Triển Khai ERP SAP Business One Tại Công Ty TNHH Vietnam Korean Exchange

MỞ ĐẦU

A. Tính cấp thiết của đề tài

B. Mục đích đề tài

C. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

LỜI CẢM ƠN

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

DANH MỤC HÌNH VẼ, BIỂU ĐỒ, BẢNG BIỂU

KÝ HIỆU VÀ CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT

1. CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VÀ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ERP

1.1. Giới thiệu ERP

1.2. Khái niệm ERP

1.3. Lịch sử phát triển ERP

1.4. Tích hợp các phân hệ trên hệ thống ERP

1.5. Lợi ích của ERP

1.6. Quy trình triển khai hệ thống ERP

1.7. Hiện trạng ứng dụng ERP tại Việt Nam

1.8. Tổng quan ERP SAP Business One

1.8.1. Giới thiệu ERP SAP Business One (SAP B1)

1.8.2. Quy trình chuẩn trên hệ thống

1.8.2.1. Quy trình Mua hàng chuẩn

1.8.2.2. Quy trình Bán hàng chuẩn

1.8.2.3. Quy trình Kế toán chuẩn

2. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TẠI VKX

2.1. Giới thiệu Công ty TNHH VKX

2.2. Thông tin chung

2.3. Quá trình phát triển

2.4. Sơ đồ tổ chức quản lý

2.5. Đánh giá hệ thống thông tin quản lý tại VKX hiện nay

2.6. Hệ thống quản lý tại Bộ phận Kế toán

2.7. Hệ thống quản lý tại Bộ phận Nhân sự

2.8. Hệ thống quản lý tại Bộ phận Kho vận

2.9. Hệ thống quản lý tại phòng ban khác

2.10. Quản lý quy trình Mua hàng

2.10.1. Mô tả luồng quy trình thực hiện

2.10.2. Sơ đồ luồng công việc trong Quy trình Mua hàng

2.10.3. Đánh giá quy trình

2.11. Quản lý quy trình Bán hàng

2.11.1. Mô tả luồng quy trình thực hiện

2.11.2. Sơ đồ luồng công việc trong quy trình Bán hàng

2.11.3. Đánh giá quy trình

2.12. Kết luận về thực trạng tồn tại

3. CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ERP SAP BUSINESS ONE CHO CÔNG TY TNHH VKX

3.1. Chiến lược triển khai chung cho toàn hệ thống

3.2. Các phân hệ chức năng triển khai

3.3. Giai đoạn thứ nhất

3.4. Giai đoạn thứ hai

3.5. Quy trình triển khai

3.6. Lựa chọn mô hình phần mềm ERP triển khai

3.7. Giải pháp triển khai đảm bảo an toàn, hiệu năng của hệ thống

3.8. Kiến trúc hệ thống

3.9. Giải pháp kết nối mạng

3.10. Giải pháp cải tiến quy trình kinh doanh

3.10.1. Quản lý quy trình Bán hàng

3.10.1.1. Mô tả quy trình

3.10.1.2. Sơ đồ luồng công việc thực hiện

3.10.1.3. Những thay đổi và Ưu điểm của quy trình mới

3.10.2. Quản lý Kho vật tư

3.10.2.1. Mô tả quy trình

3.10.2.2. Sơ đồ luồng công việc thực hiện

3.10.2.3. Những thay đổi và Ưu điểm quy trình mới

3.10.3. Quản lý quy trình Mua hàng

3.10.3.1. Mô tả quy trình

3.10.3.2. Sơ đồ luồng công việc thực hiện

3.10.3.3. Những thay đổi và Ưu điểm quy trình mới

3.10.4. Quản lý Kế toán – Tài chính

3.10.4.1. Quy trình Kế toán Phải thu

3.10.4.2. Quy trình Kế toán Phải trả

3.10.4.3. Những thay đổi và Ưu điểm quy trình mới

3.11. Tóm tắt lợi ích chung cho VKX

3.12. Phân tích và thiết lập hệ thống cho quy trình Bán hàng

3.12.1. Thông tin yêu cầu

3.12.2. Biểu đồ hoạt động. Biểu đồ Ca sử dụng

3.12.3. Biểu đồ liên kết, tuần tự

3.12.4. Thiết lập hệ thống và demo quy trình Bán hàng

3.12.5. Các loại dữ liệu quản lý trên ERP

3.12.6. Thiết lập dữ liệu cấu hình

3.12.7. Thiết lập dữ liệu danh mục

3.12.8. Demo quy trình bán hàng

3.12.9. Đánh giá triển khai

3.12.10. Thuận lợi khi triển khai

3.12.11. Khó khăn khi triển khai

TÀI LIỆU THAM KHẢO

