Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ, TÀI LIỆU 1. Văn bản, quản lý văn bản 1. Văn bản và các loại văn bản - Khái niệm: Chúng ta có thể tìm thấy nhiều quan niệm khác nhau về văn bản trong các từ điển tiếng Việt, trong các sách giáo khoa phổ thông, trong các giáo trình tiếng Việt thực hành cũng như trong các sách ngôn ngữ học: Văn bản là sản phẩm của quá trình sáng tạo, mang tính cách hoàn chỉnh, được khách quan hóa dưới dạng tài liệu viết, được trau chuốt văn chương theo loại hình tài liệu ấy, là tác phẩm gồm tên gọi (đầu đề) và một loạt đơn vị riêng (những thể thống nhất trên câu), hợp nhất lại bằng những loại hình liên hệ khác nhau về từ vựng, ngữ pháp, logic, tu từ, có một hướng đích nhất định và một mục tiêu thực dụng. Tiếng Anh văn bản ghi là “record”, từ này trong bất cứ tài liệu nào cũng đều có nghĩa là bản ghi, nhưng không phải bản ghi nào cũng là tài liệu.
Thuật ngữ “tài liệu” (thuật ngữ tiếng Anh tương tự được chấp nhận là “document”) được định nghĩa như là thông tin (dữ liệu có giá trị) và vật mang tin tương ứng có thể là giấy, ảnh, vật liệu từ, điện tử hay đĩa quang. Dạng chung của tài liệu là bản ghi (thuật ngữ tiếng Anh tương tự “record”) - là tài liệu chứa đựng các kết quả đã đạt được hoặc xác nhận hoạt động đã hoàn thành. Theo nghĩa rộng, văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ. Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là các công văn, giấy tờ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Sách chuyên khảo Văn bản và Lưu trữ học của Vương Đình Quyền và Nguyễn Văn Hàm (năm 1996), đồng tác giả đã giải thích như sau: Văn bản có nghĩa rộng và nghĩa hẹp. Theo nghĩa rộng, văn bản là vật mang tin được ghi bằng một ký hiệu ngôn ngữ. Ký hiệu ngôn ngữ ở đây tức là các loại chữ viết dùng để thể hiện ngôn ngữ của con người. Như: chữ Quốc ngữ, chữ Hán, chữ Nôm, chữ La tinh, chữ Anh, chữ Pháp.
còn vật mang tin là các vật liệu dùng để viết chữ lên trên, như: giấy, gỗ, đá, da, tre…. Theo định nghĩa này, 14 mọi vật có ký hiệu đều là văn bản. Khái niệm rộng này được dùng một cách phổ biến trong các giới nghiên cứu về ngôn ngữ học, khoa học kỹ thuật; văn học, sử học, văn bản học của nước ta trước đây cũng như hiện nay. Với nghĩa hẹp, thì văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Như vậy, hiểu theo nghĩa hẹp của văn bản thì các chỉ thị, thông tư, nghị quyết, quyết định, chương trình,. được hình thành trong quá trình hoạt động ở các cơ quan đều được gọi là văn bản. Ngày nay, khái niệm này được sử dụng rất rộng rãi trong hoạt động quản lý của các cơ quan. Ở mỗi thời kỳ khác nhau, văn bản mang bản sắc ngôn ngữ, văn hóa của thời đại, và mỗi loại hình văn bản khác nhau đều lựa chọn hình thức phù hợp với mục đích truyền đạt, trao đổi thông tin để thỏa mãn yêu cầu của các đối tượng có liên quan.
Giáo trình Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước của tác giả Nguyễn Văn Thâm (năm 2010) giải thích như sau: Các văn bản hình thành trong hoạt động quản lý và lãnh đạo nói chung là phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc các thông tin cần thiết hình thành trong quá trình quản lý của các cơ quan. Nói cách khác, văn bản là phương tiện quan trọng để đảm bảo thông tin cho quản lý, nó phản ánh kết quả của hoạt động quản lý của cơ quan, giúp ta thấy được sản phẩm của loại hoạt động đặc thù này. Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam của tác giả Dương Văn Khảm (năm 2011), khái niệm văn bản là: “Vật mang thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành qua hoạt động xã hội, được trình bày theo thể thức nhất định” (tr. Giáo trình Văn thư của Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương II - năm 2006, giải thích khái niệm văn bản như sau: Văn bản là một phương tiện ghi tin trên một loại vật liệu nhất định, bằng một ngôn ngữ cụ thể, theo một phong cách ngôn ngữ nhất định để truyền đạt, trao đổi thông tin”.
