Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong hoạt động quản lý nhà nước tại các cơ quan hành chính, công tác văn thư lưu trữ đóng vai trò là cầu nối thông tin bảo đảm tính pháp lý, tính chính xác và kịp thời cho quá trình chỉ đạo, điều hành. Thực tiễn vận hành công sở cho thấy khối lượng văn bản hành chính hình thành ngày càng lớn; sự chồng chất của văn bản nếu không được phân loại, giải quyết đúng quy trình hoặc chậm nộp lưu sẽ dẫn đến tình trạng thất lạc, khó khăn trong việc tra cứu và khai thác dữ liệu quá khứ.
Sở Tài chính thành phố Hà Nội là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thành phố quản lý nhà nước về tài chính, ngân sách, tài sản công, giá cả và các hoạt động dịch vụ tài chính trên địa bàn Thủ đô. Với vị trí đầu mối quan trọng, lưu lượng văn bản tiếp nhận và ban hành tại Văn phòng Sở Tài chính rất lớn, đặt ra yêu cầu phải nâng cao hiệu quả quản lý và hoàn thiện quy trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ.
Từ bối cảnh thực tiễn đó, tác giả Tống Thị Ngát đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp ngành Quản trị văn phòng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với đề tài: "Nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Sở Tài Chính Hà Nội".
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể như sau:
- Làm rõ các vấn đề lý luận chung về công tác văn thư, công tác lưu trữ và nội dung quản lý công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan nhà nước.
- Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng tổ chức bộ máy, quy trình thực hiện nghiệp vụ và hoạt động quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Sở Tài chính Hà Nội giai đoạn 2016 – 2017.
- Đánh giá ưu điểm, chỉ ra những mặt hạn chế, nguyên nhân còn tồn tại trong công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan Sở.
- Đề xuất hệ thống giải pháp và phương hướng cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, hoàn thiện các khâu nghiệp vụ, tăng cường cơ sở vật chất và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ tại Sở Tài chính Hà Nội.
- Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản lý công tác văn thư lưu trữ (công tác chỉ đạo, ban hành quy chế, kiểm tra, giám sát và tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ) tại Sở Tài chính Hà Nội.
- Phạm vi nghiên cứu:
- Phạm vi không gian: Văn phòng Sở và các phòng, ban chuyên môn, đơn vị trực thuộc Sở Tài chính thành phố Hà Nội (địa chỉ: Số 38B Hàng Bài, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội).
- Phạm vi thời gian: Đánh giá thực trạng số liệu quản lý công tác văn thư lưu trữ giai đoạn 2016 – 2017 và định hướng thực hiện đến năm 2018.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khung lý thuyết và căn cứ pháp lý
Tác giả xây dựng cơ sở lý thuyết dựa trên hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và tiêu chuẩn chuyên ngành của Nhà nước, bao gồm:
- Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia do Ủy ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/04/2001 (kế thừa Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia năm 1982), xác định tài liệu lưu trữ là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt phục vụ xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính.
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/04/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
- Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành văn thư lưu trữ.
- Nghị định số 99/2016/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
- Tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 áp dụng trong hoạt động lưu trữ.
Phương pháp nghiên cứu
Khóa luận kết hợp các phương pháp nghiên cứu thực tiễn và lý thuyết:
- Phương pháp khảo sát: Thu thập dữ liệu thực tế về tổ chức bộ máy, biên chế nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ, số lượng văn bản đi/đến và hiện trạng trang thiết bị tại các phòng ban thuộc Sở.
- Phương pháp tìm kiếm và thu thập thông tin: Tập hợp các tài liệu, sách báo, tạp chí chuyên ngành (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam) và các số liệu báo cáo nội bộ của Sở Tài chính Hà Nội.
- Phương pháp phỏng vấn: Trao đổi trực tiếp với cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ và lãnh đạo Văn phòng Sở về các vướng mắc trong quy trình xử lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành.
- Phương pháp phân tích - tổng hợp: Hệ thống hóa các quy định pháp luật, phân tích thực trạng theo từng khâu nghiệp vụ (soạn thảo, đăng ký văn bản, đóng dấu, nộp lưu, bảo quản) để rút ra các nhận định và đề xuất giải pháp.
Nguồn dữ liệu
- Dữ liệu thứ cấp từ văn bản quy phạm pháp luật, báo cáo tổng kết của ngành Tài chính và hệ thống bài viết nghiên cứu chuyên ngành.
