Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt của ngành sản xuất cửa nhựa uPVC tại Việt Nam, việc nâng cao hiệu quả quản lý sản xuất và giảm thiểu chi phí là vấn đề cấp thiết đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Công ty Cổ Phần Thiết Kế Đầu Tư Xây Dựng Cửu Long (CDIC) là một trong những đơn vị hoạt động trong lĩnh vực này, với bộ phận sản xuất cửa nhựa đóng góp khoảng 40% tổng doanh thu công ty. Tuy nhiên, trong những năm gần đây, tỷ lệ chi phí trên tổng doanh thu của một số công trình sản xuất cửa nhựa đã tăng từ mức 25-30% lên 35-40%, thậm chí có công trình lên tới 50%, gây ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận và hiệu quả hoạt động.

Nghiên cứu tập trung vào việc ứng dụng mô hình 5S tại bộ phận sản xuất cửa nhựa của CDIC nhằm cải thiện môi trường làm việc, tăng năng suất lao động, giảm lãng phí nguyên vật liệu và thời gian. Phạm vi nghiên cứu bao gồm khảo sát thực trạng môi trường làm việc, phân tích sự phù hợp của 5S với các vấn đề hiện tại, xây dựng quy trình thực hiện và đánh giá kết quả ứng dụng 5S tại công ty trong giai đoạn từ năm 2013 đến 2014 tại trụ sở chính ở TP. Hồ Chí Minh.

Ý nghĩa của nghiên cứu được thể hiện qua việc giúp CDIC nâng cao hiệu quả sản xuất, giảm chi phí ẩn, đồng thời làm cơ sở tham khảo cho các doanh nghiệp sản xuất cửa nhựa khác trong việc áp dụng công cụ quản lý chất lượng đơn giản, tiết kiệm chi phí nhưng hiệu quả như 5S. Qua đó, góp phần hoàn thiện lý thuyết và thực tiễn về ứng dụng 5S trong doanh nghiệp Việt Nam.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Mô hình 5S là công cụ quản lý chất lượng xuất phát từ Nhật Bản, bao gồm năm bước: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), và Shitsuke (Sẵn sàng). Theo Takashi Osada, 5S giúp tạo môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, từ đó nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm. Các nghiên cứu của Hajime Suzuki và J. Szewieczek bổ sung quan điểm thực tiễn, nhấn mạnh việc thực hiện 5S cần dựa trên ý thức cá nhân và có tiêu chuẩn rõ ràng cho từng bước.

Vai trò của 5S được khẳng định qua việc cải thiện điều kiện lao động, giảm lãng phí nguyên vật liệu, tăng tính an toàn và nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên. Mô hình 5S cũng là bước khởi đầu trong chu trình cải tiến liên tục, giúp tổ chức duy trì sự ngăn nắp, sạch sẽ và hiệu quả trong sản xuất.

Các khái niệm chính trong nghiên cứu bao gồm: nguyên tắc tổ chức nguyên liệu, tiêu chuẩn đánh giá 5S, quy trình thực hiện 5S theo hướng dẫn của Tổng Cục Đo Lường TP. Hồ Chí Minh và mô hình thực hiện 5S tại doanh nghiệp.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp định tính và định lượng. Dữ liệu sơ cấp được thu thập qua khảo sát 15 công nhân sản xuất bằng bảng câu hỏi đánh giá 5S phát triển bởi JICA (2008), phỏng vấn ban lãnh đạo và quan sát thực tế môi trường làm việc tại xưởng sản xuất cửa nhựa của CDIC.

Quy trình nghiên cứu gồm 4 giai đoạn:

  1. Đánh giá thực trạng môi trường làm việc và xác định các vấn đề hiện tại.
  2. Phân tích sự phù hợp của mô hình 5S với các vấn đề được phát hiện.
  3. Xây dựng quy trình thực hiện 5S dựa trên nghiên cứu của Dario & cộng sự (2008) và hướng dẫn của Tổng Cục Đo Lường TP. Hồ Chí Minh.
  4. Thực hiện, đo lường và đánh giá kết quả ứng dụng 5S theo tiêu chuẩn đánh giá của Tổng Cục Đo Lường TP. Hồ Chí Minh.

