Tổng quan nghiên cứu

Trong hơn 73 năm hình thành và phát triển từ năm 1945 đến năm 2018, tỉnh Thừa Thiên Huế đã sản sinh khối lượng di sản thông tin khổng lồ ghi dấu các chặng đường lịch sử, văn hóa và chính trị đặc sắc. Bên cạnh tài liệu hành chính bằng chữ viết, tài liệu nghe nhìn bao gồm ảnh, phim điện ảnh, băng đĩa ghi âm và ghi hình là nguồn sử liệu trực quan phản ánh khách quan, sinh động mọi mặt đời sống xã hội. Tuy nhiên, theo khảo sát thực tế tại địa phương, khoảng hơn 70% tài liệu nghe nhìn có giá trị lịch sử vẫn đang bị lưu giữ phân tán tại các cơ quan, đơn vị, đối mặt với nguy cơ hư hỏng và tiêu hao nghiêm trọng do thiếu quy trình quản lý khoa học.

Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học của tác giả Nguyễn Tất Thắng tập trung giải quyết 3 mục tiêu trọng tâm:

  • Làm rõ cơ sở lý luận, pháp lý và thực tiễn về việc xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn cần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.
  • Đánh giá toàn diện thực trạng công tác quản lý, thu thập, bảo quản và khai thác tài liệu nghe nhìn tại 6 nhóm cơ quan, tổ chức trọng điểm trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế.
  • Xây dựng đề án khoa học với hệ thống tiêu chí cụ thể nhằm xác định chính xác danh mục nguồn nộp lưu và thành phần tài liệu nghe nhìn cần bảo quản vĩnh viễn tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế.

Nghiên cứu giới hạn phạm vi khảo sát đối với các tài liệu nghe nhìn hình thành trong giai đoạn 1945 - 2018. Kết quả nghiên cứu có ý nghĩa quyết định trong việc ngăn chặn nguy cơ thất thoát trên 90% tư liệu hình ảnh và âm thanh quý giá, đồng thời thiết lập nền tảng chuẩn hóa giúp tỷ lệ giao nộp hồ sơ nghe nhìn đúng hạn đạt 100% theo quy định pháp luật.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn xây dựng trên nền tảng phương pháp luận Lưu trữ học Mác - Lênin với 3 nguyên tắc cốt lõi: nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử và nguyên tắc toàn diện tổng hợp. Bên cạnh đó, nghiên cứu vận dụng các tiêu chuẩn quản trị thông tin quốc tế hiện đại như Tiêu chuẩn ISO 15489-1 về quản lý tài liệu và lý thuyết bảo tồn di sản nghe nhìn của Ray Edmondson thuộc Chương trình Ký ức Thế giới của UNESCO.

Khung nghiên cứu làm sáng tỏ 4 khái niệm nền tảng:

  • Tài liệu lưu trữ nghe nhìn: Vật mang tin ghi lại hình ảnh tĩnh, hình ảnh động và âm thanh phản ánh hiện thực khách quan, có giá trị lịch sử, khoa học và thực tiễn.
  • Phông lưu trữ lịch sử cấp tỉnh: Toàn bộ khối tài liệu có ý nghĩa cấp địa phương được bảo quản tập trung và thống nhất tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh theo Luật Lưu trữ năm 2011 và Quyết định số 168-HĐBT năm 1981.
  • Nguồn nộp lưu: Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có chức năng sản sinh hoặc đang quản lý khối tài liệu nghe nhìn có giá trị thuộc diện phải giao nộp vào lưu trữ lịch sử.
  • Thành phần tài liệu nộp lưu: Cơ cấu các nhóm tài liệu nghe nhìn cụ thể được lựa chọn đưa vào diện lưu trữ vĩnh viễn dựa trên nội dung sự kiện và giá trị chứng cứ.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng nguồn dữ liệu đa tầng gồm: hệ thống văn bản quy phạm pháp luật (Pháp lệnh năm 1982, Pháp lệnh năm 2001, Luật Lưu trữ năm 2011), các công trình nghiên cứu chuyên ngành của nhiều thế hệ học giả và hồ sơ nghiệp vụ lưu trữ thực tế từ năm 1945 đến năm 2018.

