngũ điều hành và nhân viên đông đảo và đều là những con người nhiệt huyết, được đào tạo bài bản, chuyên nghiệp, chu đáo, tạo thiện cảm tốt với khách hang trong những lần mua hàng.
+ Thời gian làm việc: 8h-22h mọi ngày trong tuần. + Ca 1: 8h-12h + Ca 2: 12h-18h + Ca 3: 18h-22h - Mỗi ca gồm 5 nhân viên túc trực gồm: 4 nhân viên tư vấn bán hàng, 1 nhân viên thu ngân. + Sản phẩm ở đây luôn có nguồn gốc xuất sứ rõ ràng, chính sách bán hàng linh hoạt, thanh toán nhanh chóng, dễ dàng, tiện lợi. Nhiều chính sách khuyễn mãi, ưu đãi hấp dẫn vào các ngày dịp lễ, chính sách hậu mãi, bảo hành đầy đủ, uy tín.
lOMoARcPSD|18034504 + Cửa hàng bán đồ cho thú cưng Pet Mart hoạt động và làm việc dựa trên nguyên tắc lấy khách hàng và thú cưng của khách hàng là trung tâm, luôn luôn tận tình, nhiệt huyết, luôn luôn lắng nghe những phản hồi từ khách hàng để khắc phục và phát triển bản thân. Ngoài ra sự uy tín và chất lượng của cửa hàng cũng được ưu tiên hàng đầu để qua đó đóng góp vào sự phát triển của cộng đồng người yêu thú cưng Việt Nam nói riêng và thế giới nói chung. Đặc biệt là để đóng góp một phần nho nhỏ và sự phát triển chung của xã hội, đất nước. Hoạt dộng nghiệp vụ - Cửa hàng nhập thông tin các loại hàng có mặt trong cửa hàng của mình như đồ ăn cho cún, đồ ăn cho mèo, thuốc, thực phẩm chức năng, khay vệ sinh, nhà vệ sinh, chuồng, đệm, quần áo, xích,.
- Người quản lý trực tiếp liên hệ với các nhà cung cấp để nhập mới hàng, trực tiếp quản lý toàn bộ nhân viên, doanh thu của siêu thị, là người đưa ra kế hoạch phát triển, quảng bá sản phẩm, trực tiếp có mặt khi khách hàng yêu cầu. - Người thủ kho sẽ quản lý việc nhập, xuất sản phẩm và kiểm tra sản phẩm của siêu thị điện máy dưới quyền của người quản lý. Khi hết loại sản phẩm nào đó cần nhập thêm dựa trên nhu cầu của khách hàng, hay nhập thêm loại sản phẩm mới có trên thị trường thì thủ kho sẽ tiến hành tạo Phiếu nhập hàng, thủ kho phải ghi rõ thông tin trên phiếu về ngày tháng năm nhập - xuất, loại, số lượng, thành tiền…. - Nhân viên hỗ trợ khách hàng có đầy đủ thông tin của các sản phẩm.
Khi có khách hàng đến mua hàng, nhân viên hỗ trợ có nhiệm vụ giúp đỡ khách hàng tìm kiếm hay tư vấn về sản phẩm họ tìm mua hay tham khảo, từ đó sẽ có sự sắp xếp cụ thể. - Khi xác định được nhu cầu của khách hàng sẽ tiến hành xuất hóa đơn có thông tin mua và bán cụ thể vơi từng loại sách, thực hiện quản lý và in hóa đơn tự động sẽ giúp giải phóng công việc viết hóa đơn bằng tay chậm và dễ sai sót đồng thời sẽ lưu trữ hóa đơn trên hệ thống tránh việc thất lạc hóa đơn. - Nhân viên thu ngân trực tiếp đứng tại quầy thanh toán, nhận tiền thanh toán từ khách hàng và in hóa đơn cho khách hàng khi có thông tin từ phía nhân viên hỗ trợ gửi tới. Nhân viên thu ngân còn có thể lấy thông tin từ khách hàng để hỗ trợ làm thẻ thành viên hay tích điểm.
- Sau đó, sản phẩm được khách hàng mua sẽ giao tới tay cho khách hàng. lOMoARcPSD|18034504 - Những kệ hàng hóa nào còn thiếu sẽ được nhân viên lập phiếu nhập kho và xuất từ kho ra để đầy chỗ kệ thiếu.1: Phiếu nhập kho - Nhân viên hỗ trợ khách hàng có đầy đủ thông tin của các sản phẩm. Khi có khách hàng đến mua hàng, nhân viên hỗ trợ có nhiệm vụ giúp đỡ khách hàng tìm kiếm hay tư vấn về sản phẩm họ tìm mua hay tham khảo, từ đó sẽ có sự sắp xếp cụ thể.2: Phiếu đặt hàng - Khi xác định được nhu cầu của khách hàng sẽ tiến hành xuất hóa đơn có thông tin mua và bán cụ thể vơi từng loại sách, thực hiện quản lý và in hóa đơn tự động sẽ giúp giải phóng công việc viết hóa đơn bằng tay chậm và dễ sai sót đồng thời sẽ lưu trữ hóa đơn trên hệ thống tránh việc thất lạc hóa đơn. - Nhân viên thu ngân trực tiếp đứng tại quầy thanh toán, nhận tiền thanh toán từ khách hàng và in hóa đơn cho khách hàng khi có thông tin từ phía nhân viên hỗ trợ gửi tới.
Nhân viên thu ngân còn có thể lấy thông tin từ khách hàng để hỗ trợ làm thẻ thành viên hay tích điểm. - Sau đó, sản phẩm được khách hàng mua sẽ giao tới tay cho khách hàng. lOMoARcPSD|18034504 - Những kệ hàng hóa nào còn thiếu sẽ được nhân viên lập phiếu nhập kho và xuất từ kho ra để đầy chỗ kệ thiếu.