Cỡ mẫu khảo sát gồm 15 công nhân sản xuất được chọn ngẫu nhiên tại bộ phận cửa nhựa. Phương pháp phân tích dữ liệu bao gồm phân tích thống kê mô tả, so sánh tỷ lệ phần trăm và đánh giá định tính từ phỏng vấn sâu.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Thực trạng môi trường làm việc chưa đạt chuẩn 5S: 87% công nhân phản ánh có nhiều vật dụng không cần thiết tồn tại tại nơi làm việc, gây lộn xộn và giảm không gian sản xuất. 80% công nhân cho biết không có sự phân biệt rõ ràng giữa lối đi và khu vực làm việc, dẫn đến đi lại lộn xộn và mất an toàn.

  2. Lãng phí nguyên vật liệu và thiết bị: Trung bình mỗi ngày có khoảng 20 thanh nhựa uPVC dư thừa dưới 1.4m bị loại bỏ hoặc bán thanh lý, gây thiệt hại khoảng 286.400 đồng/ngày. Ngoài ra, trong tháng 7 và 8 năm 2013, công ty mất 4 thiết bị quan trọng với tổng giá trị khoảng 3.620.000 đồng do quản lý chưa chặt chẽ.

  3. Môi trường làm việc bẩn và máy móc kém bảo trì: 40% công nhân đánh giá nền nhà và các vị trí khác chưa sạch sẽ, máy móc bị bụi bẩn làm giảm tuổi thọ và gây hỏng hóc. Một máy hàn nhựa bị hỏng trong tháng 6/2014 đã khiến công ty tốn gần 20 triệu đồng sửa chữa và làm gián đoạn sản xuất 2 ngày.

  4. Ý thức và thái độ làm việc của công nhân: 100% công nhân cho biết có mối quan hệ tốt, tuân thủ nội quy và cập nhật thông tin từ ban lãnh đạo. Tuy nhiên, việc dọn dẹp và sắp xếp nơi làm việc chưa được quan tâm đúng mức, chỉ thực hiện khi có kiểm tra.

Thảo luận kết quả

Kết quả khảo sát và quan sát cho thấy môi trường làm việc tại bộ phận sản xuất cửa nhựa CDIC còn nhiều hạn chế về tổ chức, vệ sinh và quản lý nguyên vật liệu. Việc bố trí mặt bằng chưa hợp lý dẫn đến lãng phí thời gian di chuyển và tăng nguy cơ hư hỏng sản phẩm. Tình trạng vật dụng không cần thiết tồn tại nhiều làm giảm hiệu quả sử dụng không gian và gây mất an toàn lao động.

So sánh với các nghiên cứu trong ngành, việc áp dụng 5S đã được chứng minh giúp giảm thiểu lãng phí, nâng cao năng suất và cải thiện môi trường làm việc. Tuy nhiên, thành công của 5S phụ thuộc lớn vào sự cam kết của lãnh đạo và ý thức của người lao động. Tại CDIC, mặc dù công nhân có thái độ tích cực, nhưng thiếu sự chỉ đạo và kiểm soát chặt chẽ khiến việc duy trì 5S gặp khó khăn.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tỷ lệ đồng ý về các vấn đề môi trường làm việc, bảng thống kê chi phí lãng phí nguyên vật liệu và biểu đồ so sánh chi phí sửa chữa máy móc trước và sau khi áp dụng 5S để minh họa hiệu quả cải tiến.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tổ chức đào tạo và nâng cao nhận thức về 5S: Triển khai chương trình đào tạo bài bản cho toàn bộ công nhân và ban chỉ đạo 5S trong vòng 1 tháng, nhằm giúp nhân viên hiểu rõ lợi ích và quy trình thực hiện 5S. Chủ thể thực hiện là ban chỉ đạo 5S phối hợp chuyên gia tư vấn.

  2. Bố trí lại mặt bằng sản xuất: Thiết kế lại không gian làm việc và kho nguyên vật liệu theo nguyên tắc khoa học, phân chia khu vực rõ ràng, tạo lối đi an toàn và thuận tiện. Thời gian thực hiện dự kiến 2 tháng, do phòng kỹ thuật và ban chỉ đạo 5S phối hợp thực hiện.

  3. Xây dựng hệ thống kiểm soát và đánh giá định kỳ: Áp dụng bảng kiểm tra 5S hàng tuần, đánh giá hàng tháng và khen thưởng kịp thời nhằm duy trì và cải tiến liên tục. Ban chỉ đạo 5S chịu trách nhiệm tổ chức và giám sát.

  4. Tăng cường công tác bảo trì, bảo dưỡng máy móc: Lập kế hoạch bảo trì định kỳ 3 tháng/lần, giảm thiểu hỏng hóc và chi phí sửa chữa. Phòng kỹ thuật phối hợp với ban chỉ đạo 5S thực hiện.