- Dữ liệu sơ cấp trích xuất từ phần mềm quản lý văn bản trên hệ thống CityWeb của thành phố Hà Nội và sổ sách theo dõi văn bản, mục lục hồ sơ lưu trữ tại Sở Tài chính Hà Nội trong 2 năm 2016 và 2017.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Cơ sở lý luận chung về công tác văn thư lưu trữ
Chương này cung cấp hệ thống khái niệm chuẩn mực, vị trí, vai trò và các quy định pháp lý cơ bản của công tác văn thư lưu trữ:
- Khái niệm và yêu cầu: Công tác văn thư bao gồm toàn bộ các khâu soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu và quản lý sử dụng con dấu. Công tác văn thư đòi hỏi 4 yêu cầu cốt lõi: tính nhanh chóng, tính chính xác, tính bí mật và tính hiện đại.
- Khái niệm và tính chất công tác lưu trữ: Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của các tài liệu có giá trị được lựa chọn từ hoạt động của cơ quan để bảo quản và phục vụ khai thác. Công tác lưu trữ mang 3 tính chất đặc thù: tính khoa học, tính cơ mật và tính xã hội.
- Nội dung quản lý công tác văn thư lưu trữ: Trách nhiệm quản lý được phân định cụ thể từ người đứng đầu cơ quan, Chánh Văn phòng đến Trưởng các đơn vị chức năng và từng cán bộ, công chức. Nội dung quản lý nhà nước bao gồm: ban hành quy chế; chỉ đạo thực hiện các quy trình nghiệp vụ (soạn thảo, quản lý văn bản đi - đến, quản lý con dấu, thu thập bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý, bảo quản); ứng dụng công nghệ thông tin; đào tạo bồi dưỡng cán bộ và thanh tra, kiểm tra.
Chương 2: Khái quát về Sở Tài chính Hà Nội và thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Sở Tài chính Hà Nội
Chương 2 trình bày chi tiết về cơ cấu tổ chức của Sở Tài chính Hà Nội và khảo sát toàn diện thực trạng công tác văn thư lưu trữ:
- Khái quát đơn vị: Sở Tài chính Hà Nội có lịch sử phát triển gắn liền với chính quyền Thủ đô từ ngày 20/8/1945. Cơ cấu tổ chức gồm Ban Giám đốc (Giám đốc Hà Minh Hải cùng 4 Phó Giám đốc), 09 phòng chuyên môn nghiệp vụ (Văn phòng, Thanh tra, Phòng Quản lý ngân sách, Phòng Ngân sách quận huyện xã phường, Phòng Hành chính sự nghiệp, Phòng Giao thông đô thị, Phòng Đầu tư, Phòng Tin học và thống kê, Ban Giá), 02 Chi cục trực thuộc và 01 đơn vị sự nghiệp. Tổng biên chế gần 300 cán bộ, công chức, viên chức và lao động hợp đồng.
- Tổ chức bộ máy và nhân sự VTLT: Toàn bộ cơ quan Sở và các đơn vị trực thuộc có 24 cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ (4 cán bộ chuyên trách tại Văn phòng Sở, 6 cán bộ kiêm nhiệm tại các phòng ban và 14 cán bộ chuyên trách tại các đơn vị trực thuộc). Trình độ chuyên môn phần lớn ở bậc Cao đẳng, tỷ lệ cán bộ có trình độ Đại học chuyên ngành còn thấp.
- Tình hình ban hành và xử lý văn bản: Giai đoạn 2016 – 2017, Sở đã ban hành 30.253 văn bản các loại. Trung bình mỗi năm Sở tiếp nhận và giải quyết khoảng 14.000 lượt công văn đến và đi (riêng năm khảo sát gần nhất phát hành khoảng 13.000 văn bản đi và tiếp nhận khoảng 42.000 văn bản đến).
- Thực trạng các khâu nghiệp vụ:
- Soạn thảo và ban hành: Phần lớn tuân thủ Thông tư 01/2011/TT-BNV, tuy nhiên vẫn còn hiện tượng rút gọn quy trình, đóng dấu trước khi văn thư vào số hoặc cán bộ tự ý ghi số và ngày tháng trong bản thảo.
- Quản lý văn bản đi, đến: Sử dụng phần mềm quản lý văn bản thuộc hệ thống CityWeb của thành phố kết hợp sổ đăng ký truyền thống, đảm bảo xử lý kịp thời văn bản hỏa tốc, khẩn và văn bản mật.
- Quản lý con dấu: Thực hiện nghiêm ngặt theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP, con dấu được lưu giữ trong két sắt tại phòng văn thư và chỉ đóng dấu khi văn bản có đầy đủ chữ ký thẩm quyền.