I. Tổng Quan Về ERP SAP Business One Giải Pháp Toàn Diện

ERP (Enterprise Resource Planning) hay Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp là một giải pháp quản lý kinh doanh toàn diện. Nó tích hợp mọi hoạt động của doanh nghiệp vào một hệ thống duy nhất. Thay vì sử dụng các phần mềm riêng lẻ như kế toán, nhân sự, quản lý sản xuất, ERP kết hợp tất cả các chức năng này và đảm bảo sự liên thông dữ liệu giữa chúng. Theo Godfrey Glenn (2008), ERP là "một giải pháp thương mại toàn diện, tích hợp những chức năng chung của một tổ chức vào trong một hệ thống duy nhất." Mục tiêu của ERP là tăng cường hiệu quả hoạt động, cải thiện khả năng ra quyết định và tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trong bối cảnh nền kinh tế hội nhập. Từ quản lý kho đến quản lý chuỗi cung ứng, ERP cung cấp một cái nhìn toàn diện về doanh nghiệp, hỗ trợ các nhà quản lý đưa ra quyết định sáng suốt và kịp thời.

1.1. Lịch Sử Phát Triển ERP Từ MRP Đến Quản Lý Toàn Diện

Sự phát triển của ERP trải qua nhiều giai đoạn. Bắt đầu từ những năm 1960 với việc tập trung vào điều phối hàng hóa tồn kho. Đến thập kỷ 70, hệ thống MRP (Material Requirements Planning) ra đời, không chỉ theo dõi thành phần mà còn quản lý và lên kế hoạch sử dụng thiết bị, mua vật tư. Những năm 1980 chứng kiến sự ra đời của MRP II, mở rộng sang phân phối sản phẩm. Đến đầu những năm 1990, MRP II bao phủ nhiều lĩnh vực như Engineering, Tài chính, Nhân sự, Quản lý dự án, Sales, Service, gần như thâu tóm toàn bộ hoạt động doanh nghiệp. Lúc này, thuật ngữ ERP chính thức ra đời.

1.2. Kiến Trúc Phân Hệ ERP Tích Hợp Dữ Liệu Và Quy Trình

ERP nổi bật với kiến trúc phân hệ, đảm bảo tính tích hợp cao. Mọi phân hệ trong ERP, từ tài chính đến sản xuất, đều liên kết và chia sẻ dữ liệu. Sự tích hợp này mang lại nhiều lợi ích, giúp giảm thiểu sai sót, tăng cường hiệu quả và cải thiện khả năng kiểm soát. Theo Kumar & Van Hillsgersberg (2000), ERP cấu hình từ các gói thông tin tích hợp và quy trình dựa trên thông tin bên trong và giữa các vùng chức năng.

II. Thách Thức Triển Khai ERP SAP B1 Tại VKX Giải Pháp

Việc triển khai ERP SAP Business One tại Công ty TNHH Vietnam Korean Exchange (VKX) đặt ra nhiều thách thức. Một trong những thách thức lớn nhất là làm thế nào để tích hợp quy trình kinh doanh hiện tại của VKX vào quy trình quản lý chặt chẽ của ERP. Việc thay đổi quy trình kinh doanh, đào tạo nhân viên và đảm bảo an toàn dữ liệu cũng là những vấn đề cần được xem xét kỹ lưỡng. Khoá luận tốt nghiệp đã chỉ ra rằng việc ứng dụng ERP vào quản lý đòi hỏi rất nhiều yếu tố, trong đó yếu tố chiếm tỉ lệ lớn nhất trong sự thành công chính là làm thế nào để áp dụng đƣợc quy trình thực tế doanh nghiệp đang hoạt động với quy trình quản lý chặt chẽ trên ERP. Đồng thời, cần có chiến lược triển khai cụ thể và phù hợp với đặc thù của VKX.

2.1. Thực Trạng Quản Lý Tại VKX Điểm Yếu Cần Khắc Phục

Trước khi triển khai ERP, cần đánh giá kỹ lưỡng thực trạng quản lý tại VKX. Hệ thống thông tin hiện tại của VKX có thể còn phân tán, thiếu sự liên kết giữa các bộ phận. Quy trình làm việc thủ công có thể gây ra sai sót và chậm trễ. Phân tích thực trạng sẽ giúp xác định những điểm yếu cần khắc phục và đưa ra giải pháp phù hợp. Khảo sát, phân tích thực trạng quản lý tại doanh nghiệp là bước đầu tiên quan trọng để triển khai thành công ERP SAP Business One.

