Chương 1. Cơ sở lý luận và pháp lý thực hiện pháp luật về chứng thực tại Uỷ ban nhân dân cấp xã Chương 2. Thực trạng thực hiện pháp luật về chứng thực tại Uỷ ban nhân dân xã, phường thuộc thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu. Giải pháp và lộ trình bảo đảm thực hiện pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân các xã, phường trực thuộc thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ THỰC HIỆN PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ 1. Khái niệm thực hiện pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã 1. Thực hiện pháp luật về chứng thực Pháp luật là hê ̣ thố ng các quy tắ c xử sự chung đươ ̣c đă ̣t ra (hoặc thừa nhận) bởi nhà nước và có tính bắ t buô ̣c thực hiêṇ với tấ t cả các chủ thể trong xã hội. “Nhà nước được tổ chức và hoạt động theo Hiến pháp và pháp luật, quản lý xã hội bằng Hiến pháp và pháp luật [17]”.
Vì vậy, pháp luật là một phạm trù rất rộng, bao hàm toàn bộ các quy tắc xử sự do Nhà nước đặt ra để quản lý mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, như pháp luật về tài nguyên, môi trường, hình sự, dân sự, kinh tế… Pháp luật được tổ chức thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau gồ m: Tuân thủ, chấp hành, sử dụng và áp du ̣ng pháp luật. Để có thể nhận thức đúng đắn và đầy đủ về thực hiện hiện pháp luật, cần nghiên cứu làm rõ những đặc điểm của thực hiện pháp luật. Hiêṇ nay, trong khoa học pháp lý có nhiề u cách hiể u, cách tiế p câ ̣n về vấn đề thực hiện pháp luật, theo Viện Khoa học pháp lý - Bộ Tư pháp thì “Thực hiện pháp luật là hoạt động mang tính tổ chức quyền lực nhà nước, được thực hiện bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền, nhà chức trách hoặc tổ chức xã hội được trao quyền, nhằm cá biệt hóa quy phạm pháp luật vào các trường hợp cụ thể, đối với cá nhân, tổ chức cụ thể [24, tr. Hoặc theo Viện Nhà nước và pháp luật - Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh thì “Thực hiện pháp luật diễn ra trong hoạt động thực hiện quyền hành pháp và tư pháp của Nhà nước [25, tr.
Từ cơ sở lý luận nêu trên, có thể định nghĩa: “Thực hiện pháp luật là hoạt động thực tiễn của các cơ quan, tổ chức; các cán bộ, công chức có thẩm quyền, căn cứ những quy phạm pháp luật hiện hành để giải quyết những vụ việc cụ thể thuộc thẩm quyền của mình, nhằm đạt được những yêu cầu mà pháp luật đặt ra trong việc điều chỉnh các quan hệ xã hội”. Hiểu về chứng thực, trên những góc đô ̣ khác nhau, có thể cón hung cách 10 tiế p câ ̣n khác nhau, tuy nhiên, dưới góc độ ngôn ngữ, thì “chứng thực là việc sao, chép lại hoặc tạo ra bản khác theo đúng bản gốc sao đúng nguyên văn một tài liệu, sao y bản chính, bản sao [23, tr. Mặt khác, ở một số nước phát triển như Thụy Sĩ thì “chứng thực là việc áp dụng đối với chữ ký, bản sao chụp, trích lục, sao chép hoă ̣c bản dịch [16]”. Cộng hòa Liên bang Đức thì chưa đưa ra một khái niệm cụ thể về chứng thực, tuy nhiên xem xét trên quy định tại Luật Công chứng của Cộng hòa Liên bang Đức,đề cập “khi chứng thực bản sao một văn bản cần xác định đó là bản chính [15]”.
Về phía Việt Nam khái niệm về chứng thực lần đầu tiên được đặt ra khi Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam chính thức ban hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 về công chứng, chứng thực. Theo đó, khái niệm chứng thực được định nghĩa như sau: “Chứng thực là việc UBND cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định [5]”. Bên cạnh đó, sau gần 07 năm có hiệu lực thi hành, trên cơ sở nhận thấy một số nội dung tại Nghị định số 75/2000/NĐ-CP đã không còn phù hợp với thực tiễn, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ- CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, đưa ra khái niệm mới về chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, theo đó “cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đúng với nội dung ghi trong sổ gốc [6]”.