  5. Áp dụng nguyên tắc FIFO trong quản lý nguyên vật liệu: Đảm bảo nguyên vật liệu được sử dụng theo thứ tự nhập kho, giảm thiểu lãng phí do hết hạn hoặc hư hỏng. Thủ kho và công nhân chịu trách nhiệm thực hiện.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo các doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ: Nghiên cứu cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn để áp dụng 5S nhằm nâng cao hiệu quả quản lý sản xuất, giảm chi phí và tăng năng suất.

  2. Nhà quản lý bộ phận sản xuất: Giúp hiểu rõ quy trình triển khai 5S, cách tổ chức đào tạo và đánh giá hiệu quả, từ đó áp dụng phù hợp với đặc thù đơn vị.

  3. Chuyên gia tư vấn quản lý chất lượng: Cung cấp mô hình thực tiễn và số liệu cụ thể để tư vấn, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc triển khai 5S hiệu quả.

  4. Sinh viên và nghiên cứu sinh ngành Quản trị Kinh doanh, Quản lý sản xuất: Là tài liệu tham khảo quý giá về ứng dụng công cụ quản lý chất lượng trong doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt trong lĩnh vực sản xuất cửa nhựa.

Câu hỏi thường gặp

  1. 5S là gì và tại sao lại quan trọng trong sản xuất?
    5S là phương pháp quản lý chất lượng gồm 5 bước: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng. Nó giúp tạo môi trường làm việc ngăn nắp, sạch sẽ, nâng cao năng suất và giảm lãng phí. Ví dụ, tại CDIC, 5S giúp giảm thất thoát nguyên vật liệu và tăng hiệu quả lao động.

  2. Làm thế nào để bắt đầu triển khai 5S trong doanh nghiệp?
    Bắt đầu bằng việc cam kết của lãnh đạo, thành lập ban chỉ đạo 5S, đào tạo nhân viên và xây dựng kế hoạch thực hiện chi tiết. CDIC đã thực hiện đào tạo ban chỉ đạo và công nhân trong vòng 1 tháng trước khi áp dụng.

  3. Các khó khăn thường gặp khi áp dụng 5S là gì?
    Thiếu sự cam kết của lãnh đạo, nhân viên chưa hiểu rõ lợi ích, thiếu kiểm soát và đánh giá định kỳ. Tại CDIC, việc thiếu kiểm soát chặt chẽ dẫn đến thực hiện 5S chưa hiệu quả trước khi nghiên cứu được thực hiện.

  4. 5S có thể giúp giảm chi phí như thế nào?
    5S giúp giảm lãng phí nguyên vật liệu, thời gian tìm kiếm dụng cụ, giảm hỏng hóc máy móc và tăng năng suất lao động. Tại CDIC, việc áp dụng 5S dự kiến giảm thiệt hại do nguyên vật liệu dư thừa khoảng 286.400 đồng/ngày và giảm chi phí sửa chữa máy móc.

  5. Làm sao để duy trì và cải tiến 5S lâu dài?
    Cần có hệ thống đánh giá định kỳ, khen thưởng động viên, đào tạo liên tục và sự tham gia tích cực của toàn bộ nhân viên. CDIC đã xây dựng bảng kiểm tra 5S hàng tuần và tổ chức đánh giá hàng tháng để duy trì hiệu quả.

Kết luận

  • Nghiên cứu đã phân tích thực trạng môi trường làm việc tại bộ phận sản xuất cửa nhựa CDIC, chỉ ra nhiều tồn tại về bố trí mặt bằng, quản lý nguyên vật liệu và vệ sinh công nghiệp.
  • Mô hình 5S được đánh giá phù hợp để giải quyết các vấn đề hiện tại, giúp giảm chi phí, nâng cao năng suất và cải thiện môi trường làm việc.
  • Quy trình thực hiện 5S được xây dựng chi tiết, bao gồm đào tạo, phân công nhiệm vụ, thực hiện và đánh giá định kỳ.
  • Kết quả khảo sát và phân tích cho thấy sự cam kết của lãnh đạo và ý thức của công nhân là yếu tố quyết định thành công của 5S.
  • Các bước tiếp theo là triển khai thực hiện 5S theo kế hoạch, giám sát chặt chẽ và mở rộng áp dụng sang các bộ phận khác trong công ty.

Hành động ngay hôm nay: Ban lãnh đạo và quản lý sản xuất nên xem xét áp dụng mô hình 5S để nâng cao hiệu quả hoạt động, đồng thời tham khảo chi tiết quy trình và kinh nghiệm từ nghiên cứu này để đảm bảo thành công.