2.2. Quy Trình Kinh Doanh Cũ Đánh Giá Và Cải Tiến Quy Trình

Các quy trình kinh doanh hiện tại của VKX cần được đánh giá kỹ lưỡng. Quy trình mua hàng, bán hàng, quản lý kho vận và kế toán cần được xem xét để xác định những điểm không hiệu quả và tìm cách cải tiến. Việc chuẩn hóa quy trình kinh doanh là một bước quan trọng để đảm bảo sự thành công của dự án ERP. Đề xuất triển khai giải pháp SAP ERP Business One, đề xuất quy trình kinh doanh mới, sẽ giúp VKX hoạt động hiệu quả hơn.

III. Giải Pháp Triển Khai ERP SAP B1 Tối Ưu VKX

Giải pháp triển khai ERP SAP Business One cho VKX cần được thiết kế phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp. Cần xác định rõ các phân hệ chức năng cần triển khai, lựa chọn mô hình phần mềm phù hợp và xây dựng kế hoạch triển khai chi tiết. Việc đảm bảo an toàn và hiệu năng của hệ thống cũng là một yếu tố quan trọng. Theo khóa luận, đề tài đƣa ra chiến lƣợc triển khai một cách cụ thể và việc thay đổi quy trình kinh doanh tại đơn vị doanh nghiệp, đồng thời khẳng định vị trí vô cùng quan trọng của ERP trong sự phát triển không ngừng và lâu bền đối với các doanh nghiệp đang hoạt động ở bất cứ ngành nghề nào của nền kinh tế. Đồng thời, phải lên kế hoạch dự phòng và quản lý rủi ro để đảm bảo dự án thành công.

3.1. Lựa Chọn Phân Hệ ERP Ưu Tiên Chức Năng Quan Trọng

Không phải tất cả các phân hệ của ERP đều cần thiết cho VKX. Cần xác định rõ những phân hệ quan trọng nhất, như quản lý tài chính, quản lý kho, quản lý bán hàng và quản lý sản xuất. Việc triển khai từng giai đoạn, bắt đầu từ những phân hệ quan trọng nhất, sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo dự án đi đúng hướng. Các phân hệ chức năng triển khai theo từng giai đoạn, đảm bảo tính liền mạch.

3.2. Mô Hình Triển Khai ERP On Premise Hay Cloud So Sánh

VKX cần lựa chọn mô hình triển khai ERP phù hợp. Có hai mô hình chính là on-premise (tự quản lý) và cloud (điện toán đám mây). Mỗi mô hình có ưu và nhược điểm riêng. On-premise cho phép VKX kiểm soát hoàn toàn hệ thống, nhưng đòi hỏi chi phí đầu tư ban đầu lớn. Cloud giúp giảm chi phí đầu tư ban đầu, nhưng phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ. Cần cân nhắc kỹ lưỡng để đưa ra lựa chọn phù hợp. Lựa chọn mô hình phần mềm ERP triển khai phù hợp với nguồn lực.

3.3. Đảm Bảo An Toàn Hiệu Năng Hệ Thống ERP Giải Pháp

An toàn và hiệu năng là yếu tố then chốt của một hệ thống ERP. Hệ thống cần được bảo vệ khỏi các cuộc tấn công mạng và truy cập trái phép. Dữ liệu cần được sao lưu thường xuyên để đảm bảo an toàn. Đồng thời, hệ thống cần được tối ưu hóa để đảm bảo hiệu năng cao và đáp ứng nhu cầu sử dụng của VKX. Giải pháp triển khai đảm bảo an toàn, hiệu năng của hệ thống sẽ giúp ERP SAP Business One hoạt động ổn định.

IV. Cải Tiến Quy Trình Với ERP SAP B1 Hướng Dẫn Chi Tiết

Một trong những mục tiêu chính của việc triển khai ERP SAP Business One là cải tiến quy trình kinh doanh tại VKX. ERP cung cấp các công cụ và tính năng để tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu quả. Việc áp dụng quy trình chuẩn của ERP sẽ giúp VKX hoạt động hiệu quả hơn và đạt được lợi thế cạnh tranh. Đề xuất quy trình kinh doanh mới giúp VKX vận hành trơn tru, hiệu quả. Thay đổi và ưu điểm của quy trình mới được đánh giá cụ thể.

4.1. Quản Lý Bán Hàng ERP Tối Ưu Hóa Quy Trình Bán Hàng

Quy trình bán hàng có thể được cải tiến đáng kể nhờ ERP. ERP cho phép quản lý thông tin khách hàng, theo dõi đơn hàng, quản lý kho và tạo báo cáo bán hàng. Tự động hóa quy trình bán hàng giúp giảm thiểu sai sót, tăng cường hiệu quả và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Mô tả quy trình bán hàng mới một cách chi tiết, từ khâu tiếp nhận đơn hàng đến giao hàng và thanh toán.

