CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG CHỨC VĂN PHÒNG NHŨNG YẾU TỐ TÂM LÝ CỦA CÔNG CHỨC VĂN PHÒNG 1. Công tác văn phòng 1. Khái niệm công tác văn phòng 1. Khái niệm văn phòng Có nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ văn phòng: Theo Đào Xuân Chúc, văn phòng có thể hiểu theo hai khía cạnh: Theo nghĩa hẹp, “Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, dự án, là nơi mà các công chức của cơ quan, đơn vị đó hàng ngày đến làm việc, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó”[2].
Theo nghĩa rộng, văn phòng là bộ máy điều hành tổng và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan đơn vị. Như vậy, “văn phòng là nơi thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt dộng quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực phục vụ hậu cần đám bảo các điều kiện cần thiết cho hoạt động của cơ quan, tổ chức đó” [2]. Theo Nguyễn Thành Độ, “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị. Khái niệm trên cho thấy về mặt hình thức, văn phòng bao gồm các yếu tố vật chất hiện hữu như nhà cửa, xe cộ, các thiết bị, con người.
có trong văn phòng cơ quan, đơn vị đủ để thực hiện mục tiêu của tổ chức. Về mặt bản chất, văn phòng gồm toàn bộ quá trình vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu ra trong đơn vị. Khái niệm công tác văn phòng Công tác văn phòng chứa đựng những yếu tố vật chất phù hợp với yêu cầu thu thập, tổng hợp, phân tích, xử lý, ra quyết định chuyển tải thông tin của các cấp quản lý đơn vị nhằm mục tiêu nhất định. Liên hệ hoạt động văn phòng với các điều kiện của kinh tế thị trường thì Công tác văn phòng là công việc quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ cụ thể nhằm đảm bảo yêu cầu tham mưu tổng hợp và giúp việc cho công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, của cơ quan, tổ chức.
13 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khái niệm trên đây vừa phản ánh bản chất, quá trình hoạt động của văn phòng vừa đề cập đến những điều kiện vật chất cần thiết cho công tác văn phòng. Nội dung công tác văn phòng Văn phòng thực hiện hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý toàn bộ hoạt động thông tin kinh tế chính trị xã hội, hành chính. Công tác văn phòng được thể hiện như sau: 1. Công tác lễ tân Công tác lễ tân là tổng hợp các hoạt động được diễn ra trong quá trình tiếp xúc, trao đổi, làm việc giữa các đối tác, tổ chức, cá nhân trong nội bộ một đất nước hay giữa các nước.
Lễ tân là công việc không thể thiếu được trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động của cơ quan. Công tác lễ tân được tổ chức tốt sẽ tiết kiệm thời gian làm việc, dành thời gian cho người lãnh đạo giải quyết các công việc quan trọng khác. Tổ chức tốt công tác lễ tân sẽ tạo ra ấn tượng tốt đẹp, gây cảm tình với khách. Thực hiện công tác lễ tân cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau: - Tuân thủ các quy định tập quán, thông lệ quốc tế.
- Tôn trọng những quy định, tập quán, tập tục của từng quốc gia. - Tôn trọng những tập quán, phong tục của từng địa phương, vùng. - Thực hiện nguyên tắc bình đẳng, hợp tác cùng có lợi. - Lịch sự, nghiêm túc trong mọi khâu, tạo điều kiện thuận lợi cho khách 1.
Công tác văn thư, lưu trữ a. Công tác văn thư: được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và các tổ chức khác. Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư. - Yêu cầu của công tác văn thư: Nhanh chóng: xây dựng văn bản, giải quyết văn bản đến nhanh, kịp thời sẽ góp phần vào giải quyết nhanh chóng các công việc cơ quan.
14 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Chính xác: nội dung văn bản ban hành không trái với các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản của cơ quan cấp trên; phải được soạn thảo đúng thể thức và hình thức văn bản theo quy định của pháp luật; các quy trình nghiệp vụ công tác văn thư được thực hiện đúng quy định của pháp luật. Bí mật: bảo mật tại bộ phận văn thư chuyên trách như bí mật nội dung các văn bản đến, giải quyết văn bản, hay từ công đoạn ban hành văn bản cho đến việc lưu văn bản. Hiện đại: hiện đại hóa trong các khâu của công tác văn thư bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin và sử dụng máy móc thiết bị văn phòng hiện đại. Công tác lưu trữ: là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức bảo quản một cách khoa học những văn bản tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu các thông tin quá khứ.