- Lập hồ sơ và giao nộp: Quy định thời hạn nộp lưu là 01 năm sau khi công việc hoàn thành (riêng tài liệu xây dựng cơ bản là 03 tháng sau quyết toán) đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên.
| Loại văn bản ban hành (2016 – 2017) | Số lượng (Văn bản) | Tỷ lệ (%) |
|---|---|---|
| Quyết định | 10.357 | 34,23% |
| Công văn | 8.285 | 27,39% |
| Giấy mời | 4.293 | 14,19% |
| Thông báo | 4.267 | 14,10% |
| Tờ trình | 974 | 3,22% |
| Biên bản | 854 | 2,82% |
| Kế hoạch | 809 | 2,67% |
| Báo cáo | 722 | 2,39% |
| Các loại văn bản khác | 308 | 1,02% |
| Tổng cộng | 30.253 | 100,00% |
Chương 3: Nhận xét và giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Sở Tài chính Hà Nội
Trên cơ sở phân tích thực trạng, chương 3 đề ra định hướng và 5 nhóm giải pháp cụ thể:
- Phương hướng và đổi mới nhận thức: Nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo các phòng ban và cán bộ chuyên môn về vị trí của tài liệu lưu trữ trong cải cách hành chính; gắn trách nhiệm lập hồ sơ công việc với tiêu chí đánh giá thi đua cán bộ.
- Hoàn thiện tổ chức và chuẩn hóa đội ngũ cán bộ: Quy hoạch, tuyển dụng cán bộ đúng chuyên ngành; tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên sâu theo tiêu chuẩn Thông tư 13/2014/TT-BNV để nâng cao trình độ cử nhân chuyên ngành cho đội ngũ văn thư.
- Tăng cường cơ sở vật chất, trang thiết bị: Đầu tư mở rộng diện tích kho lưu trữ cơ quan; trang bị giá sắt, hộp cặp đạt chuẩn, hệ thống phòng cháy chữa cháy, máy hút ẩm và các phương tiện bảo quản hồ sơ an toàn.
- Hoàn thiện các khâu nghiệp vụ: Chấn chỉnh quy trình ký duyệt, kiểm soát chặt chẽ thể thức trước khi ban hành; khắc phục triệt để tình trạng đóng dấu trước khi ghi số văn bản; ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan vào đầu năm và thực hiện nghiêm túc việc thu thập, chỉnh lý tài liệu tồn đọng.
- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin: Khai thác hiệu quả hệ thống quản lý văn bản CityWeb; từng bước thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử và tài liệu lưu trữ cơ quan để phục vụ tra cứu thông tin nhanh chóng qua mạng nội bộ.
Kết quả và đóng góp
Kết quả nghiên cứu chính
Khóa luận đã tổng hợp và minh chứng bằng số liệu cụ thể về hiện trạng văn thư lưu trữ tại Sở Tài chính Hà Nội:
- Tổng kết toàn diện cơ cấu 24 cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ trên toàn hệ thống Sở (4 chuyên trách tại cơ quan Sở, 6 kiêm nhiệm tại các phòng ban và 14 chuyên trách tại các đơn vị trực thuộc).
- Thống kê chi tiết cơ cấu 30.253 văn bản ban hành trong giai đoạn 2016 – 2017, trong đó Quyết định (10.357 văn bản) và Công văn (8.285 văn bản) chiếm tỷ trọng lớn nhất (hơn 61%).
- Mô tả chi tiết đường đi của văn bản đến, quy trình luân chuyển văn bản đi và mô hình quản lý văn bản qua phần mềm CityWeb.
Giải pháp và kiến nghị
Tác giả đã đề xuất các nhóm biện pháp có tính ứng dụng sát với thực tế cơ quan Sở:
- Ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ chuẩn hóa theo Thông tư 04/2013/TT-BNV phù hợp đặc thù ngành tài chính.
- Thiết lập cơ chế kiểm tra định kỳ và đột xuất công tác lập hồ sơ công việc tại các phòng chuyên môn trước khi bàn giao vào lưu trữ hiện hành.
- Kế hoạch hóa việc xử lý, chỉnh lý khoa học khối tài liệu tích đống, tài liệu tồn đọng chưa được phân loại.
- Đề xuất lộ trình số hóa hồ sơ tài liệu lưu trữ, liên kết cơ sở dữ liệu tra cứu văn bản với hệ thống phần mềm quản lý điều hành của thành phố.