Về phương pháp thu thập dữ liệu:

  • Cỡ mẫu khảo sát: Luận văn tập trung nghiên cứu trực tiếp tại 6 cơ quan, đơn vị đầu mối đại diện cho các khối chức năng chính trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế, gồm Hội đồng nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh, Đài Phát thanh và Truyền hình tỉnh, Sở Văn hóa và Thể thao, Trung tâm Bảo tồn Di tích Cố đô Huế và Trung tâm Festival Huế.
  • Phương pháp chọn mẫu: Áp dụng phương pháp chọn mẫu mục đích dựa trên 2 tiêu chí: cơ quan thường xuyên sản sinh tài liệu nghe nhìn chuyên nghiệp và cơ quan lãnh đạo quyền lực, hành chính hoặc quản lý di sản đặc thù.
  • Phương pháp phân tích: Kết hợp phân tích tài liệu, phương pháp thống kê mô tả, phương pháp biện chứng và phương pháp hệ thống. Lý do lựa chọn tổ hợp phương pháp này là nhằm bảo đảm tính khách quan, đánh giá chính xác cả giá trị nội dung lịch sử lẫn tình trạng vật lý của vật mang tin trong suốt chiều dài 73 năm.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Khảo sát thực tiễn giai đoạn 1945 - 2018 tại Thừa Thiên Huế ghi nhận 4 phát hiện quan trọng:

  • Tỷ lệ tài liệu nghe nhìn chưa được giao nộp tập trung chiếm trên 70% tổng khối lượng tài liệu hình thành tại các sở, ban, ngành. Phần lớn tài liệu đang nằm rải rác tại các phòng chuyên môn hoặc thuộc sở hữu của cá nhân cán bộ.
  • Tình trạng hư hỏng vật lý và nguy cơ xóa trắng tư liệu diễn ra nghiêm trọng: Tại các đơn vị truyền thông và báo chí địa phương, hiện tượng ghi đè lên băng từ cũ để tái sử dụng khiến khoảng 30% đến 40% tư liệu âm thanh, hình ảnh về các sự kiện lịch sử giai đoạn trước năm 2000 không thể phục hồi.
  • Thiếu hụt 100% văn bản hướng dẫn nghiệp vụ chuyên biệt ở cấp tỉnh về danh mục nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn, dẫn đến việc các cơ quan chỉ chú trọng giao nộp văn bản giấy mà bỏ quên tài liệu ảnh, phim đi kèm hồ sơ.
  • Cơ sở vật chất bảo quản xuống cấp: Chỉ có khoảng 15% đến 20% kho lưu trữ của các cơ quan khảo sát trang bị thiết bị kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm chuyên dụng cho băng từ và phim ảnh, khiến tuổi thọ của vật mang tin bị suy giảm nhanh chóng.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của thực trạng trên bắt nguồn từ nhận thức chưa đầy đủ về vị thế độc lập của tài liệu nghe nhìn như một nguồn sử liệu gốc. Bên cạnh đó, ngân sách dành cho trang thiết bị lưu trữ chuyên dụng còn eo hẹp và đội ngũ cán bộ lưu trữ tại các đơn vị cơ sở chưa được đào tạo chuyên sâu về bảo quản đa phương tiện.

So với các công trình nghiên cứu trước đây vốn chỉ tập trung vào cấp Trung ương hoặc phân loại nguồn thu chính - phụ đơn thuần, luận văn này xác lập bước đột phá khi tiếp cận giá trị tài liệu nghe nhìn gắn liền với chức năng của toàn bộ bộ máy công quyền địa phương và các thiết chế văn hóa đặc thù.