Trong phạm vi các cơ quan, công tác lưu trữ bao gồm các công việc: thu thập, xác định tài liệu, phân loại tài liệu, thống kê, tổ chức công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu, ứng dụng tin học trong lưu trữ, áp dụng các biện pháp bảo quản an toàn tài liệu. - Yêu cầu của công tác lưu trữ: Tính khoa học: để đảm bảo an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả các tài liệu lưu trữ các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ cần phải tiến hành theo những phương pháp khoa học. Mặt khác, công tác lưu trữ phải thường xuyên nghiên cứu lý luận và thực tiễn, ứng dụng những thành quả của khoa học kỹ thuật vào hoàn cảnh thực tế của đất nước. Tính cơ mật: tài liệu lưu trữ chứa đựng những bí mật nhà nước, kẻ thù có thể dùng nhiều thủ đoạn để đánh cắp, đánh tráo, sao chụp khai thác những tài liệu này để phục vụ cho mưu đồ phá hoại của chúng.
Vì vậy, công tác lưu trữ phải luôn cảnh giác, giữ đúng nguyên tắc, nội quy để đảm bảo bí mật quốc gia. Thực hiện nghiêm chỉnh pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước ban hành. 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Công tác tham mưu, tổng hợp Văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp thông tin, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo.
Đây là hai công việc có liên quan mật thiết với nhau, cùng nhằm một mục đích là trợ giúp cho công tác điều hành quản lý cơ quan đạt hiệu quả cao nhất. Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu. Những ý kiến tham mưu của các cấp quản lý, những người trợ giúp được tổng hợp, phân tích chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, phương án đúng nhất. Hoạt động này rất cần thiết, hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn vừa mang tính chuyên sâu.
Nhưng kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở đầu vào, đầu ra và những thông tin ngược trên nhiều lĩnh vực, nhiều đối tượng mà văn phòng thu thập được. Những thông tin ấy cần phải được sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lưu giữ và khai thác sử dụng theo yêu cầu của lãnh đạo trong từng lĩnh vực cụ thể. Công việc này thuộc về công tác tổng hợp của hoạt động văn phòng. Chủ thể làm công tác tham mưu có thể là cá nhân hay tập thể.
Bộ phận tham mưu thường được đặt tại văn phòng để giúp cho công tác tham mưu được thuận lợi. Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu. Văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn tập hợp lại thành hệ thống thống nhất trình lãnh đạo hoặc đề xuất với lãnh đạo phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng của từng bộ phận chuyên môn. Công tác đảm bảo điều kiện làm việc a.
Tổ chức cuộc họp, hội nghị: - Khi hoạch định và tổ chức các cuộc họp nội bộ bình thường không nghi thức như các cuộc họp nhân viên, các cuộc họp ủy ban, các cuộc họp thông báo, và các cuộc họp giải quyết vấn đề. các công việc được thực hiện như sau: Đăng ký phòng họp, thông báo cho người tham dự biết lịch trình cuộc họp và yêu cầu họ mang theo tài liệu liên quan, hướng dẫn cuộc thảo luận, chuẩn bị tài liệu, chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn, chuẩn bị nước giải khát, ghi biên bản, theo dõi. 16 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Khi hoạch định và tổ chức các cuộc họp trang trọng theo nghi thức cần thực hiện các vấn đề sau: Lập kế hoạch hội nghị: Xác định tên hội nghị, mục đích, yêu cầu nội dung của hội nghị, đối tượng, thành phần tham dự hội nghị, địa điểm tiến hành hội nghị, thời gian tiến hành, các công việc cần chuẩn bị cho hội nghị, kinh phí, phân công chịu trách nhiệm từng hội nghị. Bản kế hoạch hội nghị cần được nhân thành nhiều bản gửi các bộ phận, cá nhân, cán bộ lãnh đạo, cơ quan có liên quan.
Tổ chức hội nghị: có thể chia thành ba giai đoạn sau: giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn tiến hành, giai đoạn kết thúc hội nghị. Ngoài ra cần phải xem xét các vấn đề cần phải giải quyết khác như: chương trình nghị sự, người ghi biên bản, kiểm tra phòng họp và trang thiết bị,.