Đóng góp của đề tài
Tác giả đã chỉ ra rằng trước thời điểm nghiên cứu (năm 2018), chưa có công trình khoa học nào nghiên cứu chuyên sâu và toàn diện về thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Sở Tài chính thành phố Hà Nội. Đề tài đã lấp khoảng trống nghiên cứu thực tiễn tại đơn vị, cung cấp nguồn tư liệu và hệ thống giải pháp trực tiếp phục vụ công tác văn phòng của Sở.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Đề tài chủ yếu tập trung khảo sát phạm vi công tác văn thư lưu trữ hành chính thông thường tại khối cơ quan Sở và 2 đơn vị trực thuộc; chưa đi sâu phân tích chi tiết quy trình lưu trữ chuyên ngành đặc thù đối với các hồ sơ tài chính phức tạp (như hồ sơ kiểm toán, quyết toán dự án đầu tư xây dựng cơ bản kéo dài nhiều năm). Dữ liệu khảo sát tập trung chủ yếu trong mốc thời gian 2016 – 2017.
- Hướng mở rộng: Mở rộng nghiên cứu quy trình số hóa toàn diện và tích hợp chữ ký số trong quản lý văn bản điện tử; xây dựng mô hình lưu trữ điện tử chuyên dụng cho các loại hồ sơ quản lý ngân sách và tài sản công cấp tỉnh/thành phố.
Giá trị tham khảo
- Đối tượng thụ hưởng: Sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, Văn thư - Lưu trữ, Quản lý nhà nước; cán bộ phụ trách công tác hành chính văn phòng tại các cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố.
- Phần nội dung có giá trị tham khảo cao:
- Khung quy trình xử lý văn bản đi, văn bản đến và quy định phân cấp ký duyệt văn bản hành chính trình bày ở Chương 2.
- Bộ mẫu sổ sách theo dõi, phiếu chuyển giao văn bản và danh mục hồ sơ được mô tả chi tiết gắn với thực tiễn cơ quan quản lý tài chính địa phương.
Câu hỏi thường gặp
1. Cơ cấu nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ tại Sở Tài chính Hà Nội được phân bổ như thế nào?
Toàn bộ Sở có 24 cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ, bao gồm: 4 cán bộ chuyên trách văn thư tại khối cơ quan Sở, 6 cán bộ kiêm nhiệm tại các phòng ban chuyên môn và 14 cán bộ chuyên trách tại các đơn vị trực thuộc Sở.
2. Khối lượng văn bản ban hành của Sở Tài chính Hà Nội trong giai đoạn 2016 – 2017 là bao nhiêu và loại văn bản nào chiếm đa số?
Trong 2 năm (2016 – 2017), Sở đã ban hành tổng cộng 30.253 văn bản. Trong đó, loại văn bản chiếm số lượng nhiều nhất là Quyết định với 10.357 văn bản, tiếp theo là Công văn với 8.285 văn bản.
3. Cơ quan Sở Tài chính Hà Nội sử dụng phần mềm nào để quản lý công văn đi và đến?
Sở Tài chính Hà Nội ứng dụng phần mềm quản lý văn bản nằm trong hệ thống CityWeb của thành phố Hà Nội, kết hợp với quy trình vào sổ theo dõi truyền thống.
4. Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại Sở Tài chính Hà Nội được quy định ra sao?
Hồ sơ, tài liệu hành chính thông thường phải được giao nộp vào lưu trữ cơ quan trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc. Riêng đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản, thời hạn giao nộp là trong vòng 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán.
5. Những thiếu sót chủ yếu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản còn tồn tại ở Sở là gì?
Một số văn bản còn thiếu trích yếu, thiếu nơi nhận, sai định dạng căn lề, đóng dấu trước khi văn thư ghi số hoặc tự ý ghi số và ngày tháng trong quá trình soạn thảo văn bản.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Tống Thị Ngát đã phản ánh toàn diện bức tranh thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Sở Tài chính Hà Nội giai đoạn 2016 – 2017 thông qua các dữ liệu thực tế và căn cứ pháp lý rõ ràng. Công trình làm rõ vị trí then chốt của công tác văn phòng trong bộ máy hành chính nhà nước cấp tỉnh, đồng thời chỉ ra các điểm nghẽn về nhân sự, cơ sở vật chất và quy trình xử lý văn bản tại đơn vị. Hệ thống giải pháp được đề xuất mang tính đồng bộ từ đổi mới nhận thức, chuẩn hóa nghiệp vụ đến ứng dụng công nghệ thông tin, tạo cơ sở thực tiễn hữu ích nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hành chính công tại cơ quan quản lý tài chính Thủ đô.