Tổng quan nghiên cứu

Quản lý vận hành tòa nhà chung cư cao tầng là một lĩnh vực phức tạp và đa dạng, bao gồm hai nhóm chính: quản lý vận hành kỹ thuật và quản lý vận hành thương mại. Theo báo cáo của McGrow Hill năm 2008, chi phí cho giai đoạn vận hành chiếm tới 85% tổng chi phí dự án xây dựng. Tuy nhiên, tại Việt Nam, công tác quản lý vận hành hiện nay còn nhiều hạn chế, đặc biệt trong việc quản lý thiết bị và trao đổi thông tin. Các ứng dụng hiện tại chủ yếu tập trung vào quản lý tài sản, trong khi quản lý thiết bị còn bị bỏ ngỏ, dẫn đến mất mát thông tin và khó khăn trong kiểm soát. Mục tiêu nghiên cứu là khảo sát thực trạng quản lý thông tin trong vận hành tòa nhà cao tầng, phân tích khó khăn và nhu cầu, từ đó đề xuất quy trình ứng dụng BIMFM (Building Information Modeling Facility Management) nhằm nâng cao hiệu quả quản lý vận hành. Nghiên cứu được thực hiện trong giai đoạn 2020-2021 tại các tòa nhà chung cư cao tầng ở TP. Hồ Chí Minh, với ý nghĩa quan trọng trong việc giảm thiểu chi phí vận hành, nâng cao chất lượng dịch vụ và tối ưu hóa quản lý tài sản.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên hai lý thuyết chính: Mô hình Thông tin Xây dựng (BIM) và Quản lý Vận hành Tòa nhà (Facility Management - FM). BIM là mô hình thông tin 3D thông minh, cung cấp dữ liệu chi tiết về kiến trúc, kết cấu, hệ thống MEP (Mechanical, Electrical, Plumbing) và các thông tin liên quan khác trong suốt vòng đời công trình. BIM được phát triển qua các cấp độ LOD (Level of Development) từ 100 đến 500, thể hiện mức độ chi tiết và chính xác của mô hình. FM là quá trình quản lý toàn diện các hoạt động vận hành, bảo trì, an ninh, năng lượng và môi trường trong tòa nhà nhằm đảm bảo hiệu quả và bền vững. BIMFM là sự tích hợp giữa BIM và FM, giúp số hóa và đồng bộ hóa thông tin vận hành, hỗ trợ ra quyết định và tối ưu hóa chi phí.

Ba khái niệm chính được sử dụng trong nghiên cứu gồm:

  • LOD (Level of Development): Mức độ phát triển của mô hình BIM, từ mô hình sơ bộ đến mô hình hoàn chỉnh chi tiết.
  • CAFM (Computer Aided Facilities Management): Hệ thống hỗ trợ quản lý vận hành bằng máy tính, giúp theo dõi và điều phối các hoạt động bảo trì.
  • BIM360: Nền tảng quản lý dữ liệu BIM trực tuyến, hỗ trợ truy cập và cập nhật thông tin theo thời gian thực.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp khảo sát thực trạng quản lý thông tin và quy trình vận hành tại các tòa nhà chung cư cao tầng ở TP. Hồ Chí Minh. Cỡ mẫu khảo sát khoảng 64 tòa nhà, với các bên liên quan gồm quản lý tòa nhà, nhân viên vận hành và cư dân. Phương pháp chọn mẫu là chọn mẫu ngẫu nhiên có chủ đích nhằm đảm bảo tính đại diện. Dữ liệu thu thập bao gồm thông tin về quy trình vận hành, công nghệ sử dụng, khó khăn gặp phải và nhu cầu cải tiến. Phân tích dữ liệu sử dụng phương pháp định tính và định lượng, kết hợp biểu đồ, bảng số liệu để minh họa. Nghiên cứu cũng tiến hành xây dựng và áp dụng quy trình BIMFM cho một tòa nhà điển hình (case study), đánh giá hiệu quả qua khảo sát người dùng và phân tích chi phí vận hành trước và sau khi áp dụng. Thời gian nghiên cứu kéo dài từ tháng 2/2020 đến tháng 1/2021.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tình trạng quản lý thông tin còn nhiều hạn chế: Khoảng 85% các tòa nhà khảo sát sử dụng các ứng dụng truyền thông như Zalo, Viber để trao đổi thông tin vận hành, dẫn đến mất mát dữ liệu và khó kiểm soát. Thông tin thiết bị khi bàn giao thường không đầy đủ, gây khó khăn trong bảo trì và xử lý sự cố.

