CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 1. Cơ sở lý luận của kế toán chi phí bán hàng trong doanh nghiệp 1. Một số khái niệm liên quan đến chi phí bán hàng 1.1 Các khái niệm Trong nền kinh tế thị trường, hoạt động kinh tế chủ yếu của các doanh nghiệp là cung cấp hàng hóa, dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu người tiêu dùng qua đó cũng là để đạt được mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận của mình. Hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp diễn ra trên các lĩnh vực như sản xuất, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch… và các nhà quản trị doanh nghiệp luôn đặt ra mục tiêu cho doanh nghiệp là đáp ứng được càng nhiều nhu cầu của người tiêu dùng thì càng tốt.
Khi nhu cầu được thỏa mãn, người ta sẵn sàng bỏ tiền ra để có được thứ mà họ cần. Chính điều này sẽ làm tăng doanh thu của Công ty. Nhưng doanh thu chưa phải là mục đích cuối cùng của doanh nghiệp mà lợi nhuận mới là cái đích mà nhà quản trị hướng tới. Một trong các biện pháp để đạt được mục tiêu tăng lợi nhuận đó là tìm cách để giảm chi phí kinh doanh nói chung và chi phí bán hàng nói riêng.
Quan sát thực tế hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ta thấy chi phí phát sinh liên tục và đa dạng hàng ngày, hàng giờ như chi phí cho nguyên vật liệu, chi phí gia công, chế biến, chi phí bao bì, chi phí quảng cáo, chi phí liên quan đến quản lý doanh nghiệp… Do đó, chúng ta có thể thấy rằng: “chi phí sản xuất của doanh nghiệp là biểu hiện bằng tiền của các phí tổn về vật chất, về lao động và các chi phí khác, phục vụ trực tiếp hay gián tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định”. Sản phẩm sau khi được hoàn thành thì nhiệm vụ của doanh nghiệp là phải tổ chức tiêu thụ nó để tiếp tục duy trì và phát triển. Muốn để sản phẩm đến tay người tiêu dùng doanh nghiệp cần phải bỏ ra các chi phí như: Chi phí vận chuyển, chi phí đóng gói bảo quản, chi phí cho lương nhân viên bán hàng, chi phí xây dựng thương hiệu, chi phí quản cáo… Các khoản chi phí này chiếm một lượng đáng kể trong tổng chi phí. Vậy chi phí là gì? Theo chuẩn mực VAS-01 “Chuẩn mực chung” thì “Chi phí là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức các SV Ngô Thành Trường – Lớp: K45D3 5 Luan van Trường ĐH Thương Mại GVHD: PGS-TS Nguyễn Phú Giang khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu”.
Còn chi phí kinh doanh của doanh nghiệp chính là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các hao phí về lao động sống và lao động vật hóa và các chi phí cần thiết khác mà doanh nghiệp phải bỏ ra nhằm có được một số thu thập nhất định trong tương lai, trong một thời kỳ nhất định. Như chúng ta đã biết thì chi phí bán hàng là một khoản mục chính trong chi phí kinh doanh của doanh nghiệp đó chính là khoản chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp. Do vậy, chi phí bán hàng là toàn bộ những chi phí phát sinh phục vụ cho hoạt động bán hàng hóa và dịch vụ của doanh nghiệp. Xét về bản chất chi phí là những hao phí về lao động vật hóa biểu hiện dưới hình thái giá trị tính bằng tiền.
Chi phí bán hàng bao gồm toàn bộ các chi phí trực tiếp đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp như chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, hàng hóa (trừ hoạt động xây lắp). Ngoài ra chi phí bán hàng còn bao gồm: chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển hàng hóa,. Trong toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và hoạt động bán hàng nói riêng thì chi phí bán hàng có ý nghĩa vô cùng quan trọng như làm căn cứ để doanh nghiệp kiểm tra, phân tích đánh giá công tác quản lý chi phí của doanh nghiệp, tìm ra các biện pháp nhằm giảm chi phí, nâng cao sức cạnh tranh của sản phẩm và của doanh nghiệp trên thương trường. Đối với hoạt động kinh doanh thương mại, các chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh, được tính theo nguyên tắc giá phí do vậy các chi phí gắn liền với quá trình bán hàng và phục vụ bán hàng được gọi là chi phí bán hàng.
Một số lý thuyết liên quan đến kế toán chi phí bán hàng 1.1 Phân loại chi phí bán hàng Loại hình tổ chức của doanh nghiệp quyết định đến các chi phí phát sinh và cách thức phân loại chúng. Kết cấu chi phí bán hàng trong doanh nghiệp là tỷ trọng từng loại chi phí chiếm trong tổng số chi phí bán hàng của doanh nghiệp ở một thời điểm nhất định. Để xác định chính xác kết cấu này, người ta phải tiến hành phân SV Ngô Thành Trường – Lớp: K45D3 6 Luan van Trường ĐH Thương Mại GVHD: PGS-TS Nguyễn Phú Giang loại chúng. Việc phân loại chi phí vừa mang tính khách quan, vừa mang tính chủ quan.
