MỞ ĐẦU A. Tính cấp thiết của đề tài B. Mục đích đề tài C. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu LỜI CẢM ƠN NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƢỚNG DẪN DANH MỤC HÌNH VẼ, BIỂU ĐỒ, BẢNG BIỂU KÝ HIỆU VÀ CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT CHƢƠNG I: TỔNG QUAN VÀ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ERP.
Giới thiệu ERP. Khái niệm ERP. Lịch sử phát triển ERP. Tích hợp các phân hệ trên hệ thống ERP.
Lợi ích của ERP. Quy trình triển khai hệ thống ERP. Hiện trạng ứng dụng ERP tại Việt Nam. Tổng quan ERP SAP Business One.
Giới thiệu ERP SAP Business One (SAP B1). Quy trình chuẩn trên hệ thống. Quy trình Mua hàng chuẩn. Quy trình Bán hàng chuẩn.
Quy trình Kế toán chuẩn .12 CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TẠI VKX. Giới thiệu Công ty TNHH VKX. Thông tin chung. Quá trình phát triển.
Sơ đồ tổ chức quản lý. Đánh giá hệ thống thông tin quản lý tại VKX hiện nay. Hệ thống quản lý tại Bộ phận Kế toán. Hệ thống quản lý tại Bộ phận Nhân sự.
Hệ thống quản lý tại Bộ phận Kho vận. Hệ thống quản lý tại phòng ban khác. Quản lý quy trình Mua hàng. Mô tả luồng quy trình thực hiện.
17 Phan Thị Thúy – Lớp HTTTA-K12 vii Khoá luận tốt nghiệp Triển khai ERP SAP B1 cho Công ty TNHH VKX 2. Sơ đồ luồng công việc trong Quy trình Mua hàng. Đánh giá quy trình. Quản lý quy trình Bán hàng.
Mô tả luồng quy trình thực hiện. Sơ đồ luồng công việc trong quy trình Bán hàng. Đánh giá quy trình. Kết luận về thực trạng tồn tại .25 CHƢƠNG III: GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ERP SAP BUSINESS ONE CHO CÔNG TY TNHH VKX.
Chiến lƣợc triển khai chung cho toàn hệ thống. Các phân hệ chức năng triển khai. Giai đoạn thứ nhất. Giai đoạn thứ hai.
Quy trình triển khai. Lựa chọn mô hình phần mềm ERP triển khai. Giải pháp triển khai đảm bảo an toàn, hiệu năng của hệ thống. Kiến trúc hệ thống.
Giải pháp kết nối mạng. Giải pháp cải tiến quy trình kinh doanh .1 Quản lý quy trình Bán hàng. Mô tả quy trình .2 Sơ đồ luồng công việc thực hiện. Những thay đổi và ƣu điểm của quy trình mới.
Quản lý Kho vật tƣ. Mô tả quy trình. Sơ đồ luồng công việc thực hiện. Những thay đổi và ƣu điểm quy trình mới.
Quản lý quy trình Mua hàng. Mô tả quy trình. Sơ đồ luồng công việc thực hiện. Những thay đổi và ƣu điểm quy trình mới.
Quản lý Kế toán – Tài chính. Quy trình Kế toán Phải thu. Quy trình Kế toán Phải trả. Những thay đổi và ƣu điểm quy trình mới.
Tóm tắt lợi ích chung cho VKX. Phân tích và thiết lập hệ thống cho quy trình Bán hàng. 49 Phan Thị Thúy – Lớp HTTTA-K12 viii Khoá luận tốt nghiệp Triển khai ERP SAP B1 cho Công ty TNHH VKX 3. Phân tích quy trình Bán hàng.
Thông tin yêu cầu. Biểu đồ hoạt động. Biểu đồ Ca sử dụng. Biểu đồ liên kết, tuần tự.
Thiết lập hệ thống và demo quy trình Bán hàng. Các loại dữ liệu quản lý trên ERP. Thiết lập dữ liệu cấu hình. Thiết lập dữ liệu danh mục.
Demo quy trình bán hàng. Đánh giá triển khai. Thuận lợi khi triển khai. Đã áp dụng quy trình chuẩn ISO.