  2. Chi phí vận hành cao: Theo báo cáo, chi phí vận hành chiếm khoảng 85% tổng chi phí dự án, trong đó phần lớn phát sinh do quản lý không hiệu quả và thiếu đồng bộ thông tin. Việc mất dữ liệu trong giai đoạn vận hành ước tính gây thiệt hại khoảng 15% chi phí.

  3. Ứng dụng BIMFM giúp cải thiện hiệu quả: Qua case study tại một tòa nhà chung cư cao tầng, việc áp dụng quy trình BIMFM đã giúp giảm 20% thời gian xử lý sự cố và tăng 30% độ chính xác trong quản lý thiết bị. Người dùng đánh giá cao tính tiện lợi và khả năng truy cập thông tin nhanh chóng qua nền tảng BIM360.

  4. Khó khăn trong triển khai công nghệ mới: Một số nhân viên vận hành còn thiếu kỹ năng sử dụng công nghệ BIM và CAFM, đồng thời chi phí đầu tư ban đầu cho hệ thống BIMFM được xem là rào cản đối với nhiều tòa nhà.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trong quản lý vận hành là do thiếu sự đồng bộ và chuẩn hóa thông tin, cũng như việc sử dụng các công cụ truyền thống không chuyên biệt. So với các nghiên cứu quốc tế, việc áp dụng BIMFM tại Việt Nam còn ở giai đoạn đầu, nhưng kết quả bước đầu cho thấy tiềm năng lớn trong việc giảm chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành. Việc tích hợp BIM với FM giúp tạo ra một kho dữ liệu tập trung, minh bạch và dễ dàng truy cập, từ đó hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn. Biểu đồ so sánh chi phí vận hành trước và sau khi áp dụng BIMFM minh họa rõ sự giảm thiểu chi phí và tăng hiệu quả quản lý. Tuy nhiên, để triển khai rộng rãi, cần có chương trình đào tạo nâng cao năng lực cho nhân viên và chính sách hỗ trợ đầu tư công nghệ từ các cơ quan quản lý.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng quy trình chuẩn áp dụng BIMFM: Thiết lập quy trình vận hành chuẩn dựa trên BIMFM cho các tòa nhà chung cư cao tầng, nhằm chuẩn hóa việc quản lý thông tin thiết bị và vận hành. Thời gian thực hiện trong 6 tháng, do ban quản lý tòa nhà phối hợp với chuyên gia công nghệ.

  2. Đào tạo nâng cao năng lực nhân sự: Tổ chức các khóa đào tạo về BIM, CAFM và quản lý vận hành số hóa cho nhân viên vận hành và quản lý tòa nhà. Mục tiêu nâng cao kỹ năng sử dụng công nghệ trong vòng 3 tháng, do các trung tâm đào tạo chuyên ngành đảm nhiệm.

  3. Đầu tư hệ thống công nghệ thông tin: Khuyến khích các chủ đầu tư và ban quản lý tòa nhà đầu tư vào nền tảng BIM360 và các công cụ hỗ trợ quản lý vận hành hiện đại. Ưu tiên triển khai trong vòng 1 năm, với sự hỗ trợ từ các nhà cung cấp công nghệ và chính sách ưu đãi từ chính quyền địa phương.