Hay: “Văn bản là phương tiện để ghi tin và truyền đạt thông tin bằng văn tự, được hình thành trong quá trình hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước, các đoàn thể, tổ chức chính trị - xã hội và các doanh nghiệp. 15 Có thể nhận thấy rằng, điểm chung thống nhất khái niệm văn bản là vật mang tin. Ở mỗi thời kỳ khác nhau văn bản được con người sử dụng bằng ngôn ngữ phổ thông của thời kỳ đó và mỗi loại hình văn bản khác nhau đều được sử dụng một phong cách ngôn ngữ phù hợp với mục đích truyền đạt, trao đổi thông tin để thỏa mãn yêu cầu của mọi đối tượng. Như vậy, Văn bản là một phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các thông tin, từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng một ký hiệu hay ngôn ngữ nhất định nào đó.
Hay nói khác đi, văn bản là một dạng sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ được thể hiện ở dạng viết trên một chất liệu nào đó (giấy, bia đá.); gồm tập hợp các câu có tính trọn vẹn về nội dung, hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định. - Các loại văn bản Là một loại hình cơ quan giáo dục, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn được ban hành văn bản hành chính và văn bản chuyên môn: Văn bản hành chính là những văn bản mang tính thông tin quy phạm nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật, hoặc dùng để thực hiện các tác nghiệp hành chính trong hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước, các tổ chức khác. Đây là hình thức văn bản được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức. Trong hệ thống văn bản hành chính, ngoại trừ chỉ thị (cá biệt) và thông cáo quy định rõ chủ thể ban hành, các văn bản hành chính khác không xác định thẩm quyền ban hành theo tên loại của văn bản.
Các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân tùy theo thẩm quyền giải quyết công việc có thể ban hành loại văn bản phù hợp. Hệ thống văn bản hành chính bao gồm các loại văn bản cá biệt, văn bản hành chính thông thường có tên loại, văn bản hành chính thông thường không có tên loại. Văn bản chuyên môn là loại văn bản do cơ quan nhà nước quản lý một lĩnh vực nhất định được Nhà nước ủy quyền ban hành dùng để quản lý một lĩnh vực điều hành của bộ máy nhà nước. Những loại văn bản này liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau như tài chính, ngân hàng, giáo dục, y tế, văn hóa.
Văn bản này mang tính chất đặc thù về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày. Ngoài những thành phần chung áp dụng cho các loại văn bản quản lý nhà nước, thể thức của văn bản chuyên môn thường có những thành phần khá đặc thù cho từng loại. Kỹ thuật trình bày của văn bản 16 chuyên môn cũng vậy. Các cơ quan tổ chức khác có nhu cầu sử dụng các loại văn bản này phải theo quy định của cơ quan ban hành văn bản không được tùy tiện thay đổi thể thức và kỹ thuật trình bày (theo mẫu quy định).
Tóm lại, văn bản là công cụ quan trọng được các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp sử dụng để quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc. Khái niệm văn bản được sử dụng một cách phổ biến trong hoạt động nghiên cứu về văn bản học, ngôn ngữ học, văn học, sử học ở nước ta từ trước tới nay như là vật mang tin được ghi bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu nhất định, nghĩa là bất cứ vật mang tin nào dùng để ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác. Từ đó, văn bản được hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp đồng thời là phương tiện làm việc gắn liền với mọi hoạt động trong các lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội. Quản lý văn bản và nội dung quản lý văn bản Quản lý văn bản là quá trình áp dụng các phương pháp và nghiệp vụ để xử lý các văn bản đi, đến và lưu hành trong cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hằng ngày của cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp đảm bảo luân chuyển văn bản kịp thời nhằm phục vụ các nhu cầu tra cứu, sử dụng khai thác văn bản.
Quản lý văn bản góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác. hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ. Giữ gìn được những tài liệu và thông tin của cơ quan để làm cơ sở minh chứng cho mọi hoạt động của cơ quan là hợp pháp hay không hợp pháp. Công tác quản lý văn bản bao gồm tổ chức quản lý văn bản đến và tổ chức quản lý văn bản đi.
- Quản lý văn bản đến: Văn bản đến là văn bản có nguồn gốc từ nhiều cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân gửi tới cơ quan để liên hệ và giải quyết công việc. Văn bản đến được chuyển tới với nhiều hình thức như là bưu điện, chuyển trực tiếp, chuyển qua mạng. Văn bản đến có văn bản mật (tuyệt mật, tối mật) văn bản thường. Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan giải thích văn bản đến là: “Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức”.
17 Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam của tác giả Dương Văn Khảm (năm 2011), khái niệm văn bản đến là: “Toàn bộ văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản của các tổ chức khác, đơn, thư gửi đến cơ quan tổ chức” (tr.