Nguồn nhân sự đủ năng lực tham gia dự án. Ban lãnh đạo có kinh nghiệm và năng lực quản trị tốt. Khó khăn khi triển khai. Chi phí đầu tƣ ban đầu cao.
Triển khai quá thời gian so với kế hoạch. Phát sinh chi phí ngoài kế hoạch. ISO cũng có thể gây bất lợi. Yếu kém ở đơn vị tƣ vấn triển khai .72 TÀI LIỆU THAM KHẢO.
74 Phan Thị Thúy – Lớp HTTTA-K12 ix Khoá luận tốt nghiệp Triển khai ERP SAP B1 cho Công ty TNHH VKX DANH MỤC HÌNH VẼ, BIỂU ĐỒ, BẢNG BIỂU Danh mục hình vẽ, biểu đồ Hình 1.1: Lịch sử phát triển của ERP .2: Tích hợp thông tin giữa các phân hệ lõi .1: Lý do doanh nghiệp lựa chọn triển khai ERP .3: Tổng quát phân hệ và chức năng chính của SAP B1 .4: Quy trình Mua hàng chuẩn .5: Quy trình Bán hàng chuẩn .6: Quy trình Kế toán chuẩn .1: Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Vietnam Korean Exchange .2: Phần mềm kế toán Fast Acounting ứng dụng tại VKX .3: Luồng công việc quy trình Mua hàng (hiện tại) .4: Luồng công việc quy trình Bán hàng (hiện tại).1: Phƣơng pháp luận triển khai tiên tiến ASAP .1: So sánh ERP On-Premise & SaaS/Hosted .2: Kiến trúc hệ thống SAP B1 .3: Luồng công việc quy trình Bán hàng (ERP) .4: Luồng công việc quy trình quản lý Kho (ERP) .5: Luồng công việc quy trình Mua hàng (ERP) .6: Luồng công việc quy trình Kế toán phải thu .7: Luồng công việc quy trình Kế toán phải trả .8: Biểu đồ hoạt động .9: Biểu đồ ca sử dụng quy trình Bán hàng .10: Ca sử dụng cập nhật danh mục Khách hàng. 55 Danh mục bảng biểu Bảng 1.1: Mô tả quy trình triển khai ERP .2: Mô tả chi tiết quy trình Mua hàng chuẩn .3: Mô tả chi tiết Quy trình Bán hàng chuẩn .1: Mô tả quy trình Mua hàng (hiện tại) .2: Mô tả quy trình Bán hàng (hiện tại) .1: Tóm tắt chức năng các phân hệ SAP B1 triển khai cho VKX .2: Mô tả quy trình Bán hàng (ERP) .3: Mô tả quy trình quản lý Kho (ERP) .4: Mô tả quy trình Mua hàng ERP .5: Mô tả quy trình Kế toán phải thu (ERP) .6: Mô tả quy trình Kế toán phải trả (ERP) .7: Thông tin yêu cầu trong quy trình Bán hàng. 52 Phan Thị Thúy – Lớp HTTTA-K12 x Khoá luận tốt nghiệp Triển khai ERP SAP B1 cho Công ty TNHH VKX KÝ HIỆU VÀ CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT ASAP Accelerated SAP: Phƣơng pháp luận triển khai tiên tiến của SAP B1 Business One Tên giải pháp ERP của SAP cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ BOM Bill of Material: Công thức sản phẩm, Định mức nguyên vật liệu CSDL Cơ sở dữ liệu ERP Enterprise Resource Planning: Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp FA Fixed Asset: Kế toán Tài sản cố định GL General Ledger: Sổ cái tổng hợp MRP Material Resource Planning: Hoạch định nhu cầu vật tƣ QA Quality Analysis: Quản lý chất lƣợng SAP Tập đoàn SAP có Trụ sở chính tại Đức TCO Total Cost of Ownership: Tổng chi phí sở hữu VKX Công ty TNHH VKX Vietnam Korean Exchange Phan Thị Thúy – Lớp HTTTA-K12 xi Khoá luận tốt nghiệp Triển khai ERP SAP B1 cho Công ty TNHH VKX CHƢƠNG I: TỔNG QUAN VÀ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ERP 1. Giới thiệu ERP 1.