Dữ liệu khảo sát có thể được trực quan hóa qua biểu đồ cơ cấu nguồn sản sinh tài liệu nghe nhìn tại Thừa Thiên Huế: khối cơ quan quản lý di tích và lễ hội văn hóa chiếm 40%, khối phát thanh truyền hình chiếm 35%, và khối cơ quan quyền lực nhà nước chiếm 25%. Ngoài ra, bảng tổng hợp phân loại mức độ rủi ro của vật mang tin cho thấy nhóm phim nhựa và băng từ sản xuất trước năm 1990 có nguy cơ thoái hóa trên 80%, đòi hỏi phải có phương án số hóa và thu hồi khẩn cấp.

Đề xuất và khuyến nghị

Để chuẩn hóa công tác thu nộp và bảo tồn tài liệu nghe nhìn tại Thừa Thiên Huế, luận văn đề xuất 4 nhóm giải pháp mang tính khả thi cao:

  • Phê duyệt và ban hành Đề án xây dựng tiêu chí xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu: Ủy ban nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế chủ trì ban hành văn bản quy phạm trong thời gian 6 đến 12 tháng, đặt mục tiêu 100% cơ quan nhà nước trên địa bàn áp dụng thống nhất bộ tiêu chí phân loại và danh mục giao nộp.
  • Đầu tư hiện đại hóa hạ tầng Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh: Sở Nội vụ phối hợp Sở Tài chính bố trí nguồn vốn nâng cấp kho lưu trữ đạt chuẩn quốc tế về nhiệt độ (18 - 20°C) và độ ẩm (35 - 45%) cho kho bảo quản chuyên dụng tài liệu nghe nhìn, giảm thiểu 90% nguy cơ xuống cấp vật lý trong giai đoạn 2019 - 2022.
  • Triển khai chương trình số hóa và lập hồ sơ đồng bộ: Chi cục Văn thư - Lưu trữ tiến hành số hóa tối thiểu 80% tư liệu phim ảnh, băng ghi âm quý hiếm giai đoạn 1945 - 2000 trong thời hạn 24 tháng, bảo đảm lưu trữ dự phòng kép trên môi trường số hóa an toàn.
  • Đào tạo và nâng cao năng lực chuyên môn cho cán bộ lưu trữ: Tổ chức định kỳ 2 khóa tập huấn nghiệp vụ chuyên sâu mỗi năm cho 100% cán bộ văn thư - lưu trữ tại hơn 30 sở, ban, ngành và doanh nghiệp nhà nước trực thuộc tỉnh.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu này mang lại giá trị học thuật và ứng dụng thực tiễn cho 4 nhóm đối tượng chính:

  • Lãnh đạo và chuyên viên Trung tâm Lưu trữ lịch sử các tỉnh, thành phố: Sử dụng làm tài liệu hướng dẫn khung để xây dựng danh mục nguồn nộp lưu và ban hành tiêu chí kiểm tra, tiếp nhận tài liệu nghe nhìn tại địa phương mình.
  • Cán bộ văn thư - lưu trữ tại các cơ quan ban ngành, đài phát thanh - truyền hình, bảo tàng: Áp dụng phương pháp phân loại, chỉnh lý và lập hồ sơ tài liệu ảnh, băng đĩa ghi âm, ghi hình ngay tại cơ quan trước khi bàn giao nộp lưu vĩnh viễn.
  • Giảng viên, học viên cao học và sinh viên ngành Lưu trữ học, Quản trị văn phòng, Thông tin học: Khai thác tư liệu lý luận, phương pháp luận nghiên cứu và các bài học kinh nghiệm khảo sát thực địa trong phân tích giá trị sử liệu nghe nhìn.
  • Các nhà nghiên cứu lịch sử, văn hóa và bảo tồn di sản Cố đô Huế: Sử dụng kết quả nghiên cứu để định vị, tra cứu và khai thác các nguồn sử liệu hình ảnh, âm thanh xác thực phục vụ công tác trùng tu di tích và biên khảo lịch sử.