Phân loại chi phí mang tính khách quan là do nó phụ thuộc vào bản chất của các khoản chi phí đó, còn chủ quan là do nó xuất phát từ nhu cầu và mục đích quản lý của doanh nghiệp. Việc phân loại chi phí bán hàng trong doanh nghiệp chịu sự tác động bởi nhiều nhân tố như đặc điểm kinh doanh, trình độ trang thiết bị kỹ thuật, sự phát triển khoa học công nghệ, công tác quản lý, tổ chức phân công lao động, tổ chức bán hàng. Các doanh nghiệp kinh doanh các ngành nghề khác nhau thì cách phân loại chi phí cũng khác nhau. Do đó có thể thấy rằng sự phân loại chi phí là vô cùng quan trọng và thiết yếu trong công tác quản lý hoạt động kinh doanh.
Kết cấu chi phí bán hàng trong các doanh nghiệp luôn luôn biến động nên việc phân loại chi phí bán hàng là bước đầu tiên trong công tác quản lý chi phí bán hàng, là cơ sở để nhận thức một cách khoa học quá trình chi phí phát sinh trong hoạt động kinh doanh. Đồng thời nó cũng giúp cho các nhà quản trị trong doanh nghiệp nói riêng và các tổ chức, cá nhân ngoài doanh nghiệp nói chung có thể nhìn nhận đánh giá, xem xét một cách chính xác tình hình chi phí bán hàng của doanh nghiệp. Tùy theo yêu cầu của nhà quản lý mà các nhà quản trị tài chính sẽ chọn các tiêu thức khác nhau để phân loại chi phí bán hàng cho phù hợp, nhằm xác định phương hướng phấn đấu tiết kiệm các chi phí một cách đúng đắn và đề ra các biện pháp tiết kiệm chi phí bán hàng hợp lý nhất. Căn cứ vào tính chất của các khoản chi phí Toàn bộ chi phí bán hàng có thể chia làm 5 loại sau: Chi phí nhân viên: Bao gồm toàn bộ các chi phí về tiền lương, các khoản phụ cấp có tính chất lương, các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ trích theo lương của nhân viên bán hàng trong doanh nghiệp.
Chi phí vật liệu, công cụ, dụng cụ: Là toàn bộ chi phí về nguyên vật liệu, nhiên liệu, công cụ, dụng cụ… phục vụ cho hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Chi phí khấu hao TSCĐ là toàn bộ số trích khấu hao của những tài sản cố định phục vụ cho hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là số tiền phải trả cho các dịch vụ mua ngoài phục vụ cho hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Bao gồm: + Tiền thuê nhà, thuê quầy thuê công cụ.
SV Ngô Thành Trường – Lớp: K45D3 7 Luan van Trường ĐH Thương Mại GVHD: PGS-TS Nguyễn Phú Giang + Điện, nước, điện thoại. Chi phí khác bằng tiền: Là toàn bộ chi phí khác phục vụ cho hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Phân loại chi phí theo tiêu thức này cho biết kết cấu, tỷ trọng của từng loại chi phí bán hàng mà doanh nghiệp đã chi ra để lập bản thuyết minh báo cáo tài chính và giúp cho công tác phân tích tình hình thực hiện dự toán chi phí cho kỳ sau. Căn cứ vào nội dung kinh tế của các khoản chi phí Chi phí nhân viên là những khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hóa bao gồm: tiền lương, tiền ăn giữa ca, tiền công và các khoản phải trích BHXH, BHYT, KPCĐ… Chi phí vật liệu bao bì là các khoản chi phí về vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc đóng gói sản phẩm, hàng hóa, chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa trong quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ… dùng cho bộ phận bán hàng.
Chi phí dụng cụ, đồ dùng là các khoản chi phí về công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm viêc,… Chi phí khấu hao TSCĐ là các khoản chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng như nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, phương tiện tính toán, đo lường, kiểm nghiệm chất lượng… Chi phí bảo hành: Dùng để phản ánh khoản chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa. Riêng chi phí sửa chữa và bảo hành công trình xây lắp thì phản ánh ở chi phí sản xuất chung. Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng như chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ phục vụ trực tiếp cho khâu bán hàng, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa đi bán, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu… Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí đã kể trên như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng… SV Ngô Thành Trường – Lớp: K45D3 8 Luan van Trường ĐH Thương Mại GVHD: PGS-TS Nguyễn Phú Giang Phân loại chi phí theo cách này giúp quản lý định mức chi phí bán hàng và cung cấp số liệu cho công tác quản trị chi phí của doanh nghiệp.