Cho đến hiện nay, hoạt động chứng thực được điều chỉnh bởi Nghị định số 23/2015/NĐ-CP theo đó một số khái niệm liên quan đến chứng thực được định nghĩa như sau: “(i) Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầ y đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc, (ii) Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩ m quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính, (iii) Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩ m quyền theo quy định tại 11 Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầ u chứng thực, (iv) Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩ m quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, chữ ký hoă ̣c dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch [8]”. Từ các phân tích trên, có thể hiể u khái quát "Thực hiện pháp luật về chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền căn cứ quy định của pháp luật để thực hiện các công việc như cấp bản sao, chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, hợp đồng, giao dịch phục vụ quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân”. Thực hiện pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã Ở địa phương, chính quyền cấp xã giữ một vị thế then chốt trong hệ thống các cơ quan quản lý hành chiń h nhà nước, cấ p chiń h quyề n cơ sở gầ n dân nhấ t.
Với vai trò là cấp chính quyền gần gũi nhất với người dân, chính quyền cấp xã đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai, thực thi các chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước đến với các tổ chức, cá nhân trong cộng đồng. Nhờ vị trí đặc biệt này, địa vị pháp lý của chính quyền địa phương nói chung và UBND cấp xã nói riêng được khẳng định và ghi nhận trong hệ thống pháp luật hiện hành. Theo quy định tại Khoản 1, Điều 114, Hiến pháp năm 2013 nêu rõ “UBND ở cấp chính quyền địa phương do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên. Uỷ ban nhân dân tổ chức việc thi hành Hiến pháp và pháp luật ở địa phương; tổ chức thực hiện nghị quyết của Hội đồng nhân dân và thực hiện các nhiệm vụ do cơ quan nhà nước cấp trên giao [17]”.
Bên cạnh đó, khoản 1 Điều 8 Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, sửa đổi bổ sung năm 2020 cũng quy định “Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa 12 phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên [18]”. Như vậy, có thể định nghĩa "Thực hiện pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã là hoạt động tại UBND cấp xã, trên cơ sở được phân cấp, phân quyền, căn cứ các quy định pháp luật để thực hiện các hoạt động liên quan đến cấp bản sao, chứng thực bản sao, chữ ký, hợp đồng, giao dịch trên địa bàn xã, đáp ứng nhu cầu chính đáng của cá nhân, tổ chức ở địa phương về chứng thực”. Đặc điểm thực hiện pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã Thứ nhất: Hoạt động mang tính chất hành chính nhà nước UBND cấp xã được Nhà nước giao nhiệm vụ thực hiện công tác chứng thực theo quy định của pháp luật. Cụ thể, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định các cơ quan nhà nước cấp tỉnh có thẩm quyền chứng thực, UBND cấp xã được coi là đơn vị hành chính cấp cơ sở để thực hiện nhiệm vụ này.
Trong quá trình thực hiện chứng thực, UBND cấp xã phải tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật về chế độ, thủ tục chứng thực; chế độ tiếp công dân; quản lý tài chính, con dấu.được quy định bởi các văn bản pháp luật hiện hành. Kết quả chứng thực tại “UBND xã mang tính ràng buộc pháp lý, tạo điều kiện cho các giao dịch dân sự và hoạt động hành chính có liên quan. Bên cạnh đó, UBND cấp xã chịu sự quản lý về hoạt động chứng thực của cơ quan nhà nước cấp trên, việc thực hiện đúng quy định của pháp luật được coi là tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng hoạt động [2, tr. Do đó, việc thực hiện pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã mang tính chất của hoạt động hành chính nhà nước ta ̣i điạ phương, phục vụ mục tiêu quản lý nhà nước theo quy định.
Thứ hai: Mang tính chất linh hoạt Quy định pháp luật về chứng thực hiện hành vẫn mang tính chất tổng quát, không thể định đoạt hết được những tình huống cụ thể trong thực tiễn. Trong khi đó, các đối tượng, hành vi, vụ việc liên quan đến chứng thực rất đa dạng, phức tạp. Do đó, người làm công tác chứng thực tại UBND cấp xã cần 13 phải áp dụng linh hoạt các quy định pháp luật, đồng thời bổ sung kiến thức pháp lý, kinh nghiệm thực tiễn để giải quyết các vụ việc mới phát sinh. “Tại một số địa phương vùng sâu, vùng xa, điều kiện kinh tế - xã hội còn khó khăn, nhu cầu về chứng thực của người dân phức tạp hơn.
Người làm công tác chứng thực tại UBND cấp xã cần phải cân nhắc kỹ lưỡng hơn để vừa bảo đảm tuân thủ pháp luật vừa tháo gỡ khó khăn thực tiễn cho người dân, doanh nghiệp [12, tr.