CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1. Khái quát về khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 1. Khái niệm và đặc điểm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 1. Khái niệm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp a.
Khái niệm chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là các khoản chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá (trừ hoạt động xây lắp), chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển… Cụ thể: - Chi phí nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hoá,. bao gồm tiền lương, tiền ăn giữa ca, tiền công và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp,. - Chi phí vật liệu, bao bì: Phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, như chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hoá, chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá trong quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ,. dùng cho bộ phận bán hàng.
- Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Phản ánh chi phí về công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc,. - Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng, như nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, phương tiện tính toán, đo lường, kiểm nghiệm chất lượng,. SV: BÙI PHƯƠNG LIÊN LỚP: KTDND – K15 5 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN - Chi phí bảo hành: Dùng để phản ánh khoản chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá. Riêng chi phí sửa chữa và bảo hành công trình xây lắp phản ánh ở tài khoản 627 “Chi phí sản xuất chung” mà không phản ánh ở tài khoản này.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng như chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ phục vụ trực tiếp cho khâu bán hàng, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá đi bán, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu,. - Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí đã kể trên như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hoá, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng. Khái niệm chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là các khoản chi phí quản lý chung của doanh nghiệp gồm các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp…); bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của nhân viên quản lý doanh nghiệp; chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp; tiền thuê đất, thuế môn bài; khoản lập dự phòng phải thu khó đòi; dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ…); chi phí bằng tiền khác (tiếp khách, hội nghị khách hàng…). Cụ thể: - Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ nhân viên quản lý doanh nghiệp, như tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của Ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp.
- Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm. vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ,. - Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý (giá có thuế, hoặc chưa có thuế GTGT). SV: BÙI PHƯƠNG LIÊN LỚP: KTDND – K15 6 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN - Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng,.
- Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí như: thuế môn bài, tiền thuê đất,. và các khoản phí, lệ phí khác. - Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp; các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế,.
(không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ) được tính theo phương pháp phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp; tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ. - Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các chi phí đã kể trên, như: Chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao động nữ,. Đặc điểm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp - Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí gián tiếp, phát sinh không trực tiếp liên quan đến quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm. - Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là một trong các cơ sở để xác định chỉ tiêu lợi nhuận và các loại thuế khác nên rất nhạy cảm với các gian lận nảy sinh trong quá trình xác định lợi nhuận, thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.
- Cơ sở để ghi nhận chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là dựa vào các chính sách, quy định của Nhà nước cũng như của doanh nghiệp, bao gồm các quy định về việc chi tiền hoa hồng trong giao dịch, môi giới bán hàng; quy định về tiền công tác phí cho nhân viên bán hàng; quy chế về chi tiếp khách, quảng cáo… 1. Kế toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp 1. Nguyên tắc kế toán SV: BÙI PHƯƠNG LIÊN LỚP: KTDND – K15 7 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Đối với việc hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, cần chú trọng các nguyên tắc sau: - Nguyên tắc cơ sở dồn tích: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan đến chi phí phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền. - Nguyên tắc phù hợp: Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau.
Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu. Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó. - Nguyên tắc nhất quán: Các chính sách và phương pháp kế toán doanh nghiệp đã chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một năm tài chính như chính sách khấu hao, chính sách phân bổ. Trường hợp có thay đổi chính sách và phương pháp đã chọn thì phải giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính.
- Nguyên tắc thận trọng: Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn. Như vậy, kế toán phải phản ánh ngay chi phí khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí và không đánh giá thấp hơn giá trị của khoản chi phí đó. - Nguyên tắc trọng yếu: Thông tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thông tin hoặc thiếu chính xác của thông tin đó có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính. Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc các sai sót được đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể.
Tính trọng yếu của thông tin phải được xem xét trên cả phương diện định lượng và định tính. - Nguyên tắc đúng kỳ: Chi phí phát sinh trong kỳ nào thì hạch toán vào kỳ đó. Tài khoản sử dụng a. Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng SV: BÙI PHƯƠNG LIÊN LỚP: KTDND – K15 8 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, tài khoản 641 - Chi phí bán hàng, có 8 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 6411 - Chi phí nhân viên - Tài khoản 6412 - Chi phí vật liệu, bao bì - Tài khoản 6413 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng - Tài khoản 6414 - Chi phí khấu hao TSCĐ - Tài khoản 6415 - Chi phí bảo hành - Tài khoản 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài - Tài khoản 6418 - Chi phí bằng tiền khác b.
Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp, có 8 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 6421 - Chi phí nhân viên quản lý - Tài khoản 6422 - Chi phí vật liệu quản lý - Tài khoản 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng - Tài khoản 6424 - Chi phí khấu hao TSCĐ - Tài khoản 6425 - Thuế, phí và lệ phí - Tài khoản 6426 - Chi phí dự phòng - Tài khoản 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài - Tài khoản 6428 - Chi phí bằng tiền khác 1.