Khái niệm ERP ERP đƣợc hiểu là Hệ thống tích hợp và quản lý tổng thể doanh nghiệp, là hệ thống linh hoạt và quản lý toàn bộ các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Dƣới đây là một số định nghĩa ERP: “Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là một giải pháp thương mại toàn diện, tích hợp những chức năng chung của một tổ chức vào trong một hệ thống duy nhất. Thay vì phải sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự, quản trị sản xuất. song song, độc lập lẫn nhau thì ERP gồm tất cả vào chung một gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng đó có sự liên thông với nhau.”- Theo Godfrey Glenn, 2008.
Định nghĩa của CIO (http://www.com): ERP là một hệ thống phần mềm ứng dụng nhằm phục vụ toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh xương sống (backbone) của doanh nghiệp. Nó tích hợp những quy trình quản lý và kinh doanh quan trọng nhằm đưa ra một cái nhìn bao quát những hoạt động diễn ra trên toàn doanh nghiệp. ERP lưu giữ các dữ liệu về nguồn nhân lực, tài chính và toàn bộ các thông tin về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. “Hệ thống ERP được cấu hình từ các gói thông tin tích hợp và các quy trình dựa trên các thông tin bên trong và giữa các vùng chức năng trong một tổ chức” - Kumar & Van Hillsgersberg, 2000.
[Enterprise Resource Planning-Global Opportunities and Challenges] Nhƣ vậy, với ERP, dƣờng nhƣ không có một định nghĩa cụ thể và cứng nhắc, tùy vào cảm nhận và thực tế ERP mang lại mà mỗi chuyên gia, mỗi nhà kinh tế học hay những ngƣời tiếp xúc hệ thống sẽ có một định nghĩa khác nhau, song những định nghĩa này đều đúng khi nói về ERP trên phƣợng diện nào đó. Lịch sử phát triển ERP ERP là viết tắt của cụm từ Enterprise Resource Planning, dịch nghĩa là Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp là một hệ thống phần mềm giành cho việc quản lý kinh doanh mà việc sử dụng nó mang tính lịch sử nhiều hơn là ý nghĩa thực sự của hệ thống. Vào những năm 1960, trọng tâm của các hệ thống thông tin đƣợc phát triển trong lĩnh vực chế tạo sản xuất là tập trung vào việc điều phối hàng hóa tồn kho, sau đó mở rộng dần sang lĩnh vực kinh doanh dịch vụ. Hầu hết các gói phần mềm thời đó đƣợc thiết kế dựa trên khái niệm hàng hóa truyền thống.
Sang thập kỷ 70, xu hƣớng này đƣợc chuyển dần sang các hệ thống MRP (Marterial Requiement Planning) không chỉ theo dõi các thành phần, mà còn thực hiện cả việc quản lý, lên kế hoạch sử dụng các thiết bị cũng nhƣ mua vật tƣ tùy theo yêu cầu sản xuất kinh doanh từng giai đoạn. Phan Thị Thúy – Lớp HTTTA-K12 Trang 1/86 Khoá luận tốt nghiệp Triển khai ERP SAP B1 cho Công ty TNHH VKX Đến năm 1980, MRP II ra đời đánh dấu bƣớc mở rộng của MRP sang các hoạt động quản lý trong lĩnh vực phân phối sản phẩm. Đầu năm 1990, MRP II đã tiến một bƣớc rất xa và bao phủ trên nhiều lĩnh vực nhƣ Engineering, Tài chính (Finance), Quản trị nguồn nhân lực (Human Resource), Quản trị dự án (Project Management), Quản lý bán hàng (Sales Management), Quản lý dịch vụ (Service Management),… và gần nhƣ thâu tóm toàn bộ các hoạt động của một doanh nghiệp. Lúc này thuật ngữ ERP ra đời Hình 1.1: Lịch sử phát triển của ERP Chiến lƣợc của ERP là tích hợp toàn bộ các đơn vị và chức năng trong doanh nghiệp và một hệ thống thông tin duy nhất, nhờ đó nó có thể phục vụ mọi nhu cầu trong toàn bộ tổ chức.