4.2. Quản Lý Kho Vật Tư ERP Theo Dõi Và Điều Phối Tối Ưu

Việc quản lý kho vật tư trở nên dễ dàng hơn với ERP. ERP cho phép theo dõi số lượng hàng tồn kho, quản lý nhập xuất kho, và dự báo nhu cầu vật tư. Điều này giúp VKX giảm thiểu chi phí tồn kho, tránh tình trạng thiếu hụt vật tư và đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra suôn sẻ. Mô tả quy trình quản lý kho mới, tập trung vào việc theo dõi và điều phối vật tư một cách hiệu quả.

4.3. Quản Lý Kế Toán Tài Chính ERP Báo Cáo Chính Xác

Quy trình kế toán và tài chính được cải thiện đáng kể với ERP. ERP cho phép tự động hóa các nghiệp vụ kế toán, tạo báo cáo tài chính chính xác và kịp thời, và quản lý dòng tiền hiệu quả. Điều này giúp VKX đưa ra quyết định tài chính sáng suốt và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật. Quy trình kế toán phải thu và phải trả được thiết lập một cách rõ ràng, đảm bảo tính chính xác và minh bạch.

V. Đánh Giá Hiệu Quả ERP SAP B1 Thuận Lợi Và Khó Khăn

Sau khi triển khai ERP SAP Business One, cần đánh giá hiệu quả của dự án. Cần xem xét những thuận lợi và khó khăn gặp phải trong quá trình triển khai, cũng như những lợi ích mà ERP mang lại cho VKX. Đánh giá triển khai, thuận lợi, khó khăn, yếu kém ở đơn vị tư vấn giúp rút ra kinh nghiệm cho các dự án tiếp theo. Đánh giá này sẽ giúp VKX đưa ra những điều chỉnh cần thiết và tận dụng tối đa lợi ích của ERP.

5.1. Thuận Lợi Triển Khai ERP Nền Tảng Vững Chắc

VKX có thể có những thuận lợi nhất định khi triển khai ERP. Ví dụ, VKX có thể đã áp dụng quy trình chuẩn ISO, có nguồn nhân lực đủ năng lực tham gia dự án, hoặc có ban lãnh đạo có kinh nghiệm và năng lực quản trị tốt. Đã áp dụng quy trình chuẩn ISO, nguồn nhân sự đủ năng lực tham gia dự án, và ban lãnh đạo có kinh nghiệm là những yếu tố quan trọng giúp dự án thành công.

5.2. Khó Khăn Triển Khai ERP Vượt Qua Thách Thức

Việc triển khai ERP cũng có thể gặp phải những khó khăn nhất định. Ví dụ, chi phí đầu tư ban đầu có thể cao, thời gian triển khai có thể kéo dài hơn dự kiến, hoặc có thể phát sinh chi phí ngoài kế hoạch. Chi phí đầu tư ban đầu cao, triển khai quá thời gian so với kế hoạch, và phát sinh chi phí ngoài kế hoạch là những thách thức cần vượt qua.

VI. Kết Luận Và Tương Lai Của ERP SAP B1 Phát Triển

Triển khai ERP SAP Business One tại VKX là một dự án phức tạp nhưng mang lại nhiều lợi ích. ERP giúp VKX cải tiến quy trình kinh doanh, tăng cường hiệu quả hoạt động và tạo lợi thế cạnh tranh. Kết luận và tương lai của chủ đề hướng đến sự phát triển bền vững. Tuy nhiên, cần có kế hoạch triển khai chi tiết, quản lý rủi ro hiệu quả và đánh giá hiệu quả dự án thường xuyên để đảm bảo thành công. Khóa luận khẳng định vị trí vô cùng quan trọng của ERP trong sự phát triển không ngừng và lâu bền đối với các doanh nghiệp đang hoạt động ở bất cứ ngành nghề nào của nền kinh tế.

6.1. Tiềm Năng Phát Triển ERP Mở Rộng Và Tích Hợp

Sau khi triển khai thành công, ERP SAP Business One có thể được mở rộng và tích hợp với các hệ thống khác, như phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM), hoặc các ứng dụng di động. Điều này sẽ giúp VKX có một hệ thống thông tin toàn diện và đáp ứng nhu cầu kinh doanh ngày càng phức tạp.

6.2. ERP SAP B1 Giải Pháp Cho Doanh Nghiệp Việt

ERP SAP Business One là một giải pháp phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam. Với tính linh hoạt và khả năng tùy biến cao, ERP có thể được điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp. Việc triển khai ERP sẽ giúp doanh nghiệp Việt nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững trong bối cảnh hội nhập kinh tế.

Triển Khai Giải Pháp Hoạch Định Nguồn Lực Doanh Nghiệp ERP SAP Business One Cho Công Ty TNHH Vietnam Korean Exchange