  4. Xây dựng chính sách hỗ trợ và khuyến khích: Các cơ quan quản lý nhà nước cần ban hành chính sách hỗ trợ tài chính và kỹ thuật cho các dự án áp dụng BIMFM, nhằm thúc đẩy chuyển đổi số trong quản lý vận hành tòa nhà. Thời gian đề xuất và triển khai trong 2 năm tới.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Chủ đầu tư và ban quản lý tòa nhà: Nghiên cứu cung cấp giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý vận hành, giảm chi phí và tăng giá trị tài sản.

  2. Nhân viên vận hành và bảo trì: Giúp hiểu rõ quy trình vận hành số hóa, nâng cao kỹ năng sử dụng công nghệ BIM và CAFM trong công tác hàng ngày.

  3. Chuyên gia công nghệ xây dựng và quản lý dự án: Cung cấp cơ sở lý thuyết và thực tiễn về ứng dụng BIMFM, hỗ trợ phát triển các giải pháp công nghệ mới.

  4. Cơ quan quản lý nhà nước và chính sách: Là tài liệu tham khảo để xây dựng chính sách hỗ trợ chuyển đổi số trong lĩnh vực quản lý vận hành tòa nhà chung cư cao tầng.

Câu hỏi thường gặp

  1. BIMFM là gì và có vai trò như thế nào trong quản lý vận hành tòa nhà?
    BIMFM là sự tích hợp giữa mô hình thông tin xây dựng (BIM) và quản lý vận hành tòa nhà (FM), giúp số hóa và đồng bộ hóa dữ liệu vận hành, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý, giảm chi phí và tăng độ chính xác trong bảo trì.

  2. Chi phí vận hành tòa nhà chiếm bao nhiêu phần trăm tổng chi phí dự án?
    Theo báo cáo, chi phí vận hành chiếm khoảng 85% tổng chi phí dự án xây dựng, do đó việc quản lý hiệu quả giai đoạn này rất quan trọng để tiết kiệm ngân sách.

  3. Những khó khăn chính khi áp dụng BIMFM tại Việt Nam là gì?
    Khó khăn bao gồm thiếu kỹ năng công nghệ của nhân viên vận hành, chi phí đầu tư ban đầu cao và thiếu chính sách hỗ trợ từ các cơ quan quản lý.

  4. Làm thế nào để nâng cao năng lực nhân sự trong quản lý vận hành số hóa?
    Cần tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về BIM, CAFM và quản lý vận hành số hóa, đồng thời xây dựng tài liệu hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật liên tục.

  5. Ứng dụng BIMFM có thể giảm thiểu chi phí vận hành như thế nào?
    Qua case study, việc áp dụng BIMFM giúp giảm 20% thời gian xử lý sự cố và tăng 30% độ chính xác trong quản lý thiết bị, từ đó giảm thiểu chi phí phát sinh do bảo trì không hiệu quả và mất mát thông tin.

Kết luận

  • Quản lý vận hành tòa nhà chung cư cao tầng tại Việt Nam còn nhiều hạn chế về quản lý thông tin và công nghệ.
  • Chi phí vận hành chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí dự án, cần được tối ưu hóa bằng công nghệ số.
  • BIMFM là giải pháp hiệu quả giúp đồng bộ hóa dữ liệu, nâng cao hiệu quả quản lý và giảm chi phí vận hành.
  • Đào tạo nhân sự và đầu tư công nghệ là yếu tố then chốt để triển khai thành công BIMFM.
  • Nghiên cứu đề xuất quy trình áp dụng BIMFM và khuyến nghị chính sách hỗ trợ nhằm thúc đẩy chuyển đổi số trong quản lý vận hành tòa nhà chung cư cao tầng.

Tiếp theo, các bên liên quan nên phối hợp triển khai đào tạo, xây dựng quy trình chuẩn và đầu tư hệ thống công nghệ trong vòng 1-2 năm tới để đạt hiệu quả tối ưu. Để biết thêm chi tiết và hỗ trợ triển khai, vui lòng liên hệ chuyên gia nghiên cứu hoặc các đơn vị tư vấn BIMFM uy tín.