Câu hỏi thường gặp

Tài liệu lưu trữ nghe nhìn có điểm gì khác biệt so với tài liệu hành chính truyền thống? Tài liệu nghe nhìn tái hiện sự kiện một cách trực quan, sinh động qua hình ảnh và âm thanh mà không phản ánh tư duy chủ quan của người lập như tài liệu giấy. Đặc điểm này giúp tài liệu nghe nhìn trở thành nguồn sử liệu độc lập, phản ánh chính xác bối cảnh lịch sử với độ chân thực đạt 100%.

Căn cứ pháp lý nào quy định bắt buộc phải nộp lưu tài liệu nghe nhìn vào Lưu trữ lịch sử? Quy định nộp lưu được thể chế hóa tại Quyết định số 168-HĐBT năm 1981, Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982, Pháp lệnh năm 2001 và Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011. Các văn bản này khẳng định tài liệu nghe nhìn là một bộ phận không thể tách rời của Phông lưu trữ quốc gia.

Tại sao cần xây dựng tiêu chí nộp lưu riêng biệt cho tỉnh Thừa Thiên Huế? Thừa Thiên Huế sở hữu quần thể di tích Cố đô và các kỳ Festival văn hóa lớn định kỳ 2 năm một lần từ năm 2000 đến nay. Việc xây dựng tiêu chí đặc thù giúp thu thập trọn vẹn khối tư liệu hình ảnh di sản quý hiếm mà các địa phương khác không có.

Những loại tài liệu nghe nhìn nào được ưu tiên đưa vào lưu trữ lịch sử vĩnh viễn? Ưu tiên số một gồm: ảnh, phim về hoạt động chỉ đạo của lãnh đạo Đảng, Nhà nước và chính quyền tỉnh; tư liệu các kỳ Festival Huế; hình ảnh khảo sát trùng tu di tích Cố đô và băng ghi âm các kỳ họp Hội đồng nhân dân tỉnh có tính bước ngoặt.

Giải pháp nào ngăn chặn tình trạng thất thoát tài liệu nghe nhìn do tái sử dụng vật mang tin? Cần ban hành quy chế nghiêm cấm xóa băng đĩa tư liệu khi chưa qua hội đồng xác định giá trị, đồng thời triển khai số hóa 100% tài liệu gốc sang định dạng số chuẩn trong vòng 12 đến 24 tháng để bảo quản vĩnh viễn trên máy chủ lưu trữ.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận và hành lang pháp lý khẳng định vị trí độc lập của tài liệu nghe nhìn trong hệ thống Phông lưu trữ quốc gia.
  • Nghiên cứu khảo sát thực trạng công tác quản lý tài liệu nghe nhìn giai đoạn 1945 - 2018 tại 6 cơ quan trọng điểm tỉnh Thừa Thiên Huế, chỉ rõ nguy cơ tiêu hao trên 70% tư liệu giá trị.
  • Tác phẩm xây dựng thành công Đề án với bộ tiêu chí khoa học phân định rõ nguồn nộp lưu và thành phần tài liệu nghe nhìn cần bảo quản vĩnh viễn.
  • Đưa ra hệ thống 4 giải pháp đồng bộ về cơ chế, hạ tầng, công nghệ số hóa và đào tạo nhân lực có thể thực thi ngay trong chu kỳ 12 đến 36 tháng tới.
  • Mở ra hướng đi chuẩn mực cho các địa phương trong cả nước trong việc gìn giữ di sản ký ức đa phương tiện của dân tộc.

Các cơ quan quản lý nhà nước và đơn vị sự nghiệp cần khẩn trương áp dụng khung tiêu chí của đề tài để bảo tồn trọn vẹn các chứng tích lịch sử cho thế